Construire votre plan d’action GEPP en 6 étapes (+ un exemple d’une usine de 350 salariés)

On vous a confié le plan d’action GEPP du site, avec un accord à trois ans, une pyramide des âges et des fichiers de compétences plus ou moins à jour. Ce guide vous donne la méthode en 6 étapes que nous voyons fonctionner sur les sites industriels que nous équipons, puis l’exemple rempli d’une usine agroalimentaire de 350 salariés. Le modèle à télécharger reprend la même trame.

Ce que contient un plan d’action GEPP

Le plan d’action GEPP traduit les écarts du diagnostic en décisions datées : qui forme qui, sur quel poste, pour quand. Il met en œuvre les engagements de l’accord sur la gestion des emplois et des parcours professionnels, que les entreprises d’au moins 300 salariés négocient au moins tous les quatre ans.

Chaque ligne répond à sept questions, et une case vide suffit à rendre la ligne impossible à suivre en revue.

Les sept colonnes d’une ligne de plan

Colonne	Question	Exemple
Priorité	Par quoi commencer ?	P1
Écart	Quel problème mesuré ?	5 compétences détenues par une seule personne
Action	Que fait-on ?	Former deux successeurs au poste
Population	Pour qui ?	5 titulaires, 10 successeurs
Porteur	Qui rend des comptes ?	La cheffe d’équipe du secteur cuisson
Échéance	Pour quand ?	Fin T3 2027
Indicateur de résultat	Comment sait-on que c’est fait ?	3 personnes autonomes par compétence

Les lignes de formation se reportent ensuite dans votre plan de développement des compétences, dont la négociation GEPP fixe les grandes orientations à trois ans (article L2242-20 du Code du travail). Notre modèle de plan de formation reprend les mêmes colonnes de porteur, d’échéance et d’indicateur.

Les 6 étapes pour construire votre plan d’action GEPP

Prévoyez six à huit semaines entre le lancement et la présentation en comité, si vos données de compétences existent déjà. Les étapes 1 et 2 prennent la moitié du temps et donnent au plan sa crédibilité.

Construire le plan en huit semaines

Cliquez sur une étape pour y accéder. Les étapes 1 à 3 forment le diagnostic.

S1S2S3S4S5S6S7S8

Diagnostic

1Réunir les données

S1 à S2

2Mesurer la couverture

S3 à S4

3Classer les écarts

S5

4Choisir les leviers

S6

5Rédiger et dater

S7 à S8

6Piloter

Puis une revue d’une heure chaque trimestre, dès le lancement du plan

1. Réunissez les données poste par poste

À faire : rassemblez en deux semaines tout ce qui décrit chaque poste de travail et les personnes qui le tiennent.

Pourquoi : les départs, les habilitations et les manques se lisent au poste. Un service qui perd 5 % de son effectif peut perdre la seule personne qui sait démarrer une ligne.

Comment faire :

1. Exportez la liste des postes et, pour chacun, les opérateurs évalués avec leur niveau, depuis votre matrice de compétences.
2. Ajoutez les dates d’expiration des habilitations (CACES, habilitation électrique, autorisations internes) depuis votre matrice d’habilitation.
3. Reportez les départs connus ou probables (retraites, fins de contrat, mutations) à partir de la pyramide des âges.
4. Listez les projets qui transforment des postes d’ici trois ans : nouvelle ligne, automatisation, nouveau produit.
5. Relisez les comptes rendus d’entretiens professionnels pour les souhaits d’évolution, et les études de l’observatoire des métiers de votre branche.

Livrable : un tableau unique, avec une ligne par poste.

2. Mesurez la couverture réelle de chaque poste

À faire : comptez, pour chaque poste, les opérateurs capables de le tenir seuls aujourd’hui.

Pourquoi : une matrice qui additionne tous les niveaux affiche un taux flatteur. Sur l’échelle ILUO, courante en industrie, seuls les niveaux U (autonome) et O (forme les autres) permettent de remplacer un absent.

Comment faire :

1. Datez chaque évaluation et réévaluez au poste, avec le chef d’équipe, celles qui ont plus d’un an : entre-temps, des compétences ont été gagnées, d’autres perdues, et des habilitations ont expiré.
2. Comptez uniquement les niveaux U et O, habilitations valides comprises.
3. Fixez la cible : le nombre d’équipes plus une personne, soit 3 opérateurs autonomes en 2×8 et 4 en 3×8.
4. Repérez les compétences détenues par une seule personne.

