Passage clé dans la vie des salariés, les entretiens individuels sont l’occasion pour les managers de faire le point sur les compétences et les aspirations professionnelles de leurs équipes. Cependant, la préparation et le suivi de ces entretiens ne sont pas toujours réalisés de façon optimale. Il en résulte une perte d’informations majeures pour l’élaboration de la stratégie d’entreprise.
Dans cet article, nous revenons sur l’importance des entretiens individuels, leur aspect légal, et également nos conseils pour bien les préparer et effectuer un suivi idéal.
Entretien individuel, entretien annuel, entretien professionnel… Quelles différences ?
Au cours de sa vie professionnelle, un salarié sera confronté à différents types d’entretiens. Il s’agit de temps forts, permettant à l’employeur et au salarié de faire le point sur les objectifs, les perspectives d’évolution ou encore le ressenti au sein de l’entreprise.
On parle notamment de l’entretien individuel, de l’’entretien annuel ou encore de l’entretien professionnel. Souvent utilisés comme synonymes les uns des autres, ils ne désignent pourtant pas la même chose. Et sur le plan juridique, la règle change également :
L’entretien individuel (également appelé entretien annuel)
Entretien individuel et entretien annuel représentent le même évènement. Il s’agit d’un rendez-vous entre le salarié et son employeur, son supérieur hiérarchique ou encore un membre des ressources humaines. Au cours ce rendez-vous, les deux parties font un bilan portant sur l’activité du salarié sur une période donnée. Cela peut être l’occasion de faire le point sur les objectifs précédemment fixés, l’évolution des savoir-faire, savoir-être ou encore sur l’implication du salarié. Contrairement à l’entretien professionnel, l’entretien annuel n’est pas obligatoire aux yeux de la loi. En revanche, il est possible que votre convention collective ou votre employeur décide de le mettre en place. Dans ce cas, il concerne tous les salariés.
L’entretien professionnel
Nous l’avons vu précédemment, l’entretien individuel porte sur la corrélation entre les objectifs de l’entreprise et le travail effectué par le salarié. L’entretien professionnel quant à lui, se concentre uniquement sur l’évolution professionnelle du collaborateur. C’est l’occasion pour l’employeur de faire le point sur les compétences de chaque salarié, et ainsi anticiper les besoins en formation. L’article L. 6315-1 du Code du travail précise que l’entretien professionnel est obligatoire pour toutes les entreprises, peu importe le nombre de salariés. Il doit être organisé au minimum tous les deux ans. À noter également que l’entretien professionnel est obligatoire après certains congés tels que le congé parental, le congé sabbatique ou un arrêt maladie de plus de 6 mois.
Managers : comment gérer l’avant et l’après entretien individuel ?
Pour en savoir plus sur la manière dont sont préparés les entretiens individuels dans le secteur industriel, nous avons mené une étude auprès de nos clients. Résultat : il faut en moyenne 90 jours pour effectuer le suivi des entretiens d’une personne à temps plein. Un tel délai semble relativement important à l’heure du numérique, où les plus jeunes générations sont en attente de retours fréquents. Heureusement, avec une bonne organisation et un outil adapté, il est possible d’effectuer un suivi efficace des salariés tout en valorisant les données recueillies.
Les règles pour préparer un entretien individuel
Moments importants dans la vie des salariés, les entretiens individuels ne doivent pas être pris à la légère. Il faut les préparer suffisamment à l’avance de manière à avoir le plus de contexte possible le jour J. Il est vivement conseillé de se munir des éléments suivants :
- Les comptes rendus des précédents entretiens.
- Le descriptif de chaque poste.
- La liste des objectifs définis à l’échelle du service ou du collaborateur.
- Les résultats observés durant la période écoulée.
Dans le même ordre d’idées, préparer une trame basée sur les données existantes permet d’axer le dialogue sur des éléments tangibles et mesurables. Par exemple :
| Objectif individuel | Indicateur de réalisation | Condition de réalisation | Evaluation |
| Réduire le taux de rebut de 10% sur son poste sur l’année. | Taux de rebut | > Renseigner les fiches à chaque fin de poste > Participer aux ateliers de travail en vue de proposer des axes d’amélioration | A |
Les différents outils utilisés au cours des entretiens individuels doivent permettre de préparer le futur de l’entreprise. Ainsi, les managers devraient être en mesure d’avoir une vraie vision opérationnelle pour fixer de nouveaux objectifs en adéquation avec la stratégie d’entreprise.
Entretiens annuels de cols bleus : les outils de suivi
Mais attention, le suivi des équipes ne s’arrête pas à l’entretien individuel. Un suivi efficace s’effectue dans le temps, de manière à accompagner les salariés vers l’atteinte de leurs objectifs.
Pourtant, nombre d’employeurs confient avoir des difficultés à mettre en place un suivi régulier, faute d’outils adéquats. En effet, pour beaucoup d’entreprises, la gestion des entretiens se fait encore majoritairement sur papier, sur Excel ou via des SIRH non adaptés à la réalité des cols-bleus (les deskless workers), qui n’ont ni adresse email, ni ordinateur. Ces méthodes ne permettent pas aux collaborateurs d’être acteurs de leur propre évolution professionnelle.
Chez Mercateam, nous pensons que les entretiens individuels devraient être inscrits dans la même logique qu’une stratégie de Talent Management. En effet, un suivi régulier des compétences et des habilitations permet aux managers d’être d’autant plus efficaces au moment des entretiens annuels.
Pour cette raison, nous lançons en fin d’année une fonctionnalité dédiée aux entretiens individuels.
Effectuer le suivi des entretiens individuels avec Mercateam
Et si vous pouviez suivre automatiquement les entretiens individuels de l’ensemble de vos collaborateurs, sur tous les sites de production ? Mercateam remplace vos dossiers papier et vos tableaux Excel par une interface intelligente, connectée à vos autres données RH.
Ce que vous pourrez faire :
- Créer des modèles d’entretiens annuels adaptés à chaque type de collaborateur.
- Suivre l’évolution entre les objectifs définis en année n et les objectifs atteints en n+1
- Accéder simplement au comparatif entre ce qui était attendu et ce qui est atteint (montée en compétences, savoir-faire, etc.)
- Voir en temps réel les entretiens à réaliser, ceux qui sont en cours et ceux qui sont terminés.
- Lancer des campagnes sur tous les sites de production, avec différents modèles en fonction des collaborateurs.
- Lancer des demandes de formation au moment de l’entretien.`
- Accéder à la cartographie des compétences.
