[Webinar ] 🕵️♀️ Mercateam product roadmap: belangrijkste releases in 2022 en 2023 release onthullingen ❤️ [donderdag 27 januari 2023]
mercateam logo
31 augustus 2022

Personeelstoewijzing: hoe kiest u het juiste planningsinstrument?

Schema van detachering

Personeelsplanning is vaak een lange en vervelende taak. Geschat wordt dat managers 7 uur per week besteden aan het managen van de planning van hun teams. Veel bedrijven stellen hun schema's op papier of via een spreadsheet van het Excel-type op, wat verre van gemakkelijk is. Gelukkig zijn er een aantal hulpmiddelen op de markt waarmee u gemakkelijk roosters kunt maken en met uw werknemers kunt delen. Het is echter noodzakelijk een instrument te kiezen dat is aangepast aan de behoeften van uw teams. Laten we eens kijken hoe we de juiste keuze kunnen maken.

Waarom investeren in een tool voor personeelsplanning en -toewijzing

Alvorens in te gaan op de details van het onderwerp, is het de moeite waard te herinneren aan de belangrijkste voordelen die u kunt halen uit een dergelijk instrument. 

Voordeel nr. 1: aanzienlijke tijdwinst

Een van de belangrijkste voordelen van een planningstool is de tijdsbesparing voor teamleiders. Ze zouden bijna 7h per week om de beste combinatie te bepalen voor het toewijzen van hun teamleden. Het probleem krijgt een andere dimensie wanneer op het laatste ogenblik wijzigingen moeten worden aangebracht. Een onvoorziene afwezigheid bezorgt de persoon die de plannen maakt, heel wat hoofdbrekens. 

Er zij ook op gewezen dat deze bijzonder tijdrovende taak vaak wordt uitgevoerd, in het beste geval in Excel, en in het slechtste geval op papier (vaak vergeten bij de koffiemachine). Deze twee media maken het bijwerken complex (getuige zinnen als "wat is de laatste versie van het schema van volgende week?"). Met de juiste software worden deze problemen opgelost, waardoor de mentale werklast van de time managers wordt verlicht. 

Voordeel 2: Realtime overzicht van beschikbaar personeel

Een rechtstreeks gevolg van het vorige punt is dat, indien de dossiers niet bijgewerkt zijn, moeilijk te achterhalen is welke werknemers op een bepaald moment beschikbaar zijn. Vervolgens moeten de teams worden rondgeleid om na te gaan of de informatie juist is. 

Het voordeel van planningtools is dat ze meestal geïntegreerd zijn met uw andere software voor personeelsbeheer (die vakanties, ziekteverlof, enz. beheert). Dit maakt het gemakkelijker om te bepalen welke werknemer op welke plaats moet worden geplaatst naar gelang van zijn beschikbaarheid of vaardigheden (wij zullen in het tweede deel van het artikel dieper ingaan op dit specifieke punt).

Voordeel 3: Verhoogde productiviteit

Personeelsplanning software is gunstig voor alle werknemers. Werknemers hebben op elk moment toegang tot hun bijgewerkte roosters. Managers kunnen zich concentreren op waardevollere taken.

Administratieve frictiepunten worden sterk verminderd, wat tegelijkde communicatie, de informatie-uitwisseling en dus de productiviteit op alle niveaus van het bedrijf verbetert. 

Het gebruik van plannings- en personeelssoftware is een essentiële factor voor elke onderneming die een grotere wendbaarheid en veelzijdigheid nastreeft. Daarom moet de keuze van het in uw bedrijf te implementeren instrument in overeenstemming zijn met uw zakelijke behoeften. Laten we eens kijken wat de belangrijkste criteria zijn om te overwegen alvorens uw keuze te maken.

Criteria voor het kiezen van het beste planningsinstrument

Wij zullen ons concentreren op drie essentiële dimensies: de centralisatie van gegevens, het analytische aspect en de toewijzing op basis van bedrijfsbeperkingen. 

Criterium 1: Informatie-uitwisseling in real time

Uw ideale planningtool moet rekening kunnen houden met gegevens van verschillende HR-tools. Bijvoorbeeld vakantiedata, waarmee bij de planning gemakkelijk rekening moet worden gehouden om vergissingen te voorkomen. 

Zorg er ook voor dat u een oplossing kiest waarmee u online schema's kunt delen met uw teams. Zo heeft iedereen toegang tot zijn eigen schema, dat altijd up-to-date is.

Criterium 2: Analyse van de activiteiten

Het tweede criterium dat u in overweging moet nemen is het analytische aspect. Wij adviseren u software te gebruiken waarmee u toegang krijgt tot belangrijke gegevens, zoals het aantal uren dat elke werknemer op uw werkstations doorbrengt. Dit zijn waardevolle indicatoren, met name om het risico van spier- en skeletaandoeningen op uw lijnen te beperken, maar ook om de veelzijdigheid van uw werknemers te vergroten en te verbeteren .

Criterium 3: Automatische toewijzing van werknemers

Ten slotte vestigen wij uw aandacht op het feit dat uw personeelsinstrument u in de eerste plaats moet helpen om de juiste werknemer op het juiste moment in de juiste baan te plaatsen. Dit is alleen mogelijk als u bij de berekening van de opdrachten rekening kunt houden met een aantal zakelijke beperkingen

Bijvoorbeeld, een personeels- en planningsinstrument om te overwegen : 

  • de vaardigheden en kwalificaties van elke werknemer 
  • de voor elke functie vereiste vaardigheden en bevoegdheden 
  • HR-gegevens (afwezigheden, verlof, verlofdagen, ziekteverlof, enz.)

Dit derde criterium is van essentieel belang voor elke onderneming die een op de toekomst gericht plan voor het beheer van banen en vaardigheden wil uitvoeren.  

Samengevat:

Uw planningsinstrument moet u vooral helpen om de juiste persoon op de juiste plaats in te zetten. Daartoe moeten begrippen als vaardigheden, bevoegdheden, afwezigheden en verschuivingen worden geïntegreerd.

Planning met Mercateam 

Mercateam houdt rekening met de hierboven vermelde beperkingen en maakt een geautomatiseerde toewijzing van opdrachten mogelijk. 

Hoe werkt het?

  • Stap 1: Operatorvaardigheden in kaart brengen en verwijzing naar alle productietaken
  • Stap 2: Vaststelling van de vaardigheden en bevoegdheden die voor elke productiefunctie vereist zijn 
  • Stap 3: API-integratie van bestaande HRIS-gegevens (afwezigheden, vakantiedagen enz.) 
  • Stap 4: Automatiseer eindelijk uw shiftplanning volgens uw beperkingen!

Wil je het zelf zien?

Om verder te gaan, boek uw demonstratie door hier te klikken

Abonneer u op onze nieuwsbrief

chevron-down-cirkel