Die Erstellung von Personalplänen ist oft eine zeitraubende und mühsame Aufgabe. Es wird übrigens geschätzt, dass Manager 7 Stunden pro Woche damit verbringen, die Planung ihrer Teams zu verwalten.. Viele Unternehmen erstellen ihre Dienstpläne auf Papier oder mithilfe eines Tabellenkalkulationsprogramms wie Excel, was die Aufgabe alles andere als erleichtert. Es ist wichtig, ein Tool zu wählen, das die Realität vor Ort und die tägliche Arbeitsorganisation berücksichtigt, um die Verwaltung der Ressourcen und die Verteilung der Aufgaben zu optimieren.
Glücklicherweise sind viele Tools auf dem Markt erhältlich, die Ihnen helfen, auf einfache Weise Zeitpläne zu erstellen und sie an Ihre Mitarbeiter weiterzugeben. Sie müssen jedoch ein Tool auswählen, das auf die Bedürfnisse Ihrer Teams zugeschnitten ist. Es gibt zahlreiche kostenlose Planungsprogramme, die oft als kostenlose Version mit eingeschränkten Funktionen angeboten werden. Verschiedene kostenlose oder kostenpflichtige Versionen passen sich den Bedürfnissen von Organisationen aller Größen und Branchen an und ermöglichen es, den spezifischen Anforderungen jedes Tätigkeitsbereichs gerecht zu werden. Sehen wir uns gemeinsam an, wie Sie die richtige Wahl treffen können.
Warum Sie in ein Tool zur Personalplanung und -zuteilung investieren sollten
Bevor wir in das Thema einsteigen, sollten wir uns noch einmal die wichtigsten Vorteile vergegenwärtigen, die Sie aus einem solchen Tool ziehen können. Die Verwaltung von Ressourcen und Aktivitäten wird durch ein geeignetes Managementtool erleichtert und ermöglicht die Optimierung der Organisation innerhalb der einzelnen Bereiche und Strukturen.
Mit einer leistungsstarken Planungssoftware können Sie die Zeiterfassung, das Zeitmanagement und die Arbeitszeiten zentralisieren und so die Effizienz und Rentabilität Ihrer Aktivitäten steigern. Mithilfe der Zeiterfassung wird es einfacher, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu verfolgen und die Aufgabenplanung zu optimieren.
Die Echtzeitansicht, die interaktive Dashboards bieten, gewährleistet einen optimalen Einblick in den Projektfortschritt und die Qualität der Informationen, die mit dem Team geteilt werden. Diese Dashboards erleichtern die Entscheidungsfindung und die Steuerung der Aktivitäten.
Auf der Produktivitätsseite wird die Zusammenarbeit innerhalb des Teams dank der schnellen Einarbeitung in das Tool, der intuitiven Ergonomie und der Zentralisierung der HR-Datenbanken gestärkt. Jeder Mitarbeiter und jedes Team kann seinen Dienstplan und seine Arbeitszeiten einsehen, Abwesenheits- oder Gehaltsanträge stellen und die Entwicklung seiner Aktivitäten verfolgen.
Die Integration von Lohnabrechnungsmodulen vereinfacht die Lohn- und Gehaltsabrechnung und automatisiert die damit verbundenen Prozesse, während gleichzeitig die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleistet wird. Die Kompatibilität mit verschiedenen Branchen und Strukturen wird durch eine Reihe von Plänen gewährleistet, die auf jeden Bedarf zugeschnitten sind - vom Einzelarbeitsplatz bis zur Organisation mit mehreren Standorten.
Es ist wichtig, ein Projektmanagement-Tool zu wählen, das als Referenz anerkannt ist, von positiven Kundenmeinungen profitiert und von einem Experten begleitet wird, um die Qualität und Leistung der Lösung zu gewährleisten. Ein Vergleich der verfügbaren Lösungen hilft dabei, die beste Wahl zu treffen, wobei auch regelmäßige Updates und die Weiterentwicklung der Funktionen berücksichtigt werden sollten.
Auch die Verwaltung von Terminen wird erleichtert, was eine hohe Flexibilität für verschiedene Arbeitsplätze und Berufe bietet, z. B. im medizinischen Bereich, im Wellnessbereich oder in der Ausbildung.
