Es dauert im Durchschnitt vier bis sechs Wochen, bis ein Mitarbeiter an seiner Produktionslinie in der Lebensmittelindustrie selbstständig arbeiten kann, und diese Zeitspanne verlängert sich in der Hochsaison noch weiter, wenn ein einziger Ausbilder zehn neue Mitarbeiter gleichzeitig betreuen muss. Von den 300 Industriestandorten, die wir ausstatten, haben mehrere Werke diese Zeitspanne auf zehn Tage verkürzt, ohne dabei Abstriche bei der Sicherheit oder der Qualität zu machen. Die Methode basiert auf fünf Hebeln und einer Änderung der Abfolge im Ausbildungsablauf.
Warum dauert die Integration eines Betreibers im Durchschnitt 4 bis 6 Wochen?
Lange Wartezeiten sind fast nie auf ein zu dichtes Schulungsprogramm zurückzuführen, sondern auf eine Anhäufung administrativer Hindernisse: QHSE, das sich nach der Verfügbarkeit der Personalabteilung richtet, Einarbeitung am Arbeitsplatz, die auf einen Termin des Mentors wartet, und Genehmigungen, die drei Tage lang auf einem Schreibtisch liegen, bevor sie unterzeichnet werden. Zusammengenommen machen diese Verzögerungen oft mehr als die Hälfte der Einarbeitungszeit aus, und ihre Kosten bleiben unsichtbar, da keine Abteilung sie wirklich trägt.
Ein Ausbilder, der vier Stunden am Tag damit beschäftigt ist, einen Neuankömmling zu betreuen, das ist ein halber Produktionstag weniger auf der eigenen Produktionslinie.
Laut dem’Sapiens-Institut, kostet jeder unproduktive Tag durchschnittlich 180 Euro pro Mitarbeiter, und die indirekten Kosten für die Vertretung belaufen sich auf 120 bis 150 % des üblichen Gehalts. Multipliziert mit drei oder vier gleichzeitig eintreffenden Mitarbeitern macht sich die Verlangsamung messbar auf den wöchentlichen Ertrag des Werks aus.
In der Lebensmittelindustrie bündeln sich all diese Spannungen zur gleichen Jahreszeit. Tatsächlich beschäftigt die Branche 9 % ihrer Arbeitskräfte als Zeitarbeitskräfte und macht allein ein Viertel der Zeitarbeitskräfte in der französischen Industrie aus. Jeden Sommer strömen innerhalb weniger Tage Tausende von Saisonarbeitern in die Verarbeitungsbetriebe, und das Versprechen, das Bonduelle oder Valrhona ihren Kunden geben, lässt keinen um eine Woche verschobenen Saisonstart aufgrund eines stockenden Einarbeitungsprozesses zu.
Von sechs Wochen auf zehn Tage verkürzen
Ein Lebensmittelbetrieb mit 300 Mitarbeitern, dessen Hochsaison von Juni bis September dauert, folgte zunächst dem klassischen Schema, bevor er sein Onboarding-Verfahren überarbeitete:
- Tag 1 der Einführungsveranstaltung der Personalabteilung
- zwei Tage QHSE-Schulung im Klassenzimmer
- dann drei bis vier Wochen im Doppelbesetzungsbetrieb mit vereinzelten Freigaben.
Im Durchschnitt dauerte es sechs Wochen, bis ein Bediener den erwarteten Produktionsrhythmus erreichte, und viele Saisonarbeiter verließen das Unternehmen, noch bevor sie als selbstständig eingestuft worden waren.
Verkürzen Sie die Frist um zwei Drittel Selbstständigkeit am Arbeitsplatz
Mercateam gestaltet den Einarbeitungsprozess Ihrer Bediener, vom QHSE-Pre-Onboarding bis zur unterzeichneten praktischen Bestätigung. Sehen Sie sich das Ergebnis an Ihrer eigenen Produktionslinie an.
Demo anfordernDas Ziel für die nächste Hochphase: Alle Mitarbeiter, die bereits in den Bereichen Sicherheit und Logistik des Standorts geschult wurden, sollen vor Ort eintreffen, damit die Einarbeitung am jeweiligen Arbeitsplatz bereits am ersten Tag beginnen kann. In der ersten Saison nach der Inbetriebnahme verkürzte sich die Zeit bis zur Selbstständigkeit auf durchschnittlich zehn Tage, und der individuelle Betreuungsaufwand des Ausbilders verringerte sich um das Vierfache, sodass er im gleichen Zeitraum dreimal so viele neue Mitarbeiter betreuen konnte.
Der Vorteil dieses Ansatzes, verschlüsselt
Von den 300 ausgestatteten Industriestandorten haben mehrere Lebensmittelbetriebe die Betriebsdauer von 6 Wochen bis 10 Tage, ohne dabei Abstriche bei der Sicherheit oder der Qualität zu machen.
