Definiciones y conceptos clave
1.1 ¿Qué es la matriz de competencias y polivalencias?
La matriz de competencias es una herramienta para determinar y evaluar las competencias específicas de cada empleado de una organización. Puede tratarse de competencias técnicas (competencias duras), competencias de comportamiento (competencias blandas) o competencias específicas de un campo o sector. Esta matriz ayuda a identificar los puntos fuertes y débiles del equipo, planificar la formación y el desarrollo, y alinear las competencias de los empleados con los objetivos de la empresa.
Por otra parte matriz de versatilidad es una herramienta para evaluar y visualizar la capacidad de cada empleado para desempeñar diversas tareas o funciones dentro de la organización. Mide la flexibilidad y adaptabilidad de los empleados, y puede ayudar a identificar a aquellos que pueden recibir formación para asumir funciones múltiples o intercambiables. Esta matriz puede ayudar a mejorar la resistencia y eficacia de los equipos, permitiendo una mejor distribución de las tareas y proporcionando cobertura en caso de ausencia o cambio de funciones.
1.2 ¿Cuál es la diferencia entre una matriz de competencias y una matriz de polivalencia?
La matriz de competencias y el matriz de versatilidad son dos herramientas distintas pero complementarias que se utilizan en la gestión de los recursos humanos. Aunque a veces se solapan, tienen objetivos y usos específicos.
Matriz de competencias : Se centra principalmente en identificar y cuantificar las competencias individuales dentro de la organización. Esto incluye las competencias técnicas (competencias duras), las interpersonales (competencias blandas) y, en ocasiones, las excepcionales o únicas (competencias locas). Este matriz puede ayudar a identificar las carencias de competencias, orientar las iniciativas de formación y desarrollo y alinear el talento de la empresa con sus objetivos estratégicos.
Matriz de versatilidad : Esta herramienta, en cambio, se centra más en la capacidad de un empleado para desempeñar varias funciones o una variedad de tareas. La versatilidad se refiere a la capacidad de adaptarse a diferentes situaciones, tareas o funciones, y la matriz de versatilidad ayuda a identificar a aquellos con una gama más amplia de competencias aplicables. Esto resulta especialmente útil para planificar la sucesión, gestionar la capacidad y reducir los riesgos asociados a la dependencia de personas clave.
Así pues, la principal diferencia entre ambos radica en su objetivo: el matriz de competencias se centra en la evaluación de competencias específicas, mientras que la matriz de polivalencia se centra en la capacidad de las personas para realizar diversas tareas o asumir diferentes funciones dentro de la organización.
¿Por qué crear una matriz de competencias y polivalencia?
2.1. Normativa y calidad - Certificación ISO 9001
La construcción de un matriz de competencias y versatilidad es esencial para cumplir los requisitos reglamentarios y de calidad, especialmente en el contexto de la certificación ISO 9001. Esta norma internacional para los sistemas de gestión de la calidad exige que las organizaciones identifiquen y gestionen las competencias necesarias para los puestos que repercuten en la conformidad de los productos o servicios. Esto incluye la identificación de las competencias necesarias, la medición de las competencias existentes, la evaluación de las carencias y la puesta en marcha de medidas para desarrollar y mantener estas competencias.
La matriz de competencias y polivalencia desempeña un papel crucial en este proceso. Proporciona una visión general de las competencias disponibles en la organización y pone de relieve las áreas en las que es necesario actuar para colmar las lagunas. La utilización de esta matriz no sólo ayuda a garantizar el cumplimiento de la norma ISO 9001, sino que también contribuye a mejorar el rendimiento general del sistema de gestión de la calidad.
2.2. Autorizaciones de control
Le control de las autorizaciones es otra de las principales razones por las que la creación de una matriz de competencias y polivalencia es esencial en una organización. Las habilitaciones son las autorizaciones formales que se conceden a los empleados para realizar determinadas tareas o manejar ciertas máquinas o equipos, a menudo en función de su formación y experiencia. Una matriz de competencias y polivalencia bien diseñada permite seguir y gestionar eficazmente estas autorizaciones. Proporciona una visión general de qué empleados tienen las competencias y autorizaciones necesarias para realizar tareas específicas, lo que facilita una asignación óptima de las tareas.
