Come strumento centrale per la gestione delle risorse umane, il sistema HRIS ha un limite: non è progettato per aiutare il personale operativo a raggiungere i propri obiettivi. Tuttavia, questi ultimi devono avere una visione globale e aggiornata delle competenze disponibili. In questo contesto, come è possibile allineare gli interessi di tutti? E se i dati sul campo potessero risolvere questo problema?
La maggior parte dei sistemi HRIS si occupa solo di funzioni di supporto
Prima di entrare nel vivo dell'argomento, cerchiamo di preparare la scena. HRIS è l'acronimo di Human Resources Management Information Systems. In altre parole, si tratta di pacchetti software che si concentrano sull'amministrazione del personale. Vengono utilizzati dai team delle risorse umane per svolgere diversi compiti:
- Gestione dei contratti di lavoro
- Creare buste paga
- Tracciamento dei permessi e delle assenze
- Identificare le note spese
- ecc.
Spesso si tratta di strumenti completi progettati per migliorare la produttività delle funzioni di supporto. I dati vengono centralizzati e le attività a basso valore aggiunto vengono automatizzate, consentendo ai team HR di concentrarsi sull'elemento umano. Il software copre tutti i processi relativi alle risorse umane, semplificandoli. Pertanto, il sistema HRIS è progettato principalmente per migliorare le prestazioni.
Oltre a questa nozione di produttività, questo software consente anche una migliore gestione dei talenti grazie a numerosi indicatori. In termini finanziari, ad esempio, è possibile monitorare i costi di retribuzione o di assunzione per linea di business. Altre metriche si concentrano maggiormente sui fattori di rischio, come il turnover, le malattie professionali, i tassi di infortunio e l'assenteismo.
Infine, il sistema HRIS soddisfa anche i vincoli legali. Infatti, dal 2018, con la legge sul Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), le aziende sono tenute a proteggere i dati personali dei propri dipendenti. I sistemi HRIS sono quindi progettati per soddisfare questo obbligo.
Se queste funzioni sono di grande aiuto per i professionisti delle risorse umane, lo stesso non si può dire per il personale operativo.
E sembra logico. Come abbiamo visto, questo strumento è progettato per aiutare le funzioni di supporto a raggiungere i loro obiettivi. E questi obiettivi non sono gli stessi del personale operativo.
Il sistema HRIS non è sufficiente per affrontare le sfide operative
In un'azienda, ogni reparto agisce per raggiungere i propri obiettivi. Ad esempio, il reparto Risorse Umane deve assicurarsi di reclutare i migliori talenti. Da parte loro, gli operatori fanno tutto il possibile per massimizzare la produzione. I dati contenuti nel sistema HRIS sarebbero quindi teoricamente utili al personale operativo. Tuttavia, è chiaro che non è così.
Infatti, queste informazioni sono per lo più dall'alto verso il basso e, per definizione, non corrispondono alla realtà sul campo. Le funzioni di supporto hanno una comprensione relativamente parziale delle aspettative e delle sfide operative. Ciò è particolarmente vero nel settore industriale, dove è comune sentire i direttori di stabilimento lamentarsi della scarsa comprensione della loro attività da parte dei responsabili delle risorse umane. Basta leggere gli annunci di lavoro pubblicati dalle Risorse Umane per rendersene conto: le competenze indicate e la descrizione del lavoro sono a volte molto lontane dalla realtà.
Per affrontare le loro sfide, il personale operativo è alla ricerca di soluzioni pensate per loro.
Ad esempio, sul campo, i manager vogliono risparmiare tempo per :
- Sapere quale operatore ha quali competenze, in modo da poterlo assegnare alla mansione giusta
- Sapere se i membri del team sono presenti per verificare se sono in grado di gestire il carico di lavoro.
- Anticipare i pensionamenti per formare nuove persone con sufficiente anticipo.
- Partecipare al reclutamento dei futuri membri del team
- Monitorare il tasso di versatilità del team per migliorarlo.
- Sostenere gli operatori, in particolare in termini di sviluppo delle competenze
Da parte loro, anche gli operatori hanno le loro richieste:
- Assicurarsi che le loro competenze siano conosciute e valorizzate
- Essere in grado di iscriversi a corsi di formazione in linea con i propri piani di carriera.
- Formazione e assistenza continue
Oggi un buon numero di aziende non è in grado di affrontare queste sfide operative, anche se garantiscono una crescita sana.
Conciliare le sfide delle funzioni di supporto e le sfide operative
In un simile contesto, come è possibile consentire al maggior numero possibile di persone di sfruttare i dati sul campo per muoversi nella giusta direzione? Dobbiamo ripartire da zero?
Fortunatamente no. Si tratta piuttosto di rivedere il modo in cui i dati vengono raccolti e utilizzati dai vari soggetti interessati. In effetti, il modo migliore per garantire l'affidabilità dei dati è andare dal basso verso l'alto, non dall'alto verso il basso. In concreto, ciò significa raccogliere dati dal campo e condividerli con il resto dell'azienda.
Questo sistema va a vantaggio non solo del personale operativo, ma anche delle funzioni di supporto. Ad esempio, le Risorse Umane possono contare su un approccio incentrato su dati reali e aggiornati provenienti dal campo. I decisori, da parte loro, beneficiano di questi dati per stabilire una visione strategica più raffinata e per anticipare meglio il futuro.
I dati provenienti dal campo sono essenziali per qualsiasi azienda che voglia acquisire agilità e versatilità, due qualità obbligatorie di fronte all'accelerazione della trasformazione digitale e all'emergere di nuove professioni. Inoltre, l'implementazione di metodologie di pianificazione strategica della forza lavoro (SWP) richiede che l'azienda abbia accesso a dati affidabili.
Sorge quindi la domanda: come recuperare e far circolare i dati dal campo? La soluzione ideale dovrebbe soddisfare i seguenti criteri:
- Consentire la centralizzazione delle informazioni in modo semplice
- Essere utilizzabile da ogni membro del team
- Generare indicatori per le funzioni di supporto e il personale operativo
Tenendo conto di queste caratteristiche, è chiaro che l'uso dei fogli di calcolo non è la soluzione ideale. Esistono tuttavia strumenti "chiavi in mano" che facilitano l'acquisizione dei dati sul campo e la loro trasformazione in cruscotti personalizzati. In questo modo si conciliano gli interessi delle funzioni di supporto e del personale operativo!
In sintesi
I sistemi HRIS sono strumenti per la gestione di varie attività amministrative, come la generazione di buste paga, la gestione dei contratti o il monitoraggio delle ferie. Sebbene questi strumenti aiutino le risorse umane a raggiungere i loro obiettivi, non rispondono alle sfide operative. Infatti, i dati provenienti dal campo spesso rimangono... A terra. Il problema? Questo crea una compartimentazione delle informazioni e una visione delle risorse umane dell'azienda che non corrisponde alla realtà. Sebbene i team manager siano responsabili del raggiungimento dell'eccellenza operativa, non possono fare affidamento sui dati HRIS per attuare le azioni giuste. Per cambiare questa situazione, è necessario modificare il modo in cui i dati vengono raccolti e utilizzati.
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