Als zentrales Werkzeug für das Personalmanagement hat das HRIS jedoch eine Einschränkung: Es ist nicht darauf ausgelegt, den operativen Mitarbeitern beim Erreichen ihrer Ziele zu helfen. Diese benötigen jedoch einen umfassenden und aktuellen Überblick über die verfügbaren Kompetenzen. Wie ist es in diesem Zusammenhang möglich, die Interessen aller Beteiligten aufeinander abzustimmen? Was wäre, wenn Felddaten dieses Problem lösen könnten?
Die meisten HRIS kommen nur den unterstützenden Funktionen zugute
Bevor wir uns mit dem Thema befassen, sollten wir den Rahmen abstecken. Als HRIS werden Informationssysteme zur Verwaltung der Humanressourcen bezeichnet. Mit anderen Worten: Es handelt sich um Software, die sich auf die Personalverwaltung konzentriert. Sie werden von Personalabteilungen verwendet, um verschiedene Aufgaben zu erfüllen:
- Arbeitsverträge verwalten
- Erstellen von Gehaltszetteln
- Urlaubs- und Abwesenheitszeiten verfolgen
- Spesenabrechnungen erfassen
- usw.
Oft handelt es sich um umfassende Tools, die darauf ausgelegt sind, die Produktivität der unterstützenden Funktionen zu steigern. Die Daten werden zentralisiert und Aufgaben mit geringer Wertschöpfung automatisiert, sodass sich die Personalabteilungen auf die menschliche Komponente konzentrieren können. Die Software ermöglicht es somit, alle mit dem Personalwesen verbundenen Prozesse abzudecken und gleichzeitig zu vereinfachen. So wird das HRIS in erster Linie mit Blick auf die Leistungssteigerung konzipiert.
Über diesen Produktivitätsbegriff hinaus ermöglichen diese Softwareprogramme auch eine bessere Steuerung des Talentmanagements dank zahlreicher Indikatoren. Auf finanzieller Ebene kann man zum Beispiel die Lohnsumme oder die Einstellungskosten nach Berufen verfolgen. Andere Metriken konzentrieren sich eher auf Risikofaktoren wie Turnover, Berufskrankheiten, Unfallraten oder Absentismus.
Schließlich erfüllt das HRIS auch gesetzliche Auflagen. Denn seit 2018, dem Gesetz zur Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), sind Unternehmen verpflichtet, die personenbezogenen Daten ihrer Mitarbeiter zu sichern. HRIS sind daher so konzipiert, dass sie dieser Verpflichtung nachkommen.
Während diese Funktionen eine große Hilfe für die Personalabteilung darstellen, kann man das für die operativen Mitarbeiter nicht behaupten.
Und das macht auch Sinn. Wie wir festgestellt haben, ist dieses Tool so konzipiert, dass es den Supportfunktionen hilft, ihre Ziele zu erreichen. Und diese Ziele sind nicht die gleichen wie die der operativen Mitarbeiter.
HRIS, unzureichend angesichts der betrieblichen Herausforderungen
In einem Unternehmen handelt jede Abteilung, um ihre Ziele zu erreichen. Die Personalabteilung z. B. muss dafür sorgen, dass die besten Talente eingestellt werden. Die operativen Mitarbeiter ihrerseits tun alles, um die Produktion zu maximieren. Die im HRIS gespeicherten Daten wären also theoretisch für das operative Personal nützlich. Dies ist jedoch nicht der Fall.
Denn diese Informationen sind meist top-down und stimmen per Definition nicht mit der Realität vor Ort überein. Die Supportfunktionen haben ein relativ verzerrtes Verständnis der betrieblichen Erwartungen und Herausforderungen. Dies ist insbesondere im Industriesektor der Fall, wo man häufig Standortleiter hört, die sich darüber beschweren, dass die Personalverantwortlichen ihren Beruf nicht richtig verstehen. Ein Blick auf die von der Personalabteilung veröffentlichten Stellenanzeigen zeigt, dass die genannten Kompetenzen und die Stellenbeschreibung manchmal weit von der Realität entfernt sind.
Um ihren Herausforderungen gerecht zu werden, suchen operative Mitarbeiter nach Lösungen, die auf sie zugeschnitten sind.
