Elaborar los calendarios del personal suele ser una tarea larga y tediosa. Se calcula que los directivos dedican 7 horas semanales a gestionar los horarios de sus equipos.. Muchas empresas elaboran sus calendarios en papel o mediante hojas de cálculo Excel, lo cual no es nada fácil. Es esencial elegir una herramienta que tenga en cuenta la realidad sobre el terreno y la forma en que se organiza el trabajo día a día, para optimizar la gestión de los recursos y la asignación de tareas.
Afortunadamente, en el mercado existe un gran número de herramientas que le ayudarán a crear horarios fácilmente y a compartirlos con su personal. Sin embargo, debe elegir una herramienta que se adapte a las necesidades de sus equipos. En el mercado existen muchos paquetes de software de planificación gratuitos, que a menudo ofrecen versiones gratuitas con funcionalidades limitadas. Las distintas versiones, tanto gratuitas como de pago, pueden adaptarse a las necesidades de organizaciones de todos los tamaños y sectores, permitiéndoles cumplir los requisitos específicos de cada campo de actividad. Veamos cómo hacer la elección correcta.
¿Por qué invertir en una herramienta de planificación y asignación de personal?
Antes de entrar en el meollo de la cuestión, conviene recordar las principales ventajas que puede obtener de una herramienta de este tipo. La gestión de los recursos y las actividades se ve facilitada por una herramienta de gestión adecuada, que le permite optimizar la organización dentro de cada sector y estructura.
Un software de planificación de horarios de alto rendimiento permite centralizar la gestión del tiempo, la gestión del tiempo de trabajo y la planificación de horarios, mejorando la eficacia y la rentabilidad de su empresa. La gestión del tiempo facilita el seguimiento de las horas de trabajo de los empleados y optimiza la planificación de tareas.
La visión en tiempo real que ofrecen los cuadros de mando interactivos garantiza una visibilidad óptima del avance del proyecto y la calidad de la información compartida con el equipo. Estos cuadros de mando facilitan la toma de decisiones y la gestión de las actividades.
En términos de productividad, la colaboración en equipo se ve favorecida por la rápida curva de aprendizaje de la herramienta, su ergonomía intuitiva y la centralización de las bases de datos de RRHH. Cada empleado y cada equipo puede consultar su calendario, su horario, hacer solicitudes de ausencias o de pago, y seguir la evolución de sus actividades.
La integración de módulos de nóminas simplifica la gestión de las nóminas y automatiza los procesos relacionados con ellas, al tiempo que garantiza el cumplimiento de la normativa. La compatibilidad con diferentes sectores y estructuras está garantizada gracias a una gama de planes adaptados a cada necesidad, desde puestos de trabajo individuales hasta organizaciones con varias sedes.
Es esencial elegir una herramienta de gestión de proyectos que sea reconocida como una referencia, con comentarios positivos de los clientes y un soporte experto que garantice la calidad y el rendimiento de la solución. Una comparación de las soluciones disponibles le ayudará a hacer la mejor elección, teniendo en cuenta las actualizaciones periódicas y los cambios de funcionalidad.
También se facilita la gestión de citas, lo que ofrece una gran flexibilidad para distintos puestos de trabajo y profesiones, sobre todo en los sectores médico, del bienestar y de la formación.
¿Qué es un software de planificación? Es una herramienta digital diseñada para organizar, planificar y supervisar actividades, recursos y tiempo de trabajo. Tanto si el software de planificación se utiliza para la gestión de proyectos como para la gestión de recursos humanos, puede transformar la gestión del tiempo y las actividades y convertirse en un recurso esencial para cualquier empresa.
Ventaja nº 1: considerable ahorro de tiempo
Una de las principales ventajas de una herramienta de planificación es que ahorra tiempo a los jefes de equipo. Dedican casi 7 horas semanales para definir la mejor combinación para asignar a los miembros de su equipo. El problema adquiere una nueva dimensión cuando hay que hacer cambios de última hora. Una ausencia imprevista puede suponer un verdadero quebradero de cabeza para la persona encargada de la planificación.
También hay que tener en cuenta que esta tarea, que requiere mucho tiempo, suele realizarse, en el mejor de los casos, en Excel y, en el peor, en papel. Estos dos métodos hacen que la actualización sea compleja (testigo de frases como "¿cuál es la última versión del horario de la semana que viene?"). Con el software adecuado, la gestión del tiempo y la asistencia puede optimizarse automatizando la programación y el seguimiento del tiempo de trabajo, lo que mejora la eficacia y la rentabilidad de la organización. Estos problemas se resuelven, lo que significa te quita la carga mental de encima gestores del tiempo.
