La planification stratégique de la main-d’œuvre (Strategic Workforce Planning) est un outil permettant aux entreprises de planifier les ressources dont elles sont susceptibles d’avoir besoin pour atteindre leurs objectifs. La mise en œuvre d’un tel plan apporte de précieux bénéfices stratégiques, financiers et opérationnels. Quels sont les enjeux de cet outil ? Comment le déployer dans votre entreprise ? On fait le point.
Strategic Workforce Planning : De quoi s’agit-il exactement ?
Définition :
Le Strategic Workforce Planning, que vous rencontrerez souvent sous l’acronyme SWP, est une méthode qui vise à rapprocher les ressources humaines dont dispose l’entreprise avec les objectifs stratégiques de celle-ci.Concrètement, il s’agit d’identifier précisément les compétences présentes au sein de l’organisation afin d’anticiper les besoins en recrutement, formation ou réaffectation, nécessaires à la mise en œuvre de la stratégie globale. Cette définition vous rappelle peut-être celle de la GPEC. En effet, ces deux méthodes s’intéressent aux notions de compétences, et servent chacune un objectif similaire : s’assurer que les ressources humaines sont conformes aux aspirations de l’entreprise.
Quelles différences avec la GPEC ?
La Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC) et le Strategic Workforce Planning ne s’opposent pas, au contraire. Ce sont des approches complémentaires dont la différence se trouve dans la typologie d’informations exploitées.
Alors que la GPEC vise à cartographier les emplois et les compétences présentes au sein de l’organisation, le Strategic Workforce Planning propose une vision plus analytique grâce à des données chiffrées.
Comment fonctionne le SWP ?
La mise en œuvre d’une méthodologie de Strategic Workforce Planning passe par trois étapes principales :
- Faire l’inventaire de l’existant : l’entreprise devrait être en mesure de cartographier les compétences dont elle dispose, pour chaque métier et pour chaque collaborateur.
- Réaliser un prévisionnel afin d’identifier les besoins futurs. Il peut s’agir de changements techniques, stratégiques ou encore structurels. L’objectif est alors de définir quel sera l’impact de ces changements sur les besoins en ressources humaines.
- Ajuster les ressources afin d’être en mesure de réaliser les objectifs précédemment définis.
Pourquoi mettre en place le Strategic Workforce Planning ?
La transformation numérique s’accélère, et entraîne avec elle son lot de mutations dans le monde du travail. Alors que 85% des métiers de 2030 n’existent pas encore, ce sont les entreprises qui auront le mieux anticipé les changements technologiques qui tireront leur épingle du jeu. Mais ce n’est pas tout : utilisé correctement, le SWP est un outil puissant au service de plusieurs enjeux :
Anticiper les métiers de demain
Pour pouvoir préparer l’avenir de son entreprise, il faut commencer par avoir pleinement conscience des ressources d’aujourd’hui. En effet, disposer d’une cartographie des métiers et des compétences associées permet de prendre les bonnes décisions en matière de formation, recrutement ou réaffectation. Prenons l’exemple de l’industrie automobile, particulièrement sensibles aux contraintes légales. On parle beaucoup de l’arrêt des véhicules thermiques d’ici 2035. Que deviendraient alors les personnes qui travaillent dans ce domaine depuis des années ?
Le Strategic Workforce Planning permet de faire le lien entre la vision stratégique de l’entreprise (passer à l’électrique) et les compétences dont elle dispose déjà. Au lieu de licencier les opérateurs et de recruter de nouvelles personnes, l’entreprise peut mettre en place des plans de formation pour accompagner les effectifs dans cette transition.
Rendre le pouvoir aux managers
Lorsque les informations RH et terrain sont en silos, il est plus difficile pour les managers de piloter efficacement leurs équipes. De l’autre côté, les RH peinent à anticiper les besoins en recrutement et formation. Grâce au SWP, ces données sont centralisées de sorte que chaque partie prenante puisse les exploiter pour mieux s’organiser.
Pour les managers, le bénéfice est non négligeable puisqu’il devient bien plus simple de réaliser les plannings d’affectation et de demander des formations adéquates pour leurs équipes. Ils consacrent ainsi moins de temps et d’énergie à ces tâches à faible valeur ajoutée.
