Definities en sleutelbegrippen
1.1 Wat is de vaardigheden- en veelzijdigheidmatrix?
De competentiematrix is een instrument om de specifieke competenties van elke werknemer binnen een organisatie in kaart te brengen en te beoordelen. Dit kunnen harde vaardigheden, zachte vaardigheden of domein- of industriespecifieke vaardigheden zijn. Deze matrix helpt om de sterke en zwakke punten van teams te identificeren, opleiding en ontwikkeling te plannen en de vaardigheden van werknemers af te stemmen op de bedrijfsdoelstellingen.
Anderzijds is de multikwalificatiematrix een instrument om het vermogen van elke werknemer om verschillende taken of rollen binnen de organisatie uit te voeren te beoordelen en te visualiseren. Hij meet de flexibiliteit en het aanpassingsvermogen van de werknemers, en kan helpen diegenen te identificeren die kunnen worden opgeleid om meerdere of verwisselbare rollen op zich te nemen. Deze matrix kan helpen de veerkracht en efficiëntie van het team te verbeteren, zodat taken beter kunnen worden toegewezen en dekking kan worden geboden in geval van afwezigheid of verandering van rol.
1.2 Wat is het verschil tussen een vaardighedenmatrix en een veelzijdigheidsmatrix?
De competentiematrix en de veelzijdigheidsmatrix zijn twee verschillende, maar elkaar aanvullende instrumenten voor personeelsbeheer. Hoewel ze elkaar soms overlappen, hebben ze specifieke doeleinden en toepassingen.
Competentiematrix: deze richt zich op het identificeren en kwantificeren van de individuele competenties binnen de organisatie. Dit omvat technische vaardigheden (harde vaardigheden), interpersoonlijke vaardigheden (zachte vaardigheden) en soms uitzonderlijke of unieke vaardigheden (gekke vaardigheden). Deze matrix kan helpen lacunes in vaardigheden op te sporen, opleidings- en ontwikkelingsinitiatieven te sturen en het talent van de onderneming af te stemmen op haar strategische doelstellingen.
Multi-skilling matrix: Dit instrument daarentegen richt zich meer op het vermogen van werknemers om meerdere rollen of een verscheidenheid aan taken uit te voeren. Multi-skilling verwijst naar het vermogen om zich aan te passen aan verschillende situaties, taken of rollen, en de multi-skilling matrix helpt bij het identificeren van degenen die over een breder scala aan toepasbare vaardigheden beschikken. Het is bijzonder nuttig voor opvolgingsplanning, capaciteitsbeheer en het verminderen van de risico's die samenhangen met de afhankelijkheid van sleutelfiguren.
Het belangrijkste verschil tussen beide ligt dus in hun focus: de competentiematrix richt zich op de beoordeling van specifieke competenties, terwijl de veelzijdigheidsmatrix zich richt op het vermogen van personen om een verscheidenheid aan taken of rollen binnen de organisatie uit te voeren.
Waarom een matrix van vaardigheden en veelzijdigheid?
2.1. Regelgeving en kwaliteit - ISO 9001-certificering
Het opstellen van een vaardigheden- en veelzijdigheidmatrix is essentieel om te voldoen aan de regelgeving en kwaliteitseisen, met name in het kader van ISO 9001-certificering. Deze internationale norm voor kwaliteitsmanagementsystemen vereist dat organisaties de vaardigheden identificeren en beheren die nodig zijn voor functies die invloed hebben op de conformiteit van producten of diensten. Dit omvat het identificeren van de vereiste vaardigheden, het meten van bestaande vaardigheden, het beoordelen van hiaten en het invoeren van maatregelen om deze vaardigheden te ontwikkelen en te onderhouden.
De vaardigheden- en veelzijdigheidmatrix speelt een cruciale rol in dit proces. Het geeft een overzicht van de vaardigheden die beschikbaar zijn in de organisatie en laat zien op welke gebieden actie moet worden ondernomen om de hiaten op te vullen. Het gebruik van deze matrix helpt niet alleen om naleving van ISO 9001 te garanderen, maar draagt ook bij aan het verbeteren van de algehele prestaties van het kwaliteitsmanagementsysteem.
2.2. Follow-up van de vergunningen
Het monitoren van autorisaties is een andere belangrijke reden waarom het opstellen van een vaardigheden- en veelzijdigheidsmatrix essentieel is in een organisatie. Machtigingen zijn de formele autorisaties die aan werknemers worden gegeven om bepaalde taken uit te voeren of bepaalde machines of apparatuur te bedienen, vaak op basis van hun opleiding en ervaring. Met een goed ontworpen vaardigheden- en veelzijdigheidmatrix kunnen deze autorisaties effectief worden bijgehouden en beheerd. Het geeft een overzicht van welke werknemers over de nodige vaardigheden en autorisaties beschikken om specifieke taken uit te voeren, waardoor het eenvoudiger wordt om taken optimaal toe te wijzen.
