Villars, le chocolat pur suisse qui souhaite digitaliser la gestion des compétences
- Secteur d’activité : Agroalimentaire – fabrication de cacao, chocolat et de produits de confiserie.
- Nationalité : Suisse
Maitre chocolatier depuis 1901, Villars Chocolat perpétue la tradition des Maîtres Chocolatiers dans le respect du terroir suisse par la sélection des meilleurs ingrédients.
Le groupe possède 4 business unit : Suisse, France, Export, Food service (BtoB)
L’organisation de la production se fait autour de 3 grands secteurs :
- Torréfaction : Le processus de torréfaction est le point de départ de toute production de chocolat de qualité. Les fèves de cacao sont torréfiées à une température précise et sont ensuite moulues pour obtenir une pâte lisse et onctueuse.
- Moulage & Enrobage : La pâte de chocolat est ensuite moulée et enrobée de différents ingrédients et parfums, comme des fruits secs, des noix, des épices, etc.
- Conditionnement & Suremballage : Une fois les produits finis, ils sont conditionnés et sur-emballés afin de les préserver et d’assurer leur conservation. Les produits sont ensuite étiquetés et emballés pour être envoyés aux différents points de vente.
L’enjeu pour Villars est de digitaliser la gestion des compétences pour anticiper la perte de savoir-faire
Le secteur de l’agro-alimentaire est un secteur très exigeant qui fait aujourd’hui face à de nombreux challenges pour rester compétitif. Ce secteur impose de nombreuses exigences en termes de qualité & d’hygiène, qui nécessitent un suivi méticuleux du savoir-faire des collaborateurs sur le terrain, des formations ainsi que des documents de formation mis à disposition.
Afin de faire face à ce contexte, le groupe s’est fixé trois objectifs principaux :
- Déployer une solution digitale de gestion des compétences et des habilitations en digitalisant 100% des fichiers Excel & papiers anciennement utilisés pour la GPEC
- Maitriser le savoir-faire via des matrices de polyvalence automatisée et anticiper la perte des compétences (turnover, etc.) ;
- Améliorer le management global des formations et de la montée en compétences
- Besoin de faire gagner les équipes en autonomie et en polyvalence.
- Les besoins du client concernent essentiellement la production et la maintenance. Plus particulièrement la partie Moulage & Emballage + Pliage & Suremballage.
Les enjeux de gestion des compétences de Villars
Villars, une entreprise en forte croissance de 15%, se retrouve confrontée à un besoin de polyvalence de plus en plus présent en raison de l’augmentation considérable de son volume de production. Ce besoin de polyvalence se fait d’autant plus ressentir que le taux de rotation des employés est de 20%, ce qui nécessite une meilleure gestion des ressources humaines.
Pour répondre à ces besoins, Villars a choisi Mercateam, une solution qui leur a permis de mieux gérer les matrices de polyvalence et de compétences, ainsi que les lancements de formation. Villars propose deux types de formations : les formations généralistes sur la sécurité, etc. et les formations industrielles qui sont beaucoup plus spécifiques. Avant Mercateam, il pouvait prendre entre 1 et 3 mois pour former un opérateur, sauf pour les postes simples où les intérimaires étaient affectés.
L’un des principaux besoins de Villars est lié au suivi de la formation, qui était extrêmement flou avant l’arrivée de Mercateam. Cela s’explique en partie par les problèmes de communication entre le service des ressources humaines et les formateurs, qui ont très peu de visibilité sur les changements de postes. Lorsqu’une nouvelle personne arrive à l’usine, il est difficile de savoir sur quoi elle doit être formée exactement à son arrivée. Les employés de Villars sont donc enthousiastes à l’idée de pouvoir lancer directement les formations sur Mercateam. Pour valider les formations, tout se faisait exclusivement à l’oral et il n’y avait pas de questionnaires. Leur souhait est de structurer la gestion des formations et de l’homogénéiser avec des QCM bien formalisés afin que les critères d’évaluation ne dépendent plus des évaluateurs.
Villars souhaite également pouvoir retrouver la trace des évaluations de chaque collaborateur et que Mercateam les aide à respecter les délais de formation via des alertes ou un calendrier des étapes de formation. Enfin, Villars souhaite passer progressivement à une organisation 100% digitale, en remplaçant les processus d’onboarding archaïques et les compétences gérées uniquement par Excel. Actuellement, 140 personnes travaillent sur le site, réparties entre 80 opérateurs, 40-50 personnes hors industriel et 12 personnes au service technique. Le fonctionnement du travail 3×8 est en place du lundi au samedi.
Aussi, il y a des appréhensions concernant l’utilisation de Mercateam. Les employés s’inquiètent du temps nécessaire pour effectuer la transition, de la perte de données et des répercussions de la numérisation. Bien qu’ils soient enthousiastes, ils se montrent réticents quant à l’accès à l’historique des formations des employés, craignant des tensions entre eux. De plus, l’entreprise n’est pas très digitale et il y a peu d’ordinateurs fixes sur place.
La mission de Mercateam
Pour appuyer les objectifs stratégiques présentés précédemment, nous avons accompagné le site de Villars Chocolat durant 3 mois sur :
- La mise en place de l’outil Mercateam pour digitaliser 100% des compétences et habilitations sur le terrain et mettre à jour les dates d’expiration liées à chaque compétences & habilitations sur site ;
- L’accompagnement aux changements organisationnels liés à la digitalisation des processus ;
- Digitaliser de bout en bout le processus de formation sur les lignes de production.
Résultats
La structuration et la rationalisation de l’information pour les équipes terrain ont été mises en place pour améliorer la collaboration et l’efficacité. Une référence commune des compétences et des habilitations a été créée entre les équipes RH, qualité et production, ce qui a entraîné la suppression de 3 fichiers Excel sur 2 secteurs logistiques. En outre, les collaborateurs ont désormais accès en temps réel aux informations sur leurs compétences et habilitations sur le site.
La maitrise du savoir-faire et l’anticipation des risques métiers ont également été améliorées grâce à la notification des expirations des habilitations et des compétences jusqu’à 3 mois à l’avance, ainsi qu’à un suivi centralisé des données liées aux compétences et habilitations, permettant de remonter des KPI pour chaque site, secteur et équipe.
