Sur un site industriel, les outils de la GEPP existent souvent déjà en morceaux : un organigramme, des fiches de poste, un tableau de polyvalence par chef d’équipe et une campagne d’entretiens en retard. Le travail consiste à les relier, pour qu’une compétence évaluée à l’atelier alimente le plan de formation et les décisions de mobilité.
Pour chacun des sept outils de la GEPP, nous précisons ce qu’il doit contenir et comment le bâtir à partir de ces fichiers.
Les 7 outils de la GEPP en un coup d’œil
Les sept outils du tableau reprennent les outils GPEC historiques, complétés par la mobilité interne et le suivi des parcours. Ce volet « parcours professionnels » est entré dans le code du travail avec la loi Rebsamen du 17 août 2015. L’organigramme et les fiches de poste fournissent la matière première, à savoir les emplois et les rattachements.
| Outil | La question à laquelle il répond | Qui le tient à jour | Ce qu’il alimente |
|---|---|---|---|
| Référentiel de compétences | Quelles compétences pour tenir chaque poste, et à quel niveau ? | RH et responsables d’atelier | Matrice, fiches de poste, évaluations |
| Cartographie des emplois | Combien de personnes par emploi, et qui part dans les cinq ans ? | RH | Choix des postes prioritaires, recrutements |
| Matrice de compétences | Qui peut tenir quel poste aujourd’hui, habilitations comprises ? | Chefs d’équipe | Planning, plan de formation, audits |
| Entretien de parcours professionnel | Que souhaite chaque salarié pour la suite de son parcours ? | Managers, avec les RH | Mobilité interne, plan de formation |
| Plan de développement des compétences | Quelles formations lancer, pour qui et quand ? | RH et production | Mise à jour des niveaux dans la matrice |
| Passerelles de mobilité interne | Vers quel poste chaque personne peut-elle évoluer, avec quel écart ? | RH | Plan de formation, recrutements |
| Tableau de bord GEPP | La démarche réduit-elle les risques sur les postes critiques ? | RH et direction de site | Arbitrages du comité de direction |
La matrice occupe la position centrale : elle réutilise le référentiel, sert à affecter chaque jour, et ses écarts alimentent à la fois le plan de formation, les passerelles et le tableau de bord.
Comment les données circulent entre les sept outils
Chaque flèche indique la donnée qu’un outil transmet au suivant.
Comment construire chaque outil de la GEPP ?
Les exemples viennent d’ateliers de production, où ces outils conditionnent une décision quotidienne : n’affecter à un poste que des opérateurs évalués et habilités.
1. Le référentiel de compétences
Le référentiel de compétences liste, pour chaque poste, les compétences attendues et le niveau de maîtrise requis. En production, il descend jusqu’au geste : la « conduite de ligne » d’un poste de conditionnement se décompose en démarrage, changement de format, contrôle première pièce et redémarrage après un micro-arrêt.
Pour les niveaux, beaucoup d’usines utilisent l’échelle ILUO du système de production Toyota, notée de 1 à 4 : I pour l’opérateur en formation, L pour celui qui tient le poste seul à la qualité attendue, U pour celui qui gère aussi le démarrage et les anomalies courantes, O pour celui qui peut former.
L’échelle ILUO en quatre niveaux
Chaque niveau ajoute un trait, jusqu’au carré fermé du formateur. Un opérateur est compté autonome à partir du niveau 2.
I · niveau 1
En formation, sous supervision
L · niveau 2
Tient le poste seul à la qualité attendue
Seuil d’autonomie
U · niveau 3
Gère aussi démarrage et anomalies courantes
O · niveau 4
Peut former un collègue
Construisez-le à partir des instructions de travail et des modes opératoires existants, en commençant par les postes dont l’absence arrête une ligne. Rédigez chaque compétence avec un verbe d’action observable (« régler la presse lors d’un changement de format ») et faites relire la liste par un chef d’équipe et un opérateur de niveau O.
Un référentiel lancé sur tout le site d’un coup vieillit avant d’avoir servi. Décrivez d’abord un atelier pilote, choisi grâce à la cartographie des emplois, puis ajoutez un atelier par trimestre en réutilisant les compétences communes.
2. La cartographie des emplois et la pyramide des âges
La cartographie des emplois, premier niveau de la cartographie des compétences, recense les emplois du site, leurs effectifs et les familles de métiers proches. Croisée avec la pyramide des âges, elle montre où les départs vont se concentrer.