Zur Erinnerung: Was ist eine Planungssoftware? Es handelt sich um ein digitales Werkzeug, das zur Organisation, Planung und Überwachung von Aktivitäten, Ressourcen und Arbeitszeit entwickelt wurde. Egal, ob eine Planungssoftware für das Projektmanagement oder die Personalverwaltung eingesetzt wird, sie kann das Zeit- und Aktivitätsmanagement verändern und zu einer unverzichtbaren Ressource für jedes Unternehmen werden.
Nutzen Nr. 1: Eine erhebliche Zeitersparnis
Einer der Hauptvorteile eines Planungshilfsmittels ist die Zeitersparnis für die Teamleiter. Diese würden fast 7 Stunden pro Woche, um die beste Kombination für die Zuweisung ihrer Teammitglieder festzulegen. Das Problem nimmt eine andere Dimension an, wenn in letzter Minute Änderungen vorgenommen werden müssen. Eine unvorhergesehene Abwesenheit bereitet der Person, die die Planungen vornimmt, Kopfzerbrechen.
Beachten Sie auch, dass diese besonders zeitaufwändige Aufgabe häufig bestenfalls in Excel und schlimmstenfalls auf Papier erledigt wird. Beide Medien machen die Aktualisierungen kompliziert (davon zeugen Sätze wie "Was ist die neueste Version des Zeitplans für nächste Woche?"). Mit der richtigen Software werden die Zeiterfassung und das Zeitmanagement durch die Automatisierung der Zeitpläne und der Arbeitszeitverfolgung optimiert, was die Effizienz und Rentabilität der Organisation steigert. Damit werden diese Problematiken gelöst, was befreit von mentaler Belastung an die Verwalter der Stundenpläne.
Nutzen Nr. 2: Ein Echtzeitüberblick über das verfügbare Personal
Direkte Folge des vorherigen Punktes: Wenn die Dateien nicht auf dem neuesten Stand sind, es ist schwer zu wissen, welche Mitarbeiter zu einem bestimmten Zeitpunkt verfügbar sind. Dann muss man durch die Teams gehen, um sicherzustellen, dass die Informationen korrekt sind.
Die Verwendung von Dashboards ermöglicht es, in Echtzeit Einblick in die Aktivitäten der Mitarbeiter und die Verteilung auf die einzelnen Arbeitsplätze zu gewähren. So kann jeder Mitarbeiter seinen Dienstplan einsehen, seine Aktivitäten verfolgen und Manager haben einen Überblick, um die Personalverwaltung zu optimieren.
Der Vorteil von Planungstools ist, dass sie in der Regel mit Ihrer anderen Personalverwaltungssoftware integriert sind (die Urlaub, Krankenstand usw. verwaltet). So ist es einfacher zu bestimmen, welcher Mitarbeiter auf welche Stelle gesetzt werden soll, je nach Verfügbarkeit oder auch nach seinen Kompetenzen (auf diesen speziellen Punkt gehen wir im zweiten Teil des Artikels näher ein).
Nutzen Nr. 3: Höhere Produktivität
Eine Software zur Personalplanung ist für alle Mitarbeiter von Vorteil. Diese können jederzeit auf ihren aktuellen Stundenplan zugreifen können. Die Manager ihrerseits können sich auf Aufgaben mit interessanterem Mehrwert konzentrieren.
Die mit der Verwaltung verbundenen Reibungspunkte werden stark reduziert, was gleichzeitig die Kommunikation, den Informationsaustausch und damit die Produktivität** auf allen Ebenen des Unternehmens verbessert. Darüber hinaus wird die Zusammenarbeit im Team durch ein Verwaltungstool gestärkt, dessen intuitive Handhabung eine schnelle Übernahme erleichtert. Die Zentralisierung der HR-Datenbanken ermöglicht einen vereinfachten Zugriff auf wichtige Ressourcen und sorgt gleichzeitig für eine optimale Qualität der Benutzererfahrung.
Das Verwaltungstool trägt auch zur Kundenzufriedenheit bei, wie zahlreiche positive Meinungen von Nutzern belegen. Die Begleitung durch einen Experten bei der Einführung der Software ermöglicht es, die Verwaltung der Planung zu optimieren und eine persönliche Betreuung zu gewährleisten.
