Einführung
Wussten Sie, dass ein Produktionsleiter bis zu 35% seiner Zeit mit der Verwaltung von Zeitplänen und der Neuorganisation von Teams bei unvorhergesehenen Ereignissen verbringen kann? Das ist eine aufschlussreiche Statistik, die viele Industriebetriebe teilen.
In Werkstätten und Fabriken ist die Schichtplanung nicht nur eine Frage der Organisation - sie ist ein entscheidender Faktor für die Leistung. Jeder Fehler bei der Zuteilung kann zu einer Produktionsverzögerung, einem Qualitätsmangel oder sogar einem Sicherheitsvorfall führen. Jede Stunde, die mit dem Jonglieren von Excel-Tabellen verbracht wird, ist eine verlorene Stunde für die Verbesserung von Prozessen.
Die Realität vor Ort spricht für sich: Wenn ein Bediener abwesend ist, wenn eine dringende Bestellung eintrifft, wenn eine Berechtigung abläuft ... muss die gesamte Organisation neu überdacht werden, oft unter Zeitdruck und mit bruchstückhaften Informationen.
Während die industrielle Produktion in den letzten Jahrzehnten erheblich modernisiert wurde, sind die Methoden der Schichtplanung in vielen Unternehmen erstaunlich traditionell geblieben. Excel-Tabellen mit komplizierten Formeln, Papieranzeigen, die nur schwer zu aktualisieren sind, Informationen, die über mehrere Abteilungen verstreut sind - all dies behindert die Reaktionsfähigkeit und Agilität.
1. Was ist Personalplanungsmanagement in einer industriellen Umgebung?
Definition und spezifische Herausforderungen im Industriesektor
Die Koordination der Arbeit von Arbeitern in der Produktion erfordert einen genauen Überblick über die Fähigkeiten, Bedürfnisse und täglichen Belastungen. Wenn ein Teamleiter seine Mitarbeiter auf die Schichten verteilt, teilt er nicht nur die Arbeitszeiten zu, sondern berücksichtigt auch die technischen Fähigkeiten, den Kenntnisstand und die Produktionsrisiken. Diese für Manager oft zeitraubende Arbeit wirkt sich direkt auf die Fähigkeit der Fabrik aus, Termine einzuhalten und die Qualität zu wahren, selbst wenn es zu Abwesenheiten oder Eilaufträgen kommt.
In der Industrie nimmt diese Planung besondere Merkmale an:
- Spezifische technische Fähigkeiten, die oft nicht austauschbar sind
- Produktionsanforderungen in Verbindung mit strengen Kundenverpflichtungen
- Sicherheitsanforderungen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (Befähigungen, Zertifizierungen)
- Eine Organisation in aufeinanderfolgenden Schichten (2×8, 3×8, 5×8)
- Manchmal saisonale oder auftragsbezogene Schwankungen der Aktivität
Standortleiter und Produktionsverantwortliche wissen: Eine schlecht durchdachte Planung kann zu Linienstillständen, Lieferverzögerungen und sogar zu Qualitäts- oder Sicherheitsproblemen führen.
Die verschiedenen Komponenten einer effektiven Planung
Eine wirklich effektive Planung im industriellen Umfeld integriert mehrere Dimensionen:
- Die menschliche Dimension : Verfügbarkeit der Bediener, beherrschte Kompetenzen, medizinische Einschränkungen, persönliche Wünsche, Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
- Die technische Dimension : verfügbare Ausrüstung, vorbeugende Wartung, erforderliche Kompetenzen pro Arbeitsplatz
- Die regulatorische Dimension : gesetzliche Arbeitszeiten, vorgeschriebene Pausen, aktuelle Berechtigungen
- Die wirtschaftliche Dimension : Optimierung der Ressourcen, Begrenzung nicht unbedingt notwendiger Überstunden, Antizipation des Bedarfs an Leiharbeitern
Die Integration dieser zahlreichen Parameter macht die Aufgabe komplex, umso mehr, wenn die verwendeten Werkzeuge nicht an die Realitäten des industriellen Feldes angepasst sind.
