Pre-Onboarding für den sicheren Empfang externer Beteiligter in der Fabrik

Jede Woche kommen an Ihrem Industriestandort Zeitarbeiter, Subunternehmer, Auftragnehmer und Besucher an. Für jeden von ihnen ist die gleiche halbe Stunde Sicherheitsempfang vorgesehen, die in einer Präsenzveranstaltung wiederholt werden muss, für jemanden, der vielleicht in drei Tagen wieder abreist. Das Pre-Onboarding kehrt diese Logik um: Die Sicherheitsbegrüßung Ihrer externen Akteure findet aus der Ferne statt, bevor sie durch das Tor gehen. Mercateam führt diese Funktion ein, damit Ihre Externen bereits geschult und mit einem Zertifikat in der Tasche ankommen und von der ersten Minute an arbeitsbereit sind.

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Der Sicherheitsempfang für Externe, eine Präsenzveranstaltung, die in der Fabrik Dutzende Male pro Woche wiederholt wird

Eine Produktionsstätte empfängt jede Woche Dutzende von Personen, die nicht zur Belegschaft gehören. Sie alle durchlaufen denselben Sicherheitsempfang, der oft von einem Vorgesetzten geleitet wird, der seinen Arbeitsplatz verlässt, um die Anweisungen, den Verkehrsplan und die vorgeschriebene PSA zu erläutern. Multiplizieren Sie dies mit der Anzahl der Neuankömmlinge: Aus der halben Stunde pro Einheit werden mehrere Stunden pro Woche, die von der Zeit Ihrer Personal-, QHSE- und Produktionsteams abgezogen werden. Wenn die Zahl der Ankommenden steigt, lauert die Versuchung der Abkürzung, und die Begrüßung wird kürzer, die Anweisungen werden mündlich weitergegeben, ohne Spuren zu hinterlassen, die Überprüfung der Berechtigungen wird auf den nächsten Tag verschoben. Der Inhalt variiert schließlich je nach Person, die den Gast empfängt, und damit auch die Qualität. Und am Tag eines Audits ist es schwierig, den Nachweis zu erbringen, dass alle Mitarbeiter geschult wurden, wenn alles auf Papierformularen beruht. In den von uns betreuten Betrieben ist dies eine der ersten Reibungspunkte, die uns die HSE-Manager schildern, und sie gipfelt in den angespanntesten Momenten: die saisonale Spitze in der Lebensmittelindustrie, bei der innerhalb weniger Tage Wellen von Zeitarbeitern eintreffen, oder die Vorbereitung eines NADCAP-Audits in der Luftfahrt, bei dem ein fehlender Nachweis teuer zu stehen kommt.

Was das Arbeitsgesetzbuch für den sicheren Empfang von Externen im industriellen Umfeld vorschreibt

Diese Beweispflicht ergibt sich direkt aus dem Arbeitsgesetzbuch. Die Artikel L.4141-1 und L.4141-2 schreiben ein Sicherheitstraining für jeden Neuankömmling vor, und der Grundsatz der Gleichbehandlung gilt für Leiharbeitnehmer ebenso wie für fest angestellte Arbeitnehmer. Bei einem Leiharbeitseinsatz ist es das entleihende Unternehmen, also Sie, das während der gesamten Dauer des Einsatzes für die Ausführungsbedingungen und die Sicherheit verantwortlich bleibt (Artikel L.1251-21). Diese Verpflichtung gilt für alle :

• Leiharbeitnehmer, die von einer Zeitarbeitsfirma entsandt wurden,
• Subunternehmer, die für Wartungsarbeiten oder industrielle Reinigung gekommen sind,
• technische Dienstleister, die punktuell tätig werden,
• Besucher, Zuhörer und Lieferanten auf der Durchreise.

