Einführung
In den Fabriken, Excel ist der führende Anbieter von Produktionsplanungssoftware. Dieser treue Verbündete der Produktionsmanager war lange Zeit die Standardlösung, mit der sich Planungstabellen schnell und ohne zusätzliche Softwareinvestitionen erstellen ließen. Eine Datei, ein paar Formeln und schon war ein Excel-Produktionsplan erstellt.
Doch je mehr die Produktionsanforderungen steigen und die Abläufe komplexer werden, desto deutlicher werden die Grenzen dieses Ansatzes. Manager verbringen Stunden damit, mit Zellen zu jonglieren, Informationen zu duplizieren und Fehler zu korrigieren. Können wir es uns in einem Umfeld, in dem die produktive Agilität für die Wettbewerbsfähigkeit entscheidend wird, noch leisten, uns bei einer so strategischen Herausforderung wie der Produktionsplanung auf generalistische Werkzeuge zu verlassen?
1. Die Herausforderungen der Excel-Produktionsplanung
Zeit, die mit der manuellen Verwaltung des Excel-Produktionsplans verschwendet wird
Die tägliche Realität eines Produktionsleiters, der Excel zur Verwaltung seiner Arbeitspläne verwendet, ist oft zeitraubend. Teamleiter verbringen viele Stunden pro Woche damit, ihren Excel-Produktionsplan zu verwalten. Ein erheblicher Teil dieser Zeit wird für manuelle Anpassungen aufgewendet - Änderung von Zuweisungen, Aktualisierung der Verfügbarkeiten, Überprüfung der Fähigkeiten der Arbeiter. Diese wertvolle Zeit könnte in die Betreuung von Teams, die Verbesserung von Prozessen oder die Lösung betrieblicher Probleme investiert werden.
Die Vervielfachung von Dateien und der Verlust von Informationen
Eine weitere große Herausforderung ist die Verbreitung von Excel-Dateien. In einer Produktionsstätte finden sich oft 10, 20 oder sogar 50 verschiedene Excel-Dateien zur Verwaltung von Dienstplänen, Kompetenzen, Schulungen und Berechtigungen.
Diese Fragmentierung führt unweigerlich zu Problemen bei der Synchronisierung und dem Zugriff auf Informationen. Wenn ein Arbeiter eine neue Fertigkeit validiert, muss die Information manuell in mehrere Dateien übertragen werden - in die Datei der Schulungen, die Datei der Fertigkeiten, die Datei der Planung... Die Kohärenz dieser Daten hängt oft von der Genauigkeit einer einzelnen Person ab und schafft so einen kritischen Fehlerpunkt.
Wenn mehrere Nutzer an einem Dokument arbeiten müssen, können zudem widersprüchliche Versionen kursieren, was die kollektive Verwaltung komplex und fehleranfällig macht.
Fehlerrisiken und ihre Folgen
Excel-Dateien, insbesondere wenn sie komplex sind und viele Makros beinhalten, sind anfällig für Fehler. Eine einfache, falsch kopierte Formel, eine falsch referenzierte Zelle oder ein vergessenes Update können ernsthafte Folgen haben.
Diese Fehler können zu Situationen führen, in denen ein Bediener an einem Arbeitsplatz eingesetzt wird, für den er nicht die erforderlichen Fähigkeiten oder Berechtigungen besitzt. Dies hat zahlreiche Auswirkungen:
- Sicherheitsrisiken für den Bediener und seine Kollegen
- Qualitätsprobleme bei den hergestellten Produkten
- Nichteinhaltung von Vorschriften, besonders kritisch in regulierten Sektoren (Pharmazeutik, Agrar- und Ernährungswirtschaft, Luftfahrt)
Diese Risiken sind nicht theoretisch. In mehreren Fabriken kam es zu Vorfällen, die direkt mit Zuordnungsfehlern in Verbindung standen, die aus einem mangelhaften Kompetenzmanagement in der Excel-Produktionsplanung resultierten.
