Responsable de production, chef d’atelier ou RH, vous suivez peut-être les compétences de vos équipes dans un vieil Excel, ou pas encore du tout. C’est souvent une absence, un intérimaire à placer ou une demande d’audit qui révèle qu’un savoir-faire ne repose que sur une seule personne.
Une matrice de compétences croise opérateurs et compétences de poste, avec le niveau observé à comparer au niveau requis. Remplie au poste et mise à jour, elle dit qui peut prendre le relais demain.
Qu’est-ce qu’une matrice de compétences ?
Dans une matrice de compétences, les opérateurs occupent les lignes et les colonnes portent ce que leurs postes demandent de savoir faire, avec un niveau de maîtrise dans chaque case.
Ne donnez de colonne qu’à ce qui se voit au poste, jamais à un diplôme ou à une qualité comme « rigueur ». La norme AFNOR X50-750 parle elle aussi de capacités mises en œuvre en situation professionnelle.
- En ligne, la matrice dit ce que sait faire un opérateur, compétence par compétence.
- En colonne, elle dit combien de personnes maîtrisent une compétence au niveau requis, donc qui peut prendre le relais.
- Une ligne « niveau requis », en tête du tableau, fixe pour chaque colonne le niveau à atteindre.
Une matrice, deux lectures
Les opérateurs en lignes, les compétences en colonnes, le niveau requis en tête.
| Opérateur | Alimenter la ligne | Conduire l’encaisseuse | Contrôler poids et étanchéité | Changer de format |
|---|---|---|---|---|
| Niveau requis | 2 | 2 | 3 | 3 |
| Opérateur A | 4 | 3 | 3 | 4 |
| Opérateur B | 3 | 2 | 3 | 1 |
| Opérateur C | 2 | 3 | 2 | 2 |
En ligne : ce que sait faire un opérateur. L’opérateur B atteint le niveau requis sur trois compétences sur quatre.
En colonne : qui maîtrise la compétence. Seul l’opérateur A change de format au niveau requis.
Exemple construit pour l’illustration : opérateurs anonymes, niveaux de 1 à 4. Les valeurs reprennent la ligne de conditionnement de l’article.
Écrivez les colonnes comme des gestes du poste, « conduire l’encaisseuse » ou « changer de format ». Un geste vu au poste se note sans hésiter, alors qu’un titre RH laisse l’évaluateur dans le flou.
La vidéo Mercateam reprend cette définition, avec des cas d’usage en usine et les erreurs les plus fréquentes.
Matrice de compétences ou matrice de polyvalence ?
Dans un atelier, la matrice de compétences et la matrice de polyvalence sont le même tableau, lu dans deux sens. La première demande à quel niveau ; la seconde compte qui sait faire quoi.
Le sens de « polyvalent » varie d’une usine à l’autre, un accord d’entreprise y voyant l’occupation réelle de plusieurs postes dans l’année. Comptez la vôtre au niveau requis, ce que mesure la matrice.
- Le taux de polyvalence d’un opérateur divise les compétences qu’il maîtrise au niveau requis par le nombre de compétences de la ligne.
- Le taux de la ligne fait la moyenne de ceux de ses opérateurs.
- La couverture d’une compétence compte les personnes qui la maîtrisent au niveau requis.
Écrivez dans la matrice à partir de quel niveau une compétence compte comme acquise. Sans cette règle, votre taux ne se compare pas d’un trimestre à l’autre.
À quoi sert une matrice de compétence en usine ?
Une matrice de compétence sert d’abord à savoir qui peut occuper chaque poste demain matin, avant même que le planning soit bouclé.
Vous la prenez peut-être pour un fichier d’audit. Elle sert pourtant en premier au chef d’équipe qui affecte ses opérateurs, parce qu’un savoir-faire resté dans sa tête disparaît le jour où il est absent.
- Elle vous aide à affecter les opérateurs et à couvrir une absence, en montrant qui a les compétences du poste au niveau requis.
- Elle oriente les formations vers les compétences où l’équipe est la plus faible, là où l’écart avec le niveau requis est le plus grand.