Abgesehen von den rechtlichen Rahmenbedingungen geht es in diesem Moment um die tatsächliche Sicherheit der Menschen. Im Jahr 2024, die Krankenversicherung hat 549 614 Arbeitsunfälle gezählt, d. h. 26,4 pro 1 000 Beschäftigte, und Leiharbeitnehmer weisen einen deutlich über dem Durchschnitt liegenden Häufigkeitsindex auf, weil sie exponierte Arbeitsplätze, schnelle Arbeitsaufnahme und Koaktivität mit Ihren Teams kumulieren. Die Rückverfolgbarkeit ist hier entscheidend, denn bei einer Kontrolle müssen Sie nachweisen, dass die Begrüßung stattgefunden hat und dass sie verstanden und nicht nur behauptet wurde. Diese Begrüßung wird schließlich mit dem Präventionsplan, die die Risiken von Interferenzen zwischen Ihrer Tätigkeit und der Tätigkeit von Fremdfirmen regelt, und mit der Verwaltung von Berechtigungen (Elektrik, CACES, Feuererlaubnis), die am Standort erwartet werden.

Was Pre-Onboarding ist und was es für den Sicherheitsempfang in der Fabrik ändert

Das Pre-Onboarding dient dazu, dieser Verpflichtung nachzukommen, ohne Ihr Team zu überfordern. Dabei wird die Person vor ihrer Ankunft aus der Ferne geschult, anstatt sich am Tag X vor Ort auf alles zu konzentrieren. Die Person erhält ihren Sicherheitsparcours auf ihr Handy, folgt ihm, wann immer sie will, und ist bereits geschult. Es muss kein Konto eingerichtet, keine Anwendung installiert und keine geschäftliche E-Mail-Adresse angegeben werden: Ein Externer greift direkt auf den Inhalt zu, wodurch das Hindernis beseitigt wird, das wir sehen, um möglichst viele Menschen abzuschalten, denn ein Leiharbeitnehmer, der für fünf Tage einberufen wird, richtet kein Konto ein und lädt keine Anwendung herunter, um eine Schulung zu absolvieren. Eine Grenze sollte klar gesetzt werden: Das Pre-Onboarding umfasst den allgemeinen Sicherheitsempfang, d. h. die Regeln des Standorts, die Anweisungen und das zu erwartende Verhalten. Es ersetzt nicht die Berücksichtigung der spezifischen Risiken des Arbeitsplatzes und der Koaktivität, die am Tag des Einsatzes vor Ort überprüft wird. Was er tut, ist, den wiederholbaren Teil der Aufnahme herauszunehmen und die Präsenzzeit für das zu reservieren, was wirklich erfordert, vor Ort zu sein.

Erstellen Sie in wenigen Minuten einen sicheren Begrüßungsweg und teilen Sie ihn mit anderen.

Die Erstellung einer vollständigen Route dauert nur wenige Minuten und die Weitergabe erfolgt dann über den Kanal, der Ihnen am besten passt.

Ein Parcours aus Text, Bildern, Videos und einem Quiz zur Validierung

Ein Personal-, Sicherheits- oder Produktionsverantwortlicher stellt den Parcours aus seinen eigenen Materialien zusammen: Text für Anweisungen, Bilder für den Verkehrsplan, Videos für riskante Handgriffe und ein Quiz, das überprüft, ob der Inhalt verstanden und nicht nur durchgescrollt wurde. Sie behalten die Kontrolle über diese Inhalte und passen sie je nach Standort oder Art der Intervention an, ohne jedes Mal bei Null anzufangen.

Ein Teilen per SMS, Link oder QR-Code

Der Parcours wird auf drei Arten übermittelt: per SMS an das Telefon der Person, per E-Mail über einen Link oder über einen QR-Code, der auf der Startseite der Website angezeigt wird. Die Person scannt oder klickt, folgt dem Inhalt, bestätigt ihr Quiz und erhält sofort ihr Erfolgszertifikat auf ihr Telefon. Wenn er sich am Portal meldet, ist seine allgemeine Ausbildung bereits validiert und nachvollziehbar, und der Empfang vor Ort konzentriert sich auf das, was mit seiner Position zu tun hat.

