Ob Sie nun Produktionsleiter, Werkstattleiter oder in der Personalabteilung tätig sind – vielleicht erfassen Sie die Kompetenzen Ihrer Teams in einer veralteten Excel-Tabelle oder gar nicht. Oftmals wird erst durch eine Abwesenheit, die Vermittlung eines Zeitarbeiters oder eine Audit-Anfrage deutlich, dass ein bestimmtes Fachwissen ausschließlich bei einer einzigen Person liegt.
Eine Kompetenzmatrix, die Mitarbeiter und Stellenkompetenzen miteinander verknüpft, mit das festgestellte Niveau im Vergleich zum geforderten Niveau. Sie wird am Arbeitsplatz ausgefüllt und aktualisiert und gibt an, wer morgen die Schicht übernehmen kann.
Was ist eine Kompetenzmatrix?
In einer Kompetenzmatrix nehmen die Mitarbeiter die Zeilen ein, und die Spalten enthalten die für ihre jeweiligen Stellen erforderlichen Fähigkeiten, wobei in jedem Feld ein Kompetenzniveau angegeben ist.
Vergeben Sie eine Spalte nur für das, was am Arbeitsplatz sichtbar ist, niemals für einen Abschluss oder eine Eigenschaft wie «Sorgfalt». Auch die Norm AFNOR X50-750 spricht von Fähigkeiten, die im beruflichen Alltag zum Einsatz kommen.
- Online gibt die Matrix Auskunft darüber, was ein Mitarbeiter kann – Kompetenz für Kompetenz.
- In der Spalte ist angegeben, wie viele Personen eine bestimmte Kompetenz auf dem erforderlichen Niveau beherrschen und somit die Aufgabe übernehmen können.
- Eine Zeile mit der Überschrift «Erforderliches Niveau» am Anfang der Tabelle legt für jede Spalte das zu erreichende Niveau fest.
Eine Matrix, zwei Interpretationen
Die Operatoren in den Zeilen, die Kompetenzen in den Spalten, das erforderliche Niveau ganz oben.
| Operator | Die Leitung mit Strom versorgen | Die Verpackungsmaschine bedienen | Gewicht und Dichtheit prüfen | Format ändern |
|---|---|---|---|---|
| Erforderliches Niveau | 2 | 2 | 3 | 3 |
| Betreiber A | 4 | 3 | 3 | 4 |
| Bediener B | 3 | 2 | 3 | 1 |
| C-Programmierer | 2 | 3 | 2 | 2 |
Online: Was ein Telefonist alles kann. Der Betreiber B erfüllt die Anforderungen in drei von vier Kompetenzbereichen.
In der Spalte: Wer beherrscht die Kompetenz?. Nur Betreiber A passt das Format auf das erforderliche Maß an.
Zur Veranschaulichung erstelltes Beispiel: anonyme Operatoren, Stufen 1 bis 4. Die Werte entsprechen der Verpackungszeile des Artikels.
Beschreiben Sie die Spalten als Arbeitsabläufe am Arbeitsplatz, wie beispielsweise «die Verpackungsmaschine bedienen» oder «das Format wechseln». Ein am Arbeitsplatz beobachteter Arbeitsablauf sollte ohne zu zögern notiert werden, während eine allgemeine Bezeichnung aus dem Personalwesen den Bewerter im Unklaren lässt.
Das Mercateam-Video greift diese Definition auf und zeigt Anwendungsbeispiele in der Fabrik sowie die häufigsten Fehler.
Kompetenzmatrix oder Vielseitigkeitsmatrix?
In einem Workshop werden die Kompetenzmatrix und die Vielseitigkeitsmatrix sind dasselbe Bild, in zwei Richtungen gelesen. Die erste Frage bezieht sich darauf, auf welcher Ebene; die zweite darauf, wer was kann.
