Réaliser les plannings du personnel est bien souvent une tâche longue et fastidieuse. On estime d’ailleurs que les managers passent 7 heures hebdomadaires à gérer le planning de leurs équipes. Un grand nombre d’entreprises réalisent les plannings sur papier ou via un tableur type Excel, ce qui est loin de faciliter la tâche. Il est essentiel de choisir un outil qui prend en compte la réalité du terrain et l’organisation du travail au quotidien, afin d’optimiser la gestion des ressources et la répartition des tâches.
Heureusement, bon nombre d’outils sont disponibles sur le marché pour vous aider à réaliser des plannings aisément, et à les partager à vos collaborateurs. Cependant, il est nécessaire de choisir un outil adapté au besoin de vos équipes. De nombreux logiciels de planning gratuit existent, souvent proposés en version gratuite avec des fonctionnalités limitées. Différentes versions, gratuites ou payantes, s’adaptent aux besoins des organisations de toutes tailles et de tous secteurs, permettant ainsi de répondre aux exigences spécifiques de chaque domaine d’activité. Voyons ensemble comment faire le bon choix.
Pourquoi investir dans un outil de planification et d’affectation du personnel
Avant d’entrer dans le vif du sujet, il est bon de rappeler les principaux bénéfices que vous pourrez tirer d’un tel outil. La gestion des ressources et des activités est facilitée par un outil de gestion adapté, permettant d’optimiser l’organisation au sein de chaque secteur et structure.
Un logiciel de planning performant permet de centraliser la gestion des temps, la gestion du temps de travail et des horaires, ce qui améliore l’efficacité et la rentabilité de vos activités. Grâce à la gestion des temps, il devient plus simple de suivre le temps de travail des employés et d’optimiser la planification des tâches.
La vue en temps réel offerte par des tableaux de bord interactifs garantit une visibilité optimale sur l’avancement des projets et la qualité de l’information partagée avec l’équipe. Ces tableaux de bord facilitent la prise de décision et le pilotage des activités.
Côté productivité, la collaboration au sein de l’équipe est renforcée grâce à une prise en main rapide de l’outil, à l’ergonomie intuitive et à la centralisation des bases de données RH. Chaque employé et chaque équipe peuvent consulter leur planning, leurs horaires, effectuer des demandes d’absences ou de paie, et suivre l’évolution de leurs activités.
L’intégration de modules de paie simplifie la gestion des paies et automatise les processus liés à la paie, tout en assurant la conformité réglementaire. La compatibilité avec différents secteurs et structures est assurée grâce à une gamme de plans adaptés à chaque besoin, du poste de travail individuel à l’organisation multi-sites.
Il est essentiel de choisir un outil de gestion de projet reconnu comme référence, bénéficiant d’avis clients positifs et de l’accompagnement d’un expert pour garantir la qualité et la performance de la solution. Un comparatif des solutions disponibles permet de faire le meilleur choix, en tenant compte des mises à jour régulières et de l’évolution des fonctionnalités.
La gestion des rendez-vous est également facilitée, offrant une grande flexibilité pour différents postes de travail et métiers, notamment dans le médical, le bien-être ou la formation.
Pour rappel, qu’est ce qu’un logiciel de planning ? Il s’agit d’un outil numérique conçu pour organiser, planifier et suivre les activités, les ressources et le temps de travail. Qu’un logiciel de planning soit utilisé pour la gestion de projet ou la gestion RH, il peut transformer la gestion du temps et des activités, et devenir une ressource incontournable pour toute entreprise.
Bénéfice n°1 : un gain de temps considérable
Un des principaux avantages d’un outil d’aide à la planification, c’est le gain de temps pour les chefs d’équipes. Ces derniers passeraient près de 7h par semaine à définir la meilleure combinaison pour affecter les membres de leurs équipes. Le problème prend une autre dimension lorsqu’il est nécessaire d’effectuer des changements de dernière minute. Une absence imprévue engendre un véritable casse-tête pour la personne qui réalise les plannings.
Notons aussi que cette tâche particulièrement chronophage est souvent réalisée, au mieux, sur Excel, et au pire, sur papier. Ces deux supports rendent les mises à jour complexes (en témoignent des phrases comme “quelle est la dernière version du planning de la semaine prochaine ?”). Grâce à un logiciel adapté, la gestion des temps et la gestion du temps sont optimisées grâce à l’automatisation des horaires et du suivi du temps de travail, ce qui améliore l’efficacité et la rentabilité de l’organisation. Ces problématiques sont ainsi résolues, ce qui libère de la charge mentale aux gestionnaires des emplois du temps.