Auswirkungen auf die Produktivität und die Zufriedenheit der Teams
Die Optimierung von Zeitplänen hat direkten Einfluss auf zwei grundlegende Aspekte der industriellen Leistung:
Über die Produktivität : Ein gut durchdachter Zeitplan ermöglicht :
- die Ausfallzeiten der Produktion verringern
- Sicherstellen, dass die richtigen Fähigkeiten zur richtigen Zeit vorhanden sind
- Begrenzung von Über- und Unterkapazitäten
- Antizipation des Ausbildungs- und Einstellungsbedarfs
Die Erfahrungen von Industriestandorten, die ihre Planung optimiert haben, zeigen erhebliche Gewinne. So konnte beispielsweise LVMH Fragrance Brands dank der bei der Parametrierung des Tools festgelegten Einschränkungen Zuordnungsfehler minimieren und so Linienstopps aufgrund von ungeplanten Abwesenheiten vermeiden (Siehe Anwendungsfall LVMH Fragrance Brands)
Über die Zufriedenheit der Mitarbeiter : Eine klare und faire Planung trägt dazu bei, :
- Die Fähigkeiten jedes Einzelnen aufwerten
- Mehr Transparenz bei den Zuweisungsentscheidungen bieten
- Reduzieren Sie den Stress, der durch Änderungen in letzter Minute entsteht
- Erleichterung der Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben
Nach dem Feedback von Standorten wie z. B. Berry Global oder TriganoDie Klärung der Planungsprozesse wirkte sich direkt auf das Arbeitsklima und das Engagement der Teams aus.
2. Die täglichen Herausforderungen der Planung in der Produktion
Umgang mit Absentismus und unvorhergesehenen Ereignissen
Fehlzeiten sind eines der größten Kopfzerbrechen für jeden Produktionsleiter. Ob es sich um Krankmeldungen, Verspätungen oder kurzfristige Abwesenheiten handelt, man muss schnell reagieren können, ohne die Produktion zu gefährden.
Die Herausforderung ist eine doppelte:
- Potenzielle Ersatzkräfte mit den erforderlichen Fähigkeiten schnell identifizieren
- Teams neu organisieren, ohne einzelne Operateure zu überlasten oder Ungleichgewichte zu schaffen
Wie die Erfahrung vieler Produktionsstätten zeigt, hängt die Reaktionsfähigkeit auf solche unvorhergesehenen Ereignisse direkt von der Übersicht über die verfügbaren Kompetenzen ab. Ohne ein geeignetes System vervielfacht sich die Zeit, die mit der Suche nach Notlösungen verbracht wird.
Das Gleichgewicht zwischen Produktionsbedarf und verfügbaren Qualifikationen
In industriellen Teams ist Vielseitigkeit nicht immer gegeben, was es schwierig macht, den Produktionsbedarf mit den verfügbaren Ressourcen in Einklang zu bringen. Dabei spielen mehrere Faktoren eine Rolle:
- Spezifische Kompetenzen, die manchmal nur von einer begrenzten Anzahl von Akteuren gehalten werden
- Stellen, die besondere Berechtigungen erfordern (Höhenarbeit, Elektroarbeiten usw.).
- Eine Weitergabe von Know-how, die nicht immer formalisiert ist
Die Fall von Exxelia spricht für sich: Das Unternehmen musste ein strenges Kompetenzmonitoring einführen, um kritisches Know-how zu identifizieren und Pensionierungen zu antizipieren, durch die dem Unternehmen wichtige Kompetenzen verloren gehen könnten.
Die Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Auflagen
Die Planung in der Industrie muss einen strengen gesetzlichen Rahmen integrieren:
- Einhaltung der täglichen und wöchentlichen Ruhezeiten
- Verwaltung von Pflichtpausen
- Begrenzung der Höchstarbeitszeit
- Einhaltung von Betriebsvereinbarungen und Tarifverträgen
- Gültigkeit der erforderlichen Berechtigungen und Zertifizierungen
Diese Auflagen sind nicht nur reine Verwaltungsformalitäten, sondern gewährleisten die Sicherheit und das Wohlbefinden der Teams. Sie zu ignorieren, setzt das Unternehmen nicht nur rechtlichen Risiken aus, sondern kann auch zu Zwischenfällen oder Unfällen führen.
Die Grenzen traditioneller Methoden (Excel, Papiertabellen)
Die historisch gewachsenen Planungswerkzeuge zeigen angesichts der industriellen Komplexität schnell ihre Grenzen auf:
- Mangelnde Sichtbarkeit : Schwierig, einen Überblick über die Kompetenzen und Verfügbarkeiten zu erhalten.
