Villars, il cioccolato svizzero puro che vuole digitalizzare la gestione delle competenze
- Settore di attività : Industria alimentare - produzione di cacao, cioccolato e prodotti dolciari.
- Nazionalità : Svizzera
Maestro cioccolatiere dal 1901, Villars Chocolat perpetua la tradizione dei maestri cioccolatieri nel rispetto della terra svizzera attraverso la selezione dei migliori ingredienti.
Il gruppo ha 4 unità operative: Svizzera, Francia, Esportazione, Servizi alimentari (BtoB)
La produzione è organizzata in 3 settori principali:
- Tostatura: il processo di tostatura è il punto di partenza di ogni produzione di cioccolato di qualità. Le fave di cacao vengono tostate a una temperatura specifica e poi macinate in una pasta liscia e cremosa.
- Stampaggio e rivestimento: la pasta di cioccolato viene poi modellata e rivestita con diversi ingredienti e aromi, come frutta secca, noci, spezie, ecc.
- Imballaggio e confezionamento: una volta terminati, i prodotti vengono imballati e confezionati per preservarli e garantirne la conservazione. I prodotti vengono poi etichettati e imballati per essere spediti ai vari punti vendita.
La sfida per Villars è quella di digitalizzare la gestione delle competenze per anticipare la perdita di know how.
L'industria alimentare è un settore molto esigente che oggi deve affrontare molte sfide per rimanere competitivo. Questo settore impone numerosi requisiti in termini di qualità e igiene, che richiedono un controllo meticoloso del know-how dei dipendenti del settore, dei corsi di formazione e dei documenti di formazione messi a disposizione.
Per affrontare questo contesto, il gruppo si è posto tre obiettivi principali:
- Implementare una soluzione digitale per la gestione delle competenze e delle autorizzazioni digitalizzando il 100% dei file Excel e cartacei precedentemente utilizzati per il GPEC.
- Controllare il know-how attraverso matrici di versatilità automatizzate e anticipare la perdita di competenze (turnover, ecc.);
- Migliorare la gestione complessiva della formazione e dello sviluppo delle competenze
- Necessità di aumentare l'autonomia e la versatilità dei team.
- Le esigenze dei clienti sono principalmente legate alla produzione e alla manutenzione. In particolare, la parte di stampaggio e imballaggio + piegatura e avvolgimento.
Le sfide di Villars nella gestione delle competenze
Villars, un'azienda con un forte tasso di crescita del 15%, deve far fronte a un crescente bisogno di versatilità a causa del notevole aumento del volume di produzione. Questa esigenza di versatilità è tanto più sentita se si considera che il tasso di turnover dei dipendenti è del 20%, il che richiede una migliore gestione delle risorse umane.
Per rispondere a queste esigenze, Villars ha scelto Mercateam, una soluzione che ha permesso di gestire al meglio le matrici di versatilità e competenze, nonché i lanci di formazione. Villars offre due tipi di formazione: una formazione generale sulla sicurezza, ecc. e una formazione industriale, molto più specifica. Prima di Mercateam, la formazione di un operatore poteva richiedere da uno a tre mesi, tranne che per i lavori più semplici, per i quali veniva assegnato personale temporaneo.
Una delle principali esigenze di Villars riguarda il follow-up della formazione, che prima dell'arrivo di Mercateam era estremamente poco chiaro. Ciò era in parte dovuto a problemi di comunicazione tra il reparto risorse umane e i formatori, che avevano poca visibilità sui cambiamenti di lavoro. Quando una nuova persona arriva nello stabilimento, è difficile sapere esattamente su cosa deve essere formata al suo arrivo. I dipendenti di Villars sono quindi entusiasti dell'idea di poter iniziare la formazione direttamente su Mercateam. Per convalidare la formazione, tutto è stato fatto oralmente e non ci sono stati questionari. Il loro desiderio è quello di strutturare la gestione della formazione e di standardizzarla con MCQ ben formalizzati, in modo che i criteri di valutazione non dipendano più dai valutatori.
Villars vuole anche essere in grado di tenere traccia delle valutazioni di ciascun dipendente e che Mercateam li aiuti a rispettare le scadenze di formazione tramite avvisi o un calendario delle fasi di formazione. Infine, Villars vuole passare gradualmente a un'organizzazione al 100% digitale, sostituendo gli arcaici processi di onboarding e le competenze gestite esclusivamente da Excel. Attualmente, nel sito lavorano 140 persone, suddivise tra 80 operatori, 40-50 personale non industriale e 12 persone dell'ufficio tecnico. Il lavoro 3×8 è in vigore dal lunedì al sabato.
Ci sono anche preoccupazioni riguardo all'utilizzo di Mercateam. I dipendenti sono preoccupati per il tempo necessario alla transizione, per la perdita di dati e per le ripercussioni della digitalizzazione. Pur essendo entusiasti, sono reticenti ad accedere alla storia formativa dei dipendenti, temendo tensioni tra di loro. Inoltre, l'azienda non è molto digitale e ci sono pochi computer fissi in sede.
La missione di Mercateam
Per supportare gli obiettivi strategici presentati sopra, abbiamo accompagnato il sito di Villars Chocolat per 3 mesi su :
- L'implementazione dello strumento Mercateam per digitalizzare il 100% delle competenze e delle autorizzazioni sul campo e aggiornare le date di scadenza legate a ciascuna competenza e autorizzazione in loco;
- Supporto ai cambiamenti organizzativi legati alla digitalizzazione dei processi;
- Digitalizzazione del processo di formazione end-to-end sulle linee di produzione.
Risultati
La strutturazione e la razionalizzazione delle informazioni per i team sul campo sono state messe in atto per migliorare la collaborazione e l'efficienza. È stato creato un riferimento comune per le competenze e le autorizzazioni tra i team HR, qualità e produzione, con la conseguente eliminazione di 3 file Excel per 2 settori logistici. Inoltre, i dipendenti hanno ora accesso in tempo reale alle informazioni sulle loro competenze e autorizzazioni sul sito.
Anche la gestione del know-how e l'anticipazione dei rischi aziendali sono state migliorate grazie alla notifica della scadenza delle autorizzazioni e delle competenze fino a 3 mesi prima, nonché al monitoraggio centralizzato dei dati legati alle competenze e alle autorizzazioni, che consente di riportare i KPI per ogni sito, settore e team.
