Erstellen Sie Ihren GEPP-Aktionsplan in 6 Schritten (+ ein Beispiel für ein Werk mit 350 Mitarbeitern)

Ihnen wurde die GEPP-Aktionsplan des Standorts, mit einem Dreijahresvertrag, einer Alterspyramide und mehr oder weniger aktuellen Kompetenzdateien. Dieser Leitfaden stellt Ihnen die 6-Stufen-Methode vor, die sich an den von uns ausgestatteten Industriestandorten bewährt hat, sowie ein ausgefülltes Beispiel für ein Lebensmittelwerk mit 350 Mitarbeitern. Die zum Herunterladen bereitgestellte Vorlage folgt demselben Aufbau.

Was ein GEPP-Aktionsplan beinhaltet

Der GEPP-Aktionsplan setzt die in der Bestandsaufnahme festgestellten Lücken in konkrete Maßnahmen um: Wer schult wen, in welcher Position und bis wann? Er setzt die Verpflichtungen aus der Vereinbarung über die Personal- und Laufbahnmanagement, dass Unternehmen mit mindestens 300 Beschäftigten mindestens alle vier Jahre Tarifverhandlungen führen.

Jede Zeile beantwortet sieben Fragen, und schon ein einziges leeres Feld reicht aus, damit die Zeile nicht mehr nachvollzogen werden kann.

Die sieben Spalten einer Planzeile

Spalte	Frage	Beispiel
Priorität	Wo soll ich anfangen?	P1
Abweichung	Welches Problem wurde gemessen?	5 Kompetenzen, die eine einzige Person besitzt
Aktion	Was machen wir?	Zwei Nachfolger für die Position ausbilden
Bevölkerung	Für wen?	5 Amtsinhaber, 10 Nachfolger
Träger	Wer ist rechenschaftspflichtig?	Die Teamleiterin des Bereichs „Kochen“
Fälligkeit	Wann?	Ende des 3. Quartals 2027
Ergebnisindikator	Woran erkennt man, dass es fertig ist?	3 Personen, die in ihrem jeweiligen Fachgebiet eigenständig arbeiten

Die Ausbildungsmaßnahmen werden anschließend in Ihren Kompetenzentwicklungsplan übernommen, dessen allgemeine Ausrichtung für drei Jahre im Rahmen der GEPP-Verhandlungen festgelegt wird (Artikel L2242-20 des Arbeitsgesetzbuchs). Unser Muster für einen Ausbildungsplan enthält dieselben Spalten für Wertpapier, Fälligkeit und Kennzahl.

Die 6 Schritte zur Erstellung Ihres GEPP-Aktionsplans

Planen Sie sechs bis acht Wochen zwischen dem Start und der Präsentation vor dem Ausschuss ein, sofern Ihre Kompetenzdaten bereits vorliegen. Die Schritte 1 und 2 nehmen die Hälfte der Zeit in Anspruch und verleihen dem Plan Glaubwürdigkeit.

Den Plan in acht Wochen erstellen

Klicken Sie auf einen Schritt, um ihn aufzurufen. Die Schritte 1 bis 3 bilden die Diagnose.

S1S2S3S4S5S6S7S8

Diagnose

1Daten zusammenstellen

S1 bis S2

2Die Reichweite messen

S3 bis S4

3Abweichungen klassifizieren

S5

4Die Hebel auswählen

S6

5Verfassen und datieren

S7 bis S8

6Steuern

Anschließend eine einstündige Besprechung pro Quartal, und zwar ab Beginn der Umsetzung des Plans

1. Tragen Sie die Daten Position für Position zusammen

Zu erledigen: Stellen Sie innerhalb von zwei Wochen alle Informationen zusammen, die die einzelnen Arbeitsplätze und die dort tätigen Personen beschreiben.

Warum: Abgänge, Berechtigungen und Personalengpässe lassen sich am Arbeitsplatz ablesen. Eine Abteilung, die 5 % ihres Personals verliert, könnte die einzige Person verlieren, die weiß, wie man eine Produktionslinie in Betrieb nimmt.

So geht's:

1. Exportieren Sie die Liste der Stellen und für jede davon die bewerteten Mitarbeiter mit ihrer Einstufung aus Ihrer Kompetenzmatrix.
2. Fügen Sie die Ablaufdaten der Befähigungsnachweise (CACES, Befähigungsnachweis für Arbeiten an elektrischen Anlagen, interne Genehmigungen) aus Ihrem Ermächtigungsmatrix.
3. Tragen Sie die bekannten oder voraussichtlichen Abgänge (Pensionierungen, Vertragsabläufe, Versetzungen) anhand der Alterspyramide ein.
4. Führen Sie die Projekte auf, die innerhalb der nächsten drei Jahre zu Veränderungen an den Arbeitsplätzen führen werden: neue Produktionslinie, Automatisierung, neues Produkt.
5. Lesen Sie die Protokolle der Mitarbeitergespräche zum Thema Entwicklungswünsche sowie die Studien der Berufsbeobachtungsstelle Ihrer Branche noch einmal durch.