Die fünf Faktoren, die den Zeitplan beeinflussen
Keiner dieser Hebel reicht für sich allein aus, um die Dauer um zwei Drittel zu verkürzen: Jeder spart bei seinem eigenen Arbeitsschritt ein paar Tage ein, und erst die Summe dieser Einsparungen führt zu einer Verringerung der Gesamtdauer.
Das QHSE-Pre-Onboarding außerhalb der Arbeitszeit durchführen
Die Vermittlung von Sicherheits-, Hygiene- und Logistikvorschriften am Einsatzort erfordert keine physische Anwesenheit. Ein über eine URL oder einen QR-Code zugänglicher Kurs, für den weder ein Microsoft-Konto noch eine vorherige Installation erforderlich ist, ermöglicht es einem Saisonarbeiter, diese Grundlagen von zu Hause oder von seiner Zeitarbeitsagentur aus zu absolvieren. Am ersten Tag erscheint der Mitarbeiter mit seinem Ausweis, seiner unterzeichneten Einwilligung und den absolvierten QHSE-Quizzen, und der Ausbilder beginnt direkt mit der praktischen Einweisung – das spart zwei Tage Einarbeitungszeit im Schulungsraum.
Den Ausbildungsablauf am Arbeitsplatz auf dem Tablet digitalisieren
Am Arbeitsplatz verfügt der Mitarbeiter über ein Tablet, auf dem die Videos, Anleitungen und Quizfragen zur theoretischen Überprüfung für seinen jeweiligen Arbeitsplatz gespeichert sind. Er arbeitet in seinem eigenen Tempo, überprüft selbstständig, was er verstanden hat, und der Ausbilder greift nur bei Schwierigkeiten ein. Dieser Ansatz setzt die „Training Within Industry“-Methode indem der Ausbilder von wiederholten Erklärungen entlastet wird, sodass er seine Zeit auf die praktische Übung konzentrieren kann.
Die Durchführung am Arbeitsplatz anhand einer unterzeichneten Checkliste bestätigen
Das Verfahren zu kennen reicht nicht aus, um es auch ausführen zu können. Die praktische Validierung erfolgt anhand einer Checkliste, die von einem Prüfer vor Ort Schritt für Schritt ausgefüllt und am Ende der Sitzung elektronisch unterzeichnet wird. Diese zweistufige Vorgehensweise (zunächst theoretisch, dann praktisch) gewährleistet die sichere Übernahme der Arbeitsstelle: Ein Bediener kann ein Quiz zur Linienreinigung bestehen, ohne zu wissen, wie man die Maschine bedient. Die mit einem Zeitstempel versehene Unterschrift gilt als Eignungsnachweis für NADCAP-, ISO 9001- oder IFS-Audits – dort, wo eine Excel-Tabelle längst nicht mehr ausreicht.
Die Kompetenzmatrix automatisch aktualisieren
Jede praktische Validierung wird direkt in die Kompetenzmatrix des Teams, ohne manuelle Neueingabe. Der Produktionsleiter sieht in Echtzeit, welche Linien mit dem neuen Mitarbeiter laufen können und welche noch auf eine Freigabe warten. Die Daten werden zuverlässig, datiert und rechtsverbindlich, was auch die Herangehensweise bei Audits verändert. Das gleiche Prinzip gilt für die Verwaltung von Berechtigungen die ablaufen und automatisch ihre Verlängerung auslösen.
Den Entwicklungsprozess direkt nach dem Eintritt ins Team in Gang setzen
Durch die Anbindung an das HR-Informationssystem (HRIS) oder das HR-ERP-System (SAP, Oracle, ADP) wird der Einarbeitungsplan automatisch zugewiesen, sobald ein neuer Mitarbeiter im System angelegt wird. Die Zeitspanne zwischen Vertragsunterzeichnung und dem ersten Modul verkürzt sich somit auf null, und es besteht keine Gefahr mehr, dass ein Schritt aufgrund von Verwaltungsversäumnissen übersehen wird. Allein diese Automatisierung macht einen Unterschied von vier bis fünf Tagen aus zwischen einem gut ausgestatteten Werk und einem Werk, das das Onboarding noch über eine Tabellenkalkulation steuert.
Die Methode an saisonale Zeitarbeitskräfte anpassen
Die Zeitarbeit in der Lebensmittelindustrie hat ihre eigenen Regeln. Etwa dreißig Saisonarbeiter können in derselben Woche eintreffen, entsandt von zwei oder drei verschiedenen Agenturen (Manpower, Randstad, Adecco), für Einsätze, die zu kurz sind, um ein langwieriges Onboarding zu rechtfertigen. Das gemeinsame Vor-Onboarding ist genau auf diesen Fall zugeschnitten: Das allgemeine QHSE-Modul wird an die Agenturen weitergeleitet, die es vor der Unterzeichnung des Einsatzvertrags an ihre Kandidaten weitergeben. Das Werk erhält so einen Mitarbeiter, der bereits über die Sicherheitsvorschriften am Standort informiert ist, ohne dass im Vorfeld ein einziger Ausbilder eingesetzt werden musste.
