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31 agosto 2022

Assegnazione del personale: come scegliere il giusto strumento di pianificazione?

Programma di pubblicazione

La pianificazione del personale è spesso un compito lungo e noioso. Si stima che i manager passino 7 ore alla settimana a gestire la pianificazione dei loro team. Un gran numero di aziende redige i propri programmi su carta o su fogli di calcolo tipo Excel, il che è tutt'altro che semplice. Fortunatamente, sul mercato sono disponibili diversi strumenti che aiutano a creare facilmente i programmi e a condividerli con i dipendenti. Tuttavia, è necessario scegliere uno strumento che si adatti alle esigenze dei vostri team. Vediamo come fare la scelta giusta.

Perché investire in uno strumento di pianificazione e assegnazione del personale

Prima di entrare nel vivo dell'argomento, vale la pena di ricordare i principali vantaggi che si possono ottenere da questo strumento. 

Vantaggio n°1: notevole risparmio di tempo

Uno dei principali vantaggi di uno strumento di pianificazione è il tempo risparmiato dai team leader. Spenderebbero quasi 7h per settimana per definire la migliore combinazione per l'assegnazione dei membri del proprio team. Il problema assume una dimensione diversa quando è necessario apportare modifiche all'ultimo minuto. Un'assenza imprevista crea un vero e proprio grattacapo alla persona che sta organizzando i piani. 

Va inoltre notato che questo compito particolarmente dispendioso in termini di tempo viene spesso svolto, nella migliore delle ipotesi, su Excel e, nella peggiore, su carta (spesso dimenticata alla macchinetta del caffè). Questi due supporti rendono complesso l'aggiornamento (testimoniano frasi come "qual è l'ultima versione del programma della prossima settimana?"). Con il software giusto, questi problemi vengono risolti, liberando il carico di lavoro mentale dei manager del tempo. 

Vantaggio 2: Visualizzazione in tempo reale del personale disponibile

Come diretta conseguenza del punto precedente, se gli archivi non sono aggiornati, è difficile sapere quali dipendenti sono disponibili in un determinato momento. È quindi necessario fare il giro dei team per assicurarsi che le informazioni siano corrette. 

Il vantaggio degli strumenti di pianificazione è che sono generalmente integrati con gli altri software di gestione del personale (che gestiscono ferie, assenze per malattia, ecc.). In questo modo è più facile determinare quale dipendente debba essere collocato in quale posizione in base alla sua disponibilità o alle sue competenze (approfondiremo questo punto nella seconda parte dell'articolo).

Vantaggio 3: miglioramento della produttività

Il software di pianificazione del personale è vantaggioso per tutti i dipendenti. I dipendenti possono accedere ai loro programmi aggiornati in qualsiasi momento. I manager possono concentrarsi su compiti più importanti.

I punti di attrito amministrativo si riducono notevolmente,migliorando allo stesso tempo la comunicazione, la condivisione delle informazioni e quindi la produttività a tutti i livelli dell'azienda. 

L'utilizzo di un software per la programmazione e la gestione del personale è un fattore essenziale per qualsiasi azienda che aspiri a una maggiore agilità e versatilità. Pertanto, la scelta dello strumento da implementare nella vostra azienda deve essere in linea con le vostre esigenze aziendali. Vediamo quali sono i criteri principali da considerare prima di fare la vostra scelta.

Criteri per la scelta del miglior strumento di pianificazione

Ci concentreremo su tre dimensioni essenziali: la centralizzazione dei dati, l'aspetto analitico e l'allocazione in base ai vincoli aziendali. 

Criterio 1: condivisione delle informazioni in tempo reale

Lo strumento di pianificazione ideale dovrebbe essere in grado di tenere conto dei dati provenienti da diversi strumenti HR. Ad esempio, le date delle vacanze, che devono essere facilmente prese in considerazione nella pianificazione per evitare errori. 

Inoltre, assicuratevi di scegliere una soluzione che vi permetta di condividere i programmi con i vostri team online. In questo modo, ognuno può accedere al proprio programma, sempre aggiornato.

Criterio 2: Analisi dell'attività

Il secondo criterio da considerare è l'aspetto analitico. Vi consigliamo di rivolgervi a un software che vi aiuti ad accedere a dati chiave, come il numero di ore trascorse da ciascun dipendente sulle vostre postazioni di lavoro. Si tratta di indicatori preziosi, soprattutto per limitare il rischio di disturbi muscoloscheletrici sulle vostre linee, ma anche per potenziare e migliorare la versatilità dei vostri dipendenti.

Criterio 3: assegnazione automatica dei dipendenti

Infine, richiamiamo la vostra attenzione sul fatto che il vostro strumento di selezione del personale dovrebbe soprattutto aiutarvi a collocare il dipendente giusto nel posto di lavoro giusto al momento giusto. Questo è possibile solo se si riesce a tenere conto di una serie di vincoli aziendali nel calcolo degli incarichi

Ad esempio, uno strumento di pianificazione del personale da considerare : 

  • le competenze e le qualifiche di ciascun dipendente 
  • le competenze e le autorizzazioni richieste per ogni posizione 
  • Dati HR (assenze, permessi, congedi, assenze per malattia, ecc.)

Questo terzo criterio è essenziale per qualsiasi azienda che voglia attuare un piano di gestione dei posti di lavoro e delle competenze orientato al futuro.  

In sintesi:

Il vostro strumento di pianificazione deve soprattutto aiutarvi a collocare la persona giusta nel posto giusto. A tal fine, è necessario integrare concetti quali competenze, autorizzazioni, assenze e turni.

Pianificazione con Mercateam 

Mercateam tiene conto dei vincoli di cui sopra, consentendo l'assegnazione automatica dei lavori. 

Come funziona?

  • Fase 1: mappatura delle competenze dell'operatore e referenziazione di tutti i lavori di produzione
  • Fase 2: Definizione delle competenze e delle autorizzazioni necessarie per ogni posizione di produzione 
  • Fase 3: integrazione API dei dati HRIS esistenti (assenze, ferie, ecc.) 
  • Fase 4: automatizzate finalmente la pianificazione dei turni in base ai vostri vincoli!

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