Welche Instrumente der GEPP sollten eingeführt werden und wie sind sie zu gestalten?

Auf einem Industriegelände sind die Werkzeuge des GEPP liegen oft bereits in Einzelteilen vor: ein Organigramm, Stellenbeschreibungen, eine Übersicht über die Vielseitigkeit pro Teamleiter und eine überfällige Gesprächsrunde. Die Aufgabe besteht darin, diese miteinander zu verknüpfen, damit eine im Betrieb bewertete Kompetenz in den Ausbildungsplan und in Mobilitätsentscheidungen einfließt.

Für jedes der sieben Instrumente der GEPP, erläutern wir, was darin enthalten sein muss und wie man es anhand dieser Dateien erstellt.

Die 7 Instrumente des GEPP auf einen Blick

Die sieben Werkzeuge in der Tabelle greifen die GPEC-Instrumente historische Daten, ergänzt durch interne Mobilität und die Nachverfolgung von Laufbahnen. Dieser Aspekt der «beruflichen Laufbahnen» wurde mit dem Rebsamen-Gesetz vom 17. August 2015 in das Arbeitsgesetzbuch aufgenommen. Das Organigramm und die Stellenbeschreibungen liefern das Ausgangsmaterial, nämlich die Stellen und die organisatorische Einordnung.

Werkzeug	Die Frage, auf die er antwortet	Wer hält es auf dem neuesten Stand?	Was er füttert
Repository der Kompetenzen	Welche Kompetenzen sind für die jeweilige Position erforderlich, und auf welcher Ebene?	Personalabteilung und Werkstattleiter	Matrix, Stellenbeschreibungen, Beurteilungen
Beschäftigungskarte	Wie viele Mitarbeiter kommen auf eine Stelle, und wer wird innerhalb von fünf Jahren das Unternehmen verlassen?	RH	Auswahl der vorrangigen Stellen, Neueinstellungen
Kompetenzmatrix	Wer kann heute welche Position bekleiden, einschließlich der entsprechenden Sicherheitsfreigaben?	Teamleiter	Planung, Schulungsplan, Audits
Gespräch zur beruflichen Laufbahn	Was wünscht sich jeder Mitarbeiter für seinen weiteren beruflichen Werdegang?	Führungskräfte, gemeinsam mit der Personalabteilung	Interne Mobilität, Fortbildungsplan
Kompetenzentwicklungsplan	Welche Schulungen sollen durchgeführt werden, für wen und wann?	Personalwesen und Produktion	Aktualisierung der Stufen in der Matrix
Brücken für die interne Mobilität	In welche Position kann sich jede Person weiterentwickeln, und mit welcher Differenz?	RH	Ausbildungsplan, Neueinstellungen
GEPP-Dashboard	Verringert dieser Ansatz die Risiken an kritischen Stellen?	Personalwesen und Standortleitung	Entscheidungen des Vorstands

Die Matrix nimmt eine zentrale Rolle ein: Sie nutzt das Referenzsystem, dient der täglichen Zuordnung, und ihre Abweichungen fließen sowohl in den Ausbildungsplan als auch in die Übergänge und das Dashboard ein.

Wie die Daten zwischen den sieben Tools fließen

Jeder Pfeil zeigt an, welche Daten ein Werkzeug an das nächste übermittelt.

Wie lässt sich jedes einzelne Instrument der GEPP aufbauen?

Die Beispiele stammen aus Produktionsstätten, wo diese Instrumente eine tägliche Entscheidung bestimmen: An einem Arbeitsplatz dürfen nur geprüfte und befugte Mitarbeiter eingesetzt werden.

1. Der Kompetenzrahmen

Die Kompetenzrahmen listet für jede Position die erwarteten Kompetenzen und das erforderliche Beherrschungsniveau auf. In der Produktion geht dies bis hin zu den einzelnen Arbeitsschritten: Die «Linienführung» an einem Verpackungsplatz gliedert sich in Anfahren, Formatwechsel, Erststückkontrolle und Wiederanfahren nach einem Kurzstillstand.

