Verwaltung der Personalplanung: Optimierung der Teams

Wussten Sie, dass ein Produktionsleiter bis zu 35% seiner Arbeitszeit damit verbringen kann, Zeitpläne zu verwalten und die Teams angesichts unvorhergesehener Ereignisse neu zu organisieren? Eine aufschlussreiche Statistik, die für viele Industriestandorte gilt.

In Werkstätten und Fabriken ist die Schichtplanung nicht nur eine Frage der Organisation – sie ist ein entscheidender Leistungsfaktor. Jeder Fehler bei der Personaleinteilung kann zu Produktionsverzögerungen, Qualitätsmängeln oder sogar zu Sicherheitsvorfällen führen. Jede Stunde, die man damit verbringt, sich mit Excel-Tabellen herumzuschlagen, ist eine Stunde, die für die Verbesserung der Prozesse verloren geht.

Die Realität vor Ort spricht für sich: Wenn ein Mitarbeiter fehlt, wenn ein Eilauftrag eingeht, wenn eine Berechtigung abläuft … muss die gesamte Organisation neu überdacht werden, oft unter Zeitdruck und mit lückenhaften Informationen.

Zwar hat sich die industrielle Produktion in den letzten Jahrzehnten erheblich modernisiert, doch die Methoden zur Schichtplanung sind in vielen Unternehmen erstaunlich traditionell geblieben. Excel-Tabellen mit komplexen Formeln, schwer zu aktualisierende Papierausdrucke, Informationen, die über mehrere Abteilungen verstreut sind … all dies behindert Reaktionsfähigkeit und Flexibilität.

Um zu ermitteln, in welchem Umfang sich diese Hindernisse auswirken, haben wir die Nutzungsdaten der Plattform Mercateam aus zwölf Monaten analysiert: 3,65 Millionen Einsätze an über 200 französischen Industriestandorten.

Nutzungsdaten von Mercateam: 3.651.583 Einsätze, über 200 Industriestandorte in Frankreich, August 2025 bis August 2026.

1. Was versteht man unter Personalplanungsmanagement im industriellen Umfeld?

Definition und spezifische Herausforderungen im Industriesektor

Die Koordination der Arbeit der Mitarbeiter in der Produktion erfordert einen genauen Überblick über deren Kompetenzen, Bedürfnisse und die täglichen Herausforderungen. Wenn ein Teamleiter sein Personal auf die Arbeitsstationen verteilt, teilt er nicht nur Arbeitszeiten zu – er muss dabei auch technische Befugnisse, Fachkenntnisse und unvorhergesehene Ereignisse in der Produktion berücksichtigen. Diese Arbeit, die für Führungskräfte oft sehr zeitaufwendig ist, wirkt sich direkt auf die Fähigkeit des Werks aus, Termine einzuhalten und die Qualität aufrechtzuerhalten, selbst wenn es zu Abwesenheiten oder Eilaufträgen kommt.

In der Industrie weist diese Planung besondere Merkmale auf:

• Spezifische technische Fähigkeiten, die oft nicht austauschbar sind
• Produktionsanforderungen in Verbindung mit strengen Kundenverpflichtungen
• Sicherheitsanforderungen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (Befähigungen, Zertifizierungen)
• Eine Organisation in aufeinanderfolgenden Schichten (2×8, 3×8, 5×8)
• Schwankungen im Geschäftsvolumen, die manchmal saisonbedingt sind oder mit dem Auftragsvolumen zusammenhängen

Standortleiter und Produktionsverantwortliche wissen: Eine schlecht durchdachte Planung kann zu Linienstillständen, Lieferverzögerungen und sogar zu Qualitäts- oder Sicherheitsproblemen führen.

Der erste Punkt lässt sich messen. Wir haben die erforderlichen Kompetenzen und Befugnisse Position für Position gezählt: durchschnittlich 3,7 in der Pharmabranche, 4,6 in der Kosmetikbranche, 5,1 in der Lebensmittelindustrie, 5,8 in der Luftfahrt und 7,2 in der Automobilindustrie.

Die Zuweisung eines Mitarbeiters bedeutet also, vier bis sieben Bedingungen gleichzeitig zu prüfen, während bei einem Stundenplan lediglich die Verfügbarkeit berücksichtigt wird.

Die verschiedenen Bestandteile einer effektiven Planung

Eine wirklich effektive Planung im industriellen Umfeld integriert mehrere Dimensionen:

• Die menschliche Dimension : Verfügbarkeit der Bediener, beherrschte Kompetenzen, medizinische Einschränkungen, persönliche Wünsche, Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
• Die technische Dimension : verfügbare Ausrüstung, vorbeugende Wartung, erforderliche Kompetenzen pro Arbeitsplatz
• Die regulatorische Dimension : gesetzliche Arbeitszeiten, vorgeschriebene Pausen, aktuelle Berechtigungen
• Die wirtschaftliche Dimension : Optimierung der Ressourcen, Begrenzung nicht unbedingt notwendiger Überstunden, Antizipation des Bedarfs an Leiharbeitern

Die Einbeziehung dieser vielfältigen Parameter macht die Aufgabe komplex, umso mehr, wenn die eingesetzten Werkzeuge nicht an die Gegebenheiten in der Industrie angepasst sind.

