Ya seas responsable de producción, jefe de taller o responsable de RR. HH., quizá lleves un control de las competencias de tus equipos en una vieja hoja de cálculo de Excel, o quizá ni siquiera lo hagas. A menudo es una ausencia, la necesidad de contratar a un trabajador temporal o una solicitud de auditoría lo que pone de manifiesto que una competencia específica recae únicamente en una sola persona.
Una matriz de competencias que combina a los operarios con las competencias propias del puesto, con el nivel observado, que debe compararse con el nivel requerido. Una vez cumplimentada en el puesto y actualizada, indica quién puede tomar el relevo mañana.
¿Qué es una matriz de competencias?
En una matriz de competencias, los operarios ocupan las filas y las columnas contienen las competencias que requieren sus puestos de trabajo, con un nivel de dominio en cada casilla.
Solo asignad una columna a lo que se aprecia en el puesto de trabajo, nunca a un título o a una cualidad como el «rigor». La norma AFNOR X50-750 también se refiere a las capacidades aplicadas en el ámbito profesional.
- En línea, la matriz indica lo que sabe hacer un operador, competencia por competencia.
- En la columna se indica cuántas personas dominan una competencia al nivel requerido y, por lo tanto, quiénes pueden asumir el relevo.
- Una línea titulada «Nivel requerido», situada al principio de la tabla, establece para cada columna el nivel que se debe alcanzar.
Una matriz, dos interpretaciones
Los operadores en las filas, las competencias en las columnas y el nivel requerido en la cabecera.
| Operador | Alimentar la línea | Conducir la máquina de envasado | Comprobar el peso y la estanqueidad | Cambiar de formato |
|---|---|---|---|---|
| Nivel requerido | 2 | 2 | 3 | 3 |
| Operador A | 4 | 3 | 3 | 4 |
| Operador B | 3 | 2 | 3 | 1 |
| Operador C | 2 | 3 | 2 | 2 |
En línea: lo que sabe hacer un operador. El operador B alcanza el nivel requerido en tres de las cuatro competencias.
En la columna: quién domina la competencia. Solo el operador A cambia el formato al nivel requerido.
Ejemplo creado a modo ilustrativo: operadores anónimos, niveles del 1 al 4. Los valores se corresponden con la línea de embalaje del artículo.
Escribe las columnas como tareas propias del puesto, por ejemplo, «manejar la máquina de envasado» o «cambiar de formato». Una tarea observada en el puesto debe anotarse sin dudar, mientras que un título de RR. HH. deja al evaluador en la incertidumbre.
El vídeo de Mercateam recoge esta definición, junto con ejemplos de uso en fábrica y los errores más frecuentes.
¿Matriz de competencias o matriz de polivalencia?
En un taller, la matriz de competencias y la matriz de versatilidad son el mismo cuadro, interpretado en dos sentidos. La primera pregunta es a qué nivel; la segunda, quién sabe hacer qué.
El significado de «polivalente» varía de una fábrica a otra; en un convenio de empresa se entiende como el desempeño efectivo de varios puestos a lo largo del año. Calcula el tuyo según el nivel exigido, que es lo que mide la matriz.
- El índice de polivalencia de un operario se calcula dividiendo las competencias que domina al nivel requerido entre el número de competencias de la línea.
- La tarifa de la línea es la media de las de sus operadores.
- La cobertura de una competencia incluye a las personas que la dominan al nivel requerido.
Indica en la tabla a partir de qué nivel se considera que una competencia se ha adquirido. Sin esta regla, no podrás comparar tu porcentaje de un trimestre a otro.
¿Para qué sirve una matriz de competencias en una fábrica?
Una matriz de competencias sirve, ante todo, para saber ¿Quién puede ocupar cada puesto mañana por la mañana?, incluso antes de que se haya cerrado la planificación.
Quizá lo confundas con un informe de auditoría. Sin embargo, sirve ante todo al jefe de equipo para asignar tareas a sus operarios, ya que los conocimientos técnicos que solo están en su cabeza desaparecen el día que él no está presente.
- Te ayuda a asignar personal y a cubrir una ausencia, indicando quién cuenta con las competencias necesarias para el puesto al nivel requerido.
- Orienta la formación hacia las competencias en las que el equipo presenta mayores carencias, es decir, aquellas en las que la diferencia con respecto al nivel requerido es mayor.