Was die Qualifikationsstufen angeht, verwenden viele Werke die ILUO-Skala des Toyota-Produktionssystems, die von 1 bis 4 reicht: I für den Mitarbeiter in der Ausbildung, L für den Mitarbeiter, der den Arbeitsplatz eigenständig mit der erwarteten Qualität besetzt, U für den Mitarbeiter, der auch den Produktionsstart und gängige Störungen bewältigt, O für den Mitarbeiter, der andere ausbilden kann.

Die vierstufige ILUO-Skala

Jede Stufe fügt eine Linie hinzu, bis das geschlossene Quadrat des Ausbilders entsteht. Ab Stufe 2 gilt ein Operator als eigenständig.

I · Stufe 1

In der Ausbildung, unter Aufsicht

L · Stufe 2

Erfüllt die erwarteten Qualitätsanforderungen ganz allein

Autonomie-Schwelle

U · Stufe 3

Verwaltet außerdem den Systemstart und häufige Fehler

O · Stufe 4

Kann einen Kollegen einarbeiten

Erstellen Sie diese anhand der bestehenden Arbeitsanweisungen und Betriebsverfahren, wobei Sie mit den Arbeitsplätzen beginnen, deren Ausfall einen Produktionsstrang zum Stillstand bringt. Formulieren Sie jede Kompetenz mit einem beobachtbaren Aktionsverb («die Druckmaschine bei einem Formatwechsel einstellen») und lassen Sie die Liste von einem Teamleiter und einem Mitarbeiter der Stufe O gegenlesen.

Ein Referenzsystem, das auf der gesamten Website auf einmal eingeführt wird, ist schon veraltet, bevor es überhaupt zum Einsatz gekommen ist. Beschreiben Sie zunächst einen Pilot-Arbeitsbereich, der anhand der Stellenkartierung ausgewählt wurde, und fügen Sie dann vierteljährlich einen weiteren Arbeitsbereich hinzu, wobei Sie die gemeinsamen Kompetenzen wiederverwenden.

2. Die Kartierung der Arbeitsplätze und die Alterspyramide

Die Kartierung der Arbeitsplätze, erste Stufe der Kompetenzkartierung, listet die Stellen am Standort, die jeweiligen Mitarbeiterzahlen und die verwandten Berufsgruppen auf. In Verbindung mit der Alterspyramide zeigt sie, in welchen Bereichen die meisten Abgänge zu erwarten sind.

Die Studie Berufe im Jahr 2030 Eine Studie von France Stratégie und der Dares schätzt, dass in Frankreich bis 2030 jährlich 760.000 Stellen zu besetzen sein werden, davon 90 % als Ersatz für Mitarbeiter, die aus dem Berufsleben ausscheiden. Ein Großteil Ihrer Einstellungen in den kommenden Jahren lässt sich daher bereits an Ihrem Personalbestand ablesen.

Jährlich zu besetzende Stellen in Frankreich bis 2030

Aufschlüsselung nach Ersatz für ausscheidende Mitarbeiter am Ende ihrer Laufbahn und Netto-Arbeitsplatzschaffung.

90 % ersetzen Abgänge am Ende der beruflichen Laufbahn

10 % stammen aus der Schaffung neuer Arbeitsplätze

Ihre eigenen Abgänge werden mit dem untenstehenden Modul für jede Stelle einzeln berechnet.

Ein Export aus dem Personalinformationssystem oder der Lohnabrechnung reicht aus, um diese Tabelle zu erstellen: Stelle, Abteilung, Geburtsdatum, Eintrittsdatum, Vertragsart. Eine Pivot-Tabelle nach Stelle und Altersgruppe zeigt, in welchen Stellen sich die Abgänge innerhalb von fünf Jahren konzentrieren.

Lesen Sie die Ergebnisse für jeden einzelnen Arbeitsplatz durch, denn hinter einem Durchschnittsalter von 41 Jahren kann sich eine Werkstatt verbergen, in der vier von sechs Schweißern innerhalb der nächsten fünf Jahre aus dem Unternehmen ausscheiden werden. Diese Werkstatt steht ganz oben auf der Liste, und ihre Matrix muss als erste ausgefüllt werden.