Además, ayuda a identificar a los empleados que pueden necesitar formación adicional para obtener determinadas autorizaciones, o a aquellos cuyas autorizaciones están a punto de caducar y deben renovarse. De este modo, la matriz de competencias y polivalencia sirve de valiosa herramienta para garantizar el cumplimiento, la seguridad y la eficacia operativa.
2.3 Garantizar los conocimientos técnicos y transmitirlos
Asegurar los conocimientos técnicos y transmitirlos es otro imperativo para el que las organizaciones necesitan desarrollar una matriz de competencias y polivalencia. El know-how, que representa la experiencia específica acumulada por los empleados a lo largo del tiempo, es un activo valioso para cualquier empresa. Sin embargo, este capital puede estar en peligro, sobre todo cuando un empleado clave abandona la organización. Una matriz de competencias y polivalencia ayuda a identificar y asegurar estos conocimientos técnicos determinando con precisión quién posee qué competencias o conocimientos dentro de la empresa. También facilita planificación planificación de la sucesión y transferencia de competencias mediante la identificación de posibles sustitutos para cada puesto clave.
Además, al poner de relieve las competencias existentes y las que hay que desarrollar, la matriz ayuda a diseñar planes de formación eficaces para garantizar la transmisión de los conocimientos. De este modo, la matriz de competencias y polivalencia desempeña un papel decisivo para garantizar la continuidad y la resistencia de la empresa asegurando su capital de conocimientos.
2.4. Establecimiento de un plan de formación
Un plan para formación Un desarrollo eficaz se basa en una comprensión clara de las competencias existentes y de las áreas potenciales de mejora dentro del equipo. Una matriz de competencias y polivalencia proporciona una visión clara de estos elementos, identificando no sólo las competencias que poseen actualmente los empleados, sino también las que pueden requerir un mayor desarrollo. Esto permite a los responsables de formación crear programas específicos y pertinentes que respondan a las necesidades reales de la organización.
Además, la matriz puede ayudar a identificar a los empleados que más podrían beneficiarse de determinados cursos de formación, o a aquellos que podrían actuar como formadores internos gracias a su experiencia en determinadas áreas. De este modo, el uso de una matriz de competencias y polivalencia puede mejorar considerablemente la eficacia y el impacto de las iniciativas de formación.
2.5. Apoyo a la contratación
La contratación es otro ámbito en el que la elaboración de una matriz de competencias y polivalencia es crucial. En el entorno actual de intensa competencia por el talento, es esencial que las organizaciones conozcan claramente las competencias que necesitan para alcanzar sus objetivos. Una matriz de competencias y polivalencia proporciona una visión general de las competencias existentes en la organización y pone de relieve las lagunas que pueden requerir contratación. De este modo, los responsables de contratación pueden centrarse en las competencias necesarias con mayor precisión a la hora de buscar nuevos talentos.
Además, al poner de relieve las competencias que escasean en la organización, la matriz puede ayudar a identificar los puestos para los que podría ser beneficioso ofrecer formación interna, en lugar de tratar de contratar personal externo. De este modo, una matriz de competencias y polivalencia puede proporcionar un valioso apoyo a la contratación, ayudando a alinear la estrategia de contratación con las necesidades reales de la organización.
¿Cómo se construye una matriz de competencias?
Construir una matriz de competencias y polivalencia no es una tarea que deba tomarse a la ligera; es un proceso estratégico que puede transformar la forma en que gestiona su talento e impulsa su organización. He aquí los pasos clave para construir una matriz de competencias sólida y eficaz.
3.1. Identificar las competencias clave y las áreas de polivalencia :
El primer paso en la construcción de su matriz de competencias es identificar las competencias clave y las áreas de versatilidad necesarias en su organización. Se trata de las competencias técnicas y funcionales cruciales para alcanzar sus objetivos. Puede ser útil colaborar estrechamente con los responsables de cada departamento para determinar las competencias específicas que requiere cada puesto. No olvide tener en cuenta las competencias "blandas", como la comunicación y la resolución de problemas, que son igual de importantes para el éxito de su organización.