- Prepara el relevo, ya que las competencias que hay que transmitir antes de una salida se reflejan en la trayectoria profesional de la persona que se marcha.
- Indica si conviene contratar a alguien o formar al personal interno, y qué es lo primero que hay que enseñar a un nuevo empleado.
- En la auditoría se acredita quién ha recibido la formación y está habilitado, junto con la fecha de validez de cada CACES o habilitación eléctrica.
Un certificado CACES de carretillero tiene una validez de 5 años, y el INRS recomienda renovar la habilitación eléctrica cada 3 años. Anota cada fecha de vencimiento en la tabla, para tenerla en cuenta con suficiente antelación antes de la auditoría.
A matriz de liquidación asigna cada título a los puestos que lo requieren.
Identificar las competencias que domina una sola persona
Una columna en la que solo una persona alcanza el nivel requerido indica una competencia que desaparece de la línea el día en que no se cumple. Es la primera desviación que hay que abordar, antes de intentar recuperar la media.
En la línea de ejemplo que aparece más abajo, solo el operario A sabe cambiar el formato al nivel requerido; si falta, ya no queda nadie que pueda hacerlo. Establece, para cada competencia, cuántas personas deben dominarla, teniendo en cuenta las bajas y los turnos de trabajo, ya que no hay una cifra válida para todos los talleres.
¿Cómo se construye una matriz de competencias en 5 pasos?
Para elaborar una matriz de competencias Para saber cuál es la respuesta correcta, partid de los puestos de la línea, que estáis observando junto con los operadores, y seguid estos cinco pasos en el orden indicado.
- Enumera De 8 a 15 competencias por departamento, aquellas que deciden la asignación de tareas, observando la rotación de los puestos. Una competencia transversal, como avisar al servicio de mantenimiento, entra en juego si se detecta en el puesto.
- Escribe tu escala de niveles y lo que la persona sabe hacer en el puesto en cada nivel.
- Establece el nivel requerido para cada competencia antes de calificar a nadie.
- Anota cada operador en su puesto, en situación de trabajo.
- Lee la tabla primero por columnas y luego por filas, y decide a quién formar y a quién asignar.
Tendrás la tentación de ser exhaustivo, pero cada columna que añadas supone una casilla más que actualizar para cada persona, y una matriz de treinta competencias acaba por quedarse estancada.
¿Y si ya tienes un marco de competencias ? Utilízalas para tus columnas, ya que indica qué competencias se esperan, y reserva las que cambian según el puesto.
¿Qué niveles de dominio hay que elegir?
No se impone ninguna escala, y En la mayoría de los casos, bastan cuatro niveles si a cada uno se le define por lo que se le ve hacer en su puesto. La tabla de un fondo de formación del sector alimentario solo tiene tres.
Cuatro niveles, que se definen en función de lo que se ve en el puesto
- Nivel 1AcompañadoEl operario sigue el procedimiento con alguien a su lado.
- Nivel 2AutónomoEn condiciones normales, trabaja solo.
- Nivel 3ConfirmadoTambién se ocupa de los imprevistos habituales, como un ajuste, una parada o una desviación.
- Nivel 4FormadorSabe cómo formar a un compañero.
Escala propuesta: no se impone ninguna escala. Escribe la tuya propio por cada puesto, nunca según la antigüedad.
Nunca deduzcas el nivel a partir de la antigüedad. Un operario que lleve diez años en la empresa puede estar en el nivel 2 en una competencia, mientras que otro que haya llegado en marzo puede estar en el nivel 3.
Quizá hayas leído que la escala ILUO —cuatro letras que abarcan desde la dependencia hasta la autonomía— se considera una norma. Esta codificación, muy extendida en los talleres, cambia de significado de una empresa a otra y, por lo tanto, se adapta a tus puestos de trabajo.
¿Quién realiza la evaluación: el operario, el jefe de equipo o el departamento de RR. HH.?
El jefe de equipo pone la nota después haber observado al operario en su puesto, una vez que este se haya autoevaluado; el departamento de RR. HH. se encarga de garantizar la escala y el método.
Cuando se observa en una situación real, una competencia se manifiesta a través de hechos en los que dos evaluadores coinciden, como el resultado obtenido, el equipo elegido o la reacción ante un imprevisto.
- Antes de observar al operador, entrégale la tabla de evaluación de competencias de su puesto, para que todos sean evaluados según los mismos criterios.
