Pre-internado para la recepción de seguridad de los participantes externos en la planta

Cada semana llegan a su planta industrial trabajadores temporales, subcontratistas, proveedores de servicios y visitantes. Para cada uno de ellos, hay que repetir cara a cara la misma inducción de seguridad de media hora, para alguien que puede marcharse dentro de tres días. Pre-onboarding invierte esta lógica: la recepción de seguridad de sus interlocutores externos tiene lugar a distancia, antes de que entren en el portal. Mercateam lanza esta funcionalidad para que sus colaboradores externos lleguen ya formados, con su certificado en la mano, listos para trabajar desde el primer minuto.

Descubra el vídeo previo al embarque de Mercateam

Recepción de seguridad para el personal externo, una reunión cara a cara que se repite decenas de veces por semana en la fábrica.

Cada semana, un centro de producción recibe a decenas de visitantes ajenos a su plantilla. Cada persona pasa por la misma recepción de seguridad, a menudo dirigida por un responsable que abandona su mesa para explicar las instrucciones, el plan de circulación y los EPI obligatorios. Multiplique esto por el número de llegadas: la media hora por persona se convierte en varias horas a la semana, restadas del tiempo de sus equipos de RR.HH., QHSE y producción.

A medida que aumenta el número de llegadas, acecha la tentación de ir al grano y la bienvenida se acorta, las instrucciones se dan verbalmente sin dejar rastro y los controles de despacho se posponen hasta el día siguiente. El contenido acaba variando en función de quién realiza la bienvenida, y también la calidad. Y el día de una auditoría, reconstruir la prueba de que cada empleado externo ha recibido la formación adecuada es un quebradero de cabeza cuando todo se basa en hojas de registro en papel.

En las obras con las que trabajamos, éste es uno de los primeros puntos de fricción que nos describen los responsables de QHSE, y llega a su punto álgido en los momentos más tensos: picos estacionales en la industria alimentaria, cuando llegan oleadas de trabajadores temporales en cuestión de días, o la preparación de una auditoría NADCAP en la industria aeronáutica, donde una prueba perdida puede costar muy cara.

Qué exige el Código del Trabajo para la acogida segura de trabajadores externos en un entorno industrial

Esta exigencia de prueba se deriva directamente del Código Laboral francés. Los artículos L.4141-1 y L.4141-2 exigen una formación en seguridad para todos los nuevos contratados, y el principio de igualdad de trato se aplica a los trabajadores temporales igual que a los fijos. En el caso de una misión temporal, es la empresa usuaria, es decir, usted, la que sigue siendo responsable de las condiciones de rendimiento y seguridad durante toda la duración de la misión (artículo L.1251-21).

Esta obligación se aplica a todos:

• trabajadores temporales enviados por una empresa de trabajo temporal,
• subcontratistas de mantenimiento o limpieza industrial,
• proveedores de servicios técnicos que intervienen de forma puntual,
• visitantes, auditores y proveedores de paso.

Más allá del marco jurídico, en este momento está en juego la seguridad real de las personas. En 2024, Seguro de enfermedad registró 549.614 accidentes laborales, es decir, 26,4 por cada 1.000 empleados, y los trabajadores temporales tienen un índice de frecuencia muy superior a la media, porque combinan puestos expuestos, puesta en marcha rápida y coactividad con sus equipos. Por tanto, la trazabilidad se vuelve decisiva, porque en caso de inspección hay que demostrar que la acogida tuvo lugar y que fue comprendida, no sólo afirmada.

Esta recepción se coordina con la plan de prevención, que regula los riesgos de interferencia entre su actividad y la de empresas externas, y con la gestión de autorizaciones (electricidad, CACES, permiso de incendios) previstos in situ.

Qué es el preembarque y qué significa para la recepción de seguridad en la fábrica

El objetivo de la preincorporación es cumplir esta obligación sin abrumar a los equipos. La preincorporación consiste en impartir formación a distancia antes de que llegue el trabajador, en lugar de concentrarlo todo in situ el gran día. Reciben su curso de iniciación a la seguridad en su teléfono, lo siguen cuando quieren y se presentan ya formados.

No hay que crear ninguna cuenta, ni instalar ninguna aplicación, ni es necesario tener una dirección de correo electrónico del trabajo: un usuario externo puede acceder directamente al contenido, lo que elimina el obstáculo que vemos que hace que la mayoría de la gente abandone, porque un trabajador temporal convocado para cinco días no crea una cuenta ni descarga una aplicación para seguir un curso de formación.

