Strategische Personalplanung (Strategic Workforce Planning) ist ein Instrument, mit dem Unternehmen die Ressourcen planen können, die sie voraussichtlich benötigen werden, um ihre Ziele zu erreichen. Die Umsetzung eines solchen Plans bringt wertvolle strategische, finanzielle und betriebliche Vorteile mit sich. Was sind die Herausforderungen dieses Instruments? Wie können Sie es in Ihrem Unternehmen einsetzen? Wir geben Ihnen einen Überblick.
Strategic Workforce Planning: Worum geht es genau?
Definition :
Strategic Workforce Planning (SWP) ist eine Methode, die darauf abzielt, die in einem Unternehmen vorhandenen Humanressourcen mit den strategischen Zielen des Unternehmens in Einklang zu bringen. Konkret geht es darum, die in der Organisation vorhandenen Kompetenzen genau zu ermitteln, um den Bedarf an Einstellungen, Schulungen oder Umsetzungen zu antizipieren, die für die Umsetzung der Gesamtstrategie erforderlich sind. Diese Definition erinnert Sie vielleicht an die Definition von GPEC. Beide Methoden beschäftigen sich mit Kompetenzen und dienen einem ähnlichen Zweck: sicherzustellen, dass die Humanressourcen den Bestrebungen des Unternehmens entsprechen.
Welche Unterschiede bestehen zu GPEC?
Beschäftigungs- und Kompetenzplanung (BPM) und Strategic Workforce Planning stehen nicht im Widerspruch zueinander, im Gegenteil. Es handelt sich um komplementäre Ansätze, deren Unterschied in der Typologie der ausgewerteten Informationen liegt.
Während das GPEC darauf abzielt, die in der Organisation vorhandenen Arbeitsplätze und Kompetenzen zu kartografieren, bietet das Strategic Workforce Planning eine analytischere Sichtweise anhand von Zahlenmaterial.
Die Umsetzung einer Methodik für Strategic Workforce Planning umfasst drei Hauptschritte:
- Inventarisierung des Vorhandenen: Das Unternehmen sollte in der Lage sein, die Kompetenzen, über die es verfügt, für jeden Beruf und jeden Mitarbeiter zu kartografieren.
- Erstellen Sie eine Prognose, um den zukünftigen Bedarf zu ermitteln. Dabei kann es sich um technische, strategische oder auch strukturelle Veränderungen handeln. Das Ziel besteht dann darin, zu definieren, wie sich diese Veränderungen auf den Personalbedarf auswirken werden.
- Ressourcen so anpassen, dass sie in der Lage sind, die zuvor festgelegten Ziele zu erreichen.
Warum Strategic Workforce Planning einführen?
Die digitale Transformation beschleunigt sich und bringt eine Reihe von Veränderungen in der Arbeitswelt mit sich. Während 85% der Berufe des Jahres 2030 noch nicht existieren, werden die Unternehmen, die den technologischen Wandel am besten antizipieren, am besten abschneiden. Aber das ist noch nicht alles: Richtig eingesetzt ist der SWP ein mächtiges Werkzeug, das mehrere Herausforderungen meistern kann:
Die Berufe von morgen antizipieren
Um sich auf die Zukunft seines Unternehmens vorbereiten zu können, muss man sich zunächst der heutigen Ressourcen voll bewusst sein. Denn über eine Kartografie der Berufe und der damit verbundenen Kompetenzen zu verfügen, ermöglicht es, die richtigen Entscheidungen in Bezug auf Ausbildung, Einstellung oder Umverteilung zu treffen. Nehmen wir als Beispiel die Automobilindustrie, die besonders anfällig für gesetzliche Auflagen ist. Es wird viel darüber gesprochen, dass bis 2035 keine Fahrzeuge mit Verbrennungsmotor mehr gebaut werden sollen. Was würde dann aus den Menschen werden, die seit Jahren in diesem Bereich arbeiten?
Strategic Workforce Planning ermöglicht es, eine Verbindung zwischen der strategischen Vision des Unternehmens (Umstellung auf Elektrotechnik) und den bereits vorhandenen Kompetenzen herzustellen. Anstatt Bediener zu entlassen und neue Mitarbeiter einzustellen, kann das Unternehmen Schulungspläne aufstellen, um die Belegschaft bei der Umstellung zu unterstützen.
Den Managern die Macht zurückgeben
Wenn die Informationen aus der Personalabteilung und dem Außendienst in Silos untergebracht sind, ist es für die Manager schwieriger, ihre Teams effektiv zu steuern. Auf der anderen Seite ist es für die Personalabteilung schwierig, den Einstellungs- und Schulungsbedarf zu antizipieren. Mithilfe des SWP werden diese Daten zentralisiert, so dass jeder Beteiligte sie nutzen kann, um sich besser zu organisieren.
