Como herramienta central para la gestión de los recursos humanos, el SIRH tiene un límite: no está diseñado para ayudar al personal operativo a alcanzar sus objetivos. Sin embargo, estos últimos deben tener una visión global y actualizada de las competencias disponibles. En este contexto, ¿cómo es posible alinear los intereses de todos? ¿Y si los datos de campo pudieran resolver este problema?
La mayoría de los SIRH sólo benefician a las funciones de apoyo
Antes de entrar en el meollo de la cuestión, situemos el escenario. HRIS son las siglas de Human Resources Management Information Systems. En otras palabras, son paquetes de software que se centran en la administración de personal. Los equipos de RRHH los utilizan para realizar diversas tareas:
- Gestión de los contratos de trabajo
- Crear nóminas
- Seguimiento de los permisos y las ausencias
- Identificar los informes de gastos
- etc.
Suelen ser herramientas integrales diseñadas para mejorar la productividad de las funciones de apoyo. Los datos se centralizan y las tareas de bajo valor añadido se automatizan, lo que permite a los equipos de RRHH centrarse en el elemento humano. El software cubre todos los procesos relacionados con los recursos humanos, simplificándolos. Por lo tanto, el SIRH está diseñado principalmente para mejorar el rendimiento.
Además de esta noción de productividad, este software también permite una mejor gestión del talento gracias a numerosos indicadores. En términos financieros, por ejemplo, es posible controlar los costes de nómina o de contratación por línea de negocio. Otras métricas se centran más en los factores de riesgo, como la rotación, las enfermedades profesionales, los índices de accidentes y el absentismo.
Por último, el SIRH también cumple con las restricciones legales. De hecho, desde 2018, la ley sobre el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), las empresas están obligadas a asegurar los datos personales de sus empleados. Por lo tanto, los SIRH están diseñados para cumplir con esta obligación.
Si bien estas funciones son una gran ayuda para los profesionales de RRHH, no se puede decir lo mismo del personal operativo.
Y parece lógico. Como hemos visto, esta herramienta está diseñada para ayudar a las funciones de apoyo a alcanzar sus objetivos. Y estos objetivos no son los mismos que los del personal operativo.
El SIRH es insuficiente para afrontar los retos operativos
En una empresa, cada departamento actúa para alcanzar sus objetivos. Por ejemplo, el departamento de RRHH debe asegurarse de que contrata a los mejores talentos. Por su parte, el personal operativo hace todo lo posible para maximizar la producción. Por lo tanto, los datos del SIRH serían teóricamente útiles para el personal operativo. Sin embargo, está claro que no es así.
De hecho, esta información es mayoritariamente descendente y, por definición, no se corresponde con la realidad sobre el terreno. Las funciones de apoyo tienen un conocimiento relativamente parcial de las expectativas y los retos operativos. Este es el caso, sobre todo, del sector industrial, donde es habitual escuchar a los directores de obra quejarse de la escasa comprensión de su negocio por parte de los responsables de recursos humanos. No hay más que leer los anuncios de empleo publicados por RRHH para darse cuenta de ello: las competencias mencionadas y la descripción del puesto de trabajo a veces distan mucho de la realidad.
Para hacer frente a sus retos, el personal operativo busca soluciones diseñadas para ellos.
Por ejemplo, en el campo, los directivos quieren ahorrar tiempo para :
- Saber qué operario tiene qué habilidades para poder asignarle el trabajo adecuado
- Saber si los miembros de su equipo están presentes para ver si pueden manejar la carga de trabajo
- Anticiparse a las jubilaciones para formar a los nuevos con la suficiente antelación
- Participar en la contratación de los futuros miembros del equipo
- Controlar el índice de polivalencia del equipo para mejorarlo
- Apoyar a los operadores, especialmente en lo que respecta al desarrollo de competencias
Por su parte, los operadores también tienen sus exigencias:
- Garantizar que sus competencias sean conocidas y valoradas
- Poder solicitar cursos de formación de acuerdo con sus planes de carrera
- Formación y apoyo continuos
En la actualidad, un buen número de empresas no son capaces de afrontar estos retos operativos, aunque garanticen un crecimiento saludable.
Conciliar los retos de las funciones de apoyo y los retos operativos
En este contexto, ¿cómo es posible que el mayor número de personas pueda aprovechar los datos sobre el terreno para avanzar en la dirección correcta? ¿Debemos empezar de cero?
Afortunadamente, no. Más bien, se trata simplemente de revisar la forma en que los datos son recogidos y utilizados por las distintas partes interesadas. De hecho, la mejor manera de garantizar la fiabilidad de los datos es ir de abajo a arriba, no de arriba a abajo. En concreto, se trata de recoger datos sobre el terreno y compartirlos con el resto de la empresa.
Este sistema no sólo beneficia al personal operativo, sino también a las funciones de apoyo. Por ejemplo, RRHH puede confiar en un enfoque centrado en datos reales y actualizados sobre el terreno. Los responsables de la toma de decisiones, por su parte, se benefician de estos datos para establecer una visión estratégica más afinada y anticipar mejor el futuro.
Los datos del terreno son esenciales para cualquier empresa que quiera ganar agilidad y versatilidad, dos cualidades obligatorias ante la aceleración de la transformación digital y la aparición de nuevas profesiones. Además, la aplicación de las metodologías de planificación estratégica de la mano de obra (PEA ) requiere que la empresa tenga acceso a datos fiables.
La cuestión que se plantea entonces es cómo recuperar y difundir los datos desde el terreno. La solución ideal probablemente cumpliría los siguientes criterios:
- Permitir la centralización de la información de forma sencilla
- Ser utilizable por todos los miembros del equipo
- Generar indicadores para las funciones de apoyo y el personal operativo
Teniendo en cuenta estas características, está claro que el uso de hojas de cálculo no es la solución ideal. Sin embargo, existen herramientas llave en mano que facilitan el dominio de los datos de campo y su transformación en cuadros de mando personalizados. De este modo, se concilian los intereses de las funciones de apoyo y del personal operativo.
En resumen
Los sistemas de información de recursos humanos son herramientas para gestionar diversas tareas administrativas, como la generación de nóminas, la gestión de contratos o el seguimiento de las vacaciones. Si bien estas herramientas ayudan a los RRHH a alcanzar sus objetivos, no responden a los retos operativos. De hecho, los datos del campo a menudo permanecen... En el suelo. ¿El problema? Esto crea una compartimentación de la información y una visión de los recursos humanos de la empresa que no se corresponde con la realidad. Aunque los jefes de equipo son responsables de alcanzar la excelencia operativa, no pueden confiar en los datos del SIRH para aplicar las acciones adecuadas. Para cambiar esto, es necesario cambiar la forma en que se recogen y utilizan los datos.
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