Die Bedeutung des Begriffs «vielseitig» variiert von Betrieb zu Betrieb; in einer Betriebsvereinbarung wird darunter die tatsächliche Ausübung mehrerer Tätigkeiten im Laufe des Jahres verstanden. Bewerten Sie Ihre eigene Vielseitigkeit auf dem erforderlichen Niveau, das anhand der Matrix gemessen wird.
- Der Vielseitigkeitsgrad eines Mitarbeiters ergibt sich aus der Division der Kompetenzen, die er auf dem erforderlichen Niveau beherrscht, durch die Anzahl der Kompetenzen in der Zeile.
- Der Tarif für diese Leitung entspricht dem Durchschnitt der Tarife ihrer Betreiber.
- Die Abdeckung einer Kompetenz umfasst die Personen, die diese auf dem erforderlichen Niveau beherrschen.
Tragen Sie in die Tabelle ein, ab welchem Niveau eine Kompetenz als erworben gilt. Ohne diese Regel lassen sich Ihre Quoten nicht von Quartal zu Quartal vergleichen.
Wozu dient eine Kompetenzmatrix in einem Werk?
Eine Kompetenzmatrix dient in erster Linie dazu, zu ermitteln, wer morgen früh jede Stelle besetzen kann, noch bevor der Zeitplan endgültig feststand.
Vielleicht halten Sie sie für eine Audit-Datei. Sie dient jedoch in erster Linie dem Teamleiter, der seine Mitarbeiter einteilt, denn Wissen, das nur in seinem Kopf vorhanden ist, geht an dem Tag verloren, an dem er nicht da ist.
- Sie hilft Ihnen dabei, Mitarbeiter einzuteilen und Abwesenheiten abzuspringen, indem sie aufzeigt, wer über die für die Stelle erforderlichen Kompetenzen auf dem geforderten Niveau verfügt.
- Sie richtet die Schulungen auf die Kompetenzen aus, in denen das Team die größten Defizite aufweist, also dort, wo die Lücke zum erforderlichen Niveau am größten ist.
- Sie bereitet die Nachfolge vor, da sich die Kompetenzen, die vor dem Ausscheiden weitergegeben werden müssen, aus dem Aufgabenbereich der ausscheidenden Person ableiten lassen.
- Sie gibt vor, ob neue Mitarbeiter eingestellt oder intern geschult werden sollen und was einem neuen Mitarbeiter als Erstes vermittelt werden muss.
- Sie belegt im Rahmen eines Audits, wer geschult und befugt ist, und gibt das Gültigkeitsdatum jedes CACES-Zertifikats bzw. jeder Befugnis für Arbeiten an elektrischen Anlagen an.
Ein CACES-Zertifikat für Gabelstaplerfahrer ist 5 Jahre lang gültig, und das INRS empfiehlt, die Befähigungsnachweise für elektrische Anlagen alle 3 Jahre zu erneuern. Tragen Sie jeden Termin in die Matrix ein, damit Sie ihn rechtzeitig vor dem Audit im Blick haben.
Eine Ermächtigungsmatrix ordnet jeden Titel den entsprechenden Stellen zu, für die er erforderlich ist.
Ermitteln, welche Kompetenzen eine einzelne Person beherrscht
Eine Spalte, in der nur eine Person erreicht das erforderliche Niveau Weist auf eine Kompetenz hin, die an dem Tag aus der Reihe fällt, an dem sie fehlt. Dies ist die erste Abweichung, die behoben werden muss, bevor versucht wird, den Durchschnitt wieder anzuheben.
In der unten stehenden Beispielzeile kann nur der Mitarbeiter A das Format auf das erforderliche Niveau anpassen; fehlt er, gibt es niemanden mehr, der dies übernehmen könnte. Legen Sie für jede Kompetenz fest, wie viele Mitarbeiter sie beherrschen müssen, und berücksichtigen Sie dabei Urlaubstage und Schichtpläne, da es keine allgemeingültige Zahl für alle Werkstätten gibt.