Ventaja nº 2: visión en tiempo real del personal disponible
Consecuencia directa del punto anterior: si los archivos no están actualizados, es difícil saber qué empleados están disponibles en cada momento. A continuación, hay que recorrer los equipos para asegurarse de que la información es correcta.
El uso de cuadros de mando permite conocer en tiempo real la actividad de los empleados y la distribución de cada puesto de trabajo. De este modo, cada empleado puede consultar su horario y controlar su actividad, y los directivos tienen una visión de conjunto para optimizar la gestión de los recursos humanos.
La ventaja de las herramientas de planificación es que suelen estar integradas con el resto de su software de gestión de personal (que gestiona las vacaciones, las bajas por enfermedad, etc.). De este modo, es más fácil determinar qué empleados deben colocarse en qué puestos, en función de su disponibilidad o de sus competencias (profundizaremos en este punto concreto en la segunda parte del artículo).
Beneficio nº 3: mejora de la productividad
El software de planificación de horarios es beneficioso para todos los empleados. Los empleados pueden acceder en cualquier momento a su horario actualizado. Los directivos, por su parte, pueden concentrarse en tareas de valor añadido más interesantes.
Los puntos de fricción administrativos se reducen considerablemente, al tiempo que se mejora la comunicación, el intercambio de información y, por tanto, la productividad** a todos los niveles de la empresa. Además, se refuerza la colaboración dentro del equipo gracias a una herramienta de gestión de uso intuitivo que facilita su adopción. La centralización de las bases de datos de RR.HH. permite un acceso simplificado a los recursos esenciales, garantizando al mismo tiempo una calidad óptima de la experiencia del usuario.
La herramienta de gestión también contribuye a la satisfacción de los clientes, como demuestran los numerosos comentarios positivos recibidos de los usuarios. El apoyo de un experto durante la implantación del software contribuye a optimizar la gestión de los horarios y a garantizar un seguimiento personalizado.
El uso de un software de planificación y asignación de personal es esencial para cualquier empresa que busque una mayor agilidad y versatilidad. En consecuencia, la elección de la herramienta a implantar en su empresa debe estar en consonancia con las necesidades de su negocio. Veamos los principales criterios a tener en cuenta antes de hacer su elección.
Criterios para elegir la mejor herramienta de planificación
Antes de elegir una herramienta, es esencial comparar las distintas versiones y planes disponibles para identificar la gama de software de gestión que mejor se adapte a la estructura, el sector y la organización de la empresa. Las soluciones actuales de gestión y dirección de proyectos ofrecen un alto grado de flexibilidad, lo que permite gestionar eficazmente proyectos de cualquier envergadura y adaptarlos a una gran variedad de organizaciones, sea cual sea el sector de actividad de que se trate.
Examinaremos tres aspectos clave: la centralización de datos, el aspecto analítico y la asignación de personal en función de las limitaciones de la empresa.
Criterio nº 1: intercambio de información en tiempo real
Su herramienta de planificación ideal debería permitirle tener en cuenta los datos de diferentes herramientas de recursos humanos. Por ejemplo, las fechas de vacaciones, que deberían tenerse en cuenta fácilmente en la planificación para evitar errores.
También es esencial disponer de bases de datos fiables, un recurso centralizado para la organización, y actualizaciones periódicas que garanticen la fiabilidad y seguridad de la información.
Asimismo, asegúrese de elegir una solución que le permita compartir directamente los horarios con sus equipos. De este modo, cada uno podrá acceder a su propio horario, siempre actualizado.
Criterio nº 2: análisis empresarial
El segundo criterio que debe tener en cuenta es el aspecto analítico. Le aconsejamos que busque un software que le ayude a acceder a datos clave, como el número de horas pasadas por cada empleado en sus puestos de trabajo. Se trata de indicadores muy valiosos, sobre todo para limitar el riesgo de trastornos musculoesqueléticos en sus líneas, pero también para desarrollar y mejorar la polivalencia de sus empleados.
Gracias a un cuadro de mandos específico, puede supervisar la actividad y las distintas actividades de sus empleados en tiempo real. El uso de cuadros de mando permite centralizar y visualizar todas las actividades, proporcionando una visión clara y estructurada para optimizar la gestión y dirección de los recursos.