L’étude Les métiers en 2030 de France Stratégie et de la Dares estime que 760 000 postes seraient à pourvoir chaque année en France d’ici 2030, dont 90 % pour remplacer des départs en fin de carrière. Une bonne part de vos recrutements des prochaines années se lit donc déjà dans vos effectifs.
Postes à pourvoir chaque année en France d’ici 2030
Répartition entre remplacements de départs en fin de carrière et créations nettes d’emploi.
90 % remplacent des départs en fin de carrière
10 % viennent de créations nettes d’emploi
Vos propres départs se calculent emploi par emploi, avec le module ci-dessous.
Un export du SIRH ou de la paie suffit pour la construire : emploi, atelier, date de naissance, date d’entrée, type de contrat. Un tableau croisé dynamique par emploi et par tranche d’âge fait apparaître les emplois où les départs à cinq ans se concentrent.
Repérez les emplois exposés aux départs
Saisissez l’effectif de chaque emploi et le nombre de départs probables dans les cinq ans. Les valeurs proposées sont un exemple à remplacer.
Lisez le résultat emploi par emploi, car une moyenne d’âge de 41 ans peut masquer un atelier où quatre soudeurs sur six partent d’ici cinq ans. Cet atelier passe en tête de liste, et sa matrice sera la première à remplir.
3. La matrice de compétences
La matrice de compétences croise les personnes, en lignes, et les postes ou compétences du référentiel, en colonnes, avec un niveau par case. Elle répond à la question que se pose un chef d’équipe chaque matin : qui peut tenir ce poste aujourd’hui ? S’il ne fallait tenir qu’un seul outil à jour, nous choisirions celui-ci, consulté à la fois pour affecter, pour former et pour répondre à l’auditeur.
Elle fait aussi ressortir les compétences détenues par une seule personne, dont une absence suffit à immobiliser un poste. Dans notre étude sur 108 sites industriels (août 2025 à août 2026), 97 % en comptaient au moins une. Le repère le plus répandu vient de Toyota avec la règle « 3/1/3 » : trois personnes formées par poste, trois postes maîtrisés par personne.
Ajoutez une colonne par habilitation (CACES, habilitation électrique, travail en hauteur) avec sa date d’échéance. La norme ISO 9001 demande des preuves documentées des compétences (§ 7.2) et une habilitation expirée rend l’affectation non conforme, d’où l’intérêt de mener le suivi des habilitations dans la matrice elle-même.
Sur Excel, une liste déroulante de 1 à 4 par case et une mise en forme conditionnelle suffisent pour démarrer. La formule =NB.SI(C2:C40;">=2") compte les personnes autonomes sur un poste, et une seconde règle colore en orange les habilitations qui expirent sous 30 jours. Ajoutez enfin une date à chaque évaluation, pour repérer les niveaux qui n’ont pas été revus depuis plus d’un an.
À quoi ressemble une matrice exploitable
Exemple fictif sur une ligne de conditionnement, avec les niveaux ILUO de 1 à 4 et deux habilitations à échéance.
| Opérateur | Démarrage | Changement de format | Contrôle première pièce | Redémarrage après micro-arrêt | CACES R489 | Habilitation électrique |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Karim | 4 | 3 | 4 | 2 | Valide | Valide |
| Sophie | 3 | 2 | 3 | 1 | Expire dans 21 j | Valide |
| Nadia | 2 | 1 | 3 | 1 | Valide | Expire dans 12 j |
| Thomas | 1 | 1 | 2 | 0 | Non requise | Valide |
| Julie | 2 | 1 | 2 | 1 | Expirée | Non requise |
| Personnes autonomes | 4 | 2 sous la cible | 5 | 1 détenteur unique | 1 à renouveler 1 expirée | 1 à renouveler |
4. L’entretien de parcours professionnel
Depuis la loi du 24 octobre 2025, l’entretien professionnel s’appelle entretien de parcours professionnel. Il a lieu dans l’année qui suit l’embauche puis tous les quatre ans, avec un état des lieux récapitulatif tous les huit ans (article L6315-1 du code du travail).
Les accords collectifs qui prévoyaient une autre périodicité s’alignent sur ce régime au 1er octobre 2026. Si votre trame date d’avant 2025, elle affiche probablement encore le rythme de deux ans, comme beaucoup de modèles en ligne : corrigez-la avant la prochaine campagne.
