Elabora tu plan de acción GEPP en 6 pasos (+ un ejemplo de una fábrica con 350 empleados)

Se os ha encomendado el plan de acción GEPP de la planta, con un acuerdo de tres años, una pirámide de edades y fichas de competencias más o menos actualizadas. Esta guía te ofrece el método en seis pasos que vemos que funciona en las plantas industriales a las que equipamos, y a continuación, el ejemplo completado de una fábrica agroalimentaria con 350 empleados. La plantilla que se puede descargar sigue el mismo esquema.

Qué incluye un plan de acción GEPP

El plan de acción GEPP traduce las deficiencias detectadas en el diagnóstico en decisiones concretas: quién forma a quién, en qué puesto y para cuándo. Pone en práctica los compromisos del acuerdo sobre la gestión de los puestos de trabajo y de las trayectorias profesionales, que las empresas con al menos 300 empleados negocien como mínimo cada cuatro años.

Cada línea responde a siete preguntas, y basta con que haya una casilla en blanco para que resulte imposible repasar la línea.

Las siete columnas de una línea del plano

Columna	Pregunta	Ejemplo
Prioridad	¿Por dónde empiezo?	P1
Diferencia	¿Qué problema se ha medido?	5 competencias que reúne una sola persona
Acción	¿Qué hacemos?	Formar a dos sucesores para el puesto
Población	¿Para quién?	5 titulares, 10 sucesores
Portador	¿Quién rinde cuentas?	La jefa de equipo del sector de cocina
Plazo	¿Para cuándo?	Fin del tercer trimestre de 2027
Indicador de resultados	¿Cómo sabemos que ya está hecho?	3 personas autónomas por competencia

Las líneas de formación se incorporan posteriormente a tu plan de desarrollo de competencias, cuyas orientaciones generales para un periodo de tres años se establecen mediante la negociación del GEPP (artículo L2242-20 del Código Laboral). Nuestro modelo de plan de formación incluye las mismas columnas de emisor, vencimiento e indicador.

Los 6 pasos para elaborar tu plan de acción GEPP

Prevé entre seis y ocho semanas entre el lanzamiento y la presentación ante la comisión, si ya dispones de datos sobre competencias. Las etapas 1 y 2 ocupan la mitad del tiempo y aportan credibilidad al plan.

Elaborar el plan en ocho semanas

Haz clic en un paso para acceder a él. Los pasos del 1 al 3 conforman el diagnóstico.

S1S2S3S4S5S6S7S8

Diagnóstico

1Recopilar los datos

De S1 a S2

2Medir la cobertura

De 3.º a 4.º de ESO

3Clasificar las desviaciones

S5

4Elegir las palancas

S6

5Redactar y fechar

De la temporada 7 a la temporada 8

6Conducir

Además, una revisión de una hora cada trimestre, desde el inicio del plan

1. Recopila los datos puesto por puesto

Tareas pendientes: Recopila en dos semanas toda la información que describa cada puesto de trabajo y a las personas que lo ocupan.

¿Por qué?: Las bajas, las autorizaciones y las carencias se reflejan en el puesto de trabajo. Un servicio que pierde un 5,1 TP3T de su plantilla puede quedarse sin la única persona que sabe poner en marcha una línea.

Cómo hacerlo:

1. Exporta la lista de puestos y, para cada uno de ellos, los operarios evaluados con su nivel, desde tu matriz de competencias.
2. Añade las fechas de caducidad de las certificaciones (CACES, certificación eléctrica, autorizaciones internas) desde tu matriz de liquidación.
3. Anota las bajas conocidas o probables (jubilaciones, finalización de contratos, traslados) a partir de la pirámide de edades.
4. Enumera los proyectos que transformarán los puestos de trabajo en los próximos tres años: nueva línea de producción, automatización, nuevo producto.
5. Vuelve a leer las actas de las entrevistas profesionales sobre las aspiraciones de desarrollo profesional, así como los estudios del observatorio de profesiones de tu sector.

Entrega: una tabla única, con una línea por partida.

2. Mide la cobertura real de cada puesto

Tareas pendientes: Calcula, para cada puesto, el número de operarios que hoy en día son capaces de desempeñarlo por sí solos.

¿Por qué?: Una matriz que suma todos los niveles muestra una tasa halagadora. En la escala ILUO, habitual en la industria, solo los niveles U (autónomo) y O (forma a los demás) permiten sustituir a un ausente.

Cómo hacerlo:

1. Pon fecha a cada evaluación y vuelve a evaluar en el puesto, junto con el jefe de equipo, aquellas que tengan más de un año de antigüedad: entretanto, se han adquirido algunas competencias, se han perdido otras y han caducado algunas autorizaciones.
2. Ten en cuenta únicamente los niveles U y O, incluidas las habilitaciones válidas.
3. Establece el objetivo: el número de equipos más una persona, es decir, 3 operarios autónomos en turnos de 2×8 y 4 en turnos de 3×8.
4. Identifica las competencias que posee una sola persona.