Wie baut man eine Kompetenzmatrix in 5 Schritten auf?
Für eine Kompetenzmatrix erstellen Um sicherzugehen, dass alles stimmt, gehen Sie von den Stationen der Leitung aus, die Sie gemeinsam mit den Mitarbeitern beobachten, und befolgen Sie die folgenden fünf Schritte der Reihe nach.
- Auflisten 8 bis 15 Fähigkeiten pro Abteilung, diejenigen, die über die Zuweisung entscheiden, während sie den Betrieb der Arbeitsplätze im Blick behalten. Eine bereichsübergreifende Kompetenz, wie beispielsweise die Vorbeugung bei der Instandhaltung, kommt dabei ins Spiel, wenn sie am Arbeitsplatz sichtbar wird.
- Erstellen Sie Ihre Qualifikationsstufen und geben Sie an, was die Person auf jeder Stufe in dieser Position leisten kann.
- Legen Sie für jede Kompetenz das erforderliche Niveau fest, bevor Sie jemanden bewerten.
- Lassen Sie jeden Bediener an seinem Arbeitsplatz in der Arbeitssituation notieren.
- Lesen Sie die Tabelle zunächst spaltenweise und dann zeilenweise durch und entscheiden Sie, wen Sie ausbilden und wen Sie einsetzen möchten.
Sie werden versucht sein, möglichst umfassend zu sein, doch jede hinzugefügte Spalte bedeutet für jede Person ein weiteres Feld, das aktualisiert werden muss, und eine Matrix mit dreißig Kompetenzen lässt sich letztendlich nicht mehr ändern.
Und wenn Sie bereits ein Kompetenzrahmen ? Nehmen Sie diese als Grundlage für Ihre Spalten, da dort angegeben ist, welche Kompetenzen erwartet werden, und behalten Sie diejenigen bei, die sich je nach Einsatzbereich ändern.
Welche Kompetenzstufen soll man wählen?
Es wird kein Maßstab vorgeschrieben, und Vier Stufen reichen in den meisten Fällen aus wenn jeder anhand dessen beschrieben wird, was man die Person an ihrem Arbeitsplatz tun sieht. Das Raster eines Ausbildungsfonds für die Lebensmittelbranche enthält nur drei davon.
Vier Stufen, die sich anhand dessen beschreiben lassen, was man am Arbeitsplatz sieht
- Ebene 1In BegleitungDer Bediener befolgt die Arbeitsanleitung, während jemand neben ihm steht.
- Ebene 2AutonomUnter normalen Umständen arbeitet er allein.
- Ebene 3BestätigtEs befasst sich auch mit alltäglichen Problemen wie einer Einstellung, einem Stillstand oder einer Abweichung.
- Ebene 4AusbilderEr kann einen Kollegen einarbeiten.
Vorgeschlagene Rangfolge: Es wird keine bestimmte Rangfolge vorgeschrieben. Geben Sie Ihre eigene Rangfolge für jede Position an, keinesfalls nach Dienstalter.
Leiten Sie das Niveau niemals aus der Betriebszugehörigkeit ab. Ein Mitarbeiter, der seit zehn Jahren im Unternehmen ist, kann bei einer Kompetenz auf Stufe 2 sein, während ein anderer, der erst im März eingetreten ist, bereits auf Stufe 3 ist.
Vielleicht haben Sie gelesen, dass die ILUO-Skala – vier Buchstaben, die von der Abhängigkeit bis zur Selbstständigkeit reichen – als Standard gilt. Diese in Werkstätten weit verbreitete Kodierung wird von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich definiert und daher für Ihre Stellen neu festgelegt.
Wer führt die Beurteilung durch: der Mitarbeiter, der Teamleiter oder die Personalabteilung?
Der Teamleiter gibt anschließend die Bewertung ab den Bediener am Arbeitsplatz beobachtet zu haben, sobald dieser sich selbst bewertet hat; die Personalabteilung sorgt für den Bewertungsmaßstab und die Methode.
