SWP, oder Strategic Workforce Planning, gewinnt in der aktuellen Beschäftigungssituation, in der das Aufkommen von künstlicher Intelligenz und Robotik eine radikale Veränderung der Berufe voraussagt, immer mehr an Bedeutung. Laut einer von Dell und dem Future Institute durchgeführten Studie existieren 85 % der Arbeitsplätze im Jahr 2030 noch nicht. Dieser unvermeidliche berufliche Wandel verdeutlicht die zentrale Rolle der Personalabteilung bei der effektiven Identifizierung und Verwaltung der Kompetenzen, die für diese zukünftigen Arbeitsplätze benötigt werden.
Insbesondere die Implementierung eines SWP-Tools kann erhebliche Auswirkungen auf verschiedene Ebenen eines Unternehmens haben, von der Produktion bis hin zu den Finanzen.
Strategic Workforce Planning (SWP) ist eine Methode, deren Hauptziel es ist, die Belegschaft so zu organisieren, dass sie dem Unternehmen hilft, seine Ziele zu erreichen. Um dies zu erreichen, kann ein spezielles Tool implementiert werden, das den Abgleich der Felddaten mit den Daten der Personalabteilung erleichtert.
Aber wie lässt sich die Rentabilität eines solchen Instruments beurteilen? Wir helfen Ihnen, sich Klarheit zu verschaffen.
Was ist Strategic Workforce Planning?
Bei der strategischen Personalplanung (Strategic Workforce Planning, SWP) geht es darum, die Ziele eines Unternehmens mit seiner Belegschaft in Einklang zu bringen. Die Umsetzung dieser Methode erfordert eine genaue Kenntnis der Kompetenzen und Berechtigungen, die für das reibungslose Funktionieren jedes Arbeitsplatzes erforderlich sind. Das Ergebnis ist eine größere Vielseitigkeit, aber auch eine gute Fähigkeit,den Einstellungsbedarf zu antizipieren.
Um diese Methode zu implementieren, ist es von grundlegender Bedeutung, die Daten aus der Praxis (den "Berufen") mit den Daten zu verknüpfen, die den Personalabteilungen zur Verfügung stehen.
(Lesen Sie mehr dazu in unserem Artikel "Strategic Workforce Planning, das Werkzeug für Ihre Geschäftsziele").
Daher setzt Strategic Workforce Planning eine Reihe von Voraussetzungen voraus, wie z. B. :
- Kennen Sie die mit jedem Prozess verbundenen Kompetenzen
- Über ständig aktualisierte Felddaten verfügen
- Felddaten mit HR-Daten verbinden können
- Manager in die Lage versetzen, von diesen Informationen zu profitieren
- Gewährleistung der Vertraulichkeit sensibler Informationen
So ist es kompliziert, ohne ein geeignetes Werkzeug eine strategische Personalplanung durchzuführen. Excel-Tabellen, die in vielen Unternehmen (vor allem in der Industrie) beliebt sind, reichen leider nicht aus.
Es gibt jedoch Software, die so konzipiert ist, dass sie die oben genannten Voraussetzungen erfüllt. Dabei handelt es sich um SWP-Tools. Der Vorteil dieser Software ist, dass sie den Personalverantwortlichen Echtzeitdaten liefert, die besonders nützlich sind, um die Arbeitskosten zu steuern und die Produktivität zu optimieren.
Während die Investitionsrendite in der Regel schnell erreicht wird, kann ihre Berechnung recht unklar sein.
Woher genau kommt die Investitionsrendite? Und wie kann ein Unternehmen mithilfe einer solchen Software seine Rentabilität steigern?
Der Return on Investment von Strategic Workforce Planning Tools
Der ROI, der sich aus der Einführung eines Tools zur strategischen Personalplanung ergibt, lässt sich nicht nur auf der Ebene der Personalabteilung nachweisen. Vielmehr setzt sich der Gesamt-ROI aus der Summe mehrerer Vorteile zusammen:
Der Einfluss von Strategic Workforce Planning auf die Produktion
Bestimmte Fähigkeiten sind für das reibungslose Funktionieren der Produktionskette unerlässlich. Das Risiko besteht also darin, dass die Produktion aufgrund des Fehlens dieser Kompetenz unterbrochen wird. Konkret: Wenn ein Bediener krankheitsbedingt ausfällt,muss dasUnternehmen dafür sorgen, dass der Betrieb weiterläuft. Nun ist eine manuelle Planung nicht immer geeignet, um auf unvorhergesehene Situationen zu reagieren.
