Competenze e versatilità: come possono essere misurate e digitalizzate?

Monitorare le competenze e la versatilità dei vostri operatori è un modo efficace per raggiungere l'eccellenza operativa. Tuttavia, non è sempre facile e molti manager lottano per gestire le competenze dei loro team. Eppure c'è uno strumento efficace: la matrice multi-skill. Tradizionalmente utilizzata in Excel, questa matrice è stata ora digitalizzata e può andare ben oltre la sua funzione primaria. 

La matrice delle competenze e della versatilità, un alleato per i manager

Forse avete già sentito parlare di questa matrice, ma forse non sapete esattamente cos'è. 

Qual è la matrice delle competenze e della versatilità?

Conosciuto anche come "matrice di multi-competenze", questo strumento rappresenta le competenze di una squadra in un dato momento. L'interesse principale è quindi quello di mappare le competenze disponibili in relazione alle esigenze di produzione.

In concreto, è una tabella che incrocia diversi dati:

• Le risorse umane, materializzate dai nomi degli operatori
• Le competenze richieste per ogni processo (numero di operatori necessari, livello minimo di competenza)
• Le competenze individuali dei membri del team, valutate secondo un sistema di rating definito dall'azienda.

La costruzione di questa matrice richiede innanzitutto una stima dei requisiti di abilità di ogni processo nell'azienda.
Una volta stabilita, la matrice fornisce informazioni preziose sul tasso di versatilità delle squadre, ma anche sui bisogni di formazione.

Quali sono i vantaggi di questo strumento?

La matrice delle multi-competenze non è usata solo a livello operativo. Ha anche un ruolo essenziale dal punto di vista delle risorse umane. Per esempio:

Gestire i bisogni di formazione

I manager a volte lottano per identificare quali competenze devono essere sviluppate, sia a livello di squadra, di dipartimento o anche di azienda. Questo problema è molto facilitato dalla matrice multi-competenze, che permette di mappare il know-how di tutti gli operatori.

Il GPEC

La pianificazione del lavoro e delle competenze è un obbligo legale per le aziende con più di 300 dipendenti. È una strategia il cui obiettivo è aiutare le organizzazioni ad affrontare le sfide di agilità dovute all'accelerazione della trasformazione digitale. In termini concreti, si tratta di rispondere alla domanda: "come possiamo assicurarci di avere le competenze giuste nel posto giusto al momento giusto?

Mobilità interna

Da qualche anno i selezionatori hanno difficoltà ad attrarre talenti. Di conseguenza, è fondamentale trattenere i dipendenti migliorando le loro competenze. La mobilità interna mira anche a offrire loro opportunità di sviluppo in linea con la strategia aziendale e le loro aspirazioni personali.
A livello strategico, la matrice delle competenze e della versatilità aiuta le fabbriche arimanere competitive.

Mantenere competenze e abilità critiche

Nel 1998, Gérard Vergnaud ha definito le competenze critiche come "le competenze acquisite da un individuo nel corso della sua esperienza, che lo rendono insostituibile in certi compiti". Così, la matrice delle competenze multiple permette di verificare che l'azienda abbia le risorse necessarie per la corretta esecuzione della sua strategia.

Follow-up delle autorizzazioni

La matrice delle competenze e della versatilità può essere utilizzata anche per visualizzare semplicemente le autorizzazioni e le certificazioni possedute dagli operatori. In effetti, i manager possono consultare le date di obsolescenza di ciascuna di queste autorizzazioni e assicurarsi che non scendano mai sotto la soglia regolamentare per ogni attività.

Regolazione e qualità

Infine, mantenere una matrice di competenze e versatilità è una risorsa per qualsiasi azienda che cerchi la certificazione ISO 9001, poiché è un segno di gestione della qualità.

Più di una semplice tabella di monitoraggio, la matrice delle competenze multiple gioca un ruolo strategico e aiuta le aziende a mantenere la loro competitività. Tuttavia, bisogna notare che questa matrice non è fissa nel tempo, e che non è più valida se un operatore parte o arriva. Lo stesso vale quando un membro del team acquisisce una nuova abilità. Quindi, deve essere rigorosamente mantenuto aggiornato.

Implementare una matrice multi-skill nella vostra azienda

Dopo la teoria, passiamo alla pratica! Basta una piccola ricerca per capire come creare da zero una matrice di monitoraggio delle competenze e della versatilità. Questo significa che dovete usare un foglio di calcolo Excel standard?

Excel VS software specializzato: quale strumento scegliere?

Confrontiamo le due opzioni. Excel è uno strumento molto efficace per chiunque abbia imparato le basi. La prima opzione può essere adatta alle piccole aziende con una forza lavoro relativamente stabile. Per le organizzazioni più grandi, tuttavia, tenere traccia delle competenze dei singoli operatori può essere un vero mal di testa. In questo caso, può avere senso usare una soluzione di gestione delle competenze dedicata.

Un esempio di matrice di competenze multiple in Excel

I software specializzati offrono vantaggi significativi rispetto ai fogli di calcolo:

Aggiornamento automatico dei dati

Una matrice multi-skill costruita con uno strumento come Excel diventerà rapidamente obsoleta se non viene aggiornata regolarmente. D'altra parte, con una soluzione specializzata la questione non si pone più perché tutto viene aggiornato automaticamente.

Condivisione e visualizzazione semplificate

La gestione delle competenze degli operatori con un software dedicato rende le informazioni accessibili a tutti e facilita il processo decisionale, in particolare al momento dei colloqui annuali.

Feedback dal campo

Infine, una soluzione specializzata permette di mappare i dati direttamente dal campo. Questi dati sono poi condivisi con le funzioni di supporto e aiutano a gestire i siti di produzione.

In sintesi: perché utilizzare uno strumento di gestione delle competenze?

Il monitoraggio del livello di abilità degli operatori è una questione strategica per diverse ragioni. Da un lato, avere una visione corretta di questo indicatore permette di sviluppare il livello generale di versatilità degli operatori (e per estensione, il grado di agilità dell'azienda). I manager sono così meglio equipaggiati per affrontare l'inaspettato, come la partenza di un operatore.

Strategicamente, le aziende che sono in grado di mappare accuratamente le competenze dei loro team possono anticipare meglio la trasformazione delle loro aziende ed essere competitive nell'era della Fabbrica 4.0. Questo monitoraggio viene effettuato utilizzando strumenti come la matrice delle competenze multiple, che ora può essere digitalizzata con soluzioni dedicate.

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