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31 de agosto de 2022

Asignación de personal: ¿cómo elegir la herramienta de planificación adecuada?

Calendario de contabilización

La planificación del personal suele ser una tarea larga y tediosa. Se calcula que los directivos dedican 7 horas a la semana a gestionar la planificación de sus equipos. Un gran número de empresas elaboran sus calendarios en papel o mediante una hoja de cálculo tipo Excel, lo que no es nada fácil. Afortunadamente, existen varias herramientas en el mercado que le ayudarán a crear horarios fácilmente y a compartirlos con sus empleados. Sin embargo, es necesario elegir una herramienta que se adapte a las necesidades de sus equipos. Veamos cómo hacer la elección correcta.

Por qué invertir en una herramienta de planificación y asignación de personal

Antes de entrar en el meollo del asunto, conviene recordar los principales beneficios que puede obtener de una herramienta de este tipo. 

Ventaja nº 1: ahorro de tiempo considerable

Una de las principales ventajas de una herramienta de planificación es el tiempo que ahorran los jefes de equipo. Pasarían casi 7h por semana para definir la mejor combinación para asignar a los miembros de su equipo. El problema adquiere una dimensión diferente cuando hay que hacer cambios de última hora. Una ausencia imprevista crea un verdadero dolor de cabeza para la persona que hace los planes. 

También hay que tener en cuenta que esta tarea, que consume mucho tiempo, suele realizarse, en el mejor de los casos, en Excel, y en el peor, en papel (a menudo olvidado en la máquina de café). Estos dos medios hacen que la actualización sea compleja (son testigos de frases como "¿cuál es la última versión de la programación de la próxima semana?"). Con el software adecuado, estos problemas se resuelven, lo que libera la carga mental de los gestores de tiempo. 

Ventaja 2: Visión en tiempo real del personal disponible

Como consecuencia directa del punto anterior, si los ficheros no están actualizados, es difícil saber qué empleados están disponibles en cada momento. A continuación, es necesario recorrer los equipos para asegurarse de que la información es correcta. 

La ventaja de las herramientas de planificación es que, por lo general, están integradas con el resto del software de gestión de personal (que gestiona las vacaciones, las bajas por enfermedad, etc.). Esto facilita la determinación de qué empleado debe ser colocado en qué puesto en función de su disponibilidad o de sus habilidades (entraremos en detalle en este punto concreto en la segunda parte del artículo).

Ventaja 3: Mejora de la productividad

El software de programación de personal es beneficioso para todos los empleados. Los empleados pueden acceder a sus horarios actualizados en cualquier momento. Los directivos pueden centrarse en tareas más valiosas.

Los puntos de fricción administrativa se reducen en gran medida, lo que al mismo tiempomejora la comunicación, el intercambio de información y, por tanto, la productividad en todos los niveles de la empresa. 

El uso de software de programación y dotación de personal es un factor esencial para cualquier empresa que aspire a una mayor agilidad y versatilidad. Por lo tanto, la elección de la herramienta a implantar en su empresa debe estar en consonancia con sus necesidades empresariales. Veamos cuáles son los principales criterios que hay que tener en cuenta antes de hacer la elección.

Criterios para elegir la mejor herramienta de planificación

Vamos a centrarnos en tres dimensiones esenciales: la centralización de los datos, el aspecto analítico y la asignación en función de las limitaciones de la empresa. 

Criterio 1: Intercambio de información en tiempo real

Su herramienta de planificación ideal debe ser capaz de tener en cuenta los datos de diferentes herramientas de RRHH. Por ejemplo, las fechas de las vacaciones, que deben tenerse en cuenta fácilmente en la planificación para evitar errores. 

Además, asegúrese de elegir una solución que le permita compartir los horarios con sus equipos en línea. De este modo, cada uno puede acceder a su propio horario, que siempre está actualizado.

Criterio 2: Análisis de la actividad

El segundo criterio que debe considerar es el aspecto analítico. Le aconsejamos que recurra a programas informáticos que le ayuden a acceder a datos clave, como el número de horas que pasa cada empleado en sus puestos de trabajo. Se trata de indicadores valiosos, sobre todo para limitar el riesgo de trastornos musculoesqueléticos en sus líneas, pero también para potenciar y mejorar la polivalencia de sus empleados.

Criterio 3: Asignación automática de empleados

Por último, llamamos su atención sobre el hecho de que su herramienta de dotación de personal debe ayudarle sobre todo a colocar al empleado adecuado en el puesto de trabajo adecuado en el momento adecuado. Esto sólo es posible si se pueden tener en cuenta una serie de limitaciones empresariales a la hora de calcular las asignaciones

Por ejemplo, una herramienta de planificación y dotación de personal a tener en cuenta : 

  • las competencias y cualificaciones de cada empleado 
  • las competencias y autorizaciones requeridas para cada puesto 
  • Datos de RRHH (ausencias, permisos, tiempo libre, bajas por enfermedad, etc.)

Este tercer criterio es esencial para cualquier empresa que desee poner en marcha un plan de gestión de puestos de trabajo y competencias con visión de futuro.  

En resumen:

Su herramienta de planificación debe ayudarle, sobre todo, a colocar a la persona adecuada en el puesto adecuado. Para ello, es necesario integrar conceptos como las competencias, las autorizaciones, las ausencias y los turnos.

Planificación con Mercateam 

Mercateam tiene en cuenta las limitaciones mencionadas anteriormente, lo que permite la asignación automática de trabajos. 

¿Cómo funciona?

  • Paso 1: Mapeo de las habilidades de los operadores y referenciación de todos los trabajos de producción
  • Paso 2: Definición de las competencias y autorizaciones necesarias para cada puesto de producción 
  • Paso 3: Integración en la API de los datos existentes del SIRH (ausencias, vacaciones, etc.) 
  • Paso 4: Por último, automatice la planificación de los turnos en función de sus limitaciones.

¿Quiere comprobarlo usted mismo?

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