Criterio nº 3: Asignación automática de personal
Por último, nos gustaría llamar su atención sobre el hecho de que su herramienta de asignación de personal debe ayudarle sobre todo a colocar al empleado adecuado en el puesto adecuado en el momento adecuado. Esto sólo es posible si puede tener en cuenta una serie de limitaciones empresariales a la hora de calcular las asignaciones.
Así pues, una herramienta de asignación y planificación del personal también debe incorporar funcionalidades de gestión de recursos humanos, gestión de horarios, gestión del tiempo y gestión del tiempo de trabajo para optimizar la asignación a cada puesto de trabajo y la distribución del trabajo. Debe tener en cuenta :
- las competencias y cualificaciones de cada empleado
- las competencias y cualificaciones requeridas para cada puesto
- Datos de RRHH (ausencias, permisos, RTT, bajas por enfermedad, etc.)
Este tercer criterio es esencial para cualquier empresa que desee poner en marcha un plan de Planificación prospectiva de empleo y cualificaciones.
En pocas palabras:
Su herramienta de planificación debe ayudarle sobre todo a colocar a la persona adecuada en el puesto adecuado. Para ello, debe integrar conceptos como competencias, autorizaciones, ausencias y turnos, al tiempo que facilita la gestión del trabajo, la gestión del tiempo y la organización del trabajo en equipo.
Criterio nº 4: seguridad y confidencialidad de los datos
La seguridad y la confidencialidad de los datos son ahora cuestiones importantes para cualquier empresa que utilice un software de planificación. El software de planificación centraliza información sensible sobre los empleados, los horarios del personal, las vacaciones, las ausencias y otros datos estratégicos. Por lo tanto, es vital garantizar que esta información esté protegida contra cualquier acceso no autorizado o posible filtración.
Para satisfacer estas necesidades, el mejor software de planificación incorpora funciones de seguridad avanzadas, como cifrado de datos, cortafuegos de alto rendimiento y sistemas de detección de intrusiones. Estas medidas garantizan que los datos de tu empresa y de tus empleados sigan siendo confidenciales y estén a salvo de las ciberamenazas.
El cumplimiento de las normas de seguridad y confidencialidad, como el RGPD, también es un criterio esencial a la hora de elegir un software de planificación de horarios. Un software conforme garantiza que la gestión de los horarios, las vacaciones y la información personal de sus empleados cumple la legislación vigente, lo que refuerza la confianza de todos los implicados.
Otro punto esencial: la copia de seguridad automática de los datos. Esta función protege a su empresa contra la pérdida de información en caso de avería o incidente técnico. Además, un buen software de programación debe permitirle gestionar con precisión los derechos de acceso, para que sólo las personas autorizadas puedan consultar o modificar los horarios y los datos sensibles.
Soluciones tan conocidas como Combo, Skello y otros programas de planificación punteros ofrecen ahora sólidas funciones de seguridad y confidencialidad adaptadas a las necesidades de empresas de todos los tamaños. Antes de elegir, le recomendamos que compare cuidadosamente las opciones disponibles, teniendo en cuenta las necesidades específicas de su organización y las expectativas de sus equipos.
En resumen, la seguridad y la confidencialidad de los datos nunca deben pasarse por alto a la hora de elegir un software de planificación de horarios. Optar por una solución fiable y que cumpla las normas garantizará la protección de la información de tus empleados y el buen funcionamiento de tu organización diaria.
Planificar con Mercateam
Mercateam tiene en cuenta las limitaciones mencionadas, lo que permite automatizar la asignación de tareas. Un software de gestión de alto rendimiento como Mercateam va mucho más allá de la simple programación del personal: integra la gestión de los empleados, la preparación de nóminas y la gestión de citas para optimizar la organización de la empresa.
Mercateam encaja a la perfección: permite planificar, organizar y gestionar las tareas y los recursos de los empleados, al tiempo que facilita la sincronización de datos y la automatización de los procesos de RRHH. Para necesidades más sencillas, también existen alternativas gratuitas de software de planificación de horarios, adecuadas para equipos pequeños o para una gestión menos compleja de la planificación de horarios del personal.
¿Cómo funciona?
- Etapa 1: Determinación de las competencias de los operarios y referenciación de todos los puestos de producción
- Etapa 2: Definición de las competencias y autorizaciones necesarias para cada puesto de producción
- Etapa 3: Integración API de los datos existentes del SIRH (ausencias, permisos, etc.)
- Paso 4: Por último, automatice la planificación de turnos en función de sus limitaciones.
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