Une gestion manuelle du planning et un manque de visibilité sur les compétences
LVMH Fragrance Brands, acteur clé du secteur cosmétique, gère deux sites de production majeurs en France : Vervins et Beauvais. Ce dernier, spécialisé dans les cosmétiques, soins et parfums, emploie 235 collaborateurs, dont jusqu’à 90 intérimaires chaque semaine. Avant l’intégration de Mercateam, le site de Beauvais faisait face à plusieurs défis organisationnels :
- L’affectation des opérateurs se faisait via des fichiers Excel multiples, non connectés, et des cartes physiques. Cela entraînait des erreurs (double affectation, rotations mal respectées) et une faible traçabilité des décisions.
- Le suivi des qualifications des machinistes reposait sur une matrice Excel, et aucune gestion centralisée n’existait pour les compétences des opérateurs et animateurs. Cela augmentait le risque de sous-optimisation et de ruptures dans la polyvalence.
- La modification du planning en cas d’imprévus (absences, arrêts de ligne) était lente et peu ergonomique.
Pourquoi LVMH a choisi Mercateam pour digitaliser ses processus
LVMH Fragrance Brands a choisi Mercateam pour moderniser ses outils de gestion et relever ses défis organisationnels.
Cette décision reposait sur plusieurs critères clés :
- L’automatisation et la centralisation des processus, permettant de regrouper la planification et la gestion des compétences sur une plateforme collaborative unique ;
- La fiabilité des affectations, grâce à des contraintes paramétrées qui minimisent les erreurs ;
- La facilité d’adoption de l’outil, avec une configuration rapide (2 à 3 minutes par profil) et une formation utilisateur efficace en seulement 30 minutes ;
- Et enfin, la capacité à consulter facilement l’historique des plannings, offrant une meilleure continuité opérationnelle et garantissant la conformité réglementaire.
Mercateam centralise la gestion des compétences et simplifie l’affectation au poste
Optimisation du planning d’affectation
- Avant : Gestion manuelle, propice aux erreurs et manquant de flexibilité.
- Après : Le planning est désormais automatisé et ajustable en quelques clics. Les erreurs d’affectation sont signalées par des alertes visuelles, et l’historique des plannings est consultable à tout moment. Résultat : aucun arrêt de ligne lié à une absence non anticipée depuis l’intégration de l’outil.
Amélioration de la gestion des compétences
- Avant : Suivi partiel et dispersé des compétences via plusieurs fichiers Excel, révisé annuellement.
- Après : Une matrice de polyvalence pour tous les collaborateurs (opérateurs, machinistes, animateurs) est centralisée sur Mercateam. Les compétences sont désormais révisées trimestriellement, et les besoins en formation ou renouvellements d’habilitations sont anticipés.
Gain de temps significatif
- L’automatisation des tâches répétitives (création de fiches collaborateurs, affectations) a permis un gain annuel équivalent à un quart d’un équivalent temps plein (ETP).
- La planification hebdomadaire est simplifiée, réduisant les ajustements manuels et facilitant la continuité d’une semaine à l’autre.
Fiabilité et conformité
- Grâce à la centralisation des données, LVMH Fragrance Brands respecte plus facilement les exigences réglementaires et peut répondre rapidement aux audits grâce à un historique complet.
En intégrant Mercateam, le site de Beauvais a transformé ses processus de gestion des plannings et des compétences. Cette transition numérique a permis non seulement d’améliorer l’efficacité opérationnelle, mais aussi de renforcer la fiabilité et la flexibilité des équipes.
Aujourd’hui, Mercateam joue un rôle clé dans la performance du site, avec des bénéfices concrets en termes de productivité, de traçabilité et de développement des compétences.