Grenzen angesichts von Absentismus und kurzfristigen Änderungen
Jeder, der schon einmal ein Produktionsteam geleitet hat, kennt die Auswirkungen eines frühen Anrufs, der die Abwesenheit eines Arbeiters ankündigt. Mit einem Excel-Produktionsplan muss der Manager :
- Identifizieren Sie die betroffenen Operationen
- Manuelle Suche nach potenziellen Vertretern
- ihre Kompetenzen und Berechtigungen für die Stelle überprüfen
- Sicherstellen, dass sie verfügbar sind
- Den Zeitplan entsprechend ändern
- Kommunizieren Sie diese Änderungen an alle Beteiligten
Dieser Prozess, der bei jedem unvorhergesehenen Ereignis wiederholt wird, bindet viel Zeit und lenkt die Aufmerksamkeit von strategisch wichtigeren Themen ab. In einer Umgebung, in der täglich 5 bis 10% der Belegschaft von Fehlzeiten betroffen sein können, wird die Reaktionsfähigkeit zu einer kritischen Herausforderung, die mit herkömmlichen Tools nur schwer zu bewältigen ist.
2. Die Auswirkungen auf die industrielle Leistung
Excel-Produktionsplanung: Auswirkungen auf die Produktivität von Teams und die Zeit von Managern
Die Excel-Produktionsplanung benachteiligt nicht nur die Produktionsleiter. Sie beeinträchtigt die gesamte industrielle Wertschöpfungskette.
Auf der Seite der Arbeiter führt der fehlende Einblick in aktuelle Dienstpläne zu Zeitverlusten. Bei jedem Schichtbeginn müssen sie sich beim Teamleiter nach ihrem Einsatz erkundigen, was zu unnötigen Abhängigkeiten und Kommunikationsengpässen führt. Diese Wartezeit schlägt sich direkt in verlorenen Produktionsminuten nieder.
Die Manager wiederum sehen, dass ihr Verwaltungsaufwand auf Kosten ihrer Führungsaufgaben und der kontinuierlichen Verbesserung zunimmt. Ein Produktionsleiter bei einem Automobilzulieferer berichtete: "Früher habe ich 60% meiner Zeit für Verwaltungsaufgaben im Zusammenhang mit der Planung aufgewendet. Das ist nicht der Grund, warum ich diesen Beruf gewählt habe".
Dies wirkt sich direkt auf die Gesamtproduktivität des Standorts aus. Wenn zu viel Zeit für die Planung aufgewendet wird, entspricht dies Ressourcen, die von der Wertschöpfung abgezogen werden.
Schwierigkeiten bei der Aufrechterhaltung der Rückverfolgbarkeit von Kompetenzen
Die Rückverfolgbarkeit von Kompetenzen und Berechtigungen ist eine kritische Herausforderung für die Industrie, insbesondere in regulierten Sektoren. Bei Excel beruht diese Nachvollziehbarkeit auf einer Dokumentendisziplin, die sich als schwer dauerhaft aufrechtzuerhalten erweist.
Wenn ein Bediener in eine neue Position eingewiesen wird, wie wird sichergestellt, dass diese Informationen korrekt aufgezeichnet, datiert und zugänglich sind? im Falle einer Prüfung ? Wie verfolgt man effektiv die Ablaufdaten von behördlichen Berechtigungen? Wie stellen Sie sicher, dass Schulungsnachweise ordnungsgemäß archiviert und leicht abrufbar sind?
Diese Fragen sind alles andere als anekdotisch, sondern bereiten den Qualitäts- und Produktionsmanagern echtes Kopfzerbrechen. Eine mangelhafte Rückverfolgbarkeit kann bei Kunden- oder behördlichen Audits zu Nichtkonformität führen, was potenziell schwerwiegende Folgen für das Unternehmen haben kann.
Hemmnisse für die Vielseitigkeit der Bediener
Die Vielseitigkeit der Operatoren ist ein wichtiger Hebel für die Flexibilität und Widerstandsfähigkeit von Industrieanlagen. Die Verwaltung über Excel ist jedoch mit erheblichen Einschränkungen verbunden.