Lieferbar: eine einzige Tabelle mit einer Zeile pro Position.

2. Ermitteln Sie die tatsächliche Abdeckung für jede Position

Zu erledigen: Zählen Sie für jede Stelle die Mitarbeiter, die diese derzeit eigenständig besetzen können.

Warum: Eine Matrix, in der alle Stufen addiert werden, ergibt einen schmeichelhaften Wert. Auf der in der Industrie üblichen ILUO-Skala können nur die Stufen U (autonom) und O (bildet die anderen aus) einen Abwesenden ersetzen.

So geht's:

1. Versehen Sie jede Beurteilung mit einem Datum und überprüfen Sie gemeinsam mit dem Teamleiter am Arbeitsplatz diejenigen, die älter als ein Jahr sind: In der Zwischenzeit wurden Kompetenzen erworben, andere sind verloren gegangen, und Berechtigungen sind abgelaufen.
2. Berücksichtigen Sie ausschließlich die Stufen U und O, einschließlich gültiger Berechtigungen.
3. Legen Sie das Ziel fest: die Anzahl der Teams plus eine Person, d. h. 3 eigenständige Mitarbeiter im 2×8-Schichtbetrieb und 4 im 3×8-Schichtbetrieb.
4. Ermitteln Sie die Kompetenzen, über die eine einzelne Person verfügt.

Was spielt bei der Besetzung einer Stelle eine Rolle?

Auf der ILUO-Skala ermöglichen nur die beiden untersten Stufen den unbeaufsichtigten Ersatz eines abwesenden Mitarbeiters.

I

In der Ausbildung

Arbeitet unter Aufsicht und kennt die Sicherheitsvorschriften.

Nicht gezählt

L

Ausführen

Führt den Vorgang unter normalen Bedingungen durch, ohne auf unvorhergesehene Ereignisse einzugehen.

Nicht gezählt

U

Autonom

Bereitet seinen Arbeitsplatz vor, kümmert sich um die Inbetriebnahme und beherrscht die Behebung gängiger Störungen.

Gezählt

O

Bilde die anderen aus

Leitet den Beitrag weiter und schlägt Verbesserungen vor.

Gezählt

3. Ordnen Sie die Abweichungen nach Priorität

Zu erledigen: Bewerten Sie jede Position anhand von drei Kriterien mit einer Note von 1 bis 3 und addieren Sie anschließend die Punkte.

Prioritätsliste

Kriterium	1 Punkt	2 Punkte	3 Punkte
Auswirkungen, falls die Stelle unbesetzt bleibt	Das Team nimmt das auf	Die Züge fahren langsamer	Die Linie kommt zum Stillstand oder ein Audit blockiert den Ablauf
Umschlag	Auf das Ziel	Eine Person weniger als das Ziel	Zwei weniger oder nur eine Person
Fälligkeit	Nichts vor dem dritten Lebensjahr	Austritt oder Wechsel nach ein bis drei Jahren	Abfahrt, Ablauf der Berechtigung oder neue Strecke innerhalb des Jahres

Bei 8 oder 9 Punkten erhält der Posten Priorität 1. Bei 6 bis 7 Punkten erhält er Priorität 2, und der Rest wird bei der jährlichen Überprüfung berücksichtigt.

Wie viele Zeilen: Wir empfehlen im ersten Jahr 6 bis 10 Zeilen, damit jeder Vortragende seine Zeilen bei der Präsentation in fünf Minuten vorstellen kann.

Zu diesem Zeitpunkt ist Ihr GPEC-Diagnose ist fertig: eine Liste der nach Rang geordneten Posten, jeweils mit einer bezifferten Abweichung.

4. Wählen Sie pro Abweichungstyp einen Hebel aus

Zu erledigen: Ordnen Sie jeder Abweichung den Hebel zu, der sie am schnellsten korrigiert, und geben Sie dabei die zu erwartende Zeitspanne an.

Welcher Hebel für welche Abweichung?