Eine Kompetenz, die in einer realen Situation beobachtet wird, zeigt sich anhand von Fakten, über die sich zwei Bewerter einig sind, wie beispielsweise das erzielte Ergebnis, die gewählte Ausrüstung oder die Reaktion auf ein unvorhergesehenes Ereignis.
- Geben Sie dem Bediener, bevor Sie ihn beobachten, die Kompetenzbewertungsraster seiner Position, damit jeder nach denselben Kriterien bewertet wird.
- Wenn die Bewertung des Teamleiters und die Selbsteinschätzung voneinander abweichen, sollten Sie eine weitere Beobachtung einplanen, da ein Durchschnittswert die Diskrepanz verschleiern würde.
- Wenn der Mitarbeiter im Rahmen von AFEST, der im Arbeitsgesetzbuch vorgesehenen Ausbildung am Arbeitsplatz, geschult wird, notieren Sie dies anhand der Momente, in denen die Erwartungen mit dem tatsächlichen Ergebnis verglichen werden, und halten Sie seine Bewertungen separat fest.
- Vermeiden Sie es, dass die Person, die den Bediener gerade geschult hat, ihn als Einzige bewertet, da sie dabei auch ihre eigene Arbeit als Ausbilder beurteilt.
Beispiel für eine Kompetenzmatrix an einer Verpackungslinie
Hier ist eine Matrix, die zur Veranschaulichung erstellt wurde, auf eine Verpackungslinie mit sechs Fachbereichen, fünf festangestellte Bediener und ein Aushilfskraft. Die Stufen reichen von 1 bis 4.
Die Matrix der Verpackungslinie
In Violett sind die Stufen dargestellt, die das erforderliche Niveau erreichen. Unten ist die Anzahl der Personen pro Kompetenz angegeben.
| Operator | Die Leitung mit Strom versorgen | Die Verpackungsmaschine bedienen | Gewicht und Dichtheit prüfen | Format ändern | Am Ende der Serie reinigen | Palettieren und etikettieren |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Erforderliches Niveau | 2 | 2 | 3 | 3 | 2 | 2 |
| Betreiber A | 4 | 3 | 3 | 4 | 3 | 2 |
| Bediener B | 3 | 2 | 3 | 1 | 3 | 3 |
| C-Programmierer | 2 | 3 | 2 | 2 | 2 | 3 |
| Operator D | 2 | 1 | 1 | 1 | 2 | 2 |
| Operator E | 3 | 2 | 2 | 2 | 1 | 3 |
| Aushilfskraft | 2 | 1 | 1 | 1 | 2 | 2 |
| Stammspieler | 5 | 4 | 2 | 1 | 4 | 5 |
Ziehen Sie die Tabelle, um die sechs Kompetenzen anzuzeigen.
Vielseitigkeit der Produktreihe: 70 %, 21 von 30 Kompetenzen wurden erworben, aber nur ein Stammspieler wechselt das Spielsystem.
Zur Veranschaulichung erstelltes Beispiel: anonyme Mitarbeiter, Stufen 1 bis 4. Die Zahl der Festangestellten und die Quote beziehen sich auf die fünf Festangestellten, ohne die Aushilfskräfte.
- In dieser Spalte kann nur der Bediener A das Format auf die erforderliche Stufe umstellen, und die Kontrolle von Gewicht und Dichtheit obliegt ausschließlich A und B.
- Online erfüllt A die Anforderungen in allen sechs Kompetenzen, B in fünf, C in vier und D und E in drei.
- Insgesamt erfüllen die fünf Stammmitarbeiter bei 21 von 30 Kompetenzen die erforderlichen Anforderungen, was einer Vielseitigkeitsquote von 70 % für die Linie entspricht, wobei Zeitarbeitskräfte nicht berücksichtigt sind.