- Elle prépare la relève, puisque les compétences à transmettre avant un départ se lisent dans la ligne de la personne qui part.
- Elle dit s’il faut recruter ou former en interne, et quoi transmettre d’abord à un nouvel arrivant.
- Elle prouve en audit qui est formé et habilité, avec la date de validité de chaque CACES ou habilitation électrique.
Un CACES de cariste vaut 5 ans, et l’INRS conseille de recycler l’habilitation électrique tous les 3 ans. Notez chaque échéance dans la matrice, pour la voir venir bien avant l’audit.
Une matrice d’habilitation met chaque titre en regard des postes qui l’exigent.
Repérer les compétences maîtrisées par une seule personne
Une colonne où une seule personne atteint le niveau requis signale une compétence qui disparaît de la ligne le jour où elle manque. C’est le premier écart à traiter, avant de chercher à remonter la moyenne.
Sur la ligne d’exemple plus bas, seul l’opérateur A sait changer de format au niveau requis ; s’il est absent, vous n’avez plus personne pour le faire. Fixez pour chaque compétence combien de personnes doivent la maîtriser, en comptant les congés et les équipes postées, car aucun nombre ne vaut pour tous les ateliers.
Comment construire une matrice de compétences en 5 étapes ?
Pour construire une matrice de compétences qui dit vrai, partez des postes de la ligne, que vous observez avec les opérateurs, et suivez cinq étapes dans l’ordre.
- Listez 8 à 15 compétences par service, celles qui décident d’une affectation, en regardant tourner les postes. Une compétence transversale, comme prévenir la maintenance, y entre si elle se voit au poste.
- Écrivez votre échelle de niveaux, et ce que la personne sait faire au poste à chaque niveau.
- Fixez le niveau requis pour chaque compétence, avant de noter qui que ce soit.
- Faites noter chaque opérateur au poste, en situation de travail.
- Lisez le tableau en colonne, puis en ligne, et décidez qui former et qui affecter.
Vous serez tenté d’être exhaustif, alors que chaque colonne ajoutée fait une case de plus à mettre à jour pour chaque personne, et une matrice de trente compétences finit par ne plus bouger.
Et si vous avez déjà un référentiel de compétences ? Partez-en pour vos colonnes, puisqu’il dit quelles compétences sont attendues, et gardez celles qui changent une affectation.
Quels niveaux de maîtrise choisir ?
Aucune échelle n’est imposée, et quatre niveaux suffisent le plus souvent si chacun se décrit par ce qu’on voit la personne faire au poste. La grille d’un fonds de formation de l’alimentaire n’en a que trois.
Quatre niveaux, décrits par ce qu’on voit au poste
- Niveau 1AccompagnéL’opérateur suit le mode opératoire avec quelqu’un à côté de lui.
- Niveau 2AutonomeIl travaille seul en conditions normales.
- Niveau 3ConfirméIl traite aussi les aléas courants, comme un réglage, un arrêt ou une dérive.
- Niveau 4FormateurIl sait former un collègue.
Échelle proposée : aucune échelle n’est imposée. Écrivez la vôtre poste par poste, jamais d’après l’ancienneté.
Ne déduisez jamais le niveau de l’ancienneté. Un opérateur présent depuis dix ans peut être au niveau 2 sur une compétence, et un autre arrivé en mars au niveau 3.
Vous avez peut-être lu que l’échelle ILUO, quatre lettres qui vont de la dépendance à l’autonomie, serait une norme. Ce codage répandu en atelier change de définition d’une entreprise à l’autre, et se réécrit donc pour vos postes.
Qui évalue : l’opérateur, le chef d’équipe ou les RH ?
Le chef d’équipe donne la note après avoir observé l’opérateur au poste, une fois que celui-ci s’est autoévalué ; les RH garantissent l’échelle et la méthode.
Observée en situation, une compétence se voit à des faits sur lesquels deux évaluateurs tombent d’accord, comme le résultat obtenu, l’équipement choisi ou la réaction à un aléa.
- Remettez à l’opérateur, avant de l’observer, la grille d’évaluation des compétences de son poste, pour que chacun soit noté sur les mêmes critères.