3. Die Kompetenzmatrix

Die Kompetenzmatrix Stellt die Personen in den Zeilen und die Positionen bzw. Kompetenzen aus dem Referenzrahmen in den Spalten gegenüber, wobei jede Zelle einer Ebene entspricht. Sie beantwortet die Frage, die sich ein Teamleiter jeden Morgen stellt: Wer kann diese Position heute besetzen? Müssten wir nur ein einziges Tool auf dem neuesten Stand halten, würden wir uns für dieses entscheiden, das sowohl für die Personalzuweisung, die Schulung als auch zur Beantwortung von Fragen des Prüfers herangezogen wird.

Sie hebt zudem die Kompetenzen hervor, über die eine einzelne Person verfügt und deren Abwesenheit ausreicht, um einen Arbeitsplatz lahmzulegen. In unserer Studie an 108 Industriestandorten (August 2025 bis August 2026) wiesen 97 %-Standorte mindestens einen solchen Fall auf. Der am weitesten verbreitete Richtwert stammt von Toyota mit der «3/1/3»-Regel: drei geschulte Mitarbeiter pro Arbeitsplatz, drei beherrschte Arbeitsplätze pro Mitarbeiter.

Fügen Sie für jede Befugnis (CACES, Elektro-Befugnis, Arbeiten in der Höhe) eine Spalte mit dem jeweiligen Ablaufdatum hinzu. Die Norm ISO 9001 verlangt dokumentierte Nachweise der Kompetenzen (§ 7.2), und eine abgelaufene Befähigung führt dazu, dass der Arbeitseinsatz nicht konform ist – daher ist es wichtig, die Verfolgung von Berechtigungen in der Matrix selbst.

In Excel reichen eine Dropdown-Liste mit 1 bis 4 Einträgen pro Zelle und eine bedingte Formatierung aus, um loszulegen. Die Formel =NB.SI(C2:C40;">=2") Zählt die eigenständig arbeitenden Mitarbeiter an einem Arbeitsplatz, und eine zweite Regel markiert die Berechtigungen, die in 30 Tagen ablaufen, orange. Fügen Sie schließlich jedem Bewertungsergebnis ein Datum hinzu, um die Stufen zu erkennen, die seit mehr als einem Jahr nicht mehr überprüft wurden.

Wie sieht eine verwertbare Matrix aus?

Fiktives Beispiel für eine Verpackungslinie mit den ILUO-Stufen 1 bis 4 und zwei befristeten Berechtigungen.

Operator	Start	Änderung des Formats	Erststückprüfung	Neustart nach einem kurzen Ausfall	CACES R489	Elektrische Freigabe
Karim	4	3	4	2	Gültig	Gültig
Sophie	3	2	3	1	Läuft in 21 Tagen ab	Gültig
Nadia	2	1	3	1	Gültig	Läuft in 12 Tagen ab
Thomas	1	1	2	0	Nicht erforderlich	Gültig
Julie	2	1	2	1	Abgelaufen	Nicht erforderlich
Selbstständige Personen	4	2 unterhalb des Ziels	5	1 alleiniger Eigentümer	1 zu erneuern 1 abgelaufen	1 zu erneuern

4. Das Gespräch zur beruflichen Laufbahn

Seit dem Gesetz vom 24. Oktober 2025 wird das berufliche Gespräch als „Gespräch zur beruflichen Laufbahn“ bezeichnet. Es findet im Jahr nach der Einstellung statt und danach alle vier Jahre, wobei alle acht Jahre eine zusammenfassende Bestandsaufnahme erfolgt (Artikel L6315-1 des Arbeitsgesetzbuchs).

Tarifverträge, die eine andere Periodizität vorsahen, werden zum 1. Oktober 2026 an diese Regelung angepasst. Wenn Ihr Vorlagenlayout aus der Zeit vor 2025 stammt, ist darin wahrscheinlich noch der Zweijahresrhythmus angegeben, wie bei vielen Online-Vorlagen: Passen Sie es bitte vor der nächsten Kampagne an.