Für die Manager ist der Nutzen nicht zu unterschätzen, da es viel einfacher wird, Einsatzpläne zu erstellen und geeignete Schulungen für ihre Teams zu beantragen. Sie müssen weniger Zeit und Energie für diese wenig wertschöpfenden Aufgaben aufwenden.
Kontrolle der Personalkosten
Die Zentralisierung von HR-Daten ist eine wertvolle Hilfe bei der Verwaltung von Budgets. Sie zeigt, in welche Bereiche investiert werden kann, um die strategischen Ziele zu operationalisieren. Nehmen wir wieder das Beispiel der Automobilindustrie. Strategic Workforce Planning ermöglicht nicht nur die Auflistung der Schritte, die für den Übergang von Verbrennungsmotoren zu Elektroautos erforderlich sind, sondern auch deren Bezifferung. So kann das Unternehmen abschätzen, wie viele Personen geschult werden müssen, wie viele neue Stellen zu besetzen sind usw. Dasselbe gilt, wenn ein Unternehmen einen neuen Markt erobern will: Es muss zunächst prüfen, ob es über das entsprechende Humankapital verfügt.
Natürlich erfordert dies eine enge Zusammenarbeit mit den IS- und Finanzfunktionen, um wichtige Metriken zu identifizieren und zu nutzen.
Agilität gewinnen
Schließlich kann der SWP eine wertvolle Hilfe für Unternehmen sein, die nach mehr Agilität streben. Das Wettbewerbsumfeld, in dem wir uns bewegen, erfordert die Fähigkeit, schnell auf verschiedene externe Veränderungen zu reagieren.
Mithilfe von Strategic Workforce Planning kann das Personalwesen auf agile Weise betrachtet werden, sodass Organisationen Risiken wie Talentmangel minimieren können.
Die drei Hauptschritte eines SWP-Plans
Nach der Theorie folgt die Praxis. Vielleicht fragen Sie sich, wie Sie vorgehen müssen, um SWP in Ihrem Unternehmen zu implementieren. Die Umsetzung einer solchen Methodik ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich und hängt von der Größe, der Branche und den Zielen des Unternehmens ab. Dennoch ist es wichtig, die folgenden Schritte zu berücksichtigen
1 (Neu-)Definition der Mission und der Vision des Unternehmens. Dieser erste Schritt legt die Grundlage für die strategischen Überlegungen.
2. Machen Sie sich mit der aktuellen Belegschaft vertraut. Dieser Punkt ist zwar mühsam, aber unverzichtbar! Ziel ist es, alle Berufe, aus denen sich das Unternehmen zusammensetzt, detailliert aufzulisten und Informationen über die damit verbundenen Kompetenzen, aber auch über die Art der Verträge, die Berechtigungen usw. zu verknüpfen.
3. Erstellen Sie einen Fahrplan, der Schlüsselindikatoren für den Erfolg enthält. Diese enthält insbesondere Zahlenangaben zu Einstellungen, Schulungen und Qualifikationsbedarf nach Berufen.
Je nachdem, über welche Daten Sie bereits verfügen, kann die Erstellung dieses Plans mehr oder weniger komplex sein. Es kann hilfreich sein, ein Tool zu verwenden, das Sie bei dieser Aufgabe unterstützt.
Das Modul Strategic Workforce Planning von Mercateam
Wie Sie sicher bemerkt haben, kann SWP ohne eine Zentralisierung der HR- und Felddaten nicht effektiv funktionieren. Ohne ein geeignetes Werkzeug kann sich dies jedoch als komplex erweisen. Für Unternehmen ist es üblich, Dutzende von Excel-Dateien zu verwenden, die selten aktualisiert werden, was die Analyse völlig verzerrt.
Mercateam bietet eine konkrete Lösung für dieses Problem, indem es die Informationen vom Feld zu den Entscheidungsebenen fließen lässt. Die Daten, die in dem Tool aggregiert werden, sind also real und werden täglich durch die von den Teamleitern übermittelten Informationen aktualisiert.
Mithilfe dieser Daten können Sie nicht nur an Agilität gewinnen, sondern auch die Kosten kontrollieren und kritische Ereignisse, wie z. B. eine Pensionierung, voraussehen. Das Tool hilft Ihnen somit, einen Aktionsplan zu erstellen, der mit Ihren Geschäftszielen im Einklang steht.
Zusammenfassend
Strategic Workforce Planning hilft Ihnen, Ihre Personalressourcen mit Ihren strategischen Zielen in Einklang zu bringen. Die Einführung eines solchen Instruments erfordert einen umfassenden Überblick über die Kompetenzen, über die Ihr Unternehmen zu einem bestimmten Zeitpunkt verfügt. Diese Daten müssen zentralisiert und aktualisiert werden. Außerdem muss eine Roadmap erstellt werden, die Ihnen hilft, die aktuelle Situation derjenigen anzunähern, die Sie für die Zukunft anstreben. Tools wie Mercateam können Ihnen dabei helfen, einen SWP-Plan in Ihrer Organisation einzuführen.
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