L'SWP, o Strategic Workforce Planning, sta assumendo un'importanza ancora maggiore nell'attuale contesto occupazionale, dove l'emergere dell'intelligenza artificiale e della robotica fa prevedere una radicale trasformazione dei posti di lavoro. Secondo uno studio condotto da Dell e dall'Institute for the Future, l' 85% dei posti di lavoro del 2030 non esiste ancora. Questa inevitabile trasformazione professionale evidenzia il ruolo centrale delle Risorse Umane nell'identificare e gestire efficacemente le competenze che saranno necessarie per questi lavori futuri.
L'implementazione di uno strumento SWP, in particolare, può avere un impatto significativo su diversi livelli dell'azienda, dalla produzione alla finanza.
La pianificazione strategica della forza lavoro (SWP) è una metodologia il cui scopo principale è organizzare la forza lavoro in modo da aiutare l'azienda a raggiungere i propri obiettivi. A tal fine, è possibile implementare uno strumento dedicato che faciliti la riconciliazione dei dati sul campo con quelli delle Risorse Umane.
Ma come si fa a valutare la redditività di uno strumento del genere? Vi aiuteremo a scoprirlo.
Che cos'è la pianificazione strategica della forza lavoro?
La pianificazione strategica della forza lavoro (SWP) consiste nel far coincidere gli obiettivi di un'azienda con la sua forza lavoro. L'implementazione di questo metodo richiede una conoscenza dettagliata delle abilità e delle competenze necessarie per il corretto funzionamento di ogni postazione di lavoro. Il risultato è una maggiore versatilità e la capacità dianticipare le esigenze di assunzione.
Per implementare questo metodo, è essenziale collegare i dati provenienti dal campo (le "linee di business") con quelli disponibili ai dipartimenti delle Risorse Umane.
(Per saperne di più, leggete il nostro articolo"Pianificazione strategica della forza lavoro, lo strumento per raggiungere gli obiettivi aziendali").
Pertanto, la pianificazione strategica della forza lavoro comporta una serie di prerequisiti, come ad esempio
- Conoscere le competenze relative a ciascun processo
- Per avere dati sul campo costantemente aggiornati
- Essere in grado di collegare i dati sul campo con i dati HR
- Consentire ai manager di trarre vantaggio da queste informazioni
- Garantire la riservatezza delle informazioni sensibili
È quindi complicato implementare una pianificazione strategica della forza lavoro senza gli strumenti giusti. Purtroppo, i fogli di calcolo Excel tanto diffusi in molte aziende (in particolare nell'industria) non sono sufficienti.
Esiste tuttavia un software progettato per soddisfare i prerequisiti di cui sopra. Si tratta dei cosiddetti strumenti SWP. Il vantaggio di questi software è che forniscono ai responsabili delle risorse umane dati in tempo reale, particolarmente utili per controllare il costo del lavoro e ottimizzare la produttività.
Sebbene il ritorno sull'investimento si ottenga solitamente in tempi brevi, il calcolo del ritorno sull'investimento può essere poco chiaro.
Da dove deriva esattamente il ritorno sull'investimento? E come può un'azienda aumentare la propria redditività utilizzando questo software?
Il ritorno sugli investimenti degli strumenti di pianificazione strategica della forza lavoro
Il ritorno sull'investimento a seguito dell'implementazione di uno strumento di pianificazione strategica della forza lavoro non si vede solo a livello di risorse umane. Infatti, il ROI totale è la somma di diversi benefici:
L'impatto della pianificazione strategica della forza lavoro sulla produzione
Alcune competenze sono essenziali per il buon funzionamento della linea di produzione. Il rischio è quindi il seguente: interrompere la produzione a causa dell'assenza di queste competenze. In concreto, se un operatore è assente per malattia, l'azienda deve garantire la continuità della sua attività. Tuttavia, un programma manuale non è sempre in grado di far fronte a situazioni impreviste.
Uno dei ruoli di uno strumento di pianificazione strategica della forza lavoro è garantire che l'azienda possa adattarsi costantemente, anche in caso di assenze impreviste. Lo strumento definisce un certo livello di criticità per ogni posizione e stima il numero di persone da assegnare ad essa.
Il rischio di rallentare o fermare le linee di produzione è quindi notevolmente ridotto.
Ma non solo. Alcuni strumenti come Mercateam aiutano a definire quante persone devono essere formate e/o abilitate a svolgere compiti strategici, migliorando così il livello di versatilità dei team.
Esempi di indicatori di performance da monitorare:
- Numero di arresti di produzione
- Tasso di versatilità
Un valido aiuto per i manager
Senza uno strumento di pianificazione strategica del personale, i responsabili della programmazione dichiarano di dedicare in media 7 ore alla stesura degli orari dei loro team. E questo ogni settimana. La gestione degli orari può diventare un vero e proprio grattacapo. Bisogna assicurarsi che ogni persona rispetti il proprio orario di lavoro e abbia le giuste competenze e autorizzazioni, tenendo conto anche di altri vincoli sul campo.
Uno strumento SWP semplifica notevolmente la gestione dei programmi. Questi vengono digitalizzati e condivisi con i team in tempo reale. Mercateam si spinge ancora più in là nell'assistenza alla pianificazione, suggerendo le combinazioni di operatori più appropriate.
Mercateam tiene automaticamente conto di vari vincoli per collocare un dipendente nel posto di lavoro giusto al momento giusto: assenteismo, competenze, autorizzazioni, formazione, turni, orari in conflitto, ecc.
In questo modo i team manager possono concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto.
Esempi di indicatori di performance da monitorare:
- Tempo dedicato alla gestione degli orari
Infine, la pianificazione strategica della forza lavoro fornisce ai responsabili delle risorse umane i dati necessari per razionalizzare i costi.
In primo luogo, l'SWP aiuta ad armonizzare gli orari dei dipendenti. Questi ultimi sono meno esposti a rischi come i disturbi muscoloscheletrici (MSD), limitando così le interruzioni del lavoro.
Gli strumenti di pianificazione strategica del personale aiutano anche a ottimizzare i costi, in particolare quelli associati alla formazione del personale. Sono anche un aiuto per la gestione dei talenti. Infatti, piuttosto che assumere, spesso è possibile formare il personale esistente.
Allo stesso modo, il SWP supporta l'azienda nella sua strategia di sviluppo, identificando le esigenze di assunzione con sufficiente anticipo, in modo che non diventino un ostacolo.
Esempi di indicatori di performance da monitorare:
- Tasso di turnover
- Numero di interruzioni del lavoro
- Costo del lavoro
In sintesi
Implementare uno strumento di pianificazione strategica della forza lavoro significa fare della forza lavoro una risorsa importante per lo sviluppo dell'azienda. L'azienda beneficia di una visibile riduzione dei costi a diversi livelli: produzione, gestione e risorse umane. D'altro canto, gli operatori beneficiano di una migliore gestione degli orari e di un più facile accesso all'aggiornamento delle competenze. Va notato che alcuni strumenti di pianificazione strategica della forza lavoro tengono conto anche dei diversi vincoli presenti sul territorio. È il caso di Mercateam, per il quale è possibile richiedere ora una demo.
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