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31 de Agosto de 2022

Alocação de pessoal: como escolher a ferramenta de planeamento certa?

Calendário de afixação

O planeamento do pessoal é muitas vezes uma tarefa longa e entediante. Estima-se que os gestores passam 7 horas por semana a gerir o planeamento das suas equipas. Um grande número de empresas elabora os seus horários em papel ou através de uma folha de cálculo do tipo Excel, o que está longe de ser fácil. Felizmente, há uma série de ferramentas disponíveis no mercado para o ajudar a criar horários facilmente e a partilhá-los com os seus empregados. No entanto, é necessário escolher uma ferramenta adaptada às necessidades das suas equipas. Vamos ver como fazer a escolha certa.

Porquê investir num instrumento de planeamento e atribuição de pessoal

Antes de entrar na mesquinhez do sujeito, vale a pena recordar os principais benefícios que se podem obter com tal ferramenta. 

Benefício n°1: considerável economia de tempo

Uma das principais vantagens de uma ferramenta de planeamento é o tempo poupado pelos chefes de equipa. Eles gastariam quase 7h por semana para definir a melhor combinação para designar os membros da sua equipa. O problema assume uma dimensão diferente quando têm de ser feitas alterações de última hora. Uma ausência imprevista cria uma verdadeira dor de cabeça para a pessoa que faz os planos. 

Deve-se também notar que esta tarefa particularmente demorada é frequentemente realizada, na melhor das hipóteses, em Excel, e na pior, em papel (muitas vezes esquecido na máquina de café). Estes dois meios de comunicação tornam a actualização complexa (frases testemunha como "qual é a última versão da agenda da próxima semana?"). Com o software certo, estes problemas são resolvidos, o que liberta a carga de trabalho mental dos gestores de tempo. 

Benefício 2: Visão em tempo real do pessoal disponível

Como consequência directa do ponto anterior, se os ficheiros não estiverem actualizados, é difícil saber quais os funcionários disponíveis num dado momento. É então necessário contornar as equipas para garantir que a informação esteja correcta. 

A vantagem dos instrumentos de planeamento é que são geralmente integrados com o seu outro software de gestão de pessoal (que gere as férias, licenças por doença, etc.). Isto facilita a determinação do funcionário que deve ser colocado em que posição de acordo com a sua disponibilidade ou competências (entraremos em mais pormenores sobre este ponto em particular na segunda parte do artigo).

Benefício 3: Melhoria da produtividade

O software de agendamento de pessoal é benéfico para todos os empregados. Os empregados podem aceder aos seus horários actualizados em qualquer altura. Os gestores podem concentrar-se em tarefas mais valiosas.

Os pontos de fricção administrativa são grandemente reduzidos, o que ao mesmo tempomelhora a comunicação, a partilha de informação e assim a produtividade a todos os níveis da empresa. 

A utilização de software de agendamento e de pessoal é um factor essencial para qualquer empresa que aspire a uma maior agilidade e versatilidade. Por conseguinte, a escolha do instrumento a implementar na sua empresa deve estar de acordo com as suas necessidades comerciais. Vamos ver quais são os principais critérios a considerar antes de fazer a sua escolha.

Critérios para a escolha da melhor ferramenta de planeamento

Vamos concentrar-nos em três dimensões essenciais: centralização de dados, o aspecto analítico, e atribuição de acordo com os constrangimentos empresariais. 

Critério 1: Partilha de informação em tempo real

A sua ferramenta de planeamento ideal deve ser capaz de ter em conta os dados de diferentes ferramentas de RH. Por exemplo, datas de férias, que devem ser facilmente tidas em conta no planeamento para evitar erros. 

Certifique-se também de que escolhe uma solução que lhe permita partilhar horários com as suas equipas online. Desta forma, cada um pode aceder ao seu próprio horário, que está sempre actualizado.

Critério 2: Análise da actividade

O segundo critério que deve considerar é o aspecto analítico. Aconselhamo-lo a recorrer a software que o ajude a aceder a dados-chave, tais como o número de horas gastas por cada empregado nos seus postos de trabalho. Estes são indicadores valiosos, particularmente para limitar o risco de distúrbios músculo-esqueléticos nas suas linhas, mas também para aumentar e melhorar a versatilidade dos seus empregados.

Critério 3: Atribuição automática de empregados

Finalmente, chamamos a sua atenção para o facto de que o seu instrumento de pessoal deve sobretudo ajudá-lo a colocar o funcionário certo no emprego certo no momento certo. Isto só é possível se for possível ter em conta uma série de restrições comerciais ao calcular as atribuições

Por exemplo, um instrumento de pessoal e planeamento a considerar : 

  • as competências e qualificações de cada empregado 
  • as competências e autorizações necessárias para cada posição 
  • Dados de RH (ausências, licença, tempo livre, licença por doença, etc.)

Este terceiro critério é essencial para qualquer empresa que deseje implementar um plano de emprego e gestão de competências virado para o futuro.  

Em resumo:

O seu instrumento de planeamento deve sobretudo ajudá-lo a colocar a pessoa certa no trabalho certo. Para tal, é necessário integrar conceitos como competências, autorizações, ausências e turnos.

Planeamento com Mercateam 

Mercateam tem em conta as limitações acima mencionadas, permitindo a atribuição automática de postos de trabalho. 

Como é que funciona?

  • Passo 1: Mapeamento das competências do operador e referenciação de todos os trabalhos de produção
  • Passo 2: Definição das competências e autorizações necessárias para cada posição de produção 
  • Etapa 3: Integração API dos dados HRIS existentes (ausências, férias, etc.) 
  • Passo 4: Finalmente automatize o seu planeamento de turnos de acordo com as suas restrições!

Quer ver com os seus próprios olhos?

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