- Quand la note du chef d’équipe et l’autoévaluation divergent, prévoyez une observation de plus, car une moyenne cacherait le désaccord.
- Si l’opérateur apprend en AFEST, la formation en situation de travail prévue par le Code du travail, notez-le d’après les moments où l’on compare l’attendu à ce qu’il a fait, puis ses évaluations à part.
- Évitez que la personne qui vient de former l’opérateur soit la seule à le noter, parce qu’elle juge aussi son propre travail de tuteur.
Exemple de matrice de compétences sur une ligne de conditionnement
Voici une matrice construite pour l’illustration, sur une ligne de conditionnement avec six compétences, cinq opérateurs titulaires et un intérimaire. Les niveaux vont de 1 à 4.
La matrice de la ligne de conditionnement
En violet, les niveaux qui atteignent le niveau requis. En bas, le nombre de titulaires par compétence.
| Opérateur | Alimenter la ligne | Conduire l’encaisseuse | Contrôler poids et étanchéité | Changer de format | Nettoyer en fin de série | Palettiser et étiqueter |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Niveau requis | 2 | 2 | 3 | 3 | 2 | 2 |
| Opérateur A | 4 | 3 | 3 | 4 | 3 | 2 |
| Opérateur B | 3 | 2 | 3 | 1 | 3 | 3 |
| Opérateur C | 2 | 3 | 2 | 2 | 2 | 3 |
| Opérateur D | 2 | 1 | 1 | 1 | 2 | 2 |
| Opérateur E | 3 | 2 | 2 | 2 | 1 | 3 |
| Intérimaire | 2 | 1 | 1 | 1 | 2 | 2 |
| Titulaires | 5 | 4 | 2 | 1 | 4 | 5 |
Faites glisser le tableau pour voir les six compétences.
Polyvalence de la ligne : 70 %, 21 compétences acquises sur 30, mais changer de format n’a qu’un titulaire.
Exemple construit pour l’illustration : opérateurs anonymes, niveaux de 1 à 4. Titulaires et taux comptés sur les cinq titulaires, intérimaire mis à part.
- En colonne, seul l'opérateur A sait changer de format au niveau requis, et le contrôle poids et étanchéité ne repose que sur A et B.
- En ligne, A a le niveau requis sur ses six compétences, B sur cinq, C sur quatre, D et E sur trois.
- Au total, les cinq titulaires ont le niveau requis sur 21 compétences sur 30, soit un taux de polyvalence de 70 % pour la ligne, intérimaire mis à part.
Ce taux paraît correct, et pourtant les 70 % cachent une compétence maîtrisée par une seule personne. Une moyenne additionne les compétences solides et les fragiles ; la colonne, elle, montre combien de titulaires restent. Le jour où A est absent, plus personne ne change de format.
Lisez donc les colonnes avant le taux, et formez dans l'ordre des colonnes fragiles. Ici, le chef d'équipe forme B au changement de format et C au contrôle poids et étanchéité.
- 1 titulairepour changer de format au départ : si A manque, la compétence disparaît de la ligne
- 70 %de polyvalence sur la ligne au départ, un taux qui paraît correct
- 77 %avec B et C formés ; le jour où A manque, B change les formats
Exemple construit pour l'illustration : opérateurs anonymes, niveaux de 1 à 4.
Mettre la matrice à jour à chaque événement
Une matrice de compétences se met à jour à chaque formation validée, arrivée ou départ, et aussi quand un opérateur change de poste ou qu'un nouveau produit arrive sur la ligne.
Actualisée la veille de l'audit, elle n'est juste qu'un jour ; le reste de l'année, vous bâtissez le planning sur des niveaux périmés.
- La matrice remplie au bureau depuis les fiches de poste décrit ce que le poste prévoit, sans rien dire de ce que l'opérateur sait faire.
- Sans niveau requis en tête de colonne, une note ne dit pas si la compétence est acquise.
- Mise à jour une fois par an, elle décrit l'équipe de l'an dernier.