Ohne einen klaren und aktuellen Überblick über die verfügbaren Fähigkeiten neigen Manager dazu, die Arbeiter an den Stellen einzusetzen, die sie bereits kennen, anstatt neue Fähigkeiten zu entwickeln. Dieser Ansatz ist zwar vor dem Hintergrund des Produktionsdrucks verständlich, schränkt aber die Anpassungsfähigkeit des Teams zunehmend ein.
Außerdem ohne Anzeigentafel effizient, um mit der Entwicklung der Vielseitigkeit Schritt zu halten, richten sich die Ausbildungsbemühungen nicht immer auf die kritischste Bedürfnisse.
Komplexität bei Audits und Kontrollen
Qualitätsaudits, ob intern oder extern, stellen für die Teams in der Industrie immer einen Moment der Anspannung dar. Mit einem Excel-Produktionsplan wird die Vorbereitung auf diese Audits besonders mühsam.
Ein Qualitätsmanager in der Pharmaindustrie berichtete kürzlich: "Für jedes Audit musste ich Dutzende von Excel-Dateien zusammenstellen, die über verschiedene Abteilungen verstreut waren. Ich brauchte fast eine ganze Woche, um die Nachweise in Bezug auf Kompetenzen und Berechtigungen vorzubereiten."
Diese Komplexität ist nicht nur eine Frage des Komforts; sie kann ernsthafte Auswirkungen auf die Einhaltung von Vorschriften haben. Wenn es nicht gelingt, schnell nachzuweisen, dass ein Bediener für eine bestimmte Aufgabe richtig ausgebildet und befähigt war, kann dies zu erheblichen Nichteinhaltungen führen, insbesondere in stark regulierten Branchen.
Die Schwierigkeit, schnell konsolidierte Informationen aus einer fragmentierten Excel-Produktionsplanung zu extrahieren, macht auch die Analyse von Trends und die proaktive Identifizierung von Risiken komplex - zwei Elemente, die jedoch für einen effektiven Qualitätsansatz unerlässlich sind.
3. Welche Alternativen gibt es, um die Grenzen eines Excel-Produktionsplans zu überwinden?
Die Vorteile einer spezialisierten digitalen Lösung
Angesichts der Grenzen von Excel wenden sich viele Industrieanlagen an spezialisierte digitale Lösungen für die Verwaltung ihrer Produktionspläne. Diese Tools, die speziell auf die Bedürfnisse von Industrieumgebungen zugeschnitten sind, bieten einen integrierten Ansatz, der weit über die Möglichkeiten einer allgemeinen Tabellenkalkulation hinausgeht.
Der Hauptvorteil dieser Lösungen beruht auf ihrer Fähigkeit, Informationen zu zentralisieren und Verbindungen zwischen den verschiedenen Dimensionen des Managements von Produktionsteams herzustellen: Kompetenzen, Planungen, Schulungenund Berechtigungen. Diese 360°-Sicht ermöglicht es, viele Aufgaben zu automatisieren und Prozesse sicherer zu gestalten.
Im Gegensatz zu Excel sind diese Tools auch so konzipiert, dass sie von verschiedenen Nutzerprofilen verwendet werden können, von der Operator die ihren Terminplan bis zum Direktor der die KPIs für Vielseitigkeit analysiert, über den Teamleiter, der die Zuweisungen im Alltag.
Konkrete Zeitersparnis für Produktionsteams
Rückmeldungen zeigen, dass beim Wechsel von Excel zu einer speziellen Lösung für die Verwaltung von Dienstplänen erhebliche Zeiteinsparungen erzielt werden können.
Zum Beispiel, bei ShiseidoIn einem berühmten japanischen Kosmetikunternehmen hat die Umstellung auf eine digitale Lösung die tägliche Verwaltung der Arbeitspläne verändert. Die vier Abteilungsleiter, die täglich die Excel-Produktionsplanung anpassten, sahen ihre Arbeitslast erheblich verringert. Konkret wurden mehr als 14 Excel-Dateien gelöscht, was eine Zeitersparnis von 4 Stunden pro Woche für diese Manager bedeutete.
