Strumento centrale per la gestione delle risorse umane, il sistema HRIS ha un limite: non è progettato per aiutare il personale operativo a raggiungere i propri obiettivi. Eppure hanno bisogno di avere una visione globale e aggiornata delle competenze disponibili. In questo contesto, come è possibile allineare gli interessi di tutti? E se i dati provenienti dal campo potessero risolvere questo problema?
La maggior parte dei sistemi HRIS è utile solo per le funzioni di supporto
Prima di entrare nel vivo della questione, facciamo il punto della situazione. HRIS è l'acronimo di Human Resources Management Information Systems. In altre parole, si tratta di pacchetti software incentrati sull'amministrazione del personale. Vengono utilizzati dai team HR per svolgere diverse attività:
- Gestione dei contratti di lavoro
- Creare buste paga
- Tracciamento dei permessi e delle assenze
- Identificare le note spese
- ecc.
Spesso si tratta di strumenti completi progettati per migliorare la produttività delle funzioni di supporto. I dati vengono centralizzati e le attività a basso valore aggiunto vengono automatizzate, consentendo ai team delle risorse umane di concentrarsi sul lato umano delle cose. Il software copre tutti i processi delle risorse umane, semplificandoli allo stesso tempo. In questo modo, il sistema HRIS è progettato innanzitutto con l'obiettivo di migliorare le prestazioni.
Oltre a questa nozione di produttività, questo software consente anche di gestire meglio la gestione dei talenti grazie a un'ampia gamma di indicatori. In termini finanziari, ad esempio, è possibile monitorare i costi di retribuzione o di assunzione per linea di business. Altre metriche si concentrano maggiormente sui fattori di rischio, come il turnover del personale, le malattie professionali, i tassi di infortunio e l'assenteismo.
Infine, il sistema HRIS soddisfa anche i vincoli legali. Infatti, dal 2018, con la legge sul Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), le aziende sono tenute a proteggere i dati personali dei propri dipendenti. I sistemi HRIS sono quindi progettati per soddisfare questo obbligo.
Se queste funzioni sono di grande aiuto per i professionisti delle risorse umane, lo stesso non si può dire per il personale operativo.
E questo sembra logico. Come abbiamo visto, questo strumento è stato progettato per aiutare le funzioni di supporto a raggiungere i loro obiettivi. E questi obiettivi non sono gli stessi del personale operativo.
Il sistema HRIS non è sufficiente per affrontare le sfide operative
In un'azienda, ogni reparto agisce per raggiungere i propri obiettivi. Ad esempio, il reparto risorse umane deve reclutare i migliori talenti. Dal canto suo, il personale operativo fa del suo meglio per massimizzare la produzione. I dati contenuti nel sistema HRIS sarebbero quindi teoricamente utili al personale operativo. Tuttavia, va detto che non è così.
Nella maggior parte dei casi, queste informazioni provengono dall'alto e, per definizione, non riflettono la realtà sul campo. Le funzioni di supporto hanno una comprensione relativamente parziale delle aspettative e delle sfide operative. Questo è particolarmente vero nel settore industriale, dove è comune sentire i direttori di cantiere lamentarsi della scarsa conoscenza della loro attività da parte dei responsabili delle risorse umane. Basta leggere gli annunci di lavoro pubblicati dalle risorse umane per rendersene conto: le competenze menzionate e la descrizione del lavoro sono talvolta molto lontane dalla realtà.
Per affrontare le loro sfide, il personale operativo è alla ricerca di soluzioni pensate per loro.
Ad esempio, sul campo, i manager vogliono risparmiare tempo per :
- Sapere quale operatore ha quali competenze, in modo da poterlo assegnare alla mansione giusta
- Sapere se i membri del team sono presenti per verificare se sono in grado di gestire il carico di lavoro.
- Anticipare i pensionamenti per formare nuove persone con sufficiente anticipo.
- Partecipare al reclutamento dei futuri membri del team
- Monitorare il tasso di versatilità del team per migliorarlo.
- Sostenere gli operatori, in particolare in termini di sviluppo delle competenze
Da parte loro, anche gli operatori hanno le loro richieste:
- Garantire che le loro competenze siano conosciute e valorizzate
- Essere in grado di iscriversi a corsi di formazione in linea con i propri piani di carriera.
- Formazione e assistenza continue
Oggi molte aziende non sono in grado di affrontare queste sfide operative, essenziali per una crescita sana.
Conciliare le sfide delle funzioni di supporto e le sfide operative
In un simile contesto, come è possibile consentire al maggior numero possibile di persone di sfruttare i dati sul campo per muoversi nella giusta direzione? Dobbiamo ripartire da zero?
Fortunatamente no. Dobbiamo invece semplicemente rivedere il modo in cui i dati vengono raccolti e utilizzati dalle varie parti interessate. In effetti, il modo migliore per garantire l'affidabilità dei dati è andare dal basso verso l'alto, non dall'alto verso il basso. In termini pratici, ciò significa raccogliere i dati sul campo e condividerli con il resto dell'azienda.
Questo sistema è vantaggioso non solo per il personale operativo, ma anche per le funzioni di supporto. Ad esempio, le risorse umane possono contare su un approccio incentrato su dati reali e aggiornati provenienti dal campo. I decisori, dal canto loro, beneficiano di questi dati per stabilire una visione strategica più raffinata e per anticipare meglio il futuro.
I dati dal campo sono essenziali per qualsiasi azienda che voglia diventare più agile e versatile, due qualità indispensabili di fronte all'accelerazione della trasformazione digitale e all'emergere di nuove professioni. Inoltre, l'implementazione di metodologie di pianificazione strategica della forza lavoro (SWP ) richiede che l'azienda abbia accesso a dati affidabili.
Sorge quindi la domanda: come recuperare e far circolare i dati dal campo? La soluzione ideale dovrebbe soddisfare i seguenti criteri:
- Facilitare la centralizzazione delle informazioni
- Essere utilizzabile da ogni membro del team
- Generare indicatori per le funzioni di supporto e il personale operativo
Tenendo conto di queste caratteristiche, è facile capire perché l'uso dei fogli di calcolo non sia la soluzione ideale. Esistono tuttavia strumenti "chiavi in mano" che consentono di gestire facilmente i dati sul campo e di trasformarli in cruscotti personalizzati. In questo modo è possibile conciliare gli interessi delle funzioni di supporto e del personale operativo!
In sintesi
I sistemi HRIS sono strumenti per la gestione di una serie di attività amministrative, come la generazione di buste paga, la gestione dei contratti e il monitoraggio delle ferie. Sebbene questi strumenti aiutino i dipartimenti HR a raggiungere i loro obiettivi, non affrontano le sfide operative. Infatti, i dati provenienti dal campo spesso rimangono... sul campo. E il problema? Si crea una compartimentazione delle informazioni e una visione delle risorse umane dell'azienda che non rispecchia la realtà. I team manager sono responsabili del raggiungimento dell'eccellenza operativa, ma non possono fare affidamento sui dati HRIS per attuare le azioni giuste. Per cambiare questa situazione, dobbiamo cambiare il modo in cui i dati vengono raccolti e utilizzati.
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