Persönliche Gespräche in der Industrie: Wie kann man 2023 ein effektives Follow-up durchführen?

Mitarbeitergespräche sind ein wichtiger Bestandteil des Arbeitslebens und bieten Managern die Möglichkeit, die Kompetenzen und beruflichen Ziele ihrer Mitarbeiter zu überprüfen. Die Vor- und Nachbereitung dieser Gespräche wird jedoch nicht immer optimal durchgeführt. Dadurch gehen wichtige Informationen für die Entwicklung der Unternehmensstrategie verloren.

In diesem Artikel erläutern wir die Bedeutung von Mitarbeitergesprächen, ihre rechtlichen Aspekte und unsere Tipps für eine gute Vorbereitung und eine ideale Nachbereitung.

Einzelgespräch, Jahresgespräch, berufliches Gespräch... Welche Unterschiede gibt es?

Im Laufe seines Arbeitslebens wird ein Arbeitnehmer mit verschiedenen Arten von Gesprächen konfrontiert. Dabei handelt es sich um wichtige Momente, in denen Arbeitgeber und Arbeitnehmer eine Bestandsaufnahme der Ziele, der Entwicklungsperspektiven oder auch der Gefühle innerhalb des Unternehmens vornehmen können.

Man spricht von Einzelgesprächen, Jahresgesprächen oder auch von beruflichen Gesprächen. Sie werden oft synonym verwendet, bezeichnen jedoch nicht dasselbe. Und auch in rechtlicher Hinsicht ändert sich die Regel:

Das persönliche Gespräch (auch Jahresgespräch genannt)

Das persönliche Gespräch und das Jahresgespräch sind ein und dasselbe Ereignis. Es handelt sich um ein Treffen zwischen dem Arbeitnehmer und seinem Arbeitgeber, seinem Vorgesetzten oder einem Mitarbeiter der Personalabteilung. Bei diesem Treffen ziehen beide Seiten Bilanz über die Tätigkeit des Arbeitnehmers in einem bestimmten Zeitraum. Dabei können die zuvor festgelegten Ziele, die Entwicklung der Fähigkeiten und Fertigkeiten oder das Engagement des Arbeitnehmers besprochen werden. Im Gegensatz zum beruflichen Gespräch ist dasjährliche Gespräch nicht gesetzlich vorgeschrieben. Es ist jedoch möglich, dass Ihr Tarifvertrag oder Ihr Arbeitgeber beschließt, ein solches Gespräch einzuführen. In diesem Fall betrifft es alle Arbeitnehmer.

Das berufliche Gespräch

Wie bereits erwähnt, geht es beim Mitarbeitergespräch um den Zusammenhang zwischen den Zielen des Unternehmens und der Arbeit, die der Mitarbeiter leistet. Das berufliche Gespräch hingegen konzentriert sich ausschließlich auf die berufliche Entwicklung des Mitarbeiters. Es bietet dem Arbeitgeber die Gelegenheit, die Kompetenzen jedes Arbeitnehmers zu überprüfen und so den Fortbildungsbedarf zu antizipieren. Artikel L. 6315-1 des Arbeitsgesetzbuchs besagt, dass das berufliche Gespräch für alle Unternehmen obligatorisch ist, unabhängig von der Anzahl der Beschäftigten. Es muss mindestens alle zwei Jahre stattfinden. Es ist auch zu beachten, dass das berufliche Gespräch nach bestimmten Urlaubszeiten wie Elternurlaub, Sabbatical oder einer mehr als sechsmonatigen Krankschreibung obligatorisch ist.

Manager: Wie geht man mit der Zeit vor und nach dem persönlichen Gespräch um?

Um mehr darüber zu erfahren, wie persönliche Gespräche in der Industrie vorbereitet werden, haben wir eine Umfrage unter unseren Kunden durchgeführt. Das Ergebnis: Es dauert durchschnittlich 90 Tage, um die Vorstellungsgespräche einer Vollzeitkraft nachzubereiten. Eine solche Zeitspanne erscheint im digitalen Zeitalter, in dem die jüngere Generation auf häufiges Feedback wartet, relativ groß. Glücklicherweise ist es mit einer guten Organisation und einem geeigneten Tool möglich, eine effektive Nachverfolgung von Mitarbeitern durchzuführen und gleichzeitig die gesammelten Daten aufzuwerten.