- Probleme beim Aktualisieren : Informationen werden schnell veraltet
- Risiko von Fehlern : komplizierte Excel-Formeln, Eingabefehler, Vergesslichkeit
- Verlorene Zeit : Laut Feedback können in manchen Unternehmen 35 Stunden pro Woche für die Verwaltung von Personalplänen aufgewendet werden.
- Mangelnde Zusammenarbeit : Dateien, auf die oft nur eine Person gleichzeitig zugreifen kann
- Keine Warnung : keine automatische Benachrichtigung bei Anomalien (Zeitüberschreitung, abgelaufene Berechtigung)
Wie die SEB-Gruppe feststellte, kann die Verwendung von Excel für die Planung bis zu 35 verschiedene Dateien für einen einzigen Standort erzeugen, was die Konsistenz und Aktualisierung nahezu unmöglich macht.
3. Wie kann man ein effektives Personalplanungsmanagement einführen?
Die vorherige Analyse der Bedürfnisse und Einschränkungen
Bevor Sie ein neues Planungssystem einführen, ist eine Analysephase erforderlich:
- Kartierung der aktuellen Prozesse : Wie werden die Zeitpläne heute verwaltet? Welche Reibungspunkte gibt es?
- Aktivitätszyklen identifizieren : Gibt es vorhersehbare Zeiten hoher und niedriger Intensität?
- Inventarisieren Sie die spezifischen Einschränkungen : Nachtschichten, kritische Posten, seltene Fähigkeiten...
- Bewerten Sie die verfügbaren Ressourcen Wie viele Personen verwalten derzeit die Dienstpläne? Wie viel Zeit wenden sie dafür auf?
Dieser Schritt hilft, die Wiederholung bestehender Probleme zu vermeiden und die Lösung an die Besonderheiten Ihrer Website anzupassen.
Die Integration von Kompetenzen und Berechtigungen
Das Herzstück einer effektiven Planung ist die genaue Kenntnis der verfügbaren Fähigkeiten. Dies bedeutet, dass Sie :
- Erstellen eines Qualifikationskatalogs nach Posten strukturiert
- Bewältigungsstufen festlegen für jede Fertigkeit (Anfänger, Mittelstufe, Experte)
- Erfassen Sie die gesetzlichen Befugnisse und ihre Ablaufdaten
- Interne Ausbilder identifizieren in der Lage sind, jede Fertigkeit zu vermitteln
Die Erfahrung von Valrhona veranschaulicht diesen Bedarf sehr gut: Angesichts eines Wachstums von 15% und einer Mitarbeiterfluktuation von 20% musste das Unternehmen eine genaue Überwachung der Kompetenzen formalisieren, um seine Produktionskapazität aufrechtzuerhalten, ohne die Qualität zu beeinträchtigen.
Antizipation von Aktivitätsspitzen
Proaktive Planung ist ein Schlüsselfaktor für den Erfolg :
- Historische Daten analysieren zur Identifizierung von Lastmustern
- Szenarien vorbereiten für Zeiten mit hoher Aktivität
- Den Personalbedarf antizipieren zusätzlich (Zeitarbeitskräfte, CDD)
- Schulungen planen während der Nebenzeiten
Durch diese Antizipation kann der Stress für die Teams erheblich reduziert und die Kosten für Überstunden oder Notfallaushilfen optimiert werden.
4. Die Vorteile einer digitalen Lösung für Ihre Terminplanung
Zeitersparnis für Manager
Die Digitalisierung von Dienstplänen setzt viel Zeit für die Führungsteams frei. Nehmen wir den konkreten Fall eines Werkstattleiters, der fast 10 Stunden pro Woche damit verbrachte, zwischen verschiedenen Excel-Dateien zu jonglieren und Änderungen zu kommunizieren. Mit einem geeignetes WerkzeugSo kann die gleiche Aufgabe auf weniger als zwei Stunden reduziert werden, sodass die Zeit für die Unterstützung von Teams und die Verbesserung von Prozessen genutzt werden kann.
Automatisierungsfunktionen spielen hier eine Schlüsselrolle: Duplizierung von Musterwochen, kompetenzbasierte Zuweisungsvorschläge, automatische Warnungen bei Nichteinhaltung der Ruhezeiten - all das macht den Managern das Leben leichter.
Bessere Übersicht für alle Mitarbeiter
"Wann arbeite ich nächste Woche?" Diese immer wiederkehrende Frage lässt sich mit digitalen Hilfsmitteln sofort beantworten. Die Arbeiter können ihren Dienstplan über ihr Smartphone oder auf Bildschirmen in den Werkstätten einsehen und erhalten Benachrichtigungen, wenn sich etwas ändert.
