Matriz de competencias: ¿cómo medirlas y digitalizarlas?
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Hacer un seguimiento de las habilidades y la versatilidad de sus operarios es una forma eficaz de alcanzar la excelencia operativa. Sin embargo, no siempre es una tarea fácil, y muchos directivos tienen dificultades para gestionar las habilidades de sus equipos. Sin embargo, existe una herramienta eficaz: la matriz de competencias múltiples. Utilizada tradicionalmente en Excel, esta matriz se ha digitalizado ahora para ir mucho más allá de su función original.
La matriz de competencias, aliada de los directivos
¿Qué es la matriz de competencias?
La matriz de competencias, también conocida como "matriz de competencias múltiples", representa las competencias de un equipo en un momento dado. Su principal objetivo es cotejar las competencias disponibles con las necesidades de producción.
En la práctica, se trata de una tabla en la que se cruzan varios puntos de datos:
Recursos humanos, materializados por los nombres de los operarios
Las cualificaciones necesarias para cada proceso (número de operarios necesarios, nivel mínimo de cualificación).
Las competencias individuales de los miembros del equipo, evaluadas según un sistema de clasificación definido por la empresa.
Para construir esta matriz, primero hay que estimar las necesidades de competencias para cada uno de los procesos de la empresa. Una vez elaborada, proporciona información valiosa sobre el nivel de polivalencia de los equipos, así como sobre las necesidades de formación.
¿Cuáles son las ventajas de esta matriz?
No sólo se utiliza a nivel operativo. También desempeña un papel esencial desde el punto de vista de los RRHH. Por ejemplo:
Gestión de las necesidades de formación
A veces, los directivos tienen dificultades para determinar qué competencias deben desarrollarse, ya sea a nivel de equipo, de departamento o incluso de empresa. Este reto es mucho más fácil gracias a la matriz de competencias, que mapea los conocimientos técnicos de todos los operarios.
El GPEC
La Planificación de Puestos y Competencias es un requisito legal para las empresas con más de 300 empleados. Es una estrategia diseñada para ayudar a las organizaciones a afrontar los retos de agilidad que plantea el ritmo acelerado de la transformación digital. En términos prácticos, significa responder a la pregunta: "¿Cómo podemos garantizar que disponemos de las competencias adecuadas en el lugar adecuado y en el momento adecuado?
Movilidad interna
Desde hace algunos años, los reclutadores tienen dificultades para atraer talentos. Por ello, es vital retener a los empleados desarrollando sus competencias. La movilidad interna también pretende ofrecerles oportunidades de desarrollo en línea con la estrategia de la empresa y sus aspiraciones personales. Desde un punto de vista estratégico, la matriz de competencias y polivalencia ayuda a las plantas aseguir siendo competitivas.
Mantener la experiencia y las habilidades críticas
En 1998, Gérard Vergnaud definió las competencias críticas como "las competencias adquiridas por un individuo a través de la experiencia, que le hacen insustituible en determinadas tareas". De este modo, la matriz de competencias múltiples puede utilizarse para comprobar que la empresa dispone de los recursos necesarios para aplicar con éxito su estrategia.
Seguimiento de las autorizaciones
La matriz de competencias y polivalencias también permite visualizar fácilmente las autorizaciones y certificaciones que poseen los operadores. Los gestores pueden consultar las fechas de caducidad de cada una de estas autorizaciones, y asegurarse de que nunca caen por debajo del umbral reglamentario para cada actividad.
Regulación y calidad
Por último, pero no por ello menos importante, mantener una matriz actualizada de competencias y polivalencia es una ventaja para cualquier empresa que desee obtener la certificación ISO 9001, ya que es un signo de gestión de la calidad.
Más que un simple cuadro de control, la matriz de competencias desempeña un papel estratégico que ayuda a las empresas a seguir siendo competitivas. Sin embargo, es importante recordar que esta matriz no es fija en el tiempo, y que deja de ser válida si un operario se marcha o llega. Lo mismo ocurre cuando un miembro del equipo adquiere una nueva competencia. Por tanto, debe mantenerse rigurosamente actualizada.
Establecimiento de una matriz de competencias en su empresa
Después de la teoría, ¡vamos a la práctica! Basta con investigar un poco para saber cómo crear una matriz de control de competencias y polivalencia desde cero. ¿Significa esto que hay que utilizar una hoja de cálculo estándar de Excel?
Excel VS software especializado: ¿qué herramienta elegir?
Comparemos estas dos opciones. Excel es una herramienta muy eficaz para cualquiera que domine los conceptos básicos. Esta primera opción puede ser adecuada para pequeñas empresas con una plantilla relativamente estable. En cambio, para las grandes organizaciones, hacer un seguimiento eficaz de las competencias de cada operario puede convertirse en un verdadero quebradero de cabeza. En estos casos, puede ser aconsejable utilizar una solución de gestión de competencias específica.
Matriz de competencia y versatilidad Excel
Un ejemplo de matriz de competencias múltiples en Excel
Los programas informáticos especializados ofrecen importantes ventajas sobre las hojas de cálculo:
Actualización automática de datos
Una matriz de competencias múltiples elaborada con una herramienta como Excel quedará rápidamente obsoleta si no se actualiza con regularidad. En cambio, con una solución especializada, la cuestión deja de plantearse, ya que todo se actualiza automáticamente.
Compartición y visualización simplificadas
La gestión de las competencias de los operarios con programas informáticos específicos hace que la información sea accesible para todos y facilita la toma de decisiones, sobre todo en el momento de las evaluaciones anuales.
Información sobre el terreno
Por último, una solución especializada permite cartografiar los datos directamente desde el campo. Estos datos se comparten con las funciones de apoyo y ayudan a gestionar los centros de producción.
En resumen: ¿por qué utilizar una herramienta de gestión de competencias?
El seguimiento del nivel de competencia de los operarios es una cuestión estratégica por varias razones. Por un lado, tener una visión precisa de este indicador ayuda a desarrollar el nivel global de polivalencia de los operarios (y, por extensión, el grado de agilidad de la empresa). De este modo, los directivos están mejor preparados para hacer frente a imprevistos, como la marcha de un operario.
Desde un punto de vista estratégico, las empresas capaces de cartografiar con precisión las competencias de sus equipos pueden anticipar mejor la transformación de sus negocios y ser competitivas en la era de la Fábrica 4.0. Este seguimiento se lleva a cabo mediante herramientas como la matriz de competencias múltiples, que ahora puede digitalizarse mediante soluciones específicas.
Las competencias, habilidades y versatilidad se gestionan en Mercateam