Bénéfice n°2 : une vue en temps réel du personnel disponible
Conséquence directe du précédent point : si les fichiers ne sont pas à jour, il est difficile de savoir quels salariés sont disponibles à un instant donné. Il faut alors faire le tour des équipes pour s’assurer que les informations sont correctes.
L’utilisation de tableaux de bord permet d’offrir une visibilité en temps réel sur l’activité des employés et la répartition sur chaque poste de travail. Ainsi, chaque employé peut consulter son planning, suivre son activité et les managers disposent d’une vue d’ensemble pour optimiser la gestion des ressources humaines.
L’avantage des outils de planning, c’est qu’ils sont généralement intégrés avec vos autres logiciels de gestion du personnel (qui gèrent les congés, les arrêts maladie etc.). Il est ainsi plus simple de déterminer quel salarié placer à quel poste selon ses disponibilités ou encore selon ses compétences (nous détaillons ce point particulier dans la seconde partie de l’article).
Bénéfice n°3 : une meilleure productivité
Un logiciel de planification du personnel est bénéfique pour l’ensemble des salariés. Ces derniers peuvent accéder à tout moment à leur emploi du temps à jour. Les managers quant à eux, peuvent se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée plus intéressante.
Les points de friction liés à l’administratif sont fortement réduits, ce qui permet en même temps d**’améliorer la communication, le partage d’informations et donc la productivité** à tous les niveaux de l’entreprise. De plus, la collaboration au sein de l’équipe est renforcée grâce à un outil de gestion dont la prise en main intuitive facilite l’adoption rapide. La centralisation des bases de données RH permet un accès simplifié aux ressources essentielles, tout en garantissant une qualité optimale de l’expérience utilisateur.
L’outil de gestion contribue également à la satisfaction client, comme en témoignent de nombreux avis positifs recueillis auprès des utilisateurs. L’accompagnement par un expert lors de la mise en place du logiciel permet d’optimiser la gestion du planning et d’assurer un suivi personnalisé.
Utiliser un logiciel de planification et d’affectation du personnel est un facteur indispensable pour toute entreprise qui aspire à plus d’agilité et de polyvalence. Par conséquent, le choix de l’outil à implémenter dans votre entreprise doit être en adéquation avec vos besoins métier. Voyons ensemble quels sont les principaux critères à considérer avant de faire votre choix.
Les critères pour choisir le meilleur outil de planning
Avant de choisir un outil, il est essentiel de consulter un comparatif des différentes versions et plans disponibles afin d’identifier la gamme de logiciels de gestion la plus adaptée à la structure, au secteur et à l’organisation de l’entreprise. Les solutions de gestion de projet et de gestion de projets offrent aujourd’hui une grande flexibilité, permettant de gérer efficacement des projets de toute taille et de s’adapter à des organisations variées, quels que soient les secteurs d’activité concernés.
Nous allons nous intéresser à trois dimensions essentielles : la centralisation des données, l’aspect analytique, et l’affectation du personnel selon des contraintes métier.
Critère n°1 : partage des informations en temps réel
Votre outil de création de planning idéal devrait permettre de prendre en compte les données des différents outils des ressources humaines. Par exemple, les dates de congés, qui devraient pouvoir être facilement prises en considération dans la planification afin d’éviter les erreurs.
Il est également essentiel de disposer de bases de données fiables, d’une ressource centralisée pour l’organisation, et de bénéficier de mises à jour régulières afin de garantir la fiabilité et la sécurité des informations.
De même, assurez-vous que votre choix se porte vers une solution qui vous permette de partager les plannings aux équipes en direct. Ainsi, chacun peut accéder à son emploi du temps, toujours actualisé.
Critère n°2 : analyse de l’activité
Le second critère qui devrait retenir votre attention porte sur l’aspect analytique. Nous vous conseillons de vous tourner vers un logiciel qui vous aide à accéder à des données clés, telles que le nombre d’heures passées par chaque collaborateur sur vos postes. Ce sont des indicateurs précieux, notamment pour limiter les risques de Troubles Musculo Squelettiques sur vos lignes, mais aussi pour valoriser et améliorer la polyvalence de vos collaborateurs.
Grâce à un tableau de bord dédié, vous pouvez suivre l’activité et les différentes activités de vos collaborateurs en temps réel. L’utilisation de tableaux de bord permet de centraliser et de visualiser l’ensemble des activités, offrant ainsi une vue d’ensemble claire et structurée pour optimiser la gestion et le pilotage des ressources.