Daarnaast helpt de matrix bij het identificeren van werknemers die mogelijk aanvullende training nodig hebben om bepaalde bevoegdheden te krijgen, of van werknemers van wie de bevoegdheden bijna verlopen en vernieuwd moeten worden. Op deze manier is de vaardigheden- en veelzijdigheidmatrix een waardevol hulpmiddel om naleving, veiligheid en operationele efficiëntie te garanderen.
2.3 Knowhow veiligstellen en doorgeven
Het veiligstellen en doorgeven van knowhow is een andere vereiste waarvoor organisaties een vaardigheden- en veelzijdigheidmatrix moeten ontwikkelen. Knowhow, de specifieke expertise die werknemers in de loop der tijd hebben opgebouwd, is een waardevol bezit voor elk bedrijf. Dit kapitaal kan echter in gevaar komen, vooral wanneer een belangrijke werknemer de organisatie verlaat. Een vaardigheden- en veelzijdigheidmatrix helpt om deze knowhow te identificeren en veilig te stellen door precies te bepalen wie welke vaardigheden of expertise binnen het bedrijf bezit. Het vergemakkelijkt ook de opvolgingsplanning en de overdracht van vaardigheden door potentiële vervangers voor elke sleutelpositie te identificeren.
Bovendien helpt de matrix, door het benadrukken van bestaande vaardigheden en vaardigheden die ontwikkeld moeten worden, bij het ontwerpen van effectieve trainingsplannen om ervoor te zorgen dat kennis wordt doorgegeven. Op deze manier speelt de vaardigheden- en veelzijdigheidmatrix een beslissende rol in het waarborgen van de continuïteit en veerkracht van het bedrijf door het kenniskapitaal veilig te stellen.
Een effectief trainingsplan is gebaseerd op een duidelijk inzicht in de bestaande vaardigheden en potentiële verbeterpunten binnen het team. Een vaardigheden- en veelzijdigheidmatrix geeft een duidelijk beeld van deze elementen en identificeert niet alleen de vaardigheden waarover werknemers op dit moment beschikken, maar ook de vaardigheden die mogelijk nog verder ontwikkeld moeten worden. Dit stelt trainingsmanagers in staat om gerichte en relevante programma's te maken die voldoen aan de werkelijke behoeften van de organisatie.
Daarnaast kan de matrix helpen bij het identificeren van werknemers die het meeste baat zouden kunnen hebben bij bepaalde trainingen, of werknemers die als interne trainers zouden kunnen fungeren dankzij hun expertise op bepaalde gebieden. Op deze manier kan het gebruik van een vaardigheden- en veelzijdigheidmatrix de effectiviteit en impact van trainingsinitiatieven aanzienlijk verbeteren.
2.5. Steun voor aanwerving
Werving is een ander gebied waar de ontwikkeling van een vaardigheden- en veelzijdigheidmatrix cruciaal is. In de huidige omgeving van intense concurrentie voor talent is het essentieel voor organisaties om een duidelijk inzicht te hebben in de vaardigheden die ze nodig hebben om hun doelstellingen te bereiken. Een vaardigheden- en veelzijdigheidmatrix geeft een overzicht van de bestaande vaardigheden binnen de organisatie en benadrukt de hiaten die mogelijk moeten worden aangeworven. Op die manier kunnen rekruteringsmanagers bij het zoeken naar nieuw talent gerichter op zoek gaan naar de vereiste vaardigheden.
Bovendien kan de matrix, door het benadrukken van de vaardigheden waaraan een tekort is binnen de organisatie, helpen bij het identificeren van functies waarvoor het nuttig zou kunnen zijn om interne training aan te bieden, in plaats van te proberen extern te werven. Op deze manier kan een matrix van vaardigheden en veelzijdigheid een waardevolle ondersteuning bieden bij de werving en helpen om de wervingsstrategie af te stemmen op de werkelijke behoeften van de organisatie.
Het opstellen van een competentie- en veelzijdigheidsmatrix is geen taak die lichtvaardig moet worden opgevat. Het is een strategisch proces dat de manier waarop u uw talent beheert en uw organisatie aanstuurt, kan veranderen. Hier volgen de belangrijkste stappen voor het opstellen van een robuuste en effectieve competentiematrix.
3.1 Kerncompetenties en veelzijdigheid vaststellen :
De eerste stap bij het opstellen van uw vaardighedenmatrix is het vaststellen van de belangrijkste vaardigheden en veelzijdigheid die in uw organisatie nodig zijn. Dit zijn de technische en functionele vaardigheden die cruciaal zijn voor het bereiken van uw doelstellingen. Het kan nuttig zijn om nauw samen te werken met de managers van elke afdeling om te bepalen welke specifieke vaardigheden voor elke functie vereist zijn. Vergeet ook niet de 'zachte' vaardigheden, zoals communicatie en probleemoplossing, die even belangrijk zijn voor het succes van uw organisatie.