Unsere Daten liefern für jede dieser Dimensionen eine Größenordnung:

Ein Produktionsplan ist kein Kalender. Es handelt sich um eine Abfolge von Einsatzentscheidungen, von denen jede Auswirkungen auf Qualität, Sicherheit und Arbeitsrecht hat.

Auswirkungen auf die Produktivität und die Zufriedenheit der Teams

Die Optimierung der Zeitpläne wirkt sich unmittelbar auf zwei grundlegende Aspekte der industriellen Leistungsfähigkeit aus:

Über die Produktivität : Ein gut durchdachter Zeitplan ermöglicht :

• Produktionsausfallzeiten reduzieren
• Sicherstellen, dass die richtigen Fähigkeiten zur richtigen Zeit vorhanden sind
• Begrenzung von Über- und Unterkapazitäten
• Antizipation des Ausbildungs- und Einstellungsbedarfs

Die Erfahrungen von Industriebetrieben, die ihre Planung optimiert haben, zeigen erhebliche Vorteile. So konnte beispielsweise LVMH Fragrance Brands Fehlbesetzungen dank der bei der Konfiguration des Tools festgelegten Vorgaben minimieren und so Produktionsausfälle aufgrund unvorhergesehener Abwesenheiten vermeiden (Siehe Anwendungsfall LVMH Fragrance Brands)

Über die Zufriedenheit der Mitarbeiter : Eine klare und faire Planung trägt dazu bei, :

• Die Fähigkeiten jedes Einzelnen aufwerten
• Mehr Transparenz bei den Zuweisungsentscheidungen schaffen
• Reduzieren Sie den Stress, der durch Änderungen in letzter Minute entsteht
• Die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben erleichtern

Den Erfahrungsberichten von Websites wie denen von Berry Global oder Trigano, die Klarstellung der Planungsprozesse hatte direkte Auswirkungen auf das Arbeitsklima und das Engagement der Teams.

2. Die täglichen Herausforderungen der Planung in der Produktion

Umgang mit Fehlzeiten und unvorhergesehenen Ereignissen

Fehlzeiten stellen für jeden Produktionsleiter eines der größten Probleme dar. Ob es sich nun um krankheitsbedingte Ausfälle, Verspätungen oder kurzfristige Abwesenheiten handelt – man muss schnell darauf reagieren können, ohne die Produktion zu beeinträchtigen.

Die landesweiten Zahlen bestätigen das Ausmaß des Problems. Die’Beobachtungsstelle für soziale Leistungsfähigkeit 2026, eine von Ipsos bva im Auftrag von Oasys Diot-Siaci durchgeführte Studie, beziffert die Fehlzeitenquote im Jahr 2025 auf 4,98 %, gegenüber 4,84 % im Jahr 2024.

37 % der Beschäftigten waren im Laufe des Jahres mindestens einmal abwesend, im Durchschnitt 21,1 Tage lang. An einem Standort mit 200 Beschäftigten bedeutet dies, dass an einem bestimmten Tag etwa zehn Personen fehlen.

Die Herausforderung ist eine doppelte:

• Potenzielle Ersatzkräfte mit den erforderlichen Fähigkeiten schnell identifizieren
• Teams neu organisieren, ohne einzelne Operateure zu überlasten oder Ungleichgewichte zu schaffen

Wie die Erfahrungen zahlreicher Produktionsstätten zeigen, hängt die Reaktionsfähigkeit auf solche unvorhergesehenen Ereignisse direkt davon ab, wie gut die verfügbaren Kompetenzen überblickt werden können. Ohne ein geeignetes System steigt der Zeitaufwand für die Suche nach Notlösungen erheblich an.

Wie oft wird der Zeitplan pro Woche geändert?

Wir haben dieses Volumen an 104 Standorten gemessen. Dort wird ein Dienstplan pro Woche im Median 467 Mal bei 100 bis 300 Mitarbeitern, 212 Mal bei weniger als 100 Mitarbeitern und 1.277 Mal bei mehr als 300 Mitarbeitern geändert.

An einem großen Standort entspricht dies einer Änderung alle zwei Minuten eines achtstündigen Arbeitstages. In die Berechnung fließen nur die Wochen ein, in denen tatsächlich gearbeitet wurde.

