Réaliser les plannings du personnel est bien souvent une tâche longue et fastidieuse. On estime d’ailleurs que les managers passent 7 heures hebdomadaires à gérer le planning de leurs équipes. Un grand nombre d’entreprises réalisent les plannings sur papier ou via un tableur type Excel, ce qui est loin de faciliter la tâche. Heureusement, bon nombre d’outils sont disponibles sur le marché pour vous aider à réaliser des plannings aisément, et à les partager à vos collaborateurs. Cependant, il est nécessaire de choisir un outil adapté au besoin de vos équipes. Voyons ensemble comment faire le bon choix.
Pourquoi investir dans un outil de planification et d’affectation du personnel
Avant d’entrer dans le vif du sujet, il est bon de rappeler les principaux bénéfices que vous pourrez tirer d’un tel outil.
Bénéfice n°1 : un gain de temps considérable
Un des principaux avantages d’un outil d’aide à la planification, c’est le gain de temps pour les chefs d’équipes. Ces derniers passeraient près de 7h par semaine à définir la meilleure combinaison pour affecter les membres de leurs équipes. Le problème prend une autre dimension lorsqu’il est nécessaire d’effectuer des changements de dernière minute. Une absence imprévue engendre un véritable casse-tête pour la personne qui réalise les plannings.
Notons aussi que cette tâche particulièrement chronophage est souvent réalisée, au mieux, sur Excel, et au pire, sur papier (souvent oublié à la machine à café). Ces deux supports rendent les mises à jour complexes (en témoignent des phrases comme “quelle est la dernière version du planning de la semaine prochaine ?”). Grâce à un logiciel adapté, ces problématiques sont résolues, ce qui et libère de la charge mentale aux gestionnaires des emplois du temps.
Bénéfice n°2 : une vue en temps réel du personnel disponible
Conséquence directe du précédent point : si les fichiers ne sont pas à jour, il est difficile de savoir quels salariés sont disponibles à un instant donné. Il faut alors faire le tour des équipes pour s’assurer que les informations sont correctes.
L’avantage des outils de planning, c’est qu’ils sont généralement intégrés avec vos autres logiciels de gestion du personnel (qui gèrent les congés, les arrêts maladie etc.). Il est ainsi plus simple de déterminer quel salarié placer à quel poste selon ses disponibilités ou encore selon ses compétences (nous détaillons ce point particulier dans la seconde partie de l’article).
Bénéfice n°3 : une meilleure productivité
Un logiciel de planification du personnel est bénéfique pour l’ensemble des salariés. Ces derniers peuvent accéder à tout moment à leur emploi du temps à jour. Les managers quant à eux, peuvent se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée plus intéressante.
Les points de friction liés à l’administratif sont fortement réduits, ce qui permet en même temps d’améliorer la communication, le partage d’informations et donc la productivité à tous les niveaux de l’entreprise.
Utiliser un logiciel de planification et d’affectation du personnel est un facteur indispensable pour toute entreprise qui aspire à plus d’agilité et de polyvalence. Par conséquent, le choix de l’outil à implémenter dans votre entreprise doit être en adéquation avec vos besoins métier. Voyons ensemble quels sont les principaux critères à considérer avant de faire votre choix.
Les critères pour choisir le meilleur outil de planning
Nous allons nous intéresser à trois dimensions essentielles : la centralisation des données, l’aspect analytique, et l’affectation du personnel selon des contraintes métier.
Votre outil de création de planning idéal devrait permettre de prendre en compte les données des différents outils des ressources humaines. Par exemple, les dates de congés, qui devraient pouvoir être facilement prises en considération dans la planification afin d’éviter les erreurs.
De même, assurez-vous que votre choix se porte vers une solution qui vous permette de partager les plannings aux équipes en direct. Ainsi, chacun peut accéder à son emploi du temps, toujours actualisé.
Critère n°2 : analyse de l’activité
Le second critère qui devrait retenir votre attention porte sur l’aspect analytique. Nous vous conseillons de vous tourner vers un logiciel qui vous aide à accéder à des données clés, telles que le nombre d’heures passées par chaque collaborateur sur vos postes. Ce sont des indicateurs précieux, notamment pour limiter les risques de Troubles Musculo Squelettiques sur vos lignes, mais aussi pour valoriser et améliorer la polyvalence de vos collaborateurs.
Critère n°3 : affectation du personnel automatique
Enfin, nous attirons votre attention sur le fait que votre outil d’affectation du personnel devrait avant tout vous aider à placer le bon salarié sur le bon poste, au bon moment. Cela n’est possible qu’à condition de pouvoir prendre en compte un certain nombre de contraintes métier dans le calcul des affectations.
Ainsi, un outil d’affectation du personnel et de planification considérer :
- les compétences et les habilitations de chaque salarié
- les compétences et les habilitations nécessaires sur chaque poste
- les données RH (absences, congés, RTT, arrêts maladie, etc.)
Ce troisième critère est essentiel pour toute entreprise qui aspire à mettre en place un plan de Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences.
En résumé :
Votre outil de planification devrait avant tout vous aider à placer la bonne personne sur le bon poste. Pour cela il est nécessaire d’intégrer des notions telles que les compétences, les habilitations, les absences ou encore les shifts.
Le planning avec Mercateam
Mercateam prend en compte les contraintes précédemment mentionnées, permettant ainsi d’automatiser l’affectation sur poste.
Comment ça fonctionne ?
- Étape 1 : Cartographie des compétences des opérateurs et référencement de tous les postes de production
- Étape 2 : Définition des compétences et habilitations requises pour chaque poste de production
- Étape 3 : Intégration par API des données des SIRH existants (absences, congés etc.)
- Étape 4 : Automatisez enfin votre planning d’affectation au poste selon vos contraintes !
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