Maîtriser les coûts liés aux effectifs
La centralisation des données RH est une aide précieuse à la gestion des budgets. En effet, elle permet de visualiser sur quoi il est possible d’investir en opérationnalisant les objectifs stratégiques. Reprenons l’exemple de l’industrie automobile. Le Strategic Workforce Planning permet non seulement de lister les étapes nécessaires au passage du thermique à l’électrique, mais aussi de les chiffrer. Ainsi, l’entreprise peut évaluer combien de personnes devront être formées, combien de nouveaux postes seront à pourvoir etc. Il en est de même lorsqu’une entreprise à l’ambition de conquérir un nouveau marché : elle doit commencer par vérifier qu’elle dispose bien d’un capital humain approprié pour le faire.
Bien entendu, cela nécessite une collaboration étroite avec les fonctions SI et Finance afin d’identifier et exploiter les métriques importantes.
Gagner en agilité
Enfin, le SWP peut être une aide précieuse pour les entreprises qui aspirent à plus d’agilité. L’environnement concurrentiel dans lequel nous évoluons nécessite une capacité à répondre rapidement aux différents changements externes.
Grâce au Strategic Workforce Planning, les ressources humaines peuvent être envisagées de manière agile, permettant ainsi aux organisations de minimiser les risques tels qu’une pénurie de talents.
Comment mettre en place un plan de Strategic Workforce Planning ?
Les trois grandes étapes d’un plan de SWP
Après la théorie, place à la pratique. Vous vous demandez peut-être quelle est la marche à suivre pour implémenter le SWP dans votre entreprise. La mise en œuvre d’une telle méthodologie varie d’une entreprise à l’autre selon sa taille, son secteur et ses objectifs. Cependant, il est important de considérer les étapes suivantes
1. (Re)Définir la mission et la vision de l’entreprise. Cette première étape pose les bases de la réflexion stratégique.
2. Prendre connaissance de la main-d’œuvre actuelle. Bien que fastidieux, ce point est indispensable ! L’objectif est de détailler l’ensemble des métiers qui composent l’entreprise, et d’y associer les informations sur les compétences associées, mais aussi les types de contrats, les habilitations etc.
3. Établir une feuille de route qui comprend des indicateurs clés de succès. Cette dernière comporte notamment des données chiffrées en termes de recrutement, de formations et de besoins en compétences par métiers.
Selon l’état des données dont vous disposez déjà, la réalisation de ce plan peut s’avérer plus ou moins complexe. Il peut être utile d’utiliser un outil pour vous assister dans cette tâche.
Le module Strategic Workforce Planning de Mercateam
Vous l’aurez compris, le SWP ne peut pas fonctionner efficacement sans une centralisation des données RH et terrain. Or, sans outil adapté, cela peut s’avérer complexe. Pour les entreprises, il est courant d’utiliser des dizaines de fichiers Excel, rarement mis à jour, ce qui fausse complètement leur analyse.
Mercateam apporte une solution concrète à cette problématique en faisant circuler les informations du terrain vers les niveaux décisionnels. Les données qui sont agrégées dans l’outil sont donc réelles et actualisées quotidiennement grâce aux informations transmises par les responsables d’équipe.
Ces données permettent non seulement de gagner en agilité, mais aussi de maîtriser les coûts et d’anticiper les évènements critiques, comme un départ à la retraite. L’outil vous aide ainsi à établir un plan d’action cohérent par rapport à vos objectifs commerciaux.
En résumé
Le Strategic Workforce Planning vous aide à rapprocher vos ressources humaines avec vos objectifs stratégiques. La mise en place d’un tel outil nécessite d’avoir une vision globale des compétences dont dispose votre entreprise à un instant t. Ces données doivent être centralisées et actualisées. Il est aussi nécessaire d’établir une feuille de route qui vous aidera à rapprocher la situation actuelle de celle à laquelle vous aspirez pour le futur. Des outils comme Mercateam peuvent vous aider à mettre en place un plan de SWP dans votre organisation.