Art der Abweichung	Hebel	Zu erwartende Bearbeitungszeit
Ein Experte geht in den Ruhestand	Duo aus Amtsinhaber und Nachfolger, formell festgelegte Anweisungen für die Stelle	12 bis 18 Monate vor der Abreise
An einem Standort fehlen selbstständige Mitarbeiter	Einarbeitung in die Stelle in AFEST oder nach der TWI-Methode in festgelegten Zeitfenstern	Die Dauer der Erfassung Ihres Bereichs zuzüglich der Spitzenwerte
Eine Zulassung läuft ab	Geplante Entsorgung, Benachrichtigung 90 Tage vor Ablauf der Frist	3 Monate
Eine neue Produktionslinie verändert die Arbeitsplätze	Ausbildungsweg, Umschulungszeitraum, falls ein CQP angestrebt wird	Start 6 Monate vor der Inbetriebnahme
Ein Beruf steht unter Druck, oder ein Mitarbeiter möchte sich weiterentwickeln	Duales Studium und interne Übergänge, beispielsweise vom Betrieb in die Instandhaltung	1 bis 2 Jahre
Eine Kompetenz ist zwar anerkannt, wird aber nie angewendet	Regelmäßige Einplanung	Bereits ab dem nächsten Quartal

Achten Sie auf die letzte Zeile der Tabelle. Eine Kompetenz, die bei der Planung nie zum Einsatz kommt, geht verloren, und der Mitarbeiter ist nicht mehr selbstständig, wenn er eines Tages für diese Stelle herangezogen wird.

Was die Finanzierung betrifft, so ist die Umstellungsphase ersetzt seit dem 1. Februar 2026 die Programme „Pro-A“ und „Transitions collectives“. Erkundigen Sie sich bei Ihrer OPCO nach den förderfähigen Zertifizierungen, bevor Sie diese Finanzierung in einer Haushaltslinie veranschlagen.

5. Verfassen Sie die Zeilen und legen Sie die Fristen fest

Zu erledigen: Füllen Sie für jede Priorität die sieben Spalten aus, wobei die Fristen quartalsweise gelten.

So geht's:

1. Geben Sie pro Zeile einen Empfänger an – eine Person und niemals eine Abteilung.
2. Passen Sie den Termin an die Dauer an, die in Ihrer Branche zum Erwerb einer Kompetenz benötigt wird, und berücksichtigen Sie dabei Ihre saisonalen Spitzenzeiten.
3. Vereinbaren Sie mit der Produktionsabteilung die Anzahl der Schulungstermine pro Woche, bevor Sie irgendetwas festlegen.
4. Wählen Sie einen Leistungsindikator aus, beispielsweise die Anzahl der selbstständig arbeitenden Mitarbeiter oder der aktuellen Berechtigungen. Die Schulungsstunden geben Aufschluss über die Aktivität der Schulungsabteilung.

An den von uns ausgestatteten Standorten dauert es im Automobilbereich im Median 8 Tage und in der Kosmetikbranche 57 Tage, bis die Mitarbeiter die erforderlichen Kompetenzen erworben haben. Ermitteln Sie diese Zeitspanne für Ihre eigenen Arbeitsplätze anhand der letzten Freigaben, bevor Sie eine Produktionslinie terminieren.

Lassen Sie die Tabelle vor der Ausschusssitzung von zwei Teamleitern gegenlesen. Diese erkennen innerhalb weniger Minuten die Termine, die mitten in der Hochsaison liegen.

6. Überwachen Sie den Plan vierteljährlich

Zu erledigen: Berufen Sie einmal pro Quartal eine einstündige Besprechung ein, an der die Standortleitung, die Produktion, die Personalabteilung, die Abteilung für Qualität, Gesundheit, Sicherheit und Umwelt sowie ein Teamleiter pro Bereich teilnehmen.

Tagesordnung:

1. Verspätete Züge und deren Ursachen.
2. Die neuen Abweichungen: angekündigte Abgänge, Zulassungen in weniger als 90 Tagen, industrielle Projekte.
3. Anpassungen: Zeile um höchstens ein Quartal verschoben, Zeile hinzugefügt, Zeile geschlossen.

Zu beachtende Indikatoren: die Anzahl der Stellen im Zielbereich, die von einer einzigen Person ausgeübten Kompetenzen und der Anteil der Beurteilungen, die weniger als ein Jahr zurückliegen. Die entsprechenden Formeln sind in unserem Leitfaden zu den GEPP-Indikatoren. Stellen Sie deren Entwicklung dem Betriebsrat im Rahmen der Überprüfung der Vereinbarung vor.

In Mercateam wird jede Zeile zu einem Weiterbildungsziel für die jeweiligen Mitarbeiter, und Warnmeldungen zum Ablauf von Berechtigungen werden automatisch gemeldet. Das Dashboard für die Überprüfung wird ohne manuelle Konsolidierung aktualisiert, und die Groupe SEB hat 35 Excel-Dateien abgeschafft, indem sie ihre Planung mit ihrer Kompetenzmatrix verknüpft hat.