Automatische Übersetzung von Inhalten in über 50 Sprachen

Auf einem Industriegelände sprechen Ihre Dienstleister nicht alle die gleiche Sprache, und eine halb verstandene Sicherheitsbegrüßung schützt niemanden. Mercateam übersetzt Ihre Inhalte automatisch in über 50 Sprachen, und zwar nicht nur Text, sondern auch Audio und Video. Ein aus dem Ausland entsandter Mitarbeiter durchläuft also genau denselben Parcours wie alle anderen in seiner Sprache und absolviert das gleiche Quiz. Ihre Begrüßung bleibt unabhängig von der Sprache, die am Eingang der Website gesprochen wird, konform, ohne dass Sie eine Version für jede Nationalität erstellen und pflegen müssen.

Das Subunternehmerportal, um die Registrierung an Zeitarbeitsfirmen zu delegieren

Zeitarbeitsfirmen sind immer seltener physisch an den Standorten anwesend, was die Verfolgung der von ihnen entsandten Personen erschwert. Das Portal für Subunternehmer geht genau auf diesen Punkt ein: Sie weisen jeder Agentur einen dedizierten Link zu, und die Agentur meldet ihre Zeitarbeitnehmer selbst in den Empfangspfad ein. Sie behalten die Kontrolle über den Inhalt des Sicherheitsempfangs, ohne die Anmeldung Person für Person zu verwalten. Der Verwaltungsaufwand geht auf denjenigen über, der das Personal bereitstellt, und auf Ihrer Seite wird die Verwaltung von Leiharbeitern beschränkt sich darauf, vor der Ankunft zu überprüfen, ob jeder seinen Kurs bestätigt hat.

Die Echtzeitverfolgung der vor dem Betreten des Geländes durchgeführten Sicherheitsbegrüßungen

Ein Dashboard zeigt Ihnen in Echtzeit an, wer wie lange an der Schulung teilgenommen hat, wer das Quiz bestanden hat und wer somit bereit ist, den Standort zu betreten. Die verstreuten Unterschriftenbögen und der Papierordner verschwinden zugunsten einer datierten und verwertbaren Historie. Am Tag eines Audits ist der Nachweis bereits erbracht: Jeder bestätigte Parcours wird mit einem Zeitstempel versehen, die Quizpunktzahl wird aufgezeichnet und das Zertifikat wird archiviert. Diese Nachverfolgung verlängert die Logik eines Nachbereitung von Schulungen zentralisiert, wo jeder durchgeführte Sicherheitsempfang direkt in das Compliance-Dossier des Standorts einfließt. Und da diese Akte persönliche Daten der Beteiligten enthält, bleibt sie in Europa auf einer nach ISO 27001 und SOC2 Typ 2 zertifizierten Plattform untergebracht, die der DSGVO entspricht.

Was das Pre-Onboarding für Ihre Teams und Prüfungen ändert

Durch die Verlagerung der Sicherheitsbegrüßung vor die Ankunft wirkt sich das Pre-Onboarding auf vier Punkte für Ihre Website aus:

• Ihre Personal-, QHSE- und Produktionsteams bekommen die Stunden zurück, die sie damit verbracht haben, denselben Empfang zu wiederholen; ;
• wird die Qualität der Begrüßung unabhängig von der Person, die sie empfängt, einheitlich; ;
• Ihre Compliance ist nachvollziehbar und bereit für die Prüfung, auch in mehreren Sprachen ;
• Ihre externen Helfer kommen von der ersten Minute an einsatzbereit an.

Seit 2019 rüsten wir mehr als 300 Industriestandorte aus, und eine Erkenntnis kommt überall zum Tragen: Was in den ersten Minuten eines Externen vor Ort entschieden wird, entscheidet über seine Sicherheit für die gesamte Dauer des Einsatzes. Den Menschen wieder in den Mittelpunkt der Industrie 4.0 zu stellen, beginnt damit, dass wir jede bereits ausgebildete Person einführen. Das Pre-Onboarding kommt zu unserem QHSE-Software um die Aufnahme von Externen von der ersten SMS bis zum Zertifikat abzudecken. Um zu sehen, wie es auf einer mit Ihrer vergleichbaren Website funktioniert, fordern Sie eine Demo an.