Diese Transparenz verbessert nicht nur ihre persönliche Organisation, sondern fördert auch das Engagement. Ein Bediener, der seinen Dienstplan mehrere Wochen im Voraus einsehen kann, wird sein Privatleben besser organisieren können und weniger wahrscheinlich ungeplante Fehlzeiten erzeugen.
Reduzierung von Zuordnungsfehlern
Fehlzuweisungen können in der Industrie schwerwiegende Folgen haben: Sicherheitsrisiken, wenn ein Arbeiter nicht über die erforderlichen Fähigkeiten verfügt, Qualitätsprobleme, wenn die Fähigkeiten nicht ausreichend sind, oder sogar die Nichteinhaltung gesetzlicher Ruhezeiten.
Digitale Lösungen beinhalten automatische Kontrollen, die sofort alarmieren, wenn eine Anomalie auftritt: eine abgelaufene Berechtigung, eine Überschreitung der zulässigen Arbeitszeit oder eine fehlende Kompetenz für eine Stelle. Diese Leitplanken helfen, potenziell kostspielige Fehler zu vermeiden, sowohl in menschlicher als auch in finanzieller Hinsicht.
Leichte Anpassung an unvorhergesehene Ereignisse
Angesichts eines kurzfristig abwesenden Mitarbeiters oder einer dringenden Bestellung bieten digitale Tools eine unvergleichliche Reaktionsfähigkeit. Sie ermöglichen es, mit wenigen Klicks potenzielle Vertretungen nach ihren Kompetenzen und Verfügbarkeiten zu identifizieren, verschiedene Organisationsszenarien zu simulieren und die Betroffenen sofort über Änderungen zu informieren.
Diese Agilität führt zu weniger ungeplanten Ausfallzeiten und einer besseren Servicekontinuität - entscheidende Faktoren für die industrielle Leistungsfähigkeit.
Zentralisierung von Informationen
Einer der größten Vorteile digitaler Lösungen ist die Zentralisierung von Daten: Schluss mit Dateien, die über die Personal-, Produktions- und Qualitätsabteilungen verstreut sind. Aktuelle Informationen sind für alle autorisierten Nutzer zugänglich und gewährleisten so Konsistenz und Zuverlässigkeit.
Diese Zentralisierung erleichtert auch die Interaktion zwischen den Abteilungen, wie eine Produktionsstätte für elektronische Bauteile feststellte, nachdem sie ihr Personalplanungsmanagement digitalisiert hatte: "Wenn die Instandhaltung früher einen Eingriff plante, wurde die Produktion nicht immer rechtzeitig informiert. Heute arbeiten alle auf der gleichen Plattform".
5. Konkrete Beispiele für eine erfolgreiche Transformation
Kundenfälle und Feedback
An erfolgreichen Transformationen mangelt es in der Industrie nicht. Nehmen wir einige prominente Beispiele:
LVMH Fragrance Brands hat die Verwaltung der Personalplanung an seinem Standort in Beauvais völlig neu gestaltet. Zuvor wurden die Dienstpläne in Excel verwaltet, mit physischen Karten zur Positionierung der Mitarbeiter. Heute nutzt das Unternehmen ein System, mit dem die Zuweisung von Mitarbeitern auf der Grundlage von Kompetenzen automatisiert werden kann. Die Ergebnisse sind frappierend: 25% Zeitersparnis bei der Verwaltung der Einsatzpläne dank der Automatisierung. (Anwendungsfall LVMH Fragrance Brands x Mercateam)
SEB-Gruppe eliminierte 35 verschiedene Excel-Dateien, die für die Verwaltung der Personalplanung verwendet wurden, indem sie auf eine digitale Lösung umstellte. Neben der offensichtlichen Vereinfachung führte diese Umstellung zu einer standortübergreifenden Harmonisierung der Prozesse und zur vollständigen Digitalisierung von fünf zuvor manuellen Prozessen. (Anwendungsfall Groupe SEB x Mercateam)
TriganoEin Unternehmen, das Freizeitfahrzeuge herstellt, konnte mithilfe der Digitalisierung die Vielseitigkeit seiner Mitarbeiter steigern. Der Standort kann nun klar erkennen, welche Kompetenzen vorhanden sind und welche fehlen, und gezielt Schulungen organisieren, um die Vielseitigkeit an kritischen Arbeitsplätzen zu entwickeln.