Änderungen im Zeitplan pro Woche, je nach Größe des Standorts

Heller Balken: P25- bis P75-Intervall zwischen den Standorten. Violette Linie: Median.

Die Streuung sagt mehr aus als der Median. Bei 100 bis 300 Mitarbeitern bearbeitet ein Standort im dritten Quartil 851 Änderungen pro Woche, fast viermal so viele wie ein Standort im ersten Quartil (221).

Zu welchem Zeitpunkt in der Woche ändert sich der Zeitplan?

Die Verteilung über sieben Tage widerlegt das Bild einer am Freitag bereits feststehenden Planung für die folgende Woche. Am Mittwoch und Donnerstag entfallen 45 % der Änderungen, am Freitag hingegen nur 14,7 %.

Wöchentliche Aufschlüsselung der Terminänderungen

Anteil am Gesamtvolumen der Änderungen (in %) über 12 Monate.

An Werktagen konzentriert sich das Volumen auf den Produktionsbeginn:

• 48 % Änderungen zwischen 6 und 12 Uhr; ;
• 35 % zwischen 12 und 18 Uhr; ;
• 17 % zwischen 18 Uhr und 6 Uhr.

Der absolute Höchstwert wird am Mittwoch um 8 Uhr erreicht, mit 19.083 Änderungen in diesem Zeitraum. Das ist die Zeit des Dienstantritts, wenn die tatsächlichen Abwesenheiten sichtbar werden und innerhalb einer Stunde eine Entscheidung getroffen werden muss.

Das Gleichgewicht zwischen Produktionsbedarf und verfügbaren Kompetenzen

In Industriebetrieben ist Vielseitigkeit nicht immer gegeben, was die Abstimmung zwischen den Produktionsanforderungen und den verfügbaren Ressourcen erschwert. Dabei spielen mehrere Faktoren eine Rolle:

• Spezifische Kompetenzen, über die mitunter nur eine begrenzte Anzahl von Anbietern verfügt
• Stellen, die besondere Berechtigungen erfordern (Höhenarbeit, Elektroarbeiten usw.).
• Eine Weitergabe von Fachwissen, die nicht immer formalisiert ist

Wie viele Mitarbeiter können tatsächlich zwei Stellen gleichzeitig besetzen?

Je nach Branche beherrschen 10,1 % bis 20,1 % der Bediener tatsächlich zwei oder mehr Arbeitsplätze: 8 bis 9 von 10 Bedienern bedienen also bestenfalls nur einen Arbeitsplatz.

Unser Maßstab entspricht dem eines Prüfers: Ein Mitarbeiter beherrscht eine Stelle nur dann, wenn er 100 % der Anforderungen – einschließlich Kompetenzen und Berechtigungen – erfüllt.

Anteil der Mitarbeiter, die zwei oder mehr Arbeitsplätze beherrschen, nach Sektoren

Heller Balken: P25- bis P75-Intervall zwischen den Standorten. Violetter Punkt: Median des Bereichs.

Die Unterschiede zwischen Standorten innerhalb desselben Sektors sind größer als die Unterschiede zwischen den Sektoren. In der Automobilbranche reicht die Quote von 0,8 % im ersten Quartil bis zu 67,4 % im dritten: Die Organisation des Personaleinsatzes spielt eine größere Rolle als der jeweilige Berufszweig.

Wie viele Stellen werden von weniger als drei Personen besetzt?

Dieser Zusammenhang lässt sich ausnahmslos in allen fünf Branchen feststellen. In der Automobilbranche erfüllen bei 647 der 1.156 untersuchten Stellen keine der besetzten Stellen alle Anforderungen; in der Luftfahrtbranche sind es 533 von 2.112.

Diese Anlagen laufen jedoch täglich, bedient von teilweise qualifizierten Mitarbeitern.

Die Kompetenzen, über die eine einzelne Person verfügt

Je nach Sektor verfügen 93 % bis 100 % der Standorte über mindestens eine Qualifikation oder Berechtigung, die nur ein einziger Mitarbeiter besitzt.

In der Luftfahrt wird jede siebte Stelle von nur einer Person besetzt. Die 52 mittleren Monopole spiegeln dort auch die Tiefe des Kompetenzreferenzrahmens wider: Je mehr Kompetenzen ein Standort abdeckt, desto häufiger kommen seltene Kompetenzen vor.

Die Fall von Exxelia Das spricht Bände: Das Unternehmen musste ein strenges Kompetenzmanagement einführen, um kritische Fachkenntnisse zu identifizieren und bevorstehende Pensionierungen zu antizipieren, die dem Unternehmen wichtige Kompetenzen hätten entziehen können.

Fast jede zweite anerkannte Kompetenz wird nie genutzt

Ein Teil des Talentpools existiert jedoch, ohne sichtbar zu sein. Vergleicht man die auf operativer Ebene validierten Kompetenzen mit den tatsächlichen Einsätzen über zwölf Monate, so zeigt sich, dass ein großer Teil davon ungenutzt bleibt.

