Die Erstellung von Personalplänen ist oft eine zeitraubende und mühsame Aufgabe. Schätzungen zufolge verbringen Manager sieben Stunden pro Woche mit der Planung ihrer Teams. Viele Unternehmen erstellen die Personalplanung auf Papier oder mithilfe einer Excel-Tabelle, was die Arbeit nicht gerade erleichtert. Glücklicherweise sind auf dem Markt zahlreiche Tools erhältlich, die Ihnen helfen, Planungen einfach zu erstellen und sie an Ihre Mitarbeiter weiterzugeben. Sie müssen jedoch ein Tool auswählen, das auf die Bedürfnisse Ihrer Teams zugeschnitten ist. Sehen wir uns gemeinsam an, wie Sie die richtige Wahl treffen können.
Warum Sie in ein Tool zur Personalplanung und -zuteilung investieren sollten
Bevor wir zum eigentlichen Thema kommen, sollten wir uns noch einmal die wichtigsten Vorteile vergegenwärtigen, die Sie aus einem solchen Werkzeug ziehen können.
Nutzen Nr. 1: Eine erhebliche Zeitersparnis
Einer der Hauptvorteile eines Planungshilfsmittels ist die Zeitersparnis für die Teamleiter. Diese würden fast 7h pro Woche damit, die beste Kombination für den Einsatz ihrer Teammitglieder festzulegen.. Das Problem nimmt eine andere Dimension an, wenn Änderungen in letzter Minute vorgenommen werden müssen. Eine unvorhergesehene Abwesenheit bereitet der Person, die die Planungen vornimmt, Kopfzerbrechen.
Beachten Sie auch, dass diese besonders zeitraubende Aufgabe häufig bestenfalls in Excel und schlimmstenfalls auf Papier (das oft an der Kaffeemaschine vergessen wird) erledigt wird. Diese beiden Medien machen Aktualisierungen kompliziert (davon zeugen Sätze wie "Was ist die neueste Version des Plans für nächste Woche?"). Mithilfe einer geeigneten Software lassen sich diese Probleme lösen, was wiederum die Zeitplaner entlastet.
Nutzen Nr. 2: Ein Echtzeitüberblick über das verfügbare Personal
Eine direkte Folge des vorherigen Punktes: Wenn die Dateien nicht auf dem neuesten Stand sind, ist es schwierig zu wissen, welche Mitarbeiter zu einem bestimmten Zeitpunkt verfügbar sind. Man muss dann durch die Teams gehen, um sicherzustellen, dass die Informationen korrekt sind.
Der Vorteil von Planungstools ist, dass sie in der Regel mit Ihrer anderen Personalverwaltungssoftware integriert sind (die Urlaub, Krankenstand usw. verwaltet). So ist es einfacher zu bestimmen, welcher Mitarbeiter auf welche Stelle gesetzt werden soll, je nach Verfügbarkeit oder auch nach seinen Kompetenzen (auf diesen speziellen Punkt gehen wir im zweiten Teil des Artikels näher ein).
Nutzen Nr. 3: Höhere Produktivität
Eine Software zur Personalplanung ist für alle Mitarbeiter von Vorteil. Die Mitarbeiter können jederzeit auf ihren aktuellen Stundenplan zugreifen. Manager können sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren.
Die mit der Verwaltung verbundenen Reibungspunkte werden stark reduziert, was gleichzeitigdie Kommunikation, den Informationsaustausch und damit die Produktivität auf allen Ebenen des Unternehmensverbessert.
Der Einsatz von Software zur Personalplanung und -zuteilung ist ein unverzichtbarer Faktor für jedes Unternehmen, das nach mehr Agilität und Vielseitigkeit strebt. Daher muss die Wahl des Tools, das in Ihrem Unternehmen implementiert werden soll, auf Ihre geschäftlichen Anforderungen abgestimmt sein. Lassen Sie uns gemeinsam einen Blick auf die wichtigsten Kriterien werfen, die Sie berücksichtigen sollten, bevor Sie Ihre Wahl treffen.
Kriterien für die Auswahl des besten Planungsinstruments
Wir werden uns mit drei wesentlichen Dimensionen beschäftigen: der Zentralisierung von Daten, dem analytischen Aspekt und der Zuweisung von Personal nach geschäftlichen Vorgaben.
Ihr ideales Tool zur Erstellung von Zeitplänen sollte die Möglichkeit bieten, Daten aus verschiedenen Personalinstrumenten zu berücksichtigen. Beispielsweise sollten Urlaubsdaten einfach in der Planung berücksichtigt werden können, um Fehler zu vermeiden.
Ebenso sollten Sie darauf achten, dass Sie eine Lösung wählen, die es Ihnen ermöglicht, die Zeitpläne live an die Teams weiterzugeben. So kann jeder auf seinen stets aktuellen Zeitplan zugreifen.
Kriterium 2: Analyse der Aktivität
Das zweite Kriterium, das Sie beachten sollten, betrifft den analytischen Aspekt. Wir empfehlen Ihnen, sich für eine Software zu entscheiden, die Ihnen hilft, auf wichtige Daten zuzugreifen, wie z. B. die Anzahl der Stunden, die jeder Mitarbeiter an Ihren Arbeitsplätzen verbringt. Dies sind wertvolle Indikatoren, insbesondere um das Risiko von Muskel-Skelett-Erkrankungen an Ihren Produktionslinien zu verringern, aber auch um die Vielseitigkeit Ihrer Mitarbeiter aufzuwerten und zu verbessern .
Kriterium 3: Automatische Personalzuweisung
Abschließend möchten wir Sie darauf hinweisen, dass Ihr Personaleinsatztool Ihnen in erster Linie dabei helfen sollte, den richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit auf die richtige Stelle zu setzen. Dies ist nur möglich, wenn Sie bei der Berechnung der Einsätze eine Reihe von geschäftlichen Einschränkungen berücksichtigen können.
So ein Personalzuweisungs- und Planungsinstrument betrachten :
- die Kompetenzen und Berechtigungen jedes Mitarbeiters
- die für jede Stelle erforderlichen Kompetenzen und Berechtigungen
- HR-Daten (Abwesenheiten, Urlaub, RTT, Krankenstand usw.)
Dieses dritte Kriterium ist für jedes Unternehmen, das einen Plan zur vorausschauenden Verwaltung von Arbeitsplätzen und Kompetenzen anstrebt, von entscheidender Bedeutung.
Zusammengefasst:
Ihr Planungstool sollte Ihnen in erster Linie dabei helfen, die richtige Person auf die richtige Stelle zu setzen. Dazu ist es notwendig, Begriffe wie Kompetenzen, Berechtigungen, Abwesenheiten oder auch Schichten zu integrieren.
Planung mit Mercateam
Mercateam berücksichtigt die zuvor genannten Einschränkungen, sodass die Stellenzuweisung automatisiert werden kann.
Wie funktioniert das?
- Schritt 1: Kartierung der Kompetenzen der Bediener und Referenzierung aller Produktionsstellen
- Schritt 2: Festlegung der für jeden Produktionsposten erforderlichen Kompetenzen und Berechtigungen
- Schritt 3: API-Integration von Daten aus bestehenden HRIS (Abwesenheiten, Urlaub etc.)
- Schritt 4: Automatisieren Sie endlich Ihre Schichtplanung nach Ihren Vorgaben!
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