Eine der Aufgaben eines strategischen Personalplanungstools ist es, dafür zu sorgen, dass sich das Unternehmen auch bei unvorhergesehenen Abwesenheiten ständig anpassen kann. Das Tool definiert nämlich für jede Stelle ein bestimmtes Kritikalitätsniveau und schätzt so die Anzahl der zuzuweisenden Personen.
Das Risiko, dass Produktionslinien verlangsamt oder gestoppt werden, ist daher weitaus geringer.
Aber das ist noch nicht alles. Einige Tools wie Mercateam helfen dabei, festzulegen, wie viele Personen für strategische Aufgaben geschult und/oder befähigt werden sollten, und verbessern so den Grad der Vielseitigkeit von Teams.
Beispiele für zu verfolgende Leistungsindikatoren :
- Anzahl der Produktionsunterbrechungen
- Vielseitigkeitsrate
Eine wertvolle Hilfe für Manager
Ohne ein Instrument zur strategischen Personalplanung geben die für die Dienstplanung Verantwortlichen an, dass sie durchschnittlich 7 Stunden damit verbringen, den Dienstplan ihrer Teams zu entwerfen. Und das jede Woche. Die Verwaltung von Dienstplänen kann sogar zu einer echten Knacknuss werden. Sie müssen sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter seine Arbeitszeit einhält, über die richtigen Fähigkeiten und Berechtigungen verfügt und gleichzeitig andere Einschränkungen vor Ort berücksichtigt werden.
Ein SWP-Tool macht die Verwaltung von Zeitplänen viel einfacher. Diese werden digitalisiert und in Echtzeit an die Teams weitergegeben. Mercateam geht bei der Unterstützung der Planung noch einen Schritt weiter, indem es die am besten geeigneten Operatorkombinationen vorschlägt.
Mercateam berücksichtigt nämlich automatisch verschiedene Einschränkungen, um einen Mitarbeiter zum richtigen Zeitpunkt an der richtigen Stelle einzusetzen: Fehlzeiten, Kompetenzen, Berechtigungen, Schulungen, Schichten, Zeitkonflikte usw.
So können sich die Teamleiter auf Aufgaben mit höherem Mehrwert konzentrieren.
Beispiele für zu verfolgende Leistungsindikatoren :
- Zeitaufwand für die Verwaltung von Zeitplänen
Schließlich versorgt die strategische Personalplanung die Personalverantwortlichen mit Daten, die eine Rationalisierung der Kosten ermöglichen.
Zunächst hilft der SWP, die Zeitpläne der Mitarbeiter zu harmonisieren. Dies führt dazu, dass die Mitarbeiter weniger Risiken wie Muskel-Skelett-Erkrankungen (MSD) ausgesetzt sind, was wiederum zu weniger Arbeitsausfällen führt.
Instrumente zur strategischen Personalplanung helfen auch, die Kosten zu optimieren, insbesondere die Kosten für die Ausbildung von Mitarbeitern. Sie sind auch eine Hilfe für das Talentmanagement. Denn anstatt neue Mitarbeiter einzustellen, kann oftmals bereits vorhandenes Personal weitergebildet werden.
Im gleichen Sinne begleitet die SWP das Unternehmen bei seiner Entwicklungsstrategie, indem sie den Einstellungsbedarf früh genug erkennt, damit er nicht zu einer Blockade wird.
Beispiele für zu verfolgende Leistungsindikatoren :
- Fluktuationsrate
- Anzahl der Arbeitsunterbrechungen
- Arbeitskosten
Zusammenfassend
Strategic Workforce Planning bedeutet, die Belegschaft zu einer wichtigen Ressource für die Entwicklung des Unternehmens zu machen. Das Unternehmen profitiert von einer Kostensenkung, die auf mehreren Ebenen sichtbar ist: Produktion, Management, Personal. Auf der anderen Seite profitieren die Mitarbeiter von einer verbesserten Zeitplanung und können leichter ihre Kompetenzen erweitern. Einige Tools zur strategischen Personalplanung berücksichtigen auch die verschiedenen Einschränkungen vor Ort. Dies ist der Fall bei Mercateam, von dem Sie jetzt eine Demo anfordern können.
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