Introduction
Selon la CNCP (Commission National de la Certification Professionnelle), les habilitations opérationnelles et les certifications sont définies comme étant « une attestation matérialisée par un document sanctionnant une maîtrise professionnelle et faisant suite à un processus de vérification de celle-ci »
Les habilitations opérationnelles sont nécessaires dans certains domaines tels que la sécurité, la santé et l’éducation et sont accordées pour une période spécifique. L’expiration de ces derniers fait référence à la date à laquelle une autorisation expire, empêchant la personne de poursuivre les tâches ou l’accès à certaines zones.
De même, les certifications obtenues dans divers domaines tels que la technologie de l’information, la finance, la médecine, etc. indiquent que la personne a atteint un certain niveau de compétence ou de connaissances dans un domaine particulier. Toutefois, ces certifications peuvent devenir obsolètes au fil du temps, en fonction de l’évolution des technologies et des normes. Cette obsolescence se produit lorsque la certification n’est plus à jour et ne reflète plus les connaissances et les compétences actuelles.
Avec l’évolution rapide des technologies et des pratiques dans de nombreux domaines, les compétences et les connaissances nécessaires peuvent changer au fil du temps, rendant ainsi les certifications obsolètes si elles ne sont pas régulièrement mises à jour. Selon l’article L. 4121-1 du Code du travail, l’employeur est tenu de prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale de ses salariés, ce qui implique également la gestion des habilitations opérationnelles et des certifications.
Gérer l’expiration des habilitations opérationnelles et l’obsolescence des certifications est crucial pour plusieurs raisons notamment:
- La sécurité : les habilitations opérationnelles sont souvent accordées pour des raisons de sécurité. Si elles expirent, cela signifie que la personne n’est plus autorisée à effectuer certaines tâches ou accéder à certaines zones, ce qui peut compromettre la sécurité de l’organisation. En ce qui concerne l’obsolescence des certifications, si les certifications ne sont pas régulièrement mises à jour, cela peut entraîner une diminution des compétences et des connaissances, ce qui peut également compromettre la sécurité et surtout la productivité de l’entreprise.
- La conformité : de nombreuses industries et réglementations ont des exigences en matière de formation et de certifications. Si ces exigences ne sont pas satisfaites, cela peut entraîner des amendes ou d’autres sanctions. Il est donc important de gérer l’expiration des habilitations opérationnelles et l’obsolescence des certifications pour rester en conformité.
- La qualité : les habilitations opérationnelles et les certifications sont souvent utilisées pour assurer la qualité du travail effectué par les employés. Si les habilitations ont expiré ou que les certifications sont obsolètes, cela peut entraîner une baisse de la qualité du travail effectué, ce qui peut nuire à l’entreprise.
- La carrière : pour les employés, les habilitations opérationnelles et les certifications peuvent être importantes pour progresser dans leur carrière. Si ces habilitations et certifications expirent ou deviennent obsolètes, cela peut affecter les possibilités de promotion ou de changement de carrière.
Gérer l’expiration des habilitations opérationnelles et l’obsolescence des certifications est un moyen efficace de montrer que votre entreprise fonctionne de manière sûre et efficace, de rassurer les clients et d’améliorer la qualité de l’organisation. Cependant, il est important de la renouveler dans les temps et de suivre le tout dans un outil adapté pour tirer pleinement parti des avantages qu’elle offre.
Pourquoi digitaliser la gestion de vos habilitations opérationnelles et de vos certifications
Ce n’est pas évident de toujours suivre et gérer les certifications de vos employés. D’où l’importance de la digitalisation.
Tout d’abord, la gestion manuelle des habilitations opérationnelles peut être compliqué, surtout lorsque plusieurs collaborateurs doivent obtenir des habilitations opérationnelles variées, avec des dates d’échéances différentes. Avec une gestion manuelle, il est facile de manquer le renouvellement des habilitations, ce qui peut entraîner des conséquences graves pour le collaborateur et la responsabilité de l’employeur peut être engagée en cas d’accident du travail.
La digitalisation offre de nombreux avantages en matière de gestion des compétences et des habilitations. Elle permet de fournir des informations qualitatives sur les compétences, de mesurer les écarts par rapport aux attentes de chaque poste, de suivre l’évolution des compétences, et d’intégrer les compétences externes pertinentes. De plus, elle permet de centraliser les habilitations opérationnelles de l’entreprise dans une seule interface et de les visualiser par fonction, de filtrer les habilitations par date d’expiration pour anticiper les renouvellements, et d’être alerté en temps voulu.
La digitalisation de la gestion des compétences permet aussi d’impliquer vos collègues et de les responsabiliser pour l’obtention de leurs habilitations opérationnelles grâce à des processus ludiques, de sécuriser les processus d’obtention d’habilitations en les soumettant à un processus digitalisé, vérifié et complet, et de réduire les risques de perte d’informations et d’erreurs grâce à la suppression de multiples supports.
En somme, la digitalisation de la gestion des habilitations opérationnelles et des compétences est un levier clé pour accroître la productivité et assurer la conformité réglementaire de l’entreprise, tout en facilitant la gestion des ressources humaines et en optimisant la gestion des talents.
Mercateam offre une solution complète pour aider les entreprises à digitaliser la gestion des compétences et des habilitations opérationnelles de leurs employés. Les entreprises peuvent suivre la progression de leurs employés en temps réel, mettre en place des objectifs de polyvalence et de montée en compétences et lancer des formations personnalisées, le tout en un seul endroit.
Notre plateforme permet également aux entreprises de suivre les habilitations opérationnelles critiques de leurs employés grâce à des rappels pour s’assurer que les certifications sont à jour. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les entreprises qui souhaitent sécuriser leur savoir-faire en évitant de le concentrer entre les mains d’une seule personne et en anticipant les départs à la retraite ou les expirations de certifications.
Nous offrons un suivi des objectifs de polyvalence et de montée en compétences dynamiques accessibles sur le terrain. Les entreprises peuvent suivre la progression de leurs employés grâce à un tableau de bord complet et valoriser leur expérience et leurs efforts de montée en compétences.
Enfin, Mercateam vous permet de digitaliser les cahiers de formation et de lancer des formations en un clic. Les entreprises peuvent créer des parcours de formation personnalisés, des questionnaires pour évaluer les compétences de leurs collaborateurs et suivre ces formations grâce à des notifications régulières sur leurs avancements. De plus, les entreprises peuvent démontrer la conformité de leurs formations grâce à l’historisation de preuves de formation datées et signées.
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