Matrice delle competenze: come misurarle e digitalizzarle?

Tenere sotto controllo le competenze e la versatilità degli operatori è un modo efficace per raggiungere l'eccellenza operativa. Tuttavia, il compito non è sempre facile e molti manager faticano a gestire le competenze dei loro team. Esiste però uno strumento efficace: la matrice delle competenze multiple. Tradizionalmente utilizzata in Excel, questa matrice è stata ora digitalizzata per andare ben oltre la sua funzione originale. 

La matrice delle competenze, un alleato per i manager

Che cos'è la matrice delle competenze?

La matrice delle competenze, nota anche come "matrice multi-competenze", rappresenta le competenze di un team in un determinato momento. Il suo scopo principale è quello di mappare le competenze disponibili rispetto alle esigenze di produzione.

In pratica, si tratta di una tabella che incrocia una serie di punti di dati:

• Le risorse umane, materializzate dai nomi degli operatori
• Le competenze richieste per ogni processo (numero di operatori necessari, livello minimo di competenza)
• Le competenze individuali dei membri del team, valutate secondo un sistema di classificazione definito dall'azienda.

Per costruire questa matrice, è necessario innanzitutto stimare le competenze richieste per ogni processo aziendale.
Una volta elaborata, fornisce informazioni preziose sul livello di versatilità dei team e sulle esigenze di formazione.

Quali sono i vantaggi di questa matrice?

Non viene utilizzato solo a livello operativo. Svolge un ruolo essenziale anche dal punto di vista delle risorse umane. Per esempio:

Gestire i bisogni di formazione

I manager a volte faticano a individuare le competenze da sviluppare, sia a livello di team che di reparto o addirittura di azienda. Questa sfida è resa molto più semplice dalla matrice delle competenze, che mappa il know-how di tutti gli operatori.

Il GPEC

La pianificazione delle mansioni e delle competenze è un obbligo di legge per le aziende con più di 300 dipendenti. Si tratta di una strategia progettata per aiutare le organizzazioni ad affrontare le sfide di agilità poste dall'accelerazione della trasformazione digitale. In termini pratici, significa rispondere alla domanda: "Come possiamo garantire di avere le competenze giuste al posto giusto e al momento giusto?

Mobilità interna

Da qualche anno i selezionatori hanno difficoltà ad attrarre talenti. Di conseguenza, è fondamentale trattenere i dipendenti sviluppando le loro competenze. La mobilità interna mira anche a offrire loro opportunità di sviluppo in linea con la strategia aziendale e le loro aspirazioni personali.
Da un punto di vista strategico, la matrice delle competenze e della versatilità aiuta gli stabilimenti arimanere competitivi.

Mantenere competenze e abilità critiche

Nel 1998, Gérard Vergnaud ha definito le competenze critiche come "le capacità acquisite da un individuo nel corso della sua esperienza, che lo rendono insostituibile in determinati compiti". In questo modo, la matrice delle competenze multiple può essere utilizzata per verificare che l'azienda disponga delle risorse necessarie per attuare con successo la propria strategia.

Follow-up delle autorizzazioni

La matrice delle competenze e della versatilità può essere utilizzata anche per visualizzare facilmente le autorizzazioni e le certificazioni in possesso degli operatori. I manager possono consultare le date di obsolescenza di ciascuna di queste autorizzazioni e assicurarsi che non scendano mai al di sotto della soglia regolamentare per ogni attività.

Regolazione e qualità

Infine, il mantenimento di una matrice aggiornata delle competenze e della versatilità è un vantaggio per qualsiasi azienda che voglia ottenere la certificazione ISO 9001, poiché è un segno di gestione della qualità.

Più che una semplice tabella di monitoraggio, la matrice delle competenze svolge un ruolo strategico, aiutando le aziende a rimanere competitive. Tuttavia, è importante ricordare che questa matrice non è fissa nel tempo e che non è più valida se un operatore lascia o arriva. Lo stesso vale quando un membro del team acquisisce una nuova competenza. È quindi necessario mantenerla rigorosamente aggiornata.

Impostazione di una matrice di competenze in azienda

Dopo la teoria, passiamo alla pratica! Basta una piccola ricerca per capire come creare da zero una matrice di monitoraggio delle competenze e della versatilità. Questo significa che dovete usare un foglio di calcolo Excel standard?

Excel VS software specializzato: quale strumento scegliere?

Confrontiamo queste due opzioni. Excel è uno strumento molto efficace per chiunque ne conosca le basi. La prima opzione può essere adatta alle piccole aziende con una forza lavoro relativamente stabile. D'altra parte, per le organizzazioni più grandi, tracciare efficacemente le competenze di ciascun operatore può diventare un vero grattacapo. In questi casi, può essere saggio utilizzare una soluzione di gestione delle competenze dedicata.

Un esempio di matrice di competenze multiple in Excel

I software specializzati offrono vantaggi significativi rispetto ai fogli di calcolo:

Aggiornamento automatico dei dati

Una matrice multi-competenze costruita con uno strumento come Excel diventa rapidamente obsoleta se non viene aggiornata regolarmente. Con una soluzione specializzata, invece, il problema non si pone più perché tutto viene aggiornato automaticamente.

Condivisione e visualizzazione semplificate

La gestione delle competenze degli operatori con un software dedicato rende le informazioni accessibili a tutti e facilita il processo decisionale, in particolare al momento della valutazione annuale.

Feedback dal campo

Infine, una soluzione specializzata permette di mappare i dati direttamente dal campo. Questi dati sono poi condivisi con le funzioni di supporto e aiutano a gestire i siti di produzione.

In sintesi: perché utilizzare uno strumento di gestione delle competenze?

Il monitoraggio dei livelli di competenza degli operatori è una questione strategica per diversi motivi. Da un lato, avere una visione accurata di questo indicatore aiuta a sviluppare il livello complessivo di versatilità degli operatori (e, di conseguenza, il grado di agilità dell'azienda). In questo modo, i manager sono meglio attrezzati per affrontare eventi imprevisti, come la partenza di un operatore.

Da un punto di vista strategico, le aziende che sono in grado di mappare accuratamente le competenze dei loro team possono anticipare meglio la trasformazione delle loro imprese ed essere competitive nell'era della Fabbrica 4.0. Questo monitoraggio viene effettuato utilizzando strumenti come la matrice multi-competenze, che ora può essere digitalizzata con soluzioni dedicate.

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