Die Rechtsvorschriften, die Ihre GEPP-Tools regeln

Mitarbeitergespräche, Fortbildungsplan und AFEST: Die Termine, die Sie kennen sollten, bevor Sie Ihre Rahmenpläne erstellen.

1. 5. März 2014

   Berufsorientiertes Gespräch

   Das Gesetz Nr. 2014-288 führt das alle zwei Jahre stattfindende Mitarbeitergespräch ein, ergänzt durch eine zusammenfassende Bestandsaufnahme alle sechs Jahre.

2. 17. August 2015

   Beruflicher Werdegang

   Das Rebsamen-Gesetz sieht vor, dass die Personal- und Laufbahnplanung ab dem 1. Januar 2016 Gegenstand obligatorischer Verhandlungen ist.

3. 5. September 2018

   Kompetenzentwicklungsplan

   Das Gesetz „Avenir professionnel“ ersetzt ab dem 1. Januar 2019 den Ausbildungsplan durch den Kompetenzentwicklungsplan.

4. 28. Dezember 2018

   AFEST

   Ein Erlass definiert die berufsbegleitende Fortbildung und ihre vier Voraussetzungen.

5. 24. Oktober 2025

   Gespräch zur beruflichen Laufbahn

   Das Gesetz Nr. 2025-989 sieht vor, dass das erste Gespräch innerhalb eines Jahres nach der Einstellung stattfindet, danach alle vier Jahre, wobei alle acht Jahre eine Bestandsaufnahme durchgeführt wird.

6. 21. Januar 2026

   Korrekturbeitrag

   Der Kassationsgerichtshof stellt klar, dass die 3.000 € auf dem CPF voraussetzen, dass weder Gespräche noch nicht verpflichtende Fortbildungen stattgefunden haben.

7. 1. Oktober 2026 FÄLLIGKEIT

   Tarifverträge

   Vereinbarungen, in denen eine andere Wartungshäufigkeit festgelegt war, werden an die neue Regelung angepasst.

Ab 50 Beschäftigten hat ein Arbeitnehmer, dem in diesem Zeitraum sowohl seine Beratungsgespräche als auch alle nicht obligatorischen Fortbildungen vorenthalten wurden, Anspruch auf eine Ausgleichszahlung in Höhe von 3.000 € auf sein CPF-Konto. Der Kassationsgerichtshof hat am 21. Januar 2026 (Rechtsmittel Nr. 24-12.972) klargestellt, dass beide Verstöße gleichzeitig vorliegen müssen.

Im Rahmen des GEPP werden im Gespräch jene Aspekte erfasst, die in der Matrix nicht zum Ausdruck kommen: Entwicklungswünsche, geäußerte Weiterbildungsbedürfnisse, Nutzung des persönlichen Weiterbildungskontos. Das jährliche Beurteilungsgespräch, das sich auf die Jahresziele konzentriert, kann am selben Tag anhand eines anderen Fragebogens stattfinden. Füllen Sie das Formular für den Werdegang vorab mit den Angaben aus der Matrix aus (bekleidete Positionen, Stufen, Befugnisse, absolvierte Fortbildungen), damit der Austausch auf gemeinsamen Fakten basiert und Fortbildungsanträge bereits mit einer bestimmten Position verknüpft sind.

5. Der Kompetenzentwicklungsplan

Die Bildungsplan wird seit dem 1. Januar 2019 als „Kompetenzentwicklungsplan“ bezeichnet (Gesetz „Avenir professionnel“ vom 5. September 2018). In einem GEPP werden die in der Matrix festgestellten Lücken in terminierte Maßnahmen umgewandelt: Wer schult wen, in welcher Position, wann und zu welchen Kosten?.

Beginnen Sie mit den kritischen Positionen, deren Qualifikationsniveau unter dem geforderten liegt, und erstellen Sie eine Liste der Personen, die eine Stufe höher eingestuft werden sollen. Wählen Sie für jede Person die geeignete Maßnahme aus: Einarbeitung in die Position durch einen Mitarbeiter der Stufe O, Mentoring oder eine externe Einrichtung für gesetzlich vorgeschriebene Zulassungen.

