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Die Erstellung von Personalplänen ist oft eine zeitraubende und mühsame Aufgabe. Es wird übrigens geschätzt, dass Manager 7 Stunden pro Woche damit verbringen, die Planung ihrer Teams zu verwalten.. In vielen Unternehmen werden Zeitpläne auf Papier oder mithilfe einer Excel-Tabelle erstellt, was die Arbeit nicht gerade erleichtert. Glücklicherweise gibt es auf dem Markt zahlreiche Tools, die Ihnen helfen, Zeitpläne einfach zu erstellen und sie an Ihre Mitarbeiter weiterzugeben. Sie müssen jedoch ein Tool auswählen, das auf die Bedürfnisse Ihrer Teams zugeschnitten ist. Sehen wir uns gemeinsam an, wie Sie die richtige Wahl treffen können.
Warum Sie in ein Tool zur Personalplanung und -zuteilung investieren sollten
Bevor wir zum eigentlichen Thema kommen, sollten wir uns noch einmal die wichtigsten Vorteile vergegenwärtigen, die Sie aus einem solchen Werkzeug ziehen können.
Nutzen Nr. 1: Eine erhebliche Zeitersparnis
Einer der Hauptvorteile eines Planungshilfsmittels ist die Zeitersparnis für die Teamleiter. Diese würden fast 7h von Woche, die beste Kombination für die Zuweisung ihrer Teammitglieder festzulegen. Das Problem nimmt eine andere Dimension an, wenn in letzter Minute Änderungen vorgenommen werden müssen. Eine unvorhergesehene Abwesenheit bereitet der Person, die die Planungen vornimmt, Kopfzerbrechen.
Beachten Sie auch, dass diese besonders zeitraubende Aufgabe häufig bestenfalls in Excel und schlimmstenfalls auf Papier (das oft an der Kaffeemaschine vergessen wird) erledigt wird. Diese beiden Medien machen Aktualisierungen kompliziert (davon zeugen Sätze wie "Was ist die neueste Version des Plans für nächste Woche?"). Dank einer geeigneten Software sind diese Probleme gelöst, was und befreit von mentaler Belastung an die Verwalter der Stundenpläne.
Nutzen Nr. 2: Ein Echtzeitüberblick über das verfügbare Personal
Direkte Folge des vorherigen Punktes: Wenn die Dateien nicht auf dem neuesten Stand sind, es ist schwer zu wissen, welche Mitarbeiter zu einem bestimmten Zeitpunkt verfügbar sind. Dann muss man durch die Teams gehen, um sicherzustellen, dass die Informationen korrekt sind.
Der Vorteil von Planungstools ist, dass sie in der Regel mit Ihrer anderen Personalverwaltungssoftware integriert sind (die Urlaub, Krankenstand usw. verwaltet). So ist es einfacher zu bestimmen, welcher Mitarbeiter auf welche Stelle gesetzt werden soll, je nach Verfügbarkeit oder auch nach seinen Kompetenzen (auf diesen speziellen Punkt gehen wir im zweiten Teil des Artikels näher ein).
Nutzen Nr. 3: Höhere Produktivität
Eine Software zur Personalplanung ist für alle Mitarbeiter von Vorteil. Diese können jederzeit auf ihren aktuellen Stundenplan zugreifen können. Die Manager ihrerseits können sich auf Aufgaben mit interessanterem Mehrwert konzentrieren.
Die mit der Verwaltung verbundenen Reibungspunkte werden stark reduziert, was es gleichzeitig ermöglicht, dieVerbesserung der Kommunikation, des Informationsaustauschs und damit der Produktivität auf allen Ebenen des Unternehmens.
Der Einsatz von Software zur Personalplanung und -zuteilung ist ein unverzichtbarer Faktor für jedes Unternehmen, das nach mehr Agilität und Vielseitigkeit strebt. Daher muss die Wahl des Tools, das in Ihrem Unternehmen implementiert werden soll, auf Ihre geschäftlichen Anforderungen abgestimmt sein. Lassen Sie uns gemeinsam einen Blick auf die wichtigsten Kriterien werfen, die Sie berücksichtigen sollten, bevor Sie Ihre Wahl treffen.
Kriterien für die Auswahl des besten Planungsinstruments
Wir werden uns mit drei wesentlichen Dimensionen beschäftigen: der Zentralisierung von Daten, dem analytischen Aspekt und der Zuweisung von Personal nach geschäftlichen Vorgaben.
Kriterium Nr. 1: Austausch von Informationen in Echtzeit
Ihr ideales Tool zur Erstellung von Zeitplänen sollte Folgendes ermöglichen Daten aus verschiedenen Personalinstrumenten berücksichtigen. Zum Beispiel Urlaubsdaten, die bei der Planung leicht berücksichtigt werden können sollten, um Fehler zu vermeiden.
Ebenso sollten Sie darauf achten, dass Sie eine Lösung wählen, die es Ihnen ermöglicht, die Zeitpläne live an die Teams weiterzugeben. So kann jeder auf seinen stets aktuellen Zeitplan zugreifen.
Kriterium 2: Analyse der Aktivität
Das zweite Kriterium, das Sie beachten sollten, betrifft den analytischen Aspekt. Wir empfehlen Ihnen, sich für eine Software zu entscheiden, die Ihnen hilft, auf wichtige Daten zuzugreifen, wie z. B. den Anzahl der Stunden, die jeder Mitarbeiter an Ihren Arbeitsplätzen verbringt. Sie sind wertvolle Indikatoren, insbesondere um die Risiken von Muskel-Skelett-Erkrankungen auf Ihren Linien zu begrenzen, aber auch um den Wert zu steigern und die Vielseitigkeit verbessern Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Kriterium 3: Automatische Personalzuweisung
Abschließend möchten wir Sie darauf hinweisen, dass Ihr Personaleinsatzinstrument Ihnen in erster Linie dabei helfen sollte, den richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit auf die richtige Stelle zu setzen. Dies ist nur möglich, wenn Sie in der Lage sind eine Reihe von beruflichen Einschränkungen bei der Berechnung von Zuweisungen berücksichtigen.
So ein Personalzuweisungs- und Planungsinstrument betrachten :
- die Kompetenzen und Berechtigungen jedes Mitarbeiters
- die für jede Stelle erforderlichen Kompetenzen und Berechtigungen
- HR-Daten (Abwesenheiten, Urlaub, RTT, Krankenstand usw.)
Dieses dritte Kriterium ist entscheidend für jedes Unternehmen, das eine Vorausschauende Verwaltung von Arbeitsplätzen und Kompetenzen.
Zusammengefasst:
Ihr Planungstool sollte Ihnen in erster Linie dabei helfen, die richtige Person auf die richtige Stelle zu setzen. Dazu ist es notwendig, Begriffe wie Kompetenzen, Berechtigungen, Abwesenheiten oder auch Schichten zu integrieren.
Planung mit Mercateam
Mercateam berücksichtigt die zuvor erwähnten Einschränkungen und ermöglicht so die Stellenzuweisung zu automatisieren.
Wie funktioniert das?
- Schritt 1: Kartierung der Kompetenzen der Bediener und Referenzierung aller Produktionsstellen
- Schritt 2: Festlegung der für jeden Produktionsposten erforderlichen Kompetenzen und Berechtigungen
- Schritt 3: API-Integration von Daten aus bestehenden HRIS (Abwesenheiten, Urlaub etc.)
- Schritt 4: Automatisieren Sie endlich Ihre Schichtplanung nach Ihren Vorgaben!
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