Dieser Satz scheint angemessen zu sein, und doch Hinter den 70 % verbirgt sich eine Fähigkeit, die nur eine einzige Person beherrscht. Ein Durchschnittswert fasst die starken und die schwachen Kompetenzen zusammen; die Spalte zeigt hingegen, wie viele Stammspieler noch übrig sind. An dem Tag, an dem A fehlt, wechselt niemand mehr das Format.
Lesen Sie also die Spalten vor der Kennzahl und bilden Sie in der Reihenfolge der Spalten die Schwachstellen aus. Hier schult der Teamleiter B in der Formatumstellung und C in der Gewichts- und Dichtheitskontrolle.
- 1 FestangestellterUm das Format zu Beginn zu ändern: Wenn A fehlt, verschwindet die Kompetenz aus der Zeile
- 70 %Vielseitigkeit in der Startformation – ein Wert, der angemessen erscheint
- 77 %wobei B und C bereits festgelegt sind; an dem Tag, an dem A fehlt, ändert B die Formate
Zur Veranschaulichung erstelltes Beispiel: anonyme Operatoren, Stufen 1 bis 4.
Die Matrix bei jedem Ereignis aktualisieren
Eine Kompetenzmatrix wird aktualisiert bei jeder bestätigten Formation, Ankunft oder Abfahrt, und auch, wenn ein Mitarbeiter den Arbeitsplatz wechselt oder ein neues Produkt auf die Produktionslinie kommt.
Da sie am Tag vor dem Audit aktualisiert wird, ist sie nur an diesem einen Tag korrekt; den Rest des Jahres erstellen Sie den Zeitplan auf der Grundlage veralteter Zahlen.
- Die im Büro anhand der Stellenbeschreibungen ausgefüllte Matrix beschreibt, was die Stelle vorsieht, sagt aber nichts darüber aus, was der Mitarbeiter kann.
- Wenn am Spaltenanfang kein Anforderungsniveau angegeben ist, lässt eine Note nicht erkennen, ob die Kompetenz erworben wurde.
- Sie wird einmal im Jahr aktualisiert und beschreibt die Mannschaft des letzten Jahres.
- Zeitarbeitskräfte, die nicht in der Tabelle aufgeführt sind, werden unsichtbar, obwohl sie jede Woche Stellen besetzen.
- Ohne entsprechende Anzeige bemerkt niemand, dass eine Funktion gerade ihren zweiten Inhaber verloren hat.
Lesen Sie jeden Monat noch einmal die Anzahl der Zuständigkeiten mit einem einzigen Inhaber, in der die nächste gesperrte Stelle sowie die innerhalb von 60 Tagen ablaufenden Berechtigungen angekündigt werden.
Müssen Zeitarbeitskräfte dort eingetragen werden? Ja, und zwar sofort bei ihrer Ankunft, denn an einem risikobehafteten Arbeitsplatz muss eine Zeitarbeitskraft eine vertiefte Sicherheitsschulung erhalten (Arbeitsgesetzbuch, Art. L.4154-2).
Im Beispiel erreicht der Zeitarbeitskraft bei drei von sechs Kompetenzen das erforderliche Niveau – genau bei denjenigen, die das Team bereits beherrscht. Bei seiner Einarbeitung sollte daher der Schwerpunkt auf der Umstellung des Formats und der Kontrolle liegen.
Excel oder eine Software: Wann sollte man das Medium wechseln?
Wenn Sie nur ein Team leiten, Excel reicht aus, um eine Matrix zu erstellen ; ein gemeinsames Tool erweist sich als nützlich, wenn Teams, abgelaufene Berechtigungen und Audits zusammenkommen.
Die Datei, die Sie seit Jahren verwalten und an die sich niemand mehr heranwagt, enthält schließlich Fehler und reicht in den folgenden fünf Situationen nicht mehr aus (bitte unten ankreuzen).