Critère n°3 : affectation du personnel automatique
Enfin, nous attirons votre attention sur le fait que votre outil d’affectation du personnel devrait avant tout vous aider à placer le bon salarié sur le bon poste, au bon moment. Cela n’est possible qu’à condition de pouvoir prendre en compte un certain nombre de contraintes métier dans le calcul des affectations.
Ainsi, un outil d’affectation du personnel et de planification doit également intégrer des fonctionnalités de gestion des ressources humaines, de gestion de planning, de gestion des temps et de gestion du temps de travail afin d’optimiser l’affectation sur chaque poste de travail et la répartition des travaux. Il doit considérer :
- les compétences et les habilitations de chaque salarié
- les compétences et les habilitations nécessaires sur chaque poste
- les données RH (absences, congés, RTT, arrêts maladie, etc.)
Ce troisième critère est essentiel pour toute entreprise qui aspire à mettre en place un plan de Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences.
En résumé :
Votre outil de planification devrait avant tout vous aider à placer la bonne personne sur le bon poste. Pour cela il est nécessaire d’intégrer des notions telles que les compétences, les habilitations, les absences ou encore les shifts, tout en facilitant la gestion du travail, la gestion des temps et l’organisation des travaux au sein des équipes.
Critère n°4 : sécurité et confidentialité des données
La sécurité et la confidentialité des données sont aujourd’hui des enjeux majeurs pour toute entreprise utilisant un logiciel de planning. En effet, les logiciels de planning centralisent des informations sensibles sur les salariés, les plannings du personnel, les congés, les absences et bien d’autres données stratégiques. Il est donc primordial de s’assurer que ces informations sont protégées contre tout accès non autorisé ou toute fuite potentielle.
Pour répondre à ces besoins, les meilleurs logiciels de planning intègrent des fonctionnalités avancées de sécurité, telles que le chiffrement des données, la mise en place de pare-feu performants et des systèmes de détection d’intrusion. Ces mesures garantissent que les données de votre entreprise et de vos collaborateurs restent confidentielles et à l’abri des cybermenaces.
La conformité aux normes de sécurité et de confidentialité, comme le RGPD, est également un critère incontournable lors du choix d’un logiciel de planning. Un logiciel conforme vous assure que la gestion des plannings, des congés et des informations personnelles de vos salariés respecte la législation en vigueur, renforçant ainsi la confiance de toutes les personnes concernées.
Autre point essentiel : la sauvegarde automatique des données. Cette fonctionnalité protège votre entreprise contre les pertes d’informations en cas de panne ou d’incident technique. De plus, un bon logiciel de planning doit permettre de gérer précisément les droits d’accès, afin que seules les personnes autorisées puissent consulter ou modifier les plannings et les données sensibles.
Des solutions reconnues comme Combo, Skello, ou encore d’autres meilleurs logiciels de planning, proposent aujourd’hui des fonctionnalités de sécurité et de confidentialité robustes, adaptées aux besoins des entreprises de toutes tailles. Avant de faire votre choix, il est donc recommandé de comparer attentivement les options disponibles, en tenant compte des besoins spécifiques de votre structure et des attentes de vos équipes.
En résumé, la sécurité et la confidentialité des données ne doivent jamais être négligées dans le choix d’un logiciel de planning. Opter pour une solution fiable et conforme, c’est garantir la protection des informations de vos salariés et la sérénité de votre organisation au quotidien.
Le planning avec Mercateam
Mercateam prend en compte les contraintes précédemment mentionnées, permettant ainsi d’automatiser l’affectation sur poste. Un logiciel de gestion performant comme Mercateam va bien au-delà d’un simple planning du personnel : il intègre la gestion des employés, la préparation des paies et de la paie, ainsi que la gestion des rendez-vous pour optimiser l’organisation de l’entreprise.
Mercateam répond parfaitement à la définition de ce qu’est ce qu’un logiciel de planning : il permet de planifier, organiser et gérer les tâches et les ressources des employés, tout en facilitant la synchronisation des données et l’automatisation des processus RH. Pour les besoins plus simples, il existe également des alternatives de logiciel de planning gratuit, adaptées aux petites équipes ou à une gestion de planning du personnel moins complexe.
Comment ça fonctionne ?
- Étape 1 : Cartographie des compétences des opérateurs et référencement de tous les postes de production
- Étape 2 : Définition des compétences et habilitations requises pour chaque poste de production
- Étape 3 : Intégration par API des données des SIRH existants (absences, congés etc.)
- Étape 4 : Automatisez enfin votre planning d’affectation au poste selon vos contraintes !
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