In den letzten 12 Monaten nach Sektoren validierte Kompetenzen ohne Zuordnung

Anteil der auf operativer Ebene validierten Kompetenzen, die für keine Planungszuweisung herangezogen wurden.

Bei der Berechnung werden nur Mitarbeiter berücksichtigt, die mindestens einmal im Jahr eingesetzt wurden: Weder eine längere Abwesenheit noch ein Ausscheiden erklären diese Quoten.

Die Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Auflagen

Die Planung in der Industrie muss einen strengen gesetzlichen Rahmen integrieren:

• Einhaltung der täglichen und wöchentlichen Ruhezeiten
• Verwaltung von Pflichtpausen
• Begrenzung der Höchstarbeitszeit
• Einhaltung von Betriebsvereinbarungen und Tarifverträgen
• Gültigkeit der erforderlichen Berechtigungen und Zertifizierungen

Diese Auflagen sind keineswegs bloße Verwaltungsformalitäten, sondern gewährleisten die Sicherheit und das Wohlergehen der Mitarbeiter. Werden sie missachtet, setzt sich das Unternehmen nicht nur rechtlichen Risiken aus, sondern auch Zwischenfällen oder Unfällen.

Die Schwellenwerte, die in jede Planung einbezogen werden müssen

Jede Änderung ist auch eine rechtliche Entscheidung. Im 3×8-Schichtbetrieb hat ein Mitarbeiter, der nach seiner Tagschicht in die Nachtschicht zurückgerufen wird, keine 11 Stunden Ruhezeit mehr: Er fällt aus dem Rahmen, noch bevor die Frage der Freiwilligkeit überhaupt aufkommt.

Innerhalb welcher Frist kann ein bereits veröffentlichter Zeitplan geändert werden?

Die Frist hängt vom Vertrag und von der Arbeitszeitgestaltung ab:

• Teilzeit. Mindestens 7 Werktage vor der Änderung der Dienstplanverteilung. Durch einen Tarifvertrag kann diese Frist gegen entsprechende Gegenleistungen auf 3 Werktage verkürzt werden.
• Die Dauer erstreckt sich über mehrere Wochen, ohne dass eine Vereinbarung vorliegt. Änderungen der Fahrpläne werden 7 Werktage im Voraus bekannt gegeben.
• Gemeinsamer Zeitplan. Die Berichtigung wird vor der Umsetzung bekannt gegeben und zuvor der Arbeitsaufsichtsbehörde übermittelt, nachdem in Unternehmen mit mindestens 50 Beschäftigten der Betriebsrat konsultiert wurde.

Auf einer Website, auf der wöchentlich Hunderte von Änderungen verzeichnet werden, ist die Information darüber, wer was geändert hat und wann der Mitarbeiter darüber informiert wurde, im Streitfall der einzige verwertbare Beweis.

Das Versäumnis, der Arbeitsaufsichtsbehörde eine Kopie des Betriebsarbeitszeitplans zu übermitteln, stellt einen Verstoß der 4. Klasse dar, der pro betroffenem Arbeitnehmer berechnet wird: bis zu 750 € pro Verstoß für eine natürliche Person, das Fünffache für ein Unternehmen.

Die Grenzen traditioneller Methoden (Excel, Papiertabellen)

Die historisch gewachsenen Planungswerkzeuge zeigen angesichts der industriellen Komplexität schnell ihre Grenzen auf:

• Mangelnde Sichtbarkeit : Es ist schwierig, sich einen Überblick über die Kompetenzen und die Verfügbarkeit zu verschaffen
• Probleme beim Aktualisieren : Informationen werden schnell veraltet
• Fehlerrisiken : komplizierte Excel-Formeln, Eingabefehler, Vergesslichkeit
• Verlorene Zeit : Erfahrungsberichten zufolge können in manchen Unternehmen 35 Stunden pro Woche für die Personalplanung aufgewendet werden
• Mangelnde Zusammenarbeit : Dateien, auf die oft nur eine Person gleichzeitig zugreifen kann
• Keine Warnmeldung : keine automatische Benachrichtigung bei Unregelmäßigkeiten (Überschreitung der Arbeitsstunden, abgelaufene Berechtigung)

Wie die SEB-Gruppe festgestellt hat, kann die Verwendung von Excel für die Planung dazu führen, dass für einen einzigen Standort bis zu 35 verschiedene Dateien entstehen, was die Konsistenz und die Aktualisierung nahezu unmöglich macht.