Die Speicherung des Lernfortschritts bietet einen weiteren Vorteil. Ein Saisonarbeiter, der im folgenden Sommer zurückkehrt, muss die Module, die er bereits erfolgreich abgeschlossen hat, nicht erneut absolvieren: Sein Lernverlauf bleibt mit seiner Kennung verknüpft, und er macht dort weiter, wo er aufgehört hat. In den Bereichen, in denen dieselben Zeitarbeitskräfte von Jahr zu Jahr zurückkehren (40 % der Fälle in der Agrar- und Lebensmittelindustrie laut Rückmeldungen aus der Praxis), sorgt dieser Mechanismus für einen deutlich reibungsloseren Start in die Hochsaison. Unser Plattform zur Verwaltung von Zeitarbeitskräften fasst diese Abläufe und deren Verlauf zwischen den Einsätzen zusammen.
Den Return on Investment messen
Ein beschleunigter Onboarding-Prozess wird anhand von fünf Kennzahlen gesteuert, die der Produktionsleiter während der Hochsaison wöchentlich überprüft:
- Die durchschnittliche Zeitspanne zwischen der Ankunft und der am Arbeitsplatz bestätigten Eigenständigkeit, gemessen pro Mitarbeiter.
- Die Erfolgsquote bei den Quizzen zur Überprüfung der theoretischen Kenntnisse, die Aufschluss über die Qualität der Lehrinhalte gibt.
- Die Stundenzahl der Ausbilder und Betreuer im Vergleich zum gleichen Zeitraum des Vorjahres.
- Die Fehlerquote in den ersten beiden Wochen im Vergleich zu erfahrenen Bedienern.
- Die Rückkehrquote der Saisonarbeiter von einer Saison zur nächsten als indirekter Indikator für die Qualität der Betreuung.
Fünf Indikatoren, die man jede Woche im Auge behalten sollte
Was der Produktionsleiter während der Hochphase im Blick hat. Die folgenden Werte sind fiktiv und dienen lediglich als Beispiel für die Ablesung.
Jeder Indikator wird mit dem entsprechenden Zeitraum des Vorjahres oder mit erfahrenen Händlern verglichen, nicht absolut betrachtet.
Was die Finanzierung betrifft, so kommen die Digitalisierungsmaßnahmen für Fördermittel der branchenbezogenen OPCOs in Frage: OCAPIAT für die Lebensmittelindustrie, OPCO 2i für die Industrie. Die mit dem Programm verbundenen Weiterbildungsmaßnahmen sind Teil des Kompetenzentwicklungsplans, und mehrere Regionen kofinanzieren die Maßnahmen zur Strukturierung der Betreuung von Zeitarbeitern. Um diese Indikatoren langfristig zu verfolgen, siehe auch unsere Leitlinien zum Nachbereitung von Schulungen.
Wenden Sie diesen Ansatz in Ihrem Werk an
Der erste Schritt besteht darin, den Ist-Zustand zu erfassen: Wie viele Stunden insgesamt verbringt ein neuer Mitarbeiter in der Schulung, wer vermittelt welche Inhalte, und welche Module überschneiden sich zwischen der QHSE-Abteilung auf Konzernebene und der QHSE-Abteilung am Standort? Das Audit deckt fast immer zwei bis drei Tage an Redundanzen auf und mindestens ein Modul, das bisher im Präsenzunterricht absolviert wurde und auf das Pre-Onboarding verlagert werden könnte.
Die Zielarchitektur gliedert sich in drei Abschnitte. Vor der Ankunft wird alles verlagert, was nicht physisch vor Ort sein muss (allgemeine QHSE-Informationen, Unternehmenspräsentation, Hausordnung, Hygienemodule). Am ersten Tag werden die Punkte behandelt, die eine persönliche Anwesenheit erfordern (Besichtigung der Anlagen, gebäudespezifische Vorschriften, Vorstellung der Teams). Am Arbeitsplatz wird der digitalisierte Einarbeitungsprozess durchlaufen, mit einer selbstständigen theoretischen Überprüfung und anschließender praktischer Bestätigung mittels unterschriebener Checkliste. Diese Struktur, die sowohl im’Agrar- und Ernährungswirtschaft was in der Luftfahrt zu einer Verkürzung der Gesamtlaufzeit um drei bis vier Wochen führt.
Um zu sehen, wie sich diese Schritte in einer Plattform niederschlagen, die bereits an 300 Industriestandorten im Einsatz ist, Unsere Onboarding-Lösung Das Ergebnis wird in einer weniger als fünfzehnminütigen Demo gezeigt.
Sehen Sie sich die Methode an in Aktion in Ihrem Werk
Vom externen Pre-Onboarding bis zur am Arbeitsplatz unterzeichneten Checkliste – erfahren Sie, wie sich die Plattform an Ihren Einarbeitungsprozess anpasst, sei es in der Lebensmittelindustrie oder in der Luftfahrt.
Demo anfordern