Les textes qui encadrent vos outils GEPP
Entretien, plan de formation et AFEST : les dates à connaître avant de construire vos trames.
5 mars 2014
Entretien professionnel
La loi n° 2014-288 crée l’entretien professionnel, tous les deux ans, avec un état des lieux récapitulatif tous les six ans.
17 août 2015
Parcours professionnels
La loi Rebsamen fait entrer la gestion des emplois et des parcours professionnels dans la négociation obligatoire, à partir du 1er janvier 2016.
5 septembre 2018
Plan de développement des compétences
La loi Avenir professionnel remplace le plan de formation par le plan de développement des compétences, au 1er janvier 2019.
28 décembre 2018
AFEST
Un décret définit l’action de formation en situation de travail et ses quatre conditions.
24 octobre 2025
Entretien de parcours professionnel
La loi n° 2025-989 fixe le premier entretien dans l’année suivant l’embauche, puis tous les quatre ans, avec un état des lieux tous les huit ans.
21 janvier 2026
Abondement correctif
La Cour de cassation précise que les 3 000 € sur le CPF supposent l’absence cumulée d’entretiens et de formation non obligatoire.
1er octobre 2026 ÉCHÉANCE
Accords collectifs
Les accords qui fixaient une autre périodicité d’entretien s’alignent sur le nouveau régime.
À partir de 50 salariés, un salarié privé à la fois de ses entretiens et de toute formation non obligatoire sur la période a droit à un abondement correctif de 3 000 € sur son CPF. La Cour de cassation a précisé le 21 janvier 2026 (pourvoi n° 24-12.972) que les deux manquements doivent être réunis.
Dans la GEPP, l’entretien recueille ce que la matrice ne montre pas : souhaits d’évolution, besoins de formation exprimés, usage du compte personnel de formation. L’entretien annuel d’évaluation, centré sur les objectifs de l’année, peut se tenir le même jour sur une autre trame. Pré-remplissez celle du parcours avec la ligne de la matrice (postes tenus, niveaux, habilitations, formations suivies), pour que l’échange parte de faits partagés et que les demandes de formation arrivent déjà rattachées à un poste.
5. Le plan de développement des compétences
Le plan de formation s’appelle plan de développement des compétences depuis le 1er janvier 2019 (loi Avenir professionnel du 5 septembre 2018). Dans une GEPP, il transforme les écarts relevés dans la matrice en actions datées : qui forme qui, sur quel poste, quand et pour quel coût.
Partez des postes critiques sous leur cible de couverture et listez les personnes à faire monter d’un niveau. Pour chacune, choisissez la modalité : formation au poste par un opérateur de niveau O, tutorat, ou organisme externe pour les habilitations réglementaires.
La formation au poste compte comme action de formation si elle suit le cadre de l’AFEST fixé par le décret du 28 décembre 2018 : analyse préalable de l’activité, formateur désigné, phases réflexives hors production et évaluation des acquis.
Votre formation au poste est-elle une AFEST ?
Cochez les éléments déjà en place. Les quatre sont exigés par l’article D6313-3-2 du code du travail.
Un tutorat informel transmet le geste mais ne laisse aucune trace utilisable devant l'Opco ou l'auditeur.
En usine, le calendrier dépend d'abord de la disponibilité des équipes. Calez les sessions sur les creux du planning de production, bloquez le temps du formateur interne dans ce même planning et reportez le nouveau niveau dans la matrice dès la validation au poste.
6. Les passerelles de mobilité interne
La mobilité interne s'outille avec des fiches passerelles, qui listent pour un emploi cible les emplois d'origine proches et les compétences restant à acquérir. La cartographie repère les métiers voisins, la matrice chiffre l'écart personne par personne.
Un agent de conditionnement partage par exemple avec un conducteur de ligne l'hygiène, le contrôle qualité et la sécurité au poste. Il lui reste le réglage, le changement de format et le dépannage de premier niveau, soit trois compétences à inscrire dans son plan de développement.
Exemple de fiche passerelle
Déjà acquis
HygièneContrôle qualitéSécurité au posteÀ acquérir
RéglageChangement de formatDépannage de premier niveauÉcart : 3 compétences, à inscrire au plan de développement de chaque candidat.
Rédigez d'abord les passerelles vers les emplois que la pyramide des âges signale en tension et présentez-les en entretien de parcours professionnel. La revue annuelle des équipes (people review) permet de valider les candidats et le calendrier de leur remplacement.