- Les intérimaires laissés hors du tableau deviennent invisibles, alors qu'ils occupent des postes chaque semaine.
- Sans indicateur suivi, personne ne remarque qu'une compétence vient de perdre son deuxième titulaire.
Relisez chaque mois le nombre de compétences à titulaire unique, qui annonce le prochain poste bloqué, et les habilitations qui expirent dans les 60 jours.
Faut-il y inscrire les intérimaires ? Oui, dès leur arrivée, car sur un poste à risques un intérimaire doit recevoir une formation renforcée à la sécurité (Code du travail, art. L.4154-2).
Dans l'exemple, l'intérimaire atteint le niveau requis sur trois compétences sur six, justement celles que l'équipe maîtrise déjà. Son intégration doit donc viser le changement de format et le contrôle.
Excel ou logiciel : quand changer de support ?
Si vous gérez une seule équipe, Excel suffit pour démarrer une matrice ; un outil partagé devient utile quand les équipes, les habilitations datées et les audits s'additionnent.
Le fichier que vous gérez depuis des années, et que plus personne n'ose toucher, finit par contenir des erreurs, et il ne suffit plus dans cinq situations, à cocher ci-dessous.
Excel suffit pour démarrer tant qu'une seule de ces situations vous concerne ; à partir de deux, un outil partagé devient utile.
Ces situations pèsent plus que l'effectif du site. Tant que vous restez sur Excel, gardez un seul fichier et un seul responsable des mises à jour, car un tableur ne signale pas seul une habilitation expirée.
Pour un site entier, un logiciel de matrice de compétences recalcule les titulaires de chaque compétence à chaque saisie et prévient avant l'expiration d'une habilitation.
Le témoignage vidéo de LISI Aerospace raconte ce passage d'Excel à un outil partagé.
Modèle de matrice de compétences gratuit : partir de votre Excel
Entre Excel et le logiciel, la matrice gratuite de Mercateam importe votre fichier Excel en un clic, sans carte bancaire ni installation.
C'est « le premier outil de matrice de compétences gratuit pensé pour l'industrie ». Gardez-y les mêmes règles, avec les gestes du poste en colonnes et le niveau requis noté avant toute évaluation.
- Elle recrée vos collaborateurs, vos compétences et vos habilitations à partir du classeur que vous utilisez déjà.
- Elle recalcule le tableau et le taux de polyvalence à chaque saisie, sans formule à recopier.
- Elle distingue les habilitations qui arrivent à échéance de celles qui ont déjà expiré.
Vous préférez rester sur tableur ? Le modèle Excel gratuit relie les compétences aux postes clés, avec des niveaux en couleurs et un onglet de polyvalence, et s'importe aussi dans Google Sheets.
Une matrice de compétences est-elle obligatoire ?
Non, aucun texte n'impose une matrice de compétences, mais le Code du travail et l'ISO 9001 demandent ce qu'elle sert à prouver.
La loi fixe des résultats et laisse le moyen libre. Le jour d'un contrôle ou d'un audit, vous devez montrer qui est formé et autorisé, à quel poste, et depuis quand.
- L'employeur assure l'adaptation de chaque salarié à son poste et veille au maintien de sa capacité à occuper un emploi quand les technologies ou l'organisation évoluent (Code du travail, article L.6321-1).
- L'auditeur ISO 9001 demande des preuves des compétences de chacun (exigence 7.2).
- La conduite d'un chariot à conducteur porté ou d'une nacelle exige une autorisation délivrée par votre entreprise, en plus de la formation du conducteur.
Dans une entreprise d'au moins 300 salariés, la matrice nourrit aussi la négociation triennale sur la gestion des emplois et des parcours professionnels, dite GEPP (Code du travail, article L.2242-20).
Une matrice de compétences ISO 9001 relie chaque niveau à son attestation de formation et à sa date, ce que l'auditeur vérifie en premier.
Démarrer votre matrice cette semaine
- Commencez par une seule ligne et ses compétences clés.
- Notez chaque opérateur au poste, en situation de travail.
- Cherchez la colonne qui n'a qu'un titulaire, pour savoir quelle compétence sécuriser en premier.
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