Qui compte dans la couverture d’un poste ?

Sur l’échelle ILUO, seuls les deux derniers niveaux permettent de remplacer un absent sans supervision.

I

En formation

Travaille sous supervision et connaît les consignes de sécurité.

Non compté

L

Exécute

Réalise l’opération en conditions normales, sans gérer les aléas.

Non compté

U

Autonome

Prépare son poste, gère le démarrage et les anomalies courantes.

Compté

O

Forme les autres

Transmet le poste et propose des améliorations.

Compté

3. Classez les écarts par priorité

À faire : notez chaque poste de 1 à 3 sur trois critères, puis additionnez.

Grille de priorité

Critère	1 point	2 points	3 points
Impact si le poste reste vide	L’équipe absorbe	La ligne ralentit	La ligne s’arrête ou un audit bloque
Couverture	À la cible	Une personne de moins que la cible	Deux de moins, ou une seule personne
Échéance	Rien avant trois ans	Départ ou changement entre un et trois ans	Départ, habilitation qui expire ou nouvelle ligne dans l’année

À 8 ou 9 points, le poste passe en priorité 1. Entre 6 et 7, il passe en priorité 2, et le reste attend la révision annuelle.

Combien de lignes : nous conseillons 6 à 10 lignes la première année, pour que chaque porteur puisse présenter les siennes en cinq minutes lors de la revue.

À ce stade, votre diagnostic GPEC est terminé : une liste de postes classés, chacun avec un écart chiffré.

4. Choisissez un levier par type d'écart

À faire : associez à chaque écart le levier qui le corrige le plus vite, avec le délai à anticiper.

Quel levier pour quel écart ?

Type d'écart	Levier	Délai à prévoir
Un expert part à la retraite	Binôme titulaire et successeur, instructions au poste formalisées	12 à 18 mois avant le départ
Un poste manque d'opérateurs autonomes	Formation au poste en AFEST ou selon la méthode TWI, sur des créneaux réservés	Durée d'acquisition de votre secteur, plus la marge des pics
Une habilitation expire	Recyclage planifié, alerte 90 jours avant l'échéance	3 mois
Une nouvelle ligne transforme des postes	Parcours de formation, période de reconversion si un CQP est visé	Démarrage 6 mois avant la mise en service
Un métier est en tension, ou un opérateur veut évoluer	Alternance et passerelle interne, par exemple de la conduite vers la maintenance	1 à 2 ans
Une compétence est validée mais jamais exercée	Affectation régulière au planning	Dès le trimestre suivant

Surveillez la dernière ligne du tableau. Une compétence qui ne sert jamais au planning se perd, et l'opérateur n'est plus autonome le jour où on l'appelle sur ce poste.

Côté financement, la période de reconversion remplace Pro-A et Transitions collectives depuis le 1er février 2026. Vérifiez avec votre OPCO les certifications éligibles avant d'inscrire ce financement dans une ligne.

5. Rédigez les lignes et calez les échéances

À faire : remplissez les sept colonnes pour chaque priorité, avec une échéance au trimestre.

Comment faire :

1. Nommez un porteur par ligne, une personne et jamais un service.
2. Calez l'échéance sur la durée d'acquisition d'une compétence dans votre secteur, puis ajoutez vos pics saisonniers.
3. Réservez avec la production le nombre de créneaux de formation par semaine avant de dater quoi que ce soit.
4. Choisissez un indicateur de résultat, comme le nombre d'opérateurs autonomes ou d'habilitations à jour. Les heures de formation mesurent l'activité du service formation.

Sur les sites que nous équipons, une compétence s'acquiert en 8 jours médians dans l'automobile et en 57 dans la cosmétique. Mesurez ce délai sur vos propres postes, à partir des dernières validations, avant de dater une ligne.

Faites relire le tableau par deux chefs d'équipe avant le comité. Ils repèrent en quelques minutes les échéances qui tombent en pleine saison haute.

6. Pilotez le plan chaque trimestre

À faire : réunissez une heure par trimestre la direction du site, la production, les RH, le QHSE et un chef d'équipe par secteur.