7. Le tableau de bord GEPP
Le tableau de bord réunit quelques indicateurs tirés des outils précédents, lus chaque mois atelier par atelier. Sur un site de production, nous recommandons de commencer par ces cinq-là :
- Le taux de couverture des postes critiques mesure la part des postes tenus par au moins trois personnes qualifiées.
- Le taux de polyvalence indique la part des opérateurs qui couvrent toutes les exigences d'au moins deux postes.
- La part d'habilitations valides montre ce que le site peut présenter en audit.
- La part de l'effectif des postes critiques qui partira dans les cinq ans signale les transmissions à lancer.
- Le délai de montée en compétence mesure le temps entre l'arrivée sur un poste et l'autonomie.
Calculez la couverture de vos postes critiques
Pour chaque poste, indiquez le nombre de personnes qui détiennent toutes les compétences et habilitations exigées. Les valeurs proposées sont un exemple.
Fixez la cible de chaque indicateur à partir de l'historique de votre site, puis présentez le tableau au comité de direction chaque trimestre, avec une décision attendue pour chaque indicateur hors cible. Les formules et seuils d'action sont détaillés dans notre guide des indicateurs GEPP.
L'ordre de mise en place sur un site
Commencez par la cartographie, l'outil le plus rapide à produire, car elle désigne l'atelier et les postes sur lesquels concentrer tout le reste.
Déployer les sept outils, étape par étape
Chaque étape réutilise le livrable de la précédente, sur un atelier pilote avant d'étendre.
1Cartographier
Export du SIRH, pyramide des âges et choix d'un atelier pilote.
Livrable : liste des postes critiques
2Décrire
Référentiel des postes critiques de l'atelier, niveaux ILUO compris.
Livrable : compétences et niveaux attendus
3Évaluer
Matrice remplie au poste, habilitations et échéances comprises.
Livrable : couverture de chaque poste
4Former
Plan de formation déduit des écarts mesurés.
Livrable : actions datées et budgétées
5Échanger
Entretiens pré-remplis et premières fiches passerelles.
Livrable : souhaits rattachés à un poste
6Piloter
Tableau de bord mensuel, puis extension atelier par atelier.
Livrable : décisions trimestrielles
Un plan de formation lancé avant le référentiel et la matrice repose sur des besoins déclarés. Si le vôtre est déjà en cours, confrontez-le à la matrice dès qu'elle est remplie pour réaffecter le budget aux écarts réellement mesurés.
Excel ou logiciel GEPP, à quel moment changer ?
Tout ce parcours peut démarrer sur Excel tant qu'il concerne un atelier pilote tenu par une seule personne, et notre modèle de matrice de compétences Excel gratuit relie déjà compétences, postes clés et objectifs de polyvalence.
Démarrez votre matrice de compétences sur Excel
Un modèle gratuit qui relie compétences, postes clés et objectifs de polyvalence, prêt pour votre atelier pilote.
Le fichier atteint ses limites dans quatre situations, qui reviennent souvent dans les demandes d'aide sur les forums Excel. Cochez celles que vous vivez déjà.
Votre fichier Excel a-t-il atteint ses limites ?
Un logiciel GEPP réunit alors référentiel, matrice, formations et entretiens sur une même donnée, avec historique et alertes d'échéance. Notre guide pour choisir un logiciel GPEC détaille les critères de comparaison.
Cas client
Chez LISI Aerospace, quinze ans de suivi sur Excel remplacés par une plateforme commune
23
fichiers Excel supprimés par groupe de 100 personnes
75 %
de temps en moins pour préparer les audits
+20 %
de taux de polyvalence
Compétences, habilitations et planning sont désormais suivis sur une même donnée. Lire le cas LISI Aerospace
Par où commencer cette semaine ?
Demandez l'export des effectifs par emploi et date de naissance, repérez l'atelier où départs et compétences rares se concentrent, puis listez ses postes critiques. Sur ce seul périmètre, un référentiel court et une matrice remplie au poste permettent déjà d'arbitrer une affectation et de préparer un audit.
Les quatre autres outils se branchent sur cette donnée, au rythme du site. Mercateam accompagne ce cadrage sur plus de 300 sites industriels, avec la matrice, les formations et les entretiens réunis sur une même plateforme.
Voyez vos outils GEPP réunis sur une même donnée
Référentiel, matrice, habilitations, formations et entretiens de parcours professionnel, alimentés par les données de vos ateliers.
Plus de 300 sites industriels équipés