Eine Tabellenkalkulation weiß nicht, was ihre Zellen bedeuten: keine Warnung, wenn eine Berechtigung abläuft, keine Sperrung bei Überschreitung der Stundenanzahl. Diese Passivität bleibt bei 212 Änderungen pro Woche unbemerkt, bei 1.277 jedoch schon viel weniger.

Die Einschränkungen bei der Produktionsplanung in Excel hängen weniger mit der Software als vielmehr mit der Architektur zusammen: Die Planung und die Kompetenzen sind in zwei getrennten Dateien gespeichert.

3. Wie kann man ein effektives Personalplanungsmanagement einführen?

Die vorläufige Analyse der Anforderungen und Rahmenbedingungen

Vor der Einführung eines neuen Planungssystems ist eine Analysephase erforderlich:

• Kartierung der aktuellen Prozesse : Wie werden Zeitpläne heutzutage verwaltet? Wo gibt es Reibungspunkte?
• Konjunkturzyklen erkennen : Gibt es vorhersehbare Zeiten hoher und niedriger Intensität?
• Inventarisieren Sie die spezifischen Einschränkungen : Nachtschichten, kritische Positionen, seltene Qualifikationen…
• Bewerten Sie die verfügbaren Ressourcen Wie viele Personen verwalten derzeit die Dienstpläne? Wie viel Zeit wenden sie dafür auf?

Dieser Schritt verhindert, dass bestehende Probleme erneut auftreten, und ermöglicht es, die Lösung an die Besonderheiten Ihrer Website anzupassen.

Um die Ressourcen einzuschätzen, beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme: Wie viele Änderungen gab es in vier Wochen, von wem, an welchem Tag und zu welcher Uhrzeit? So können Sie sich mit den Medianwerten Ihrer Kategorie vergleichen (212, 467 oder 1.277 pro Woche).

Es gibt drei mögliche Lesarten:

• ein Volumen nahe dem Median, verteilt über die Woche: Das Unternehmen gleicht Schwankungen aus; ;
• ein deutlicher Höchstwert am Mittwochmorgen: Die Konstruktion hält nicht über den Dienstag hinaus, sie muss überarbeitet werden; ;
• ein Wert jenseits des dritten Quartils: Zum Zeitpunkt der Personalzuweisung fehlen Informationen über die Kompetenzen.

Die Integration von Kompetenzen und Berechtigungen

Der Kern einer effektiven Planung liegt in der genauen Kenntnis der verfügbaren Kompetenzen. Dazu gehört:

• Erstellen eines Qualifikationskatalogs nach Posten strukturiert
• Bewältigungsstufen festlegen für jede Fertigkeit (Anfänger, Mittelstufe, Experte)
• Erfassen Sie die gesetzlichen Befugnisse und deren Ablaufdaten
• Interne Ausbilder identifizieren in der Lage sind, jede Fertigkeit zu vermitteln

Die Erfahrungen von Valrhona veranschaulichen dieses Erfordernis perfekt: Angesichts eines Wachstums von 15% und einer Mitarbeiterfluktuationsrate von 20% musste das Unternehmen ein präzises Kompetenzmanagement einführen, um seine Produktionskapazität aufrechtzuerhalten, ohne dabei Abstriche bei der Qualität zu machen.

Ein Referenzsystem, das schneller veraltet als der Zeitplan

Vor allem muss das Referenzsystem auf dem neuesten Stand bleiben. In unseren Daten wird das Kompetenzprofil eines Mitarbeiters im Median alle 49 Tage aktualisiert, bei einem Viertel der Beschäftigten geschieht dies alle 118 Tage.

Der Anteil der Betreiber, deren Leistungsstufen im Laufe des Jahres angepasst wurden, reicht von 54,1 % in der Automobilbranche und 50,0 % in der Luftfahrtbranche bis hin zu 24,8 % in der Kosmetikbranche und 11,1 % in der Pharmabranche.

Eine Berechtigung, die im Arbeitsbereich erneuert, aber erst sechs Wochen später erfasst wurde, löst denselben Alarm aus wie eine abgelaufene Berechtigung. Eine Überwachung der für die Audits vorbereiteten Berechtigungen Schließe dieses Fenster.

Vorausschauende Planung von Spitzenauslastungen

Proaktive Planung ist ein Schlüsselfaktor für den Erfolg :

• Historische Daten analysieren zur Identifizierung von Lastmustern
• Szenarien vorbereiten für Zeiten mit hoher Aktivität
• Den Personalbedarf antizipieren zusätzlich (Zeitarbeitskräfte, CDD)
• Schulungen planen während der Nebenzeiten

Durch diese vorausschauende Planung lässt sich der Stress für die Teams erheblich reduzieren und die Kosten für Überstunden oder kurzfristige Zeitarbeitskräfte optimieren.