Der Einsatz von Software zur Personalplanung und -zuteilung ist ein unverzichtbarer Faktor für jedes Unternehmen, das nach mehr Agilität und Vielseitigkeit strebt. Daher muss die Wahl des Tools, das in Ihrem Unternehmen implementiert werden soll, auf Ihre geschäftlichen Anforderungen abgestimmt sein. Lassen Sie uns gemeinsam einen Blick auf die wichtigsten Kriterien werfen, die Sie berücksichtigen sollten, bevor Sie Ihre Wahl treffen.
Kriterien für die Auswahl des besten Planungsinstruments
Bevor Sie sich für ein Tool entscheiden, ist es unerlässlich, einen Vergleich der verschiedenen verfügbaren Versionen und Pläne zu Rate zu ziehen, um die für die Struktur, die Branche und die Organisation Ihres Unternehmens am besten geeignete Palette an Management-Software zu ermitteln. Projektmanagement- und Projektverwaltungslösungen bieten heute eine hohe Flexibilität, mit der Projekte jeder Größe effizient verwaltet und an unterschiedliche Organisationen angepasst werden können, unabhängig davon, welche Branchen betroffen sind.
Wir werden uns mit drei wesentlichen Dimensionen beschäftigen: der Zentralisierung von Daten, dem analytischen Aspekt und der Zuweisung von Personal nach geschäftlichen Vorgaben.
Kriterium Nr. 1: Austausch von Informationen in Echtzeit
Ihr ideales Tool zur Erstellung von Zeitplänen sollte Folgendes ermöglichen Daten aus verschiedenen Personalinstrumenten berücksichtigen. Zum Beispiel Urlaubsdaten, die bei der Planung leicht berücksichtigt werden können sollten, um Fehler zu vermeiden.
Außerdem sind zuverlässige Datenbanken, eine zentrale Ressource für die Organisation und regelmäßige Aktualisierungen von entscheidender Bedeutung, um die Zuverlässigkeit und Sicherheit der Informationen zu gewährleisten.
Ebenso sollten Sie darauf achten, dass Sie eine Lösung wählen, die es Ihnen ermöglicht, die Zeitpläne live an die Teams weiterzugeben. So kann jeder auf seinen stets aktuellen Zeitplan zugreifen.
Kriterium 2: Analyse der Aktivität
Das zweite Kriterium, das Sie beachten sollten, betrifft den analytischen Aspekt. Wir empfehlen Ihnen, sich für eine Software zu entscheiden, die Ihnen hilft, auf wichtige Daten zuzugreifen, wie z. B. den Anzahl der Stunden, die jeder Mitarbeiter an Ihren Arbeitsplätzen verbringt. Sie sind wertvolle Indikatoren, insbesondere um die Risiken von Muskel-Skelett-Erkrankungen an Ihren Linien zu begrenzen, aber auch um die Vielseitigkeit Ihrer Mitarbeiter aufzuwerten und zu verbessern.
Mithilfe eines speziellen Dashboards können Sie die Aktivitäten und die verschiedenen Tätigkeiten Ihrer Mitarbeiter in Echtzeit verfolgen. Die Verwendung von Dashboards ermöglicht es, alle Aktivitäten zu zentralisieren und zu visualisieren. So erhalten Sie einen klaren und strukturierten Überblick, um die Verwaltung und Steuerung der Ressourcen zu optimieren.
Kriterium 3: Automatische Personalzuweisung
Abschließend möchten wir Sie darauf hinweisen, dass Ihr Personaleinsatzinstrument Ihnen in erster Linie dabei helfen sollte, den richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit auf die richtige Stelle zu setzen. Dies ist nur möglich, wenn Sie in der Lage sind eine Reihe von beruflichen Einschränkungen bei der Berechnung von Zuweisungen berücksichtigen.
So muss ein Tool für Personaleinsatz und -planung auch Funktionen für die Personalverwaltung, das Planungsmanagement, die Zeiterfassung und das Arbeitszeitmanagement beinhalten, um die Zuweisung zu den einzelnen Arbeitsplätzen und die Arbeitsverteilung zu optimieren. Er muss berücksichtigen:
- die Kompetenzen und Berechtigungen jedes Mitarbeiters
- die für jede Stelle erforderlichen Kompetenzen und Berechtigungen
- HR-Daten (Abwesenheiten, Urlaub, RTT, Krankenstand usw.)
Dieses dritte Kriterium ist entscheidend für jedes Unternehmen, das eine Vorausschauende Verwaltung von Arbeitsplätzen und Kompetenzen.
