Présentation & Contexte
Nationalité : France 🇫🇷
Secteur : cosmétique 💄
LVMH Fragrance Brands réunit le savoir-faire de deux Maisons emblématiques : Parfums Givenchy et Kenzo Parfums. De son acronyme, LFB est présent sur 2 sites de production : Vervins (parfums et coffrets) et Beauvais (cosmétiques, soins et parfums).
Le site de Beauvais compte 235 collaborateurs :
- 125 opérateurs en production
- jusqu’à 90 interim/semaine
Anciennement, le planning était géré sur Excel avec le nombre de ressources nécessaire par jour et par ligne. Les lignes n’étaient pas ouvertes tous les jours ni toutes les semaines (besoin de pouvoir fermer des lignes à la journée pour remplacer ce fichier). Les opérateurs étaient placés avec des cartes physiques sur des tableaux servant de planning. En moyenne, autour de 10 collaborateurs rejoignent les équipes de conditionnement en CDI chaque année.
Périmètre
Nous avons déployé sur le site de Beauvais un planning d’affectation du personnel en automatique réunissant 3 ateliers de conditionnement. Ce secteur fonctionne en deux équipes (Matin et Après-midi), désignées comme équipe A et B dans Mercateam.
- L’atelier soins dispose de 6 lignes de production.
- L’atelier cosmétique permet de produire majoritairement des rouges à lèvres et des fonds de teint.
- L’atelier parfums et poudres dispose de 6 lignes de production dont 3 lignes pour chaque type de produit.
Objectifs & Résultats : le planning d’affectation
Avant l’adoption de Mercateam, les chefs d’atelier devaient retenir une multitude d’informations, ce qui augmentait le risque d’erreurs d’affectation. En outre, la manipulation des fiches cartonnées était complexe et la gestion des affectations du personnel manquait de traçabilité. De plus, plusieurs fichiers Excel étaient utilisés pour la gestion du planning qui ne communiquaient pas entre eux.
Avec l’implémentation de Mercateam, l’objectif était d’éviter les erreurs d’affectation, comme la double affectation, les rotations mal respectées, ou les compétences mal réparties ou affectées. De plus, il était nécessaire d’améliorer l’ergonomie pour faciliter les ajustements de planning en cas d’imprévus, comme des absences ou des arrêts de lignes non planifiés. Un autre objectif était de pouvoir consulter l’historique du planning et des affectations, tout en centralisant les données via un outil collaboratif pour faciliter le partage d’informations.
Les résultats obtenus avec Mercateam sont significatifs. Le planning automatisé a permis de minimiser les erreurs d’affectations grâce à des contraintes fixées lors du paramétrage de l’outil. De plus, une alerte visuelle permet d’identifier les erreurs directement dans le planning. Les ajustements de planning sont désormais réalisés avec beaucoup plus de facilité, et un historique du planning est disponible pour chaque année. Enfin, la majorité des fichiers Excel précédemment utilisés ont été remplacés par l’utilisation de Mercateam.
Objectifs & Résultats : la matrice de compétences
Avant la mise en place de Mercateam, le suivi des compétences des machinistes était géré via une matrice Excel, et il n’existait pas de matrice pour les non-machinistes (animateurs et opérateurs) – la connaissance reposait sur les chefs d’atelier. De plus, plusieurs fichiers Excel non communicants entre eux étaient utilisés pour le suivi des habilitations.
L’objectif du déploiement de Mercateam était de remplacer le fichier Excel de suivi des compétences des machinistes et de développer une matrice de polyvalence pour les animateurs et opérateurs. Il était également prévu de simplifier et centraliser le suivi des formations internes et des habilitations réglementaires.
Les résultats obtenus avec Mercateam sont considérables. Le suivi de l’évolution des compétences est désormais réalisé sur la plateforme. Cela permet une identification rapide des compétences clés critiques et des besoins de formation, améliorant ainsi le maintien de la polyvalence. L’outil a également permis d’anticiper la fin de validité des habilitations, centralisant ainsi toutes les informations nécessaires.
Chiffres clés
L’intégration d’un utilisateur à l’outil nécessite environ 2 à 3 minutes pour la configuration de son profil. La formation d’un nouvel utilisateur sur l’outil dure environ 30 minutes, avec une intégration de 20 utilisateurs cette année, soit un total de 10 heures de formation.
L’objectif premier avec l’utilisation de Mercateam était d’obtenir un planning automatique permettant de placer la bonne personne avec les bonnes compétences au bon endroit versus une affectation uniquement manuelle dans le passé. Les erreurs d’affectations sont minimisées grâce à des contraintes fixées lors du paramétrage de l’outil.
En fonction des périodes, le nombre d’intérimaires fluctue avec une moyenne de 40 à affecter chaque semaine. On estime entre 5 et 10 minutes le temps pour créer une nouvelle fiche collaborateur. Les intérimaires sont affectés sur chaque poste automatiquement de la même manière que le reste du personnel.
Chaque semaine, environ 5 absences sont signalées, ce qui pourrait entraîner autant d’arrêts de ligne. Grâce à l’information disponible directement sur le planning, LVMH Fragrance Brands peut anticiper ces arrêts potentiels. À ce jour, il n’y a pas eu d’arrêt de ligne lié à Mercateam (c’est-à-dire dû à des absences de personnel non anticipées).
On estime un gain de temps annuel d’environ un quart d’ETP. Ce qui correspond à un quart du temps auparavant perdu en production pour la réaffectation et l’ajustement de l’effectif sur une journée de travail de 7 heures.
Par ailleurs, la possibilité de disposer d’un historique du planning facilite sa réalisation d’une semaine à l’autre d’une part et nous permet également de répondre aux exigences règlementaires d’autre part.
Enfin, avant Mercateam, les compétences étaient révisées une fois par an, elles sont aujourd’hui révisées une fois par trimestre. L’outil permettant de centraliser le suivi des compétences, formations internes et des habilitations réglementaires, on identifie facilement les compétences critiques et on anticipe les besoins de formations.
Avant / Après