Diese Gewinne erklären sich insbesondere durch :
- Automatisierte Zuweisungen auf der Grundlage von Fähigkeiten und Verfügbarkeiten
- Die Aktualisierung von Informationen in Echtzeit, wodurch eine erneute Eingabe vermieden wird
- Direkter Zugriff auf relevante Informationen, ohne mehrere Dateien durchsuchen zu müssen
- Die Vereinfachung von Anpassungen bei unvorhergesehenen Ereignissen
Verbesserung des Kompetenzmanagements und der Ausbildung
Über die Planung hinaus verändern digitale Lösungen auch das Management von Kompetenzen und Schulungen, zwei Dimensionen, die eng mit der Leistung von Produktionsteams verbunden sind.
Die wichtigsten Verbesserungen betreffen :
- Die Sichtbarkeit von Kompetenzen Die Teamleiter und Ausbildungsleiter erhalten einen klaren und aktuellen Überblick über die verfügbaren Qualifikationen, was die Ermittlung des vorrangigen Ausbildungsbedarfs erleichtert.
- Die Nachbereitung von Schulungen Der gesamte Lernprozess kann digitalisiert werden, vom Start bis zur Auswertung, mit automatischen Benachrichtigungen für die verschiedenen Beteiligten.
- Die Verwaltung der gesetzlichen Berechtigungen Die Verfallsdaten werden automatisch verfolgt, wobei Warnungen mehrere Monate im Voraus an die Verantwortlichen gesendet werden, sodass notwendige Umschulungen vorausschauend geplant werden können.
- Die Entwicklung von Vielseitigkeit Das zeigt die Erfahrung eines Herstellers von Flugzeugkomponenten, der nach der Implementierung eines solchen Systems seine Vielseitigkeitsrate um 20% steigern konnte.
Sicherung von Zuweisungen und Einhaltung von Vorschriften
Ein grundlegender Aspekt spezialisierter digitaler Lösungen liegt in ihrer Fähigkeit, Zuweisungen zu sichern und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten.
Konkret können diese Systeme :
- Verhindern, dass ein Bediener an einem Arbeitsplatz eingesetzt wird, für den er nicht die erforderlichen Kompetenzen oder Berechtigungen besitzt
- Alarmieren bei drohendem Ablauf einer kritischen Berechtigung
- Bewahren Sie den vollständigen Verlauf von Zuweisungen und Schulungen auf, was im Falle einer Prüfung entscheidend ist.
- Automatische Erstellung von Compliance-Berichten
Diese Funktionen erweisen sich als besonders wertvoll in stark regulierten Branchen. Ein Qualitätsmanager in der Pharmaindustrie berichtet: "Die Vorbereitungszeit für Audits hat sich um das Dreifache reduziert. Alle Informationen sind zentralisiert und leicht zugänglich".
4. Erfolgreicher Übergang von Excel zu einer digitalen Lösung
Die wichtigsten Schritte für eine erfolgreiche Einführung
Der Übergang von einer Excel-Produktionsplanung zu einer spezialisierten digitalen Lösung stellt eine bedeutende Veränderung dar, die ein strukturiertes Vorgehen erfordert. Anhand von Erfahrungsberichten lassen sich mehrere Schlüsselschritte für eine erfolgreiche Einführung identifizieren :
- Diagnose des Vorhandenen : Kartografieren Sie die aktuellen Prozesse, identifizieren Sie die im Umlauf befindlichen Excel-Dateien und verstehen Sie den Informationsfluss zwischen den verschiedenen Abteilungen.
- Definition von Zielen : Klären Sie die Erwartungen an die neue Lösung, ob es sich um Zeitersparnis, sichere Prozesse oder bessere Rückverfolgbarkeit handelt.