Zusammengefasst:
Ihr Planungsinstrument sollte Ihnen in erster Linie dabei helfen, die richtige Person auf die richtige Stelle zu setzen. Dazu ist es notwendig, Begriffe wie Kompetenzen, Berechtigungen, Abwesenheiten oder auch Schichten zu integrieren und gleichzeitig die Arbeitsverwaltung, das Zeitmanagement und die Organisation der Arbeit innerhalb der Teams zu erleichtern.
Kriterium Nr. 4: Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten
Datensicherheit und Vertraulichkeit sind heute für jedes Unternehmen, das Planungssoftware einsetzt, von großer Bedeutung. Denn Planungssoftware zentralisiert sensible Informationen über Mitarbeiter, Personalpläne, Urlaub, Abwesenheiten und viele andere strategische Daten. Es ist daher von größter Bedeutung, sicherzustellen, dass diese Informationen vor unbefugtem Zugriff oder potenziellen Lecks geschützt sind.
Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, enthält die beste Planungssoftware fortschrittliche Sicherheitsfunktionen wie Datenverschlüsselung, leistungsfähige Firewalls und Intrusion-Detection-Systeme. Diese Maßnahmen stellen sicher, dass die Daten Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter vertraulich und sicher vor Cyberbedrohungen bleiben.
Die Einhaltung von Sicherheits- und Datenschutzstandards wie der DSGVO ist ebenfalls ein unumgängliches Kriterium bei der Auswahl einer Planungssoftware. Eine konforme Software stellt sicher, dass die Verwaltung von Dienstplänen, Urlaub und persönlichen Informationen Ihrer Mitarbeiter den geltenden Gesetzen entspricht, und stärkt so das Vertrauen aller Beteiligten.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die automatische Datensicherung. Diese Funktion schützt Ihr Unternehmen vor dem Verlust von Informationen im Falle eines Ausfalls oder eines technischen Zwischenfalls. Außerdem sollte eine gute Planungssoftware die Möglichkeit bieten, die Zugriffsrechte genau zu verwalten, damit nur berechtigte Personen die Planung und sensible Daten einsehen oder ändern können.
Anerkannte Lösungen wie Combo, Skello oder andere Top-Planungssoftware bieten heute robuste Sicherheits- und Datenschutzfunktionen, die auf die Bedürfnisse von Unternehmen jeder Größe zugeschnitten sind. Bevor Sie Ihre Wahl treffen, sollten Sie daher die verfügbaren Optionen sorgfältig vergleichen und dabei die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Organisation und die Erwartungen Ihrer Teams berücksichtigen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Sicherheit und Datenschutz bei der Auswahl einer Planungssoftware niemals vernachlässigt werden dürfen. Wenn Sie sich für eine zuverlässige und konforme Lösung entscheiden, können Sie den Schutz der Informationen Ihrer Mitarbeiter und die Gelassenheit Ihrer Organisation im Alltag gewährleisten.
Planung mit Mercateam
Mercateam berücksichtigt die zuvor erwähnten Einschränkungen und ermöglicht so die Stellenzuweisung zu automatisieren. Eine leistungsfähige Verwaltungssoftware wie Mercateam geht weit über eine einfache Personalplanung hinaus: Sie integriert die Verwaltung der Mitarbeiter, die Vorbereitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Terminverwaltung, um die Organisation des Unternehmens zu optimieren.
Mercateam erfüllt die Definition dessen, was eine Planungssoftware ist, perfekt: Sie ermöglicht die Planung, Organisation und Verwaltung der Aufgaben und Ressourcen von Mitarbeitern und erleichtert die Datensynchronisation und die Automatisierung von HR-Prozessen. Für einfachere Anforderungen gibt es auch Alternativen zu kostenloser Planungssoftware, die sich für kleine Teams oder eine weniger komplexe Personalplanung eignen.
Wie funktioniert das?
- Schritt 1: Kartierung der Kompetenzen der Bediener und Referenzierung aller Produktionsstellen
- Schritt 2: Festlegung der für jeden Produktionsposten erforderlichen Kompetenzen und Berechtigungen
- Schritt 3: API-Integration von Daten aus bestehenden HRIS (Abwesenheiten, Urlaub etc.)
- Schritt 4: Automatisieren Sie endlich Ihre Planung der Stellenzuweisung nach Ihren Vorgaben!
Lust, sich selbst ein Bild zu machen?
Um noch weiter zu gehen, buchen Sie Ihre Demonstration in hier klicken