Auch Vielseitigkeit muss lange im Voraus vorbereitet werden:

Der Zuwachs konzentriert sich auf das erste bis dritte Jahr und flacht anschließend bei den unbefristeten Arbeitsverträgen auf etwa 32 % ab. Mit den Neueinstellungen des Vorjahres zeichnet sich daher ein saisonaler Höhepunkt ab.

Die Zahl der Zeitarbeitskräfte mit einer kumulierten Betriebszugehörigkeit von 3 bis 10 Jahren beläuft sich auf 43,4 %: Sie werden dort eingesetzt, wo Personal fehlt, und wechseln zwischen den Arbeitsplätzen hin und her. Für die Verwaltung von Leiharbeitern, die Stammkunden zu binden, zahlt sich aus.

Auf Wochenebene gilt dasselbe Prinzip: Eine Arbeitsüberprüfung am Dienstagnachmittag nimmt einen Teil der Nachholarbeiten vor der Spitzenzeit am Mittwoch um 8 Uhr auf.

Drei Kennzahlen zur Steuerung der Planung

Drei Kennzahlen reichen aus, um die Auswirkungen dieser Maßnahmen zu verfolgen. Unsere Medianwerte dienen als Vergleichsgrundlage:

Für sich genommen täuschen sie: Ein Werk, das seine Änderungen reduziert, ohne seine Abdeckung zu verbessern, hat seinen Zeitplan eingefroren. Die weitere Indikatoren für die industrielle Leistungsfähigkeit folgen als Nächstes.

4. Die Vorteile einer digitalen Lösung für Ihre Planungen

Zeitersparnis für Manager

Die Digitalisierung der Dienstpläne verschafft den Führungskräften erheblich mehr Zeit. Nehmen wir das konkrete Beispiel eines Werkstattleiters, der fast 10 Stunden pro Woche damit verbrachte, zwischen verschiedenen Excel-Dateien hin und her zu wechseln und Änderungen weiterzugeben. Mit einem geeignetes Werkzeug, lässt sich diese Aufgabe auf weniger als zwei Stunden verkürzen, sodass diese Zeit nun für die Unterstützung der Teams und die Verbesserung der Prozesse genutzt werden kann.

Automatisierungsfunktionen spielen hier eine Schlüsselrolle: das Kopieren von Standardwochen, auf Kompetenzen basierende Einsatzvorschläge, automatische Benachrichtigungen bei Verstößen gegen die Ruhezeitvorschriften – all dies sind Elemente, die den Managern das Leben erleichtern.

Diese Größenordnungen spiegeln sich in den bei unseren Kunden durchgeführten Messungen wider: 25 % Zeitersparnis bei den Einsätzen bei LVMH Fragrance Brands, 30 % weniger Planungsaufwand bei SEW Usocome.

Bessere Übersicht für alle Mitarbeiter

«Wann habe ich nächste Woche Dienst?» Diese immer wiederkehrende Frage lässt sich dank digitaler Tools sofort beantworten. Die Mitarbeiter können ihre Dienstpläne über ihr Smartphone oder auf Bildschirmen in den Werkstätten einsehen und erhalten bei Änderungen eine Benachrichtigung.

Diese Transparenz verbessert nicht nur ihre persönliche Organisation, sondern fördert auch das Engagement. Ein Mitarbeiter, der seinen Dienstplan mehrere Wochen im Voraus einsehen kann, kann sein Privatleben besser organisieren und es ist weniger wahrscheinlich, dass es zu unvorhergesehenen Fehlzeiten kommt.

Ein wichtiger Hinweis: Der Betriebszeitplan muss datiert, unterzeichnet und an jedem Arbeitsplatz ausgehängt sein (Art. D3171-2). Die Einsichtnahme über das Smartphone ergänzt diese Aushangpflicht, ersetzt sie jedoch nicht.

Reduzierung von Zuordnungsfehlern

Fehler bei der Personalzuweisung können in der Industrie schwerwiegende Folgen haben: Sicherheitsrisiken, wenn ein Mitarbeiter nicht über die erforderlichen Berechtigungen verfügt, Qualitätsprobleme bei unzureichender Qualifikation oder sogar die Nichteinhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Ruhezeiten.

Digitale Lösungen verfügen über automatische Kontrollmechanismen, die bei Unregelmäßigkeiten sofort Alarm schlagen: abgelaufene Berechtigung, Überschreitung der zulässigen Arbeitszeit oder fehlende Qualifikation für eine Stelle. Diese Sicherheitsvorkehrungen tragen dazu bei, Fehler zu vermeiden, die sowohl in menschlicher als auch in finanzieller Hinsicht kostspielig sein können.

Wie viele Zuweisungen werden ohne eine erforderliche Angabe ausgegeben?

Von den 3.651.583 analysierten Einsätzen betreffen 523.745 einen Mitarbeiter, dem mindestens eine erforderliche Kompetenz oder Berechtigung fehlt. Das entspricht 14,3 %, also etwa 1.435 Einsätzen pro Tag.