Hay que dejar claro un límite: el pre-internamiento abarca la iniciación general a la seguridad, es decir, las normas, instrucciones y conducta en el lugar de trabajo. No sustituye a la consideración de los riesgos específicos del trabajo y la coactividad, que se verifica sobre el terreno el día de la operación. Lo que hace es eliminar de la ecuación la parte repetitiva de la acogida y reservar el cara a cara para lo que realmente hay que hacer in situ.

Cree y comparta un itinerario de seguridad en unos minutos

Desde el punto de vista del gestor, todo puede controlarse desde la plataforma dedicada al preembarque: sólo se tarda unos minutos en crear una ruta completa, que luego puede compartirse a través del canal de su elección.

Un viaje a través de textos, imágenes, vídeos y un cuestionario de validación

Un responsable de RRHH, de QHSE o de producción monta el curso utilizando sus propios materiales: texto para las instrucciones, imágenes para el plan de tráfico, vídeos para los gestos de alto riesgo y un cuestionario para comprobar que se ha entendido el contenido y no sólo se ha hojeado. Usted conserva el control de este contenido y lo adapta en función del lugar o del tipo de operación, sin tener que empezar de cero cada vez.

Compartir por SMS, enlace o código QR

El curso se transmite de tres formas: un mensaje de texto enviado al teléfono de la persona, un enlace enviado por correo electrónico o un código QR que aparece en la página de inicio del sitio. El participante lo escanea o hace clic, sigue el contenido, valida su examen y recibe inmediatamente su certificado de aprovechamiento en su teléfono. Cuando llegan al portal, su formación general ya ha sido validada y rastreada, y el personal de recepción in situ se concentra en su trabajo.

Traducción automática de contenidos a más de 50 idiomas

En una planta industrial, sus proveedores de servicios no hablan todos el mismo idioma, y una recepción de seguridad que sólo se entiende a medias no protege a nadie. Mercateam traduce automáticamente sus contenidos a más de 50 idiomas, y no sólo el texto: también el audio de los vídeos. Ya sea un trabajador temporal, un prestatario de servicios o un empleado de otra nacionalidad, cada operador sigue el recorrido de bienvenida de su sitio, en su propio idioma, y valida el mismo cuestionario. Su bienvenida será coherente sea cual sea la lengua hablada en la entrada del sitio, sin que usted tenga que producir y mantener una versión para cada lengua.

El portal del subcontratista para delegar el registro a las empresas de trabajo temporal

Las empresas de trabajo temporal tienen cada vez menos presencia física en los centros. Usted conserva el control sobre el contenido de la recepción de seguridad, sin tener que gestionar el registro persona por persona. La carga administrativa vuelve a recaer en la empresa que suministra el personal, y por su parte, el gestión de trabajadores temporales se limita a comprobar que todo el mundo ha validado su ruta antes de llegar.

Control en tiempo real de los controles de seguridad realizados antes de entrar en la obra

Un cuadro de mandos le muestra, en tiempo real, quién ha realizado el curso, cuánto tiempo le ha llevado, quién ha aprobado el cuestionario y quién está, por tanto, listo para ir al sitio. Las hojas de asistencia dispersas y las carpetas de papel desaparecen en favor de un historial fechado y utilizable. El día de la auditoría, la prueba ya está en su sitio: cada curso validado lleva una marca de tiempo, se registra la puntuación del cuestionario y se archiva el certificado. Este seguimiento amplía la lógica de un seguimiento de la formación Un sistema centralizado, en el que cada control de seguridad realizado alimenta directamente el fichero de conformidad del sitio. Y como este fichero contiene los datos personales de los participantes, permanece alojado en Europa, en una plataforma certificada ISO 27001 y SOC2 Tipo 2, conforme al RGPD.

Qué significa el pre-boarding para sus equipos y sus auditorías

Al trasladar la recepción de seguridad a la fase previa a la llegada, el preembarque tiene cuatro efectos en su sitio:

• sus equipos de RRHH, QHSE y producción recuperan las horas que dedican a rehacer la misma recepción; ;
• la calidad de la acogida es la misma, independientemente de quién la reciba; ;
• su cumplimiento queda registrado y listo para la auditoría, incluso en varios idiomas; ;
• sus colaboradores externos llegan operativos desde el primer minuto.

Desde 2019, hemos equipado más de 300 centros industriales, y una cosa está clara en todas partes: lo que sucede en los primeros minutos cuando un trabajador externo está en el lugar afecta a su seguridad durante toda la duración de la misión. Volver a situar a las personas en el centro de la Industria 4.0 empieza aquí, incorporando a todas las personas que ya han recibido formación. La incorporación previa es otro aspecto de nuestra Software QHSE para cubrir la recepción de externos, desde el primer SMS hasta el certificado.

Para verlo funcionando en un sitio similar al suyo, solicite una demostración.