3.2. Beoordeling van competentieniveaus en veelzijdigheid :
Zodra u de kerncompetenties hebt vastgesteld, is de volgende stap het beoordelen van het competentieniveau en de veelzijdigheid van elk lid van uw team. Dat kan door middel van individuele gesprekken, functioneringsgesprekken of competentietests. Het doel is niet alleen na te gaan of iemand over een bepaalde vaardigheid beschikt, maar ook hoe competent en veelzijdig hij of zij op dat gebied is.
3.3. Structureren van de matrix :
De derde stap is het structureren van de matrix zelf. Hierbij wordt een rooster gemaakt waarbij elke rij een teamlid voorstelt en elke kolom een kerncompetentie. Het snijpunt tussen een rij en een kolom moet het competentieniveau van die persoon op dat specifieke gebied aangeven. Meervoudige vaardigheden kunnen worden weergegeven door een extra dimensie aan de matrix toe te voegen om het aantal vaardigheden aan te geven waarin elk individu competent is.
3.4 Beheer van de gegevens en actualisering van de matrix :
Last but not least: het beheer van de gegevens en het bijwerken van de matrix. Vaardigheden en organisatorische behoeften veranderen mettertijd, dus is het van cruciaal belang de matrix regelmatig bij te werken om hem relevant te houden. Dit kan inhouden dat de competenties van werknemers op gezette tijden opnieuw worden beoordeeld, dat nieuwe competenties aan de matrix worden toegevoegd naarmate ze relevant worden, of dat bestaande competenties worden herzien om ervoor te zorgen dat ze nog steeds afgestemd zijn op de doelstellingen van de organisatie.
Het opstellen van een competentie- en veelzijdigheidsmatrix is geen eenvoudige opgave, maar de voordelen ervan voor uw organisatie zijn immens. Met een goed ontworpen competentiematrix bent u beter uitgerust om uw talent te beheren, uw opleiding te plannen en uw organisatie naar succes te leiden.
Waarom software voor competentiebeheer gebruiken in plaats van Excel?
Talentmanagement is een belangrijk aandachtspunt voor organisaties en kan zonder de juiste tools complex zijn. Hoewel velen zich tot Excel wenden, zijn er vele redenen waarom een specifiek softwarepakket voor competentiebeheer, zoals dat van Mercateam, een verstandigere oplossing is.
4.1. Continu bijwerken van gegevens :
Mercateam biedt een automatische actualisering van de gegevens in real time, in tegenstelling tot Excel dat een manuele actualisering vereist. Dit kan een vervelende taak zijn en de matrix kan snel verouderen als hij niet regelmatig wordt bijgewerkt.
4.2 Gefaciliteerde samenwerking :
In tegenstelling tot Excel is competentiemanagementsoftware zoals Mercateam een inherent samenwerkingsinstrument. Het vereenvoudigt het delen van informatie en documenten, waardoor een vlotte samenwerking tussen teamleden mogelijk wordt.
4.3 Procesintegratie :
Mercateam biedt de mogelijkheid om verschillende processen binnen hetzelfde platform te integreren. Dit maakt het mogelijk om competenties in kaart te brengen, 360° assessments uit te voeren, opleidingen toe te wijzen, goedkeuringen te volgen en nog veel meer.
4.4. Gegevensbeveiliging :
Software voor competentiebeheer, waaronder Mercateam, is ontworpen met strikte beveiligingsprotocollen om uw gegevens te beschermen. Dit betekent dat ze uw gegevens kunnen versleutelen, controleren wie er toegang toe heeft en controleren op verdachte activiteiten. In een omgeving waar datalekken een grote zorg zijn voor bedrijven, is deze functie essentieel. Excel daarentegen kan weliswaar met een wachtwoord worden beveiligd, maar biedt niet hetzelfde beveiligingsniveau en is kwetsbaarder voor menselijke fouten, zoals het per ongeluk delen van bestanden met gevoelige informatie.
4.5. Aanpassing :
Elke organisatie heeft zijn eigen unieke behoeften op het gebied van competentiemanagement. Software voor competentiebeheer, zoals Mercateam, kan meestal worden aangepast om aan deze specifieke behoeften te voldoen. U kunt bijvoorbeeld de software configureren om vaardigheden die bijzonder belangrijk zijn voor uw organisatie op te sporen en te beoordelen, specifieke beoordelingsprocessen voor vaardigheden definiëren of de door de software gegenereerde rapporten en analyses aanpassen.
Of uw organisatie nu groot of klein is, Mercateam helpt u de competentiematrices en autorisaties van uw mensen effectief te beheren, zodat uw organisatie altijd de juiste mensen in de juiste functies heeft. Door Mercateam te verkiezen boven Excel voor competentiebeheer, kiest u voor een dynamische, collaboratieve en geïntegreerde tool die kan voldoen aan de specifieke behoeften van uw organisatie.
Mis geen nieuws meer van Mercateam