¿Qué factores influyen en la cobertura de un puesto?

En la escala ILUO, solo los dos últimos niveles permiten sustituir a un empleado ausente sin supervisión.

I

En formación

Trabaja bajo supervisión y conoce las normas de seguridad.

No contabilizado

L

Ejecutar

Realiza la operación en condiciones normales, sin tener en cuenta los imprevistos.

No contabilizado

U

Autónomo

Prepara su puesto de trabajo, se encarga de la puesta en marcha y de las averías habituales.

Contado

O

Forma a los demás

Comparte la publicación y sugiere mejoras.

Contado

3. Clasifica las desviaciones por orden de prioridad

Tareas pendientes: Valora cada puesto del 1 al 3 según tres criterios y, a continuación, suma los puntos.

Tabla de prioridades

Criterios	1 punto	2 puntos	3 puntos
Consecuencias si el puesto queda vacante	El equipo asimila	La línea se ralentiza	La línea se detiene o se produce un bloqueo en la auditoría
Portada	En el blanco	Una persona menos que el objetivo	Dos menos, o una sola persona
Plazo	Nada antes de los tres años	Salida o cambio entre uno y tres años	Salida, autorización que caduca o nueva línea durante el año

Con 8 o 9 puntos, la partida pasa a la prioridad 1. Entre 6 y 7, pasa a la prioridad 2, y el resto queda pendiente de la revisión anual.

¿Cuántas líneas?: Recomendamos entre 6 y 10 líneas el primer año, para que cada ponente pueda presentar las suyas en cinco minutos durante la revisión.

En este momento, tu diagnóstico de GPEC Ya está listo: una lista de puestos clasificados, cada uno con una diferencia cuantificada.

4. Elige una palanca por tipo de desviación

Tareas pendientes: Asigna a cada desviación la medida que la corrija más rápidamente, indicando el plazo que hay que prever.

¿Qué palanca para qué diferencia?

Tipo de desviación	Palanca	Plazo previsto
Un experto se jubila	Dúo de titular y suplente, instrucciones formalizadas para el puesto	Entre 12 y 18 meses antes de la salida
Hay un puesto sin cubrir para operarios autónomos	Formación para el puesto en AFEST o según el método TWI, en franjas horarias reservadas	Tiempo de adquisición de tu sector, más el margen de los picos
Una autorización caduca	Reciclaje programado, aviso 90 días antes de la fecha límite	3 meses
Una nueva línea transforma los puestos de trabajo	Itinerario formativo, periodo de reciclaje profesional si se pretende obtener un CQP	Inicio 6 meses antes de la puesta en servicio
Un puesto de trabajo está en peligro, o un trabajador quiere progresar	Formación en alternancia y pasarela interna, por ejemplo, de la conducción al mantenimiento	De 1 a 2 años
Una competencia está acreditada, pero nunca se ha ejercido	Asignación habitual al plan de trabajo	A partir del próximo trimestre

Fíjate en la última línea de la tabla. Una competencia que nunca se utiliza en la planificación se pierde, y el operario deja de ser autónomo el día en que se le asigna ese puesto.

En cuanto a la financiación, la período de reconversión Sustituye a Pro-A y Transitions collectives desde el 1 de febrero de 2026. Consulta con tu OPCO qué certificaciones son subvencionables antes de incluir esta financiación en una partida presupuestaria.

5. Redacta los párrafos y fija los plazos

Tareas pendientes: Rellena las siete columnas para cada prioridad, indicando un plazo trimestral.

Cómo hacerlo:

1. Indica un responsable por línea, una persona y nunca un departamento.
2. Adapta el plazo al tiempo que se tarda en adquirir una competencia en tu sector y, a continuación, añade tus picos estacionales.
3. Reserva con el departamento de producción el número de franjas horarias de formación por semana antes de fijar ninguna fecha.
4. Elige un indicador de resultados, como el número de operarios autónomos o de autorizaciones al día. Las horas de formación miden la actividad del departamento de formación.

En las plantas que equipamos, se adquiere la competencia en una media de 8 días en el sector del automóvil y de 57 en el de la cosmética. Calcule este plazo para sus propios puestos de trabajo, a partir de las últimas validaciones, antes de fijar una fecha para una línea.

Pide a dos jefes de equipo que revisen la tabla antes de la reunión del comité. En pocos minutos detectarán los plazos que coinciden con plena temporada alta.

6. Supervisa el plan cada trimestre

Tareas pendientes: Convoque una reunión trimestral de una hora con la dirección de la planta, el departamento de producción, RR. HH., QHSE y un jefe de equipo de cada sector.