Anteil der nicht konformen Zuordnungen und Streuung zwischen den Standorten

Links: Gesamtquote des Bestands. Rechts: Aufschlüsselung der berechneten Quoten nach Standorten.

Der Median pro Standort liegt bei 14,2 %, wobei erhebliche Schwankungen zu verzeichnen sind: Ein Viertel der Standorte bleibt unter 3,6 %, ein weiteres Viertel überschreitet 31,2 %, was fast jedem dritten Einsatz entspricht.

Der Indikator erfasst Einsätze, nicht Arbeitsstunden: Eine zweistündige Vertretung wird dabei genauso gewichtet wie eine Vollzeitstelle im 3×8-Schichtbetrieb. Er misst die Risikohäufigkeit.

Entwicklung des Anteils der nicht konformen Zuordnungen über 12 Monate

Der Satz stieg von 11,25 % im August 2025 auf 16,4 % im Juli 2026, wobei ab Januar eine deutliche Beschleunigung zu verzeichnen war: fünf Punkte mehr innerhalb eines Jahres bei einem Konformitätsindikator.

Fähigkeit, sich auf Unvorhergesehenes einzustellen

Bei einer kurzfristigen Absage oder einem Eilauftrag bieten digitale Tools eine unübertroffene Reaktionsfähigkeit. Mit nur wenigen Klicks lassen sich potenzielle Ersatzkräfte anhand ihrer Kompetenzen und Verfügbarkeit ermitteln, verschiedene Organisationsszenarien durchspielen und die betroffenen Personen umgehend über die Änderungen informieren.

Diese Flexibilität führt zu einer Verringerung ungeplanter Ausfallzeiten und einer besseren Betriebskontinuität – entscheidende Faktoren für die industrielle Leistungsfähigkeit.

Zentralisierung von Informationen

Einer der größten Vorteile digitaler Lösungen liegt in der Zentralisierung der Daten: Vorbei sind die Zeiten, in denen Dateien über die Abteilungen Personalwesen, Produktion und Qualitätssicherung verstreut waren. Alle berechtigten Nutzer haben Zugriff auf aktuelle Informationen, was für Konsistenz und Zuverlässigkeit sorgt.

Diese Zentralisierung erleichtert auch die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen, wie ein Hersteller von Elektronikkomponenten feststellte, nachdem er sein Personalplanungsmanagement digitalisiert hatte: «Früher wurde die Produktion nicht immer rechtzeitig informiert, wenn die Instandhaltung einen Einsatz plante. Heute arbeiten alle auf derselben Plattform.»

5. Konkrete Beispiele für eine erfolgreiche Transformation

Kundenbeispiele und Erfahrungsberichte

An erfolgreichen Transformationen mangelt es in der Industrie nicht. Hier einige markante Beispiele:

LVMH Fragrance Brands hat die Personalplanung an seinem Standort in Beauvais komplett neu gestaltet. Zuvor wurden die Dienstpläne in Excel verwaltet, wobei die Mitarbeiter mithilfe von physischen Karten zugewiesen wurden. Heute nutzt das Unternehmen ein System, mit dem die Personaleinsatzplanung entsprechend der jeweiligen Kompetenzen automatisiert werden kann. Die Ergebnisse sind beeindruckend: Dank der Automatisierung wurden 25% Zeit bei der Verwaltung der Einsatzpläne eingespart. (Anwendungsfall LVMH Fragrance Brands x Mercateam)

SEB-Gruppe Durch die Umstellung auf eine digitale Lösung konnten 35 verschiedene Excel-Dateien, die für die Verwaltung der Personalpläne verwendet wurden, abgeschafft werden. Neben der offensichtlichen Vereinfachung ermöglichte diese Umstellung eine Vereinheitlichung der Prozesse zwischen den Standorten und die vollständige Digitalisierung von fünf zuvor manuell durchgeführten Prozessen. (Anwendungsfall Groupe SEB x Mercateam)

TriganoEin Unternehmen, das Freizeitfahrzeuge herstellt, konnte mithilfe der Digitalisierung die Vielseitigkeit seiner Mitarbeiter steigern. Der Standort kann nun klar erkennen, welche Kompetenzen vorhanden sind und welche fehlen, und gezielt Schulungen organisieren, um die Vielseitigkeit an kritischen Arbeitsplätzen zu entwickeln.