Die Ausbildung am Arbeitsplatz gilt als Fortbildungsmaßnahme, wenn sie dem vom […] festgelegten AFEST-Rahmen entspricht. Verordnung vom 28. Dezember 2018 : Vorabanalyse der Tätigkeit, benannter Ausbilder, Reflexionsphasen außerhalb der Produktion und Bewertung der erworbenen Kenntnisse.

Eine informelle Einarbeitung vermittelt zwar die praktische Vorgehensweise, hinterlässt jedoch keine Nachweise, die gegenüber der Opco oder dem Prüfer verwendet werden können.

Im Werk hängt der Zeitplan in erster Linie von der Verfügbarkeit der Teams ab. Planen Sie die Schulungen in die Lücken des Produktionsplans ein, reservieren Sie die Zeit des internen Trainers im selben Plan und tragen Sie die neue Stufe in die Matrix ein, sobald sie am Arbeitsplatz bestätigt wurde.

6. Brücken für die interne Mobilität

Die interne Mobilität wird durch „Brückenprofile“ unterstützt, in denen für eine Zielstelle die ähnlichen Ausgangsstellen sowie die noch zu erwerbenden Kompetenzen aufgelistet sind. Die Kartografie ermittelt die verwandten Berufe, die Matrix beziffert die Lücke für jede einzelne Person.

Ein Verpackungsmitarbeiter ist beispielsweise gemeinsam mit einem Linienführer für Hygiene, Qualitätskontrolle und Sicherheit am Arbeitsplatz zuständig. Zu seinen Aufgaben gehören außerdem die Einstellung der Maschinen, der Formatwechsel und die Störungsbehebung der ersten Stufe – also drei Kompetenzen, die in seinem Entwicklungsplan festgehalten werden sollten.

Beispiel für ein Gateway-Datenblatt

Verpackungsmittel → Leitungsmonteur

Bereits erworben

HygieneQualitätskontrolleSicherheit am Arbeitsplatz

Zu erwerben

EinstellungÄnderung des FormatsFehlerbehebung der ersten Stufe

Unterschied: 3 Kompetenzen, die in den Entwicklungsplan jedes Bewerbers aufzunehmen sind.

Erstellen Sie zunächst die Übergänge zu den Stellen, für die laut Alterspyramide Personalbedarf besteht, und stellen Sie diese im Rahmen eines Karrieregesprächs vor. Die jährliche Mitarbeiterbeurteilung (People Review) dient dazu, die Kandidaten zu bestätigen und den Zeitplan für deren Nachbesetzung festzulegen.

7. Das GEPP-Dashboard

Das Dashboard fasst einige Kennzahlen aus den zuvor genannten Tools zusammen, die monatlich für jede einzelne Werkstatt ausgewertet werden. An einem Produktionsstandort empfehlen wir, zunächst mit diesen fünf Kennzahlen zu beginnen:

• Die Besetzungsquote für kritische Stellen gibt den Anteil der Stellen an, die von mindestens drei qualifizierten Personen besetzt sind.
• Die Vielseitigkeitsquote gibt den Anteil der Mitarbeiter an, die alle Anforderungen von mindestens zwei Stellen erfüllen.
• Der Anteil der gültigen Berechtigungen zeigt, was die Website bei einem Audit vorweisen kann.
• Der Anteil der Mitarbeiter in kritischen Positionen, die innerhalb von fünf Jahren das Unternehmen verlassen werden, gibt Aufschluss darüber, welche Maßnahmen eingeleitet werden müssen.
• Die Einarbeitungszeit gibt die Zeitspanne zwischen dem Antritt einer Stelle und der Selbstständigkeit an.

Legen Sie für jeden Indikator ein Ziel auf der Grundlage der historischen Daten Ihrer Website fest und legen Sie die Tabelle dann vierteljährlich der Geschäftsleitung vor, wobei für jeden Indikator, der das Ziel verfehlt, eine Entscheidung erwartet wird. Die Formeln und Schwellenwerte für Maßnahmen sind in unserem Leitfaden zu den GEPP-Indikatoren.