Diese Beispiele zeigen, dass die Digitalisierung von Dienstplänen mehr ist als nur ein Werkzeugwechsel - sie verändert die Arbeitsweisen grundlegend und setzt erhebliche Verbesserungspotenziale frei. (Anwendungsfall Trigano x Mercateam)
Quantifizierbare Ergebnisse
Die Vorteile dieser Transformationen lassen sich konkret messen:
- Zeit sparen Shiseido: Shiseido stellte nach der Digitalisierung der Dienstpläne eine Einsparung von 4 Stunden pro Woche für die Clustermanager fest.
- Anstieg der Vielseitigkeit Valrhona konnte die Vielseitigkeit des Teams um 34% erhöhen, indem der Schulungsbedarf genau ermittelt wurde.
- Verkürzung der Planungszeit SEW Usocome hat den Zeitaufwand für die Verwaltung von Personalplänen um 30% gesenkt.
- Löschen von Papierdokumenten : Berry Global hat durch die Umstellung auf digitale Medien mehr als 450 papierbasierte Schulungsbücher eliminiert.
Diese quantifizierbaren Gewinne gehen oft mit ebenso wichtigen qualitativen Verbesserungen einher: besseres Arbeitsklima, weniger Spannungen aufgrund von Änderungen in letzter Minute, Aufwertung der Kompetenzen der Mitarbeiter.
6. Wie wählen Sie die richtige Lösung für Ihre Bedürfnisse?
Wesentliche Kriterien, die zu berücksichtigen sind
Bei der Auswahl einer Lösung für die Verwaltung von Personalplänen sollten Sie sich von mehreren Kriterien leiten lassen:
Die einfache Handhabung : Bevorzugen Sie eine intuitive Benutzeroberfläche (Entdecken Sie die Mercateam-Plattform), die auch für nicht-technische Nutzer zugänglich ist. Manager und Teamleiter müssen sich das Tool schnell aneignen können, um alle Vorteile nutzen zu können.
Flexibilität Ihr Standort hat seine Besonderheiten (Organisation der Teams, Zeitpläne, besondere Kompetenzen). Die Lösung muss sich an Ihre Prozesse anpassen und nicht umgekehrt.
Zugänglichkeit : Bewerten Sie je nach Bedarf die verschiedenen Zugangsmöglichkeiten (feste Computer, Bildschirme, Tablets in den Werkstätten, mobile Apps für Mitarbeiter).
Interoperabilität : Die Lösung muss mit Ihren bestehenden Systemen (HRIS, ERP, Zeitmanagement-Tools) kommunizieren können.
Einhaltung von Vorschriften : Stellen Sie sicher, dass das Tool die spezifischen Regeln Ihres Tarifvertrags und Ihrer Betriebsvereinbarung einbezieht.
Fragen, die man sich vor der Auswahl stellen sollte
Um Ihre Wahl zu verfeinern, stellen Sie sich diese grundlegenden Fragen:
- Was sind derzeit unsere größten Reibungspunkte bei der Verwaltung von Personalplänen?
- Welche Abteilungen und Nutzer müssen Zugriff auf die Lösung haben?
- Brauchen wir ein Feinmanagement von Kompetenzen und Berechtigungen?
- Wie groß ist unsere interne Kapazität, den Übergang zur Digitalisierung zu steuern?
- Welche besonderen Belastungen haben wir (Schichtarbeit, Teams mit mehreren Standorten usw.)?
- Wie möchten wir, dass die Mitarbeiter mit dem Tool interagieren?
Die Antworten werden natürlich auf die Lösungen hinweisen, die für Ihren Kontext am besten geeignet sind.
Schlussfolgerung
Die Verwaltung von Personalplänen bleibt eine tägliche Herausforderung für jedes Industrieunternehmen. Zwischen Produktionsanforderungen, spezifischen Fähigkeiten und unvorhergesehenen Ereignissen jonglieren die Teamleiter mit zahlreichen Einschränkungen - oft mit Werkzeugen, die der Komplexität ihrer Umgebung nicht gerecht werden.
Die Digitalisierung dieses Schlüsselprozesses ist nicht nur ein einfacher Werkzeugwechsel, sondern eine echte Transformation, die die Arbeitsorganisation, die Aufwertung der Kompetenzen und die Lebensqualität der Teams betrifft.
Sind Sie also bereit, Ihr Personalplanungsmanagement in einen echten Leistungshebel zu verwandeln?