- Cuando la valoración del jefe de equipo y la autoevaluación difieran, programa una observación más, ya que una media ocultaría la discrepancia.
- Si el operario recibe formación en el marco del AFEST, la formación en el puesto de trabajo prevista por el Código Laboral, anótalo en función de los momentos en los que se comparan los objetivos esperados con lo que ha hecho, y luego sus evaluaciones por separado.
- Evita que la persona que acaba de formar al operador sea la única que le califique, ya que también está evaluando su propio trabajo como formador.
Ejemplo de matriz de competencias en una línea de envasado
Aquí tienes una matriz creada a modo de ejemplo, sobre una línea de envasado con seis especialidades, cinco operadores titulares y uno interino. Los niveles van del 1 al 4.
La matriz de la línea de envasado
En morado, los niveles que alcanzan el nivel exigido. Abajo, el número de titulados por competencia.
| Operador | Alimentar la línea | Conducir la máquina de envasado | Comprobar el peso y la estanqueidad | Cambiar de formato | Limpiar al finalizar la serie | Paletizar y etiquetar |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Nivel requerido | 2 | 2 | 3 | 3 | 2 | 2 |
| Operador A | 4 | 3 | 3 | 4 | 3 | 2 |
| Operador B | 3 | 2 | 3 | 1 | 3 | 3 |
| Operador C | 2 | 3 | 2 | 2 | 2 | 3 |
| Operador D | 2 | 1 | 1 | 1 | 2 | 2 |
| Operador E | 3 | 2 | 2 | 2 | 1 | 3 |
| Temporal | 2 | 1 | 1 | 1 | 2 | 2 |
| Titulares | 5 | 4 | 2 | 1 | 4 | 5 |
Desliza la tabla para ver las seis competencias.
Versatilidad de la línea: 70 %, se han adquirido 21 de las 30 competencias, pero solo un titular ha cambiado de formato.
Ejemplo elaborado a modo de ilustración: operarios anónimos, niveles del 1 al 4. Titulares y porcentajes calculados sobre la base de los cinco titulares, sin tener en cuenta al interino.
- En la columna, solo el operario A sabe cambiar el formato al nivel requerido, y el control de peso y estanqueidad recae únicamente en A y B.
- En la tabla, A cumple con el nivel requerido en sus seis competencias, B en cinco, C en cuatro, y D y E en tres.
- En total, los cinco titulares cumplen con el nivel exigido en 21 de las 30 competencias, lo que supone un índice de polivalencia del 70 % para la línea, sin contar al trabajador temporal.
Esta tasa parece correcta y, sin embargo, Los 70 % esconden una habilidad que solo domina una persona. La media suma las competencias sólidas y las débiles; la columna, por su parte, muestra cuántos titulares quedan. El día que A está ausente, ya nadie cambia de formato.
Lee las columnas que preceden a la tasa y forma, siguiendo el orden de las columnas, los grupos de trabajo. En este caso, el jefe de equipo forma al grupo B en el cambio de formato y al grupo C en el control de peso y estanqueidad.
- 1 titularPara cambiar el formato desde el principio: si falta la A, la función desaparece de la línea
- 70 %de versatilidad en la línea de salida, una cifra que parece correcta
- 77 %con B y C ya formados; el día que falta A, B cambia los formatos
Ejemplo creado a modo de ilustración: operadores anónimos, niveles del 1 al 4.
Actualizar la matriz con cada evento
Se actualiza una matriz de competencias cada vez que se valide una formación, una llegada o una salida, y también cuando un operario cambia de puesto o cuando llega un nuevo producto a la línea de producción.
Actualizada la víspera de la auditoría, solo es precisa durante un día; el resto del año, elaboráis la planificación basándoos en datos obsoletos.
- La matriz que se rellena en la oficina a partir de las fichas de puesto describe lo que implica el puesto, sin decir nada sobre lo que el operario sabe hacer.
- Si no se indica el nivel requerido al principio de la columna, la nota no indica si se ha adquirido la competencia.
- Se actualiza una vez al año y describe al equipo del año pasado.
- Los trabajadores temporales que quedan fuera de la lista pasan a ser invisibles, a pesar de que ocupan puestos de trabajo cada semana.
- Sin un indicador de seguimiento, nadie se da cuenta de que una competencia acaba de perder a su segundo titular.
Vuelve a leerlo cada mes el número de competencias con un único titular, que indica el próximo puesto bloqueado y las autorizaciones que caducan en un plazo de 60 días.