- Auswahl des ursprünglichen Umfangs Die meisten Schülerinnen und Schüler haben die Möglichkeit, sich mit dem Thema zu beschäftigen.
- Digitalisierung von Stammdaten Transferieren Sie die wichtigsten Informationen (Kompetenzen, Berechtigungen, Organigramm) in die neue Lösung.
- Schulung der Nutzer : Verschiedene Nutzerkategorien schulen und den Inhalt an ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen.
- Begleiteter Start : Begleitung bei den ersten Schritten mit dem Tool, um die Nutzer zu beruhigen und aufkommende Fragen schnell zu lösen.
- Progressive Erweiterung Erweitert den Umfang auf weitere Workshops oder Funktionen, nachdem der erste Einsatz stabilisiert wurde.
Wie man Teams mitreißt
Der Erfolg eines Projekts zur Digitalisierung der Produktionsplanung hängt zum großen Teil von der Akzeptanz der Teams ab, insbesondere der Schichtleiter, die die ersten Nutzer der Lösung sein werden.
Es gibt mehrere Hebel, um diese Annahme zu erleichtern:
- Nutzer bereits in der Entwurfsphase einbeziehen : Berücksichtigen Sie ihre spezifischen Bedürfnisse und Einschränkungen, damit die Lösung ihren tatsächlichen Erwartungen entspricht.
- Konkrete Vorteile hervorheben für jede Nutzerkategorie :
- Für Teamleiter: Zeitersparnis, Vereinfachung von Planungsanpassungen
- Für die Operateure: bessere Übersicht über ihre Einsätze, Anerkennung ihrer Kompetenzen
- Für Ausbildungsleiter: erleichterte Verfolgung von Ausbildungswegen
- Für Manager: Verlässliche Daten zur Steuerung der Leistung
- Intuitive und ergonomische Lösungen wählen Die Benutzererfahrung ist ein Schlüsselfaktor für die Einführung, insbesondere in Umgebungen, in denen die Nutzung von Computern nicht immer alltäglich ist.
- Regelmäßig über Fortschritte kommunizieren des Projekts und valorisieren die ersten Erfolge.
Den Return on Investment messen
Die Investition in eine digitale Lösung für die Verwaltung von Produktionsplänen muss natürlich an den Vorteilen gemessen werden, die sie mit sich bringt. Mehrere Indikatoren ermöglichen es, diesen Return on Investment zu messen:
- Gewonnene Zeit von den Betreuungsteams über die Verwaltung der Dienstpläne
- Reduzierung von Zuordnungsfehlern und der damit verbundenen Vorfälle
- Erhöhung der Vielseitigkeitsrate der Teams
- Verkürzung der Vorbereitungszeit Prüfungen
- Weniger Einsatz von Leiharbeitern durch eine bessere Nutzung interner Kompetenzen
Über die direkten finanziellen Aspekte hinaus müssen auch andere, schwerer zu quantifizierende Vorteile berücksichtigt werden:
- Verbesserung der Teamzufriedenheit
- Verringerung des Risikos der Nichteinhaltung von Vorschriften
- Bessere Reaktion auf Produktionsschwankungen
- Bewahrung des Know-hows des Unternehmens
Diese Elemente sind zwar nicht immer in den formalen ROI-Berechnungen enthalten, tragen aber erheblich zur Wertschöpfung des Unternehmens bei.
Schlussfolgerung
Die Excel-Produktionsplanung, die lange Zeit als zufriedenstellende Lösung galt, zeigt heute ihre Grenzen angesichts der steigenden Anforderungen in industriellen Umgebungen. Die Folgen einer Excel-basierten Produktionsplanung wirken sich negativ auf die Gesamtleistung der Produktionsstätten aus.
Digitale Speziallösungen bieten eine glaubwürdige Alternative mit greifbaren Vorteilen in Form von Zeitersparnis, verbessertem Kompetenzmanagement und sicheren Prozessen. Und das alles bei relativ schneller Implementierung und messbaren Investitionsrenditen.