Orden del día:

1. Los retrasos en los trenes y sus causas.
2. Las nuevas diferencias: salidas anunciadas, autorizaciones a menos de 90 días, proyectos industriales.
3. Las operaciones de arbitraje: línea aplazada como máximo un trimestre, línea añadida, línea cerrada.

Indicadores que hay que seguir: el número de puestos previstos, las competencias que posee una sola persona y el porcentaje de evaluaciones con menos de un año de antigüedad. Sus fórmulas se detallan en nuestra guía de indicadores GEPP. Presente su evolución ante el CSE durante el seguimiento del acuerdo.

En Mercateam, cada línea se convierte en un objetivo de desarrollo de competencias vinculado a los operarios correspondientes, y las alertas sobre la caducidad de las autorizaciones se envían automáticamente. El cuadro de mando de la revisión se actualiza sin necesidad de consolidación, y Groupe SEB ha eliminado 35 archivos de Excel al vincular su planificación con su matriz de competencias.

Ejemplo de plan de acción GEPP en una fábrica con 350 empleados

Este caso práctico recoge situaciones habituales en el sector agroalimentario y no se refiere a ningún cliente real. La planta cuenta con 240 operarios que trabajan en dos turnos de ocho horas, repartidos en 45 puestos de trabajo.

Lo que ha puesto de manifiesto el diagnóstico

El plan de acción cumplido

Plan de acción GEPP de una fábrica agroalimentaria con 350 empleados (caso tipo)

Prioridad	Diferencia	Acción	Población	Portador	Plazo	Indicador de resultados
P1	138 valoraciones de hace más de un año	Reevaluación de los puestos, sector por sector	138 operarios, 8 jefes de equipo	Responsable de producción	Fin del primer trimestre de 2027	100 % de valoraciones de menos de un año
P1	31 autorizaciones que vencen	Reciclajes programados, aviso 90 días antes de la fecha de caducidad	31 empleados	Responsable de Calidad, Salud, Seguridad y Medio Ambiente	Revista mensual	No hay asignaciones con una autorización caducada
P1	5 funciones en una sola persona, de las cuales 2 han dejado el puesto	Una pareja titular y dos sucesores, que se pondrá en marcha en enero de 2027	5 titulares, 10 sucesores	Jefes de equipo de los sectores correspondientes	T3 de 2027 para las salidas, T4 de 2027 para el resto	3 personas autónomas por competencia
P2	18 puestos por debajo del objetivo	Formación en el puesto, dos sesiones a la semana fuera de la temporada alta	27 operadores	Responsable de producción y de recursos humanos	4.º trimestre de 2027	18 puestos con 3 operarios autónomos
P2	Nueva línea automatizada	Itinerario de gestión de instalaciones, que se pondrá en marcha en marzo de 2027	12 conductores	Director industrial	Agosto de 2027	12 conductores autónomos en la fase inicial
P3	Puesto de mantenimiento sin cubrir	Dos estudiantes en formación dual y un puente desde la conducción	2 estudiantes en prácticas, 3 operarios voluntarios	RRH	Inicio del curso 2027	5 técnicos en plantilla a finales de 2028

Si tuvieras que quedarte solo con una línea, quédate con la primera, ya que las otras cinco se basan en niveles fiables. Con dos turnos a la semana, formar a 27 operadores entre abril y diciembre de 2027 deja margen para la temporada alta.

Las parejas de trabajo relacionadas con las dos salidas comienzan doce meses antes de la fecha prevista, en el extremo inferior del plazo de entre 12 y 18 meses. Su objetivo es que los sucesores alcancen la autonomía tres meses antes de la salida, para que el titular pueda comprobarla.

¿Qué hacer cuando el plan se tuerce?

Anota, ya desde la fase de elaboración del plan, la reacción ante estas tres situaciones habituales en la producción.

Los errores que hacen que fracase un plan de acción GEPP

• El plan se ha elaborado sin tener en cuenta a los jefes de equipo, por lo que las franjas horarias de formación se saltan ya en plena temporada alta.
• La cobertura se basa en evaluaciones de más de un año y el plan se interrumpe ante la primera ausencia.
• Una línea asignada a «producción» no la revisa nadie.
• Solo se registran las horas de formación, y estas aumentan cada trimestre, mientras que el número de operarios autónomos se mantiene estable.

¿Por dónde empezar esta semana?

Empieza por el'paso 2 en un solo ámbito: fecha las evaluaciones, cuenta los operarios autónomos por puesto y haz una lista de las competencias que desempeña una sola persona. Basta con pasar un día con el jefe de equipo para saber si tu plan se basa en datos fiables.

Para mantener estos datos actualizados sin tener que volver a introducirlos, descubre el software GEPP de Mercateam, que se utiliza en más de 300 centros industriales.