¿Hay que inscribir a los trabajadores temporales? Sí, nada más incorporarse, ya que, en un puesto de trabajo de riesgo, un trabajador temporal debe recibir una formación reforzada en materia de seguridad (Código Laboral, art. L.4154-2).
En el ejemplo, el trabajador temporal alcanza el nivel requerido en tres de las seis competencias, precisamente aquellas que el equipo ya domina. Por lo tanto, su integración debe centrarse en el cambio de formato y el control.
Excel o un programa informático: ¿cuándo cambiar de formato?
Si gestionas un solo equipo, Excel es suficiente para crear una matriz ; una herramienta compartida resulta útil cuando se combinan los equipos, las autorizaciones con fecha de validez y las auditorías.
El archivo que llevas gestionando desde hace años, y al que ya nadie se atreve a tocar, acaba conteniendo errores y ya no es suficiente en las cinco situaciones que se indican a continuación.
Excel es suficiente para empezar siempre que te afecte tan solo una de estas situaciones; a partir de dos, resulta útil una herramienta compartida.
Estas situaciones tienen más peso que la plantilla de la sede. Mientras sigas utilizando Excel, mantén un único archivo y una sola persona encargada de las actualizaciones, ya que una hoja de cálculo no avisa por sí sola de una autorización caducada.
Para todo un sitio web, un software de matriz de competencias recalcula los titulares de cada competencia cada vez que se introduce un dato y avisa antes de que caduque una autorización.
El vídeo testimonial de LISI Aerospace narra esta transición de Excel a una herramienta compartida.
Plantilla gratuita de matriz de competencias: a partir de tu Excel
Entre Excel y el programa, La plantilla gratuita de Mercateam importa tu archivo de Excel Con un solo clic, sin tarjeta de crédito ni instalación.
Es «la primera herramienta gratuita de matriz de competencias diseñada para el sector industrial». Mantén en ella las mismas reglas, con las tareas del puesto en columnas y el nivel requerido indicado antes de cualquier evaluación.
- Recrea los perfiles de tus empleados, sus competencias y sus autorizaciones a partir de la hoja de cálculo que ya utilizas.
- Vuelve a calcular la tabla y el índice de polivalencia cada vez que se introduce un dato, sin necesidad de copiar fórmulas.
- Distingue entre las autorizaciones que están a punto de caducar y las que ya han caducado.
¿Prefieres seguir usando una hoja de cálculo? El plantilla gratuita de Excel relaciona las competencias con los puestos clave, con niveles indicados por colores y una pestaña de versatilidad, y además se puede importar a Google Sheets.
¿Es obligatorio contar con una matriz de competencias?
No, No hay ningún texto que imponga un marco de competencias, pero el Código Laboral y la norma ISO 9001 exigen que se especifique qué es lo que pretende demostrar.
La ley establece los resultados y deja libertad en cuanto a los medios. El día de una inspección o una auditoría, debes demostrar quién está formado y autorizado, en qué puesto y desde cuándo.
- La empresa se encarga de que cada trabajador se adapte a su puesto de trabajo y vela por que mantenga su capacidad para desempeñar su empleo cuando se produzcan cambios en las tecnologías o en la organización (Código del Trabajo, artículo L.6321-1).
- El auditor de la norma ISO 9001 solicita pruebas de la competencia de cada persona (requisito 7.2).
- Para conducir una carretilla elevadora con conductor a bordo o una plataforma elevadora es necesario disponer de una autorización expedida por su empresa, además de que el conductor haya recibido la formación correspondiente.
En una empresa con al menos 300 empleados, la matriz también sirve de base para la negociación trienal sobre la gestión de los puestos de trabajo y las trayectorias profesionales, conocida como GEPP (Código del Trabajo, artículo L.2242-20).
A Matriz de competencias ISO 9001 asigna a cada nivel su certificado de formación y su fecha, algo que el auditor comprueba en primer lugar.
Empieza tu matriz esta semana
- Empieza por una sola línea y sus competencias clave.
- Anota cada operario en su puesto, en situación de trabajo.
- Busca la columna que solo tenga un titular para saber qué competencia debes asegurar en primer lugar.
Para empezar de forma gratuita, abre la matriz de competencias gratuita e importa allí tu archivo de Excel. Para configurar una página web completa, solicite una demostración.