Die Reihenfolge der Aufstellung vor Ort

Beginnen Sie mit der Kartografie, dem am schnellsten zu erstellenden Instrument, da sie die Werkstatt und die Arbeitsplätze festlegt, auf die sich alles Weitere konzentrieren soll.

Die sieben Werkzeuge Schritt für Schritt einsetzen

In jeder Phase wird das Ergebnis der vorherigen Phase im Rahmen eines Pilotprojekts weiterverwendet, bevor die Maßnahme ausgeweitet wird.

1. 1Kartografieren

   Export aus dem HRIS, Alterspyramide und Auswahl eines Pilotbetriebs.

   Lieferbar: Liste der kritischen Stellen

2. 2Beschreiben

   Verzeichnis der kritischen Stellen in der Werkstatt, einschließlich der ILUO-Stufen.

   Lieferbar: Erforderliche Kompetenzen und Kenntnisstufen

3. 3Bewerten

   Die Matrix wurde am Arbeitsplatz ausgefüllt, einschließlich Berechtigungen und Fristen.

   Lieferbar: Besetzung jeder Stelle

4. 4Ausbilden

   Aus den gemessenen Abweichungen abgeleiteter Schulungsplan.

   Lieferbar: Maßnahmen mit festgelegten Terminen und veranschlagten Kosten

5. 5Austauschen

   Vorgefertigte Gesprächsprotokolle und erste Übergangsbögen.

   Lieferbar: Wunschkriterien für eine Stelle

6. 6Steuern

   Monatliches Dashboard, anschließend Ausweitung auf die einzelnen Werkstätten.

   Lieferbar: vierteljährliche Beschlüsse

Ein Schulungsplan, der vor der Erstellung des Referenzrahmens und der Matrix aufgelegt wurde, basiert auf den angegebenen Bedürfnissen. Falls Ihr Plan bereits umgesetzt wird, vergleichen Sie ihn mit der Matrix, sobald diese ausgefüllt ist, um das Budget entsprechend den tatsächlich festgestellten Abweichungen neu zuzuweisen.

Excel oder GEPP-Software – wann sollte man wechseln?

Dieser gesamte Prozess kann in Excel beginnen, solange es sich um einen Pilot-Workshop handelt, der von einer einzigen Person geleitet wird, und unser Excel-Vorlage für eine Kompetenzmatrix „gratuit“ verknüpft bereits Kompetenzen, Schlüsselpositionen und Vielseitigkeitsziele miteinander.

Die Datei stößt in vier Situationen an ihre Grenzen, die in den Hilfeanfragen in den Excel-Foren häufig vorkommen. Kreuzen Sie diejenigen an, die bei Ihnen bereits aufgetreten sind.

Eine GEPP-Software Es vereint somit Referenzdaten, Matrix, Schulungen und Gespräche zu einem bestimmten Thema, einschließlich Verlaufsdaten und Fristenbenachrichtigungen. Unser Leitfaden zur Auswahl eines GPEC-Software beschreibt die Vergleichskriterien im Einzelnen.

Wo soll ich diese Woche anfangen?

Fordern Sie einen Export der Mitarbeiterdaten nach Position und Geburtsdatum an, ermitteln Sie den Bereich, in dem sich Abgänge und seltene Kompetenzen konzentrieren, und listen Sie dann die dortigen kritischen Stellen auf. Allein innerhalb dieses Bereichs ermöglichen bereits ein kurzer Referenzrahmen und eine am jeweiligen Arbeitsplatz ausgefüllte Matrix, eine Personalzuweisung zu treffen und ein Audit vorzubereiten.

Die vier weiteren Tools werden entsprechend den Anforderungen des jeweiligen Standorts an diese Daten angebunden. Mercateam begleitet diesen Rahmenprozess an über 300 Industriestandorten, wobei die Matrix, die Schulungen und die Gespräche auf einer einzigen Plattform zusammengefasst sind.