Outil central pour la gestion des ressources humaines, le SIRH a cependant une limite : il n’est pas pensé pour aider les opérationnels à atteindre leurs objectifs. Pourtant, ces derniers ont besoin d’avoir une vision globale et actualisée des compétences à disposition. Dans ce contexte, comment est-il possible d’aligner les intérêts de chacun ? Et si les données terrain pouvaient résoudre cette problématique ?
La plupart des SIRH ne bénéficient qu’aux fonctions support
Avant d’entrer dans le vif du sujet, posons le cadre. On appelle SIRH les Sysètmes d’Information de gestion des Ressources Humaines. En d’autres termes, ce sont des logiciels centrés sur l’administration du personnel. Ils sont utilisés par les équipes RH pour effectuer diverses tâches :
- Gérer les contrats de travail
- Créer les bulletins de paye
- Suivre les congés et les absences
- Recenser les notes de frais
- etc.
Il s’agit souvent d’outils complets, pensés pour améliorer la productivité des fonctions support. Les données sont centralisées, et les tâches à faible valeur ajoutée sont automatisées, ce qui permet aux équipes RH de se concentrer sur le volet humain. Le logiciel permet ainsi de couvrir l’intégralité des processus liés aux ressources humaines, tout en les simplifiant. Ainsi, le SIRH est d’abord conçu dans une optique d’amélioration de la performance.
Au-delà de cette notion de productivité, ces logiciels permettent également de mieux piloter la gestion des talents grâce à de nombreux indicateurs. Sur le plan financier, on peut par exemple suivre la masse salariale ou les coûts de recrutement par métiers. D’autres métriques se concentrent davantage sur des facteurs de risque, comme le turnover, les maladies professionnelles, le taux d’accident ou encore l’absentéisme.
Enfin, le SIRH répond également à des contraintes légales. En effet, depuis 2018, la loi sur le règlement général de la protection des données (RGPD), les entreprises sont tenues de sécuriser les données à caractère personnel de leurs employés. Les SIRH sont donc conçus pour répondre à cette obligation.
Si ces fonctionnalités représentent une aide précieuse pour les métiers des ressources humaines, on ne peut pas en dire autant pour les opérationnels.
Et ça semble logique. Comme nous l’avons constaté, cet outil est pensé pour aider les fonctions support à atteindre leurs objectifs. Et ces objectifs ne sont pas les mêmes que ceux des opérationnels.
Les SIRH, insuffisants face aux enjeux opérationnels
Dans une entreprise, chaque service agit pour atteindre ses objectifs. Par exemple, le pôle RH doit faire en sorte de recruter les meilleurs talents. De leur côté, les opérationnels mettent tout en œuvre pour maximiser la production. Les données détenues au sein du SIRH seraient donc théoriquement utiles aux opérationnels. Or, force est de constater que ce n’est pas le cas.
En effet, ces informations sont la plupart du temps descendantes, et par définition, non conforme à la réalité du terrain. Les fonctions support ont une compréhension relativement biaisée des attentes et des enjeux opérationnels. C’est notamment le cas dans le secteur industriel, où il est fréquent d’entendre des responsables de site se plaindre de la mauvaise compréhension de leur métier par les responsables des ressources humaines. Il suffit de lire les offres d’emploi publiées par les RH pour s’en rendre compte : les compétences mentionnées ainsi que la description du poste sont parfois bien loin de la réalité.
Pour répondre à leurs enjeux, les opérationnels recherchent des solutions pensées pour eux.
Par exemple, sur le terrain, les managers veulent gagner du temps pour :
- Savoir quel opérateur possède quelle compétence pour pouvoir l’affecter au bon poste
- Savoir si ses équipiers sont présents pour savoir s’ils pourront répondre à la charge de travail
- Anticiper les départs à la retraite pour former de nouvelles personnes suffisamment tôt
- Participer au recrutement des futurs équipiers
- Suivre le taux de polyvalence de l’équipe pour pouvoir l’améliorer
- Accompagner les opérateurs, notamment en termes de montée en compétences
De leur côté, les opérateurs ont aussi leurs revendications :
- S’assurer que leurs compétences sont connues et valorisées
- Pouvoir demander des formations conformes à leur projet professionnel
- Se former en continu et être accompagnés
Aujourd’hui, un bon nombre d’entreprises n’est pas capable de répondre à ces enjeux opérationnels pourtant garants d’une croissance saine.
Concilier les enjeux des fonctions support et les enjeux opérationnels
Dans un tel contexte, comment est-il possible de permettre au plus grand nombre de profiter des données terrain pour avancer dans la bonne direction ? Faut-il repartir de zéro ?
Heureusement, non. Il suffit plutôt de revoir la manière dont les données sont collectées et exploitées par les différentes parties prenantes. En effet, la meilleure manière de garantir la fiabilité des données consiste à faire du « bottom-up », et non du descendant. Concrètement, il s’agit de recueillir les données du terrain et de les partager au reste de l’entreprise.
Ce système bénéficie non seulement aux opérationnels, mais aussi aux fonctions support. Par exemple, les RH peuvent s’appuyer sur une approche centrée sur des données terrain réelles et actualisées. Les décisionnaires quant à eux, profitent de ces données pour établir une vision stratégique plus fine, et pour mieux anticiper l’avenir.
Les données du terrain sont essentielles à toute entreprise qui souhaite gagner en agilité et en polyvalence, deux qualités obligatoires face à l’accélération de la transformation numérique et à l’émergence de nouveaux métiers. D’ailleurs, la mise en place de méthodologies de planification stratégique de la main-d’œuvre (SWP) implique que l’entreprise ait accès à des données fiables.
Se pose alors la question suivante : comment récupérer et faire circuler la donnée du terrain ? La solution idéale devrait probablement répondre aux critères suivants :
- Permettre de centraliser l’information de manière simple
- Être utilisable par chaque membre de l’équipe
- Générer des indicateurs au service des fonctions support et des opérationnels
Avec ces caractéristiques en tête, on comprend que l’utilisation de tableurs n’est pas la solution idéale. Il existe cependant des outils clé en main qui permettent de maîtriser simplement les données terrain, et de les transformer en tableaux de bord personnalisés. Ainsi, les intérêts des fonctions support et ceux des opérationnels sont réconciliés !
En résumé
Les SIRH sont des outils qui permettent de gérer diverses tâches administratives, telles que la génération de fiches de paie, la gestion des contrats ou encore le suivi des congés. Si ces outils aident les RH à atteindre leurs objectifs, ils ne répondent pas aux enjeux opérationnels. En effet, les données du terrain restent bien souvent… sur le terrain.
Le problème ? Cela crée un cloisonnement de l’information, et une vision des ressources humaines de l’entreprise qui n’est pas conforme à la réalité. Alors que les responsables d’équipes sont chargés d’atteindre l’excellence opérationnelle, ils ne peuvent pas s’appuyer sur les données du SIRH pour mettre en place les bonnes actions. Pour changer cela, il est nécessaire de changer la manière dont les données sont collectées et exploitées.