Ordre du jour :

1. Les lignes en retard et leur cause.
2. Les nouveaux écarts : départs annoncés, habilitations à moins de 90 jours, projets industriels.
3. Les arbitrages : ligne décalée d'un trimestre au plus, ligne ajoutée, ligne close.

Indicateurs à suivre : le nombre de postes à la cible, les compétences détenues par une seule personne et la part d'évaluations de moins d'un an. Leurs formules sont détaillées dans notre guide des indicateurs GEPP. Présentez leur évolution au CSE lors du suivi de l'accord.

Dans Mercateam, chaque ligne devient un objectif de montée en compétences rattaché aux opérateurs concernés, et les alertes d'expiration des habilitations remontent d'elles-mêmes. Le tableau de bord de la revue se met à jour sans consolidation, et Groupe SEB a supprimé 35 fichiers Excel en reliant son planning à sa matrice de compétences.

Exemple de plan d'action GEPP dans une usine de 350 salariés

Ce cas type rassemble des situations fréquentes en agroalimentaire et ne décrit aucun client réel. Le site emploie 240 opérateurs en 2x8, répartis sur 45 postes de travail.

Ce que le diagnostic a fait ressortir

Le plan d'action rempli

Plan d'action GEPP d'une usine agroalimentaire de 350 salariés (cas type)

Priorité	Écart	Action	Population	Porteur	Échéance	Indicateur de résultat
P1	138 évaluations de plus d'un an	Réévaluation au poste, secteur par secteur	138 opérateurs, 8 chefs d'équipe	Responsable de production	Fin T1 2027	100 % des évaluations de moins d'un an
P1	31 habilitations à échéance	Recyclages planifiés, alerte 90 jours avant expiration	31 salariés	Responsable QHSE	Revue mensuelle	Aucune affectation avec une habilitation expirée
P1	5 compétences sur une seule personne, dont 2 départs	Binôme titulaire et deux successeurs, lancé en janvier 2027	5 titulaires, 10 successeurs	Chefs d'équipe des secteurs concernés	T3 2027 pour les départs, T4 2027 pour les autres	3 personnes autonomes par compétence
P2	18 postes sous la cible	Formation au poste, deux créneaux par semaine hors saison haute	27 opérateurs	Responsable de production et RRH	T4 2027	18 postes à 3 opérateurs autonomes
P2	Nouvelle ligne automatisée	Parcours conduite d'installation lancé en mars 2027	12 conducteurs	Directeur industriel	Août 2027	12 conducteurs autonomes au démarrage
P3	Poste de maintenance non pourvu	Deux alternants et passerelle depuis la conduite	2 alternants, 3 opérateurs volontaires	RRH	Rentrée 2027	5 techniciens en poste fin 2028

Si vous ne deviez tenir qu'une ligne, gardez la première, car les cinq autres s'appuient sur des niveaux fiables. À deux créneaux par semaine, former 27 opérateurs entre avril et décembre 2027 laisse de la marge pour la saison haute.

Les binômes liés aux deux départs démarrent douze mois avant la date prévue, en bas de la fenêtre de 12 à 18 mois. Ils visent l'autonomie des successeurs trois mois avant le départ, pour que le titulaire puisse encore la vérifier.

Que faire quand le plan déraille ?

Écrivez dès la rédaction du plan la réaction à ces trois situations courantes en production.

Les erreurs qui font caler un plan d'action GEPP

• Le plan est écrit sans les chefs d'équipe, si bien que les créneaux de formation sautent dès la saison haute.
• La couverture repose sur des évaluations de plus d'un an et le planning casse à la première absence.
• Une ligne confiée à « la production » n'est présentée par personne en revue.
• Seules les heures de formation sont suivies, et elles montent chaque trimestre pendant que le nombre d'opérateurs autonomes stagne.

Par où commencer cette semaine

Commencez par l'étape 2 sur un seul secteur : datez les évaluations, comptez les opérateurs autonomes par poste et listez les compétences tenues par une seule personne. Une journée avec le chef d'équipe suffit pour savoir si votre plan part de données fiables.

Pour tenir ces données à jour sans ressaisie, découvrez le logiciel GEPP de Mercateam, utilisé sur plus de 300 sites industriels.