3.2. Evaluar los niveles de destreza y versatilidad :
Una vez identificadas las competencias clave, el siguiente paso es evaluar el nivel de habilidad y versatilidad de cada miembro de su equipo. Esto puede hacerse mediante entrevistas individuales, evaluaciones del rendimiento o pruebas de aptitudes. El objetivo no es sólo saber si una persona posee una habilidad concreta, sino también en qué medida es competente y polivalente en ese ámbito.
3.3. Estructuración de la matriz :
El tercer paso consiste en estructurar la propia matriz. Se trata de crear una cuadrícula en la que cada fila represente a un miembro del equipo y cada columna a una competencia clave. El punto de intersección entre una fila y una columna debe indicar el nivel de competencia de esa persona en ese ámbito concreto. La versatilidad puede representarse añadiendo una dimensión adicional a la matriz para indicar el número de habilidades en las que cada individuo es competente.
3.4. Gestión de datos y actualización de la matriz :
Por último, pero no por ello menos importante, está la gestión de datos y la actualización de la matriz. Las competencias y las necesidades de la organización cambian con el tiempo, por lo que es crucial actualizar periódicamente la matriz para garantizar que sigue siendo pertinente. Esto puede implicar reevaluar las competencias de los empleados a intervalos regulares, añadir nuevas competencias a la matriz a medida que vayan siendo relevantes, o revisar las competencias existentes para garantizar que siguen alineadas con los objetivos de la organización.
Crear una matriz de competencias y polivalencia no es tarea sencilla, pero los beneficios que puede aportar a su organización son inmensos. Con una matriz de competencias bien diseñada, estarás mejor equipado para gestionar tu talento, planificar tu formación y dirigir tu organización hacia el éxito.
¿Por qué utilizar un programa de gestión de competencias en lugar de Excel?
La gestión de las competencias es una de las principales preocupaciones de las organizaciones y puede resultar compleja sin las herramientas adecuadas. Aunque muchos recurren a ExcelSin embargo, hay muchas razones por las que optar por un software específico de gestión de competencias, como el que ofrece Mercateam, es una solución más sensata.
4.1. Actualización continua de los datos :
Mercateam ofrece actualizaciones automáticas de datos en tiempo real, a diferencia de Excel que requiere una actualización manual. Esto puede convertirse en una tarea tediosa, y la matriz puede quedar rápidamente obsoleta si no se actualiza con regularidad.
4.2. Colaborar es fácil :
A diferencia de Excel, un software de gestión de competencias como Mercateam es una herramienta intrínsecamente colaborativa. Simplifica el intercambio de información y documentos, permitiendo una colaboración fluida entre los miembros del equipo.
4.3. Integración de procesos :
Mercateam permite integrar diferentes procesos en una única plataforma. Esto permite mapear competencias, lanzar evaluaciones 360°, asignar formación, realizar un seguimiento de las autorizaciones y mucho más.
4.4. Seguridad de los datos :
El software de gestión de competencias, incluido Mercateam, está diseñado con estrictos protocolos de seguridad para proteger sus datos. Esto significa que pueden cifrar sus datos, controlar quién tiene acceso a ellos y vigilar las actividades sospechosas. En un momento en el que la filtración de datos es una de las principales preocupaciones de las empresas, esta funcionalidad es esencial. En cambio, aunque Excel puede protegerse con contraseña, no ofrece el mismo nivel de seguridad y es más vulnerable a errores humanos, como compartir accidentalmente archivos que contienen información sensible.
4.5. Personalización :
Cada organización tiene sus propias necesidades de gestión de competencias. Un software de gestión de competencias, como Mercateam, puede adaptarse a estas necesidades específicas. Por ejemplo, puede configurar el software para realizar un seguimiento y evaluar las competencias que son particularmente importantes para su organización, definir procesos específicos de evaluación de competencias o personalizar los informes y análisis generados por el software.
Tanto si su organización es grande como pequeña, Mercateam le ayuda a gestionar eficazmente las matrices de competencias y las autorizaciones de sus empleados, garantizando que su organización cuenta con las personas adecuadas en los puestos adecuados en todo momento. Elegir Mercateam en lugar de Excel para la gestión de competencias significa optar por una herramienta dinámica, colaborativa e integrada, capaz de responder a las necesidades específicas de su organización.