Beispiel für einen GEPP-Aktionsplan in einem Werk mit 350 Mitarbeitern

Dieses Fallbeispiel fasst häufige Situationen in der Lebensmittelindustrie zusammen und bezieht sich nicht auf einen konkreten Kunden. Der Standort beschäftigt 240 Mitarbeiter im 2x8-Schichtbetrieb, verteilt auf 45 Arbeitsplätze.

Was die Diagnose ergeben hat

Der ausgefüllte Aktionsplan

GEPP-Aktionsplan für einen Lebensmittelbetrieb mit 350 Mitarbeitern (Typusbeispiel)

Priorität	Abweichung	Aktion	Bevölkerung	Träger	Fälligkeit	Ergebnisindikator
P1	138 Bewertungen, die älter als ein Jahr sind	Neubewertung der Stellen, Sektor für Sektor	138 Mitarbeiter, 8 Teamleiter	Produktionsleiter	Ende des 1. Quartals 2027	100 % Bewertungen mit einer Laufzeit von weniger als einem Jahr
P1	31 auslaufende Zulassungen	Geplante Wiederverwertung, Benachrichtigung 90 Tage vor Ablauf	31 Mitarbeiter	QHSE-Beauftragter	Monatszeitschrift	Keine Zuordnung mit abgelaufener Berechtigung
P1	5 Zuständigkeiten bei einer einzigen Person, davon 2 Abgänge	Ein Hauptduo und zwei Nachfolger, Start im Januar 2027	5 Amtsinhaber, 10 Nachfolger	Teamleiter der betroffenen Bereiche	3. Quartal 2027 für die Abgänge, 4. Quartal 2027 für die übrigen	3 Personen, die in ihrem jeweiligen Fachgebiet eigenständig arbeiten
P2	18 Stellen unter dem Zielwert	Einarbeitung am Arbeitsplatz, zwei Termine pro Woche außerhalb der Hochsaison	27 Betreiber	Produktionsleiter und Personalverantwortlicher	4. Quartal 2027	18 Arbeitsplätze mit jeweils 3 eigenständigen Bedienern
P2	Neue automatisierte Produktionslinie	Im März 2027 gestarteter Lehrgang „Anlagenführung“	12 Leiter	Industrieller Leiter	August 2027	12 autonome Fahrer in der Startphase
P3	Wartungsstelle noch nicht besetzt	Zwei Wechselbetriebe und Übergang vom Fahrdienst	2 Praktikanten, 3 freiwillige Mitarbeiter	Personalabteilung	Schulbeginn 2027	5 Techniker, die Ende 2028 beschäftigt sind

Wenn Sie sich auf nur eine Zeile beschränken müssten, behalten Sie die erste bei, da die anderen fünf auf verlässlichen Werten basieren. Bei zwei Schulungsterminen pro Woche lässt die Ausbildung von 27 Mitarbeitern zwischen April und Dezember 2027 noch Spielraum für die Hochsaison.

Die für die beiden Abgänge zuständigen Tandems beginnen zwölf Monate vor dem geplanten Termin, also am unteren Ende des Zeitraums von 12 bis 18 Monaten. Sie streben an, dass die Nachfolger drei Monate vor dem Abgang selbstständig arbeiten können, damit der Amtsinhaber dies noch überprüfen kann.

Was tun, wenn der Plan schiefgeht?

Schreiben Sie bereits bei der Erstellung des Plans die Reaktion auf diese drei in der Produktion häufig auftretenden Situationen auf.

Fehler, die dazu führen, dass ein GEPP-Aktionsplan scheitert

• Der Plan wurde ohne die Teamleiter erstellt, sodass die Schulungstermine bereits in der Hochsaison ausfallen.
• Die Absicherung basiert auf Einschätzungen über einen Zeitraum von mehr als einem Jahr, und der Plan scheitert bereits bei der ersten Abwesenheit.
• Eine Zeile, die der «Produktion» zugewiesen wurde, wird von niemandem überprüft.
• Es werden lediglich die Fortbildungsstunden erfasst, und diese steigen von Quartal zu Quartal, während die Zahl der selbstständigen Mitarbeiter stagniert.

Wo soll ich diese Woche anfangen?

Beginnen Sie mit dem'Schritt 2 in einem einzigen Bereich: Datieren Sie die Bewertungen, zählen Sie die eigenständig arbeitenden Mitarbeiter pro Arbeitsplatz und listen Sie die Kompetenzen auf, die von einer einzigen Person abgedeckt werden. Ein Tag mit dem Teamleiter reicht aus, um festzustellen, ob Ihr Plan auf zuverlässigen Daten basiert.

Um diese Daten ohne erneute Eingabe auf dem neuesten Stand zu halten, entdecken Sie das GEPP-Software von Mercateam, das an über 300 Industriestandorten zum Einsatz kommt.