Diese Beispiele zeigen, dass die Digitalisierung der Planung sich nicht auf einen bloßen Werkzeugwechsel beschränkt – sie verändert die Arbeitsweisen grundlegend und erschließt erhebliche Verbesserungspotenziale. (Anwendungsfall Trigano x Mercateam)

Quantifizierbare Ergebnisse

Die Vorteile dieser Transformationen lassen sich konkret messen:

• Zeit sparen Shiseido: Shiseido stellte nach der Digitalisierung der Dienstpläne eine Einsparung von 4 Stunden pro Woche für die Clustermanager fest.
• Anstieg der Vielseitigkeit : Valrhona konnte die Vielseitigkeit seines Teams um 34% steigern, indem es den Schulungsbedarf genau ermittelt hat.
• Verkürzung der Planungszeit SEW Usocome hat den Zeitaufwand für die Verwaltung von Personalplänen um 30% gesenkt.
• Löschen von Papierdokumenten : Berry Global hat durch die Umstellung auf digitale Medien mehr als 450 papierbasierte Schulungsbücher eliminiert.

Diese messbaren Vorteile gehen oft mit ebenso bedeutenden qualitativen Verbesserungen einher: ein besseres Arbeitsklima, weniger Stress durch kurzfristige Änderungen und eine stärkere Wertschätzung der Kompetenzen der Mitarbeiter.

6. Wie wählen Sie die richtige Lösung für Ihre Bedürfnisse?

Wesentliche Kriterien, die zu berücksichtigen sind

Bei der Auswahl einer Lösung für die Personalplanung sollten Sie sich an folgenden Kriterien orientieren:

Die Benutzerfreundlichkeit : Bevorzugen Sie eine intuitive Benutzeroberfläche (Entdecken Sie die Mercateam-Plattform), das auch für nicht-technische Anwender zugänglich ist. Manager und Teamleiter müssen sich schnell mit dem Tool vertraut machen können, um alle Vorteile daraus zu ziehen.

Flexibilität : Ihr Standort weist Besonderheiten auf (Teamorganisation, Arbeitszeitmodelle, spezielle Kompetenzen). Die Lösung muss sich Ihren Prozessen anpassen – und nicht umgekehrt.

Barrierefreiheit : Prüfen Sie je nach Bedarf die verschiedenen Zugriffsmöglichkeiten (Desktop-Computer, Bildschirme, Tablets in den Werkstätten, mobile App für Mitarbeiter).

Interoperabilität : Die Lösung muss mit Ihren bestehenden Systemen (HRIS, ERP, Zeitmanagement-Tools) kommunizieren können.

Einhaltung von Vorschriften : Stellen Sie sicher, dass das Tool die spezifischen Bestimmungen Ihres Tarifvertrags und Ihrer Betriebsvereinbarung berücksichtigt.

Ein Kriterium lässt sich bereits vor der Demonstration messen: Ihre Quote nicht konformer Zuweisungen. Sie gibt Aufschluss darüber, inwieweit Ihre Planung und Ihre Kompetenzen aufeinander abgestimmt sind, und dient als verlässlichere Orientierungshilfe bei der Auswahl als eine Funktionsübersicht.

Fragen, die man sich vor der Auswahl stellen sollte

Um Ihre Wahl zu verfeinern, stellen Sie sich diese grundlegenden Fragen:

1. Was sind derzeit unsere größten Reibungspunkte bei der Verwaltung von Personalplänen?
2. Welche Abteilungen und Nutzer müssen Zugriff auf die Lösung haben?
3. Brauchen wir ein detailliertes Kompetenz- und Berechtigungsmanagement?
4. Wie groß ist unsere interne Kapazität, den Übergang zur Digitalisierung zu steuern?
5. Welche besonderen Belastungen haben wir (Schichtarbeit, Teams mit mehreren Standorten usw.)?
6. Wie sollen die Mitarbeiter mit dem Tool interagieren?

Die Antworten werden natürlich auf die Lösungen hinweisen, die für Ihren Kontext am besten geeignet sind.

Überprüfen Sie zur Veranschaulichung diese Kriterien anhand Ihrer eigenen Regeln und Berechtigungen:

Schlussfolgerung

Die Verwaltung der Personalpläne stellt für jedes Industrieunternehmen nach wie vor eine tägliche Herausforderung dar. Zwischen Produktionsanforderungen, spezifischen Kompetenzen und unvorhergesehenen Ereignissen müssen Teamleiter zahlreiche Einschränkungen unter einen Hut bringen – oft mit Tools, die der Komplexität ihres Umfelds kaum gerecht werden.

Die Digitalisierung dieses Schlüsselprozesses ist nicht nur ein einfacher Werkzeugwechsel, sondern eine echte Transformation, die sich auf die Arbeitsorganisation, die Wertschätzung von Kompetenzen und die Lebensqualität der Teams auswirkt.

Unsere Daten lassen sich auf eine Frage reduzieren, die jede Woche hunderte Male auf jeder Website gestellt wird:

Sind Sie also bereit, Ihr Personalplanungsmanagement in einen echten Leistungshebel zu verwandeln?