Excel reicht für den Einstieg aus solange nur eine dieser Situationen auf Sie zutrifft; ab zwei Situationen ist ein gemeinsames Tool sinnvoll.
Diese Situationen wiegen schwerer als die Mitarbeiterzahl am Standort. Solange Sie Excel verwenden, sollten Sie nur eine einzige Datei führen und nur eine Person mit der Aktualisierung betrauen, da eine Tabellenkalkulation von sich aus nicht auf eine abgelaufene Berechtigung hinweist.
Für eine gesamte Website, eine Software für die Kompetenzmatrix berechnet bei jeder Eingabe die Inhaber der einzelnen Berechtigungen neu und warnt vor dem Ablauf einer Berechtigung.
Das Video von LISI Aerospace schildert den Übergang von Excel zu einem gemeinsam genutzten Tool.
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Zwischen Excel und der Software, Die kostenlose Tabelle von Mercateam importiert Ihre Excel-Datei Mit einem Klick, ganz ohne Kreditkarte und ohne Installation.
Es handelt sich um «das erste kostenlose Kompetenzmatrix-Tool, das speziell für die Industrie entwickelt wurde». Halten Sie sich dabei an die gleichen Regeln: Die Aufgaben der jeweiligen Position werden in Spalten aufgeführt, und das erforderliche Niveau wird vor jeder Bewertung vermerkt.
- Es erstellt Ihre Mitarbeiter, Kompetenzen und Berechtigungen anhand der Tabelle, die Sie bereits verwenden.
- Bei jeder Eingabe berechnet sie die Tabelle und den Vielseitigkeitsgrad neu, ohne dass Formeln kopiert werden müssen.
- Sie unterscheidet zwischen Berechtigungen, deren Gültigkeitsdauer bald abläuft, und solchen, die bereits abgelaufen sind.
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Möchten Sie lieber bei der Tabellenkalkulation bleiben? Die kostenlose Excel-Vorlage verknüpft Kompetenzen mit Schlüsselpositionen, mit farblich gekennzeichneten Stufen und einer Registerkarte zur Vielseitigkeit, und lässt sich zudem in Google Sheets importieren.
Ist eine Kompetenzmatrix obligatorisch?
Nein, In keinem Text wird eine Kompetenzmatrix vorgeschrieben, aber das Arbeitsgesetzbuch und die Norm ISO 9001 verlangen, dass nachgewiesen wird, wozu sie dient.
Das Gesetz legt die Ergebnisse fest und lässt die Wahl der Mittel offen. Am Tag einer Kontrolle oder eines Audits müssen Sie aufzeigen, wer ausgebildet und befugt ist, in welcher Position und seit wann.
- Der Arbeitgeber sorgt dafür, dass sich jeder Arbeitnehmer an seinen Arbeitsplatz anpasst, und gewährleistet, dass er auch bei technologischen oder organisatorischen Veränderungen weiterhin arbeitsfähig bleibt (Arbeitsgesetzbuch, Artikel L.6321-1).
- Der ISO 9001-Auditor verlangt Nachweise über die Qualifikationen jedes Einzelnen (Anforderung 7.2).
- Für das Führen eines Gabelstaplers mit Fahrersitz oder einer Hubarbeitsbühne ist neben der Ausbildung des Fahrers eine von Ihrem Unternehmen ausgestellte Genehmigung erforderlich.
In einem Unternehmen mit mindestens 300 Beschäftigten dient die Matrix auch als Grundlage für die alle drei Jahre stattfindenden Verhandlungen über die Steuerung von Arbeitsplätzen und beruflichen Laufbahnen, die sogenannte GEPP (Arbeitsgesetzbuch, Artikel L.2242-20).
Eine ISO 9001 Kompetenzmatrix ordnet jede Stufe ihrer Ausbildungsbescheinigung und dem entsprechenden Datum zu, was der Prüfer als Erstes überprüft.
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- Beginnen Sie mit eine einzige Zeile und ihre Kernkompetenzen.
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