Regeln für die Vorbereitung eines persönlichen Gesprächs

Mitarbeitergespräche sind wichtige Momente im Leben eines Arbeitnehmers und sollten nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Sie sollten frühzeitig vorbereitet werden, um am Tag X möglichst viel Kontext zu haben. Es wird dringend empfohlen, Folgendes mitzubringen:

• Protokolle früherer Befragungen.
• Die Beschreibung jeder Stelle.
• Die Liste der Ziele, die auf der Ebene der Abteilung oder des Mitarbeiters festgelegt wurden.
• Die im vergangenen Zeitraum beobachteten Ergebnisse.

Im gleichen Sinne ermöglicht es die Vorbereitung eines Rasters auf der Grundlage vorhandener Daten, den Dialog auf greifbare und messbare Elemente zu konzentrieren. Zum Beispiel :

Die verschiedenen Instrumente, die in den persönlichen Gesprächen eingesetzt werden, sollten die Zukunft des Unternehmens vorbereiten. So sollten die Manager in der Lage sein, eine echte operative Vision zu haben, um neue Ziele festzulegen, die mit der Unternehmensstrategie übereinstimmen. 

Jahresgespräche von Blue Collar-Mitarbeitern: Instrumente zur Nachbereitung

Aber Vorsicht: Die Betreuung von Teams endet nicht mit dem Einzelgespräch. Eine wirksame Betreuung erfolgt über einen längeren Zeitraum, um die Mitarbeiter auf dem Weg zur Erreichung ihrer Ziele zu begleiten. 

Viele Arbeitgeber geben jedoch an, dass es ihnen schwer fällt, ein regelmäßiges Follow-up einzuführen, da sie nicht über die richtigen Instrumente verfügen. In vielen Unternehmen werden die Mitarbeitergespräche immer noch überwiegend auf Papier, in Excel oder über HRIS geführt, die nicht an die Realität der Deskless Workers angepasst sind, die weder eine E-Mail-Adresse noch einen Computer haben. Diese Methoden ermöglichen es den Mitarbeitern nicht, ihre berufliche Entwicklung selbst zu gestalten. 

Wir bei Mercateam sind der Meinung, dass Mitarbeitergespräche in die gleiche Logik wie eine Talentmanagementstrategie eingebettet sein sollten. Denn eine regelmäßige Überwachung der Kompetenzen und Berechtigungen ermöglicht es den Managern, bei den jährlichen Gesprächen umso effektiver zu sein. 

Aus diesem Grund führen wir Ende des Jahres eine Funktion ein, die sich speziell mit Einzelgesprächen befasst.

Follow-up der Einzelgespräche mit Mercateam durchführen 

Wie wäre es, wenn Sie die Mitarbeitergespräche aller Ihrer Mitarbeiter an allen Produktionsstandorten automatisch verfolgen könnten? Mercateam ersetzt Ihre Papierakten und Excel-Tabellen durch eine intelligente Schnittstelle, die mit Ihren anderen HR-Daten verbunden ist. 

Was Sie tun können: 

• Erstellen Sie Modelle für Jahresgespräche, die auf jeden Mitarbeitertyp zugeschnitten sind. 

• Verfolgung der Entwicklung zwischen den im Jahr n festgelegten Zielen und den im Jahr n+1 erreichten Zielen 

• Einfacher Zugriff auf den Vergleich zwischen dem, was erwartet wurde, und dem, was erreicht wurde (Kompetenzzuwachs, Know-how usw.).

• In Echtzeit sehen, welche Interviews anstehen, welche gerade laufen und welche abgeschlossen sind. 

• Kampagnen an allen Produktionsstandorten starten, mit verschiedenen Modellen je nach Mitarbeiter.

• Ausbildungsanträge zum Zeitpunkt des Gesprächs stellen.`

• Zugriff auf die Kompetenzkartierung. 

Die Funktion zum Nachverfolgen von Einzelgesprächen ist bald verfügbar.

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