Im Außendienst wollen Manager beispielsweise Zeit gewinnen, um :
- Wissen, welcher Bediener welche Fähigkeiten hat, um ihn an der richtigen Stelle einsetzen zu können
- Wissen, ob seine Teammitglieder anwesend sind, um zu wissen, ob sie das Arbeitspensum bewältigen können
- Pensionierungen vorwegnehmen, um früh genug neue Leute auszubilden
- An der Einstellung zukünftiger Teammitglieder mitwirken
- Die Vielseitigkeitsrate des Teams verfolgen, um sie verbessern zu können
- Begleitung der Betreiber, insbesondere im Hinblick auf den Kompetenzaufbau
Die Betreiber ihrerseits haben ebenfalls ihre Forderungen:
- Sicherstellen, dass ihre Fähigkeiten bekannt sind und geschätzt werden
- In der Lage sein, Ausbildungen zu beantragen, die mit ihren beruflichen Plänen übereinstimmen
- Sich kontinuierlich weiterbilden und begleitet werden
Viele Unternehmen sind heute nicht in der Lage, diese betrieblichen Herausforderungen zu bewältigen, die jedoch ein gesundes Wachstum garantieren.
Die Herausforderungen der Unterstützungsfunktionen und die operativen Herausforderungen miteinander in Einklang bringen
Wie ist es vor diesem Hintergrund möglich, dass möglichst viele Menschen von den Felddaten profitieren können, um in die richtige Richtung zu gehen? Müssen wir wieder bei Null anfangen?
Glücklicherweise ist das nicht der Fall. Vielmehr muss lediglich die Art und Weise überdacht werden, wie Daten gesammelt und von den verschiedenen Interessengruppen ausgewertet werden. Denn die Zuverlässigkeit der Daten lässt sich am besten durch "Bottom-up" und nicht durch "Top-down" sicherstellen. Konkret bedeutet dies, dass die Daten vom Feld gesammelt und an den Rest des Unternehmens weitergegeben werden.
Dieses System kommt nicht nur den operativen Mitarbeitern zugute, sondern auch den unterstützenden Funktionen. Die Personalabteilung kann sich beispielsweise auf einen Ansatz stützen, der sich auf echte und aktuelle Felddaten konzentriert. Die Entscheidungsträger wiederum profitieren von diesen Daten, um eine genauere strategische Vision zu erstellen und die Zukunft besser zu antizipieren.
Die Daten aus der Praxis sind für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung, das an Agilität und Vielseitigkeit gewinnen möchte - zwei Eigenschaften, die angesichts der Beschleunigung der digitalen Transformation und der Entstehung neuer Berufe obligatorisch sind. Im Übrigen ist die Einführung von Methoden der Strategische Planung der Arbeitskräfte (SWP) setzt voraus, dass das Unternehmen Zugang zu verlässlichen Daten hat.
Dann stellt sich die Frage: Wie können die Daten vom Feld abgerufen und weitergeleitet werden? Die ideale Lösung sollte wahrscheinlich die folgenden Kriterien erfüllen:
- Ermöglichen Sie es, Informationen auf einfache Weise zu zentralisieren.
- Von jedem Teammitglied nutzbar sein
- Generierung von Indikatoren im Dienste der Unterstützungsfunktionen und der operativen Mitarbeiter
Mit diesen Eigenschaften im Hinterkopf wird klar, dass die Verwendung von Tabellenkalkulationen nicht die ideale Lösung ist. Es gibt jedoch schlüsselfertige Werkzeuge die es ermöglichen, Felddaten einfach zu beherrschen und sie in personalisierte Dashboards umzuwandeln. So werden die Interessen der Supportfunktionen und die der operativen Mitarbeiter miteinander in Einklang gebracht!
Zusammenfassend
Personalinformationssysteme (HRIS) sind Werkzeuge, mit denen verschiedene Verwaltungsaufgaben wie die Erstellung von Gehaltsabrechnungen, die Verwaltung von Verträgen oder auch die Verfolgung von Urlauben bewältigt werden können. Diese Tools helfen der Personalabteilung zwar dabei, ihre Ziele zu erreichen, aber sie werden den operativen Herausforderungen nicht gerecht. Die Daten aus dem Feld bleiben nämlich sehr oft... auf dem Feld.
Was ist das Problem? Es führt zu einer Abschottung der Informationen und einer Sicht auf die Humanressourcen des Unternehmens, die nicht der Realität entspricht. Während die Teamleiter dafür verantwortlich sind, betriebliche Spitzenleistungen zu erzielen, können sie sich nicht auf die Daten aus dem HRIS stützen, um die richtigen Maßnahmen zu ergreifen. Um dies zu ändern, muss die Art und Weise, wie Daten gesammelt und ausgewertet werden, geändert werden.
