Einführung
7.30 Uhr, ein Montagmorgen. Ein Teamleiter erhält eine SMS: Zwei Maschinenbediener sind für den ganzen Tag abwesend. Die geplante Einsatzplanung für die Produktionslinien muss schnell überarbeitet werden. Im Eiltempo werden Excel-Tabellen geöffnet, Kompetenzmatrizen konsultiert und potenzielle Ersatzkräfte kontaktiert. Ein Szenario, das sich täglich in den Fabriken wiederholt.
In der modernen Fertigungsindustrie ist die Zuweisung von Personalressourcen für Produktionsmanager zu einer echten Knacknuss geworden. Täglich muss sichergestellt werden, dass alle kritischen Stellen mit Personen besetzt sind, die über die erforderlichen Fähigkeiten und Berechtigungen verfügen, während gleichzeitig mit Abwesenheiten, Urlaub, Schulungen und Schwankungen der Produktionsauslastung jongliert werden muss.
Die traditionellen Methoden der Ressourcenzuteilung zeigen heute ihre Grenzen auf. Diese noch immer weit verbreiteten Praktiken führen zu Ineffizienz, Fehleranfälligkeit und einer erheblichen mentalen Belastung für das Management.
Angesichts dieser Herausforderungen erscheint die digitale Transformation der Ressourcenzuweisung als strategische Notwendigkeit. Die intelligente Automatisierung der Einsatzplanung, verbunden mit einem dynamischen Kompetenzmanagement, ermöglicht es heute, diese kritische Funktion in der Produktion zu revolutionieren.
1. Die Ressourcenzuweisung in der Fabrik: Stand der Dinge und Herausforderungen
Die zunehmende Komplexität der Verwaltung von Teams in der Produktion
Das heutige industrielle Umfeld zeichnet sich durch eine erhöhte Flexibilität aus. Die Serien werden kürzer, die Produktion häufiger umgestellt und die Kunden verlangen mehr Reaktionsfähigkeit. Diese Entwicklung verändert den Bedarf anRessourcenzuweisung.
Die Produktionsteams müssen immer mehr vielseitig. Ein Bediener kann in einer Woche oder sogar an einem Tag an mehreren verschiedenen Arbeitsplätzen eingesetzt werden. Diese Vielseitigkeit ist zwar notwendig, erschwert aber die Verwaltung der Dienstpläne erheblich.
Die Produktionsleiter müssen sich auch mit einer Diversifizierung des Status ihrer Mitarbeiter auseinandersetzen: unbefristet, befristet, ZeitarbeitskräfteJede Kategorie hat ihre Besonderheiten in Bezug auf Verträge, Arbeitszeiten und verfügbare Qualifikationen.
Risiken, die mit einer falschen Ressourcenallokation verbunden sind (Sicherheit, Qualität, Produktivität)
Die Folgen einer unangemessenen Ressourcenzuweisung können schwerwiegend sein. In erster Linie kann die Sicherheit der Mitarbeiter gefährdet sein. Wenn ein Mitarbeiter an einem Arbeitsplatz eingesetzt wird, für den er nicht über die erforderlichen Berechtigungen verfügt (Höhenarbeit, elektrische Berechtigung, Führen von Maschinen usw.), setzt sich das Unternehmen nicht nur dem Unfallrisiko aus, sondern muss auch mit Sanktionen rechnen, wenn es kontrolliert wird.
Auch die Qualität der Produktion wird direkt beeinflusst. Ein Bediener, der für eine bestimmte Tätigkeit nicht ausreichend geschult oder erfahren ist, wird eher Fehler machen, die zu Nichtkonformität, Ausschuss und möglicherweise zu Kundenretouren führen.
Auf der Ebene der Produktivität führt eine falsche Ressourcenzuweisung zu Effizienzverlusten. Eine Stelle, die ein hohes Maß an Fachwissen erfordert und mit einem Anfänger besetzt wird, führt zu Verzögerungen. Umgekehrt bedeutet die Besetzung einer einfachen Stelle mit einem Experten eine Unterauslastung der vorhandenen Kompetenzen.
Das Gesamtgleichgewicht der Produktionslinien kann auch durch eine unangemessene Verteilung der Kompetenzen gestört werden, wodurch Engpässe entstehen, die die Gesamtleistung der Fabrik verringern.
Der hohe Zeitaufwand für die manuelle Verwaltung von Dienstplänen
Die tägliche Realität von Produktionsleitern ist geprägt von einem beträchtlichen Zeitaufwand, der der Planung und Zuweisung von Ressourcen gewidmet ist. Ein Produktionsleiter aus der Lebensmittelindustrie berichtet: "Vor der Automatisierung habe ich 15 bis 20 Stunden pro Woche mit der Planung verbracht. Das war praktisch ein Vollzeitjob!".
Diese Zeit teilt sich auf in :
- Die Erstellung von Wochen- oder Tagesplänen
- Anpassungen aufgrund unvorhergesehener Abwesenheiten
- Die Überprüfung von Kompetenzen und Berechtigungen
- Die Kommunikation der Veränderungen an die Teams
- Der Umgang mit Zuweisungskonflikten
Dieser übermäßige Verwaltungsaufwand lenkt die Manager von ihren Aufgaben mit höherem Mehrwert ab: der Verbesserung von Prozessen, der Begleitung von Teams, der Lösung technischer Probleme oder der Entwicklung der Kompetenzen der Mitarbeiter.
Die Grenzen von All-Excel: Fehler, mangelnde Übersichtlichkeit, schwierige Kommunikation
Die meisten Industriestandorte verwalten ihre Dienstpläne noch immer über Excel-Dateien, die manchmal sehr ausgefeilt, aber grundsätzlich begrenzt sind. Diese Tools haben mehrere große Nachteile:
- Hohes Fehlerrisiko Manuelle Manipulationen, riskantes Kopieren und Einfügen, komplexe Formeln, die nicht richtig beherrscht werden ... Es gibt viele Fehlerquellen.
- Mangel an Echtzeitaktualisierungen : Wenn eine Excel-Datei von mehreren Benutzern gemeinsam genutzt wird, wird die Synchronisierung der Informationen problematisch.
- Keine automatische Warnung : Es gibt keine automatische Meldung, dass ein Bediener nicht über die erforderlichen Fähigkeiten für eine Stelle verfügt oder dass eine seiner Berechtigungen abgelaufen ist.
- Mangel an Rückverfolgbarkeit Die meisten Schülerinnen und Schüler haben keine Ahnung, was sie tun sollen, wenn sie eine Prüfung oder einen Qualitätsvorfall haben.
- Ineffiziente Kommunikation : Gedruckte und ausgehängte Zeitpläne können bei Änderungen schnell veraltet sein. Änderungen in letzter Minute sind schwer wirksam an alle Beteiligten zu kommunizieren.
- Beschränkter Zugang zu Informationen : Nicht alle betroffenen Akteure (Produktion, Personalwesen, Wartung, Qualität) haben unbedingt Zugang zu denselben aktuellen Daten.
3. Die Digitalisierung der Ressourcenzuweisung: eine strategische Notwendigkeit
Die Digitalisierung der Ressourcenzuweisung ist nicht einfach nur ein Wechsel des Tools, sondern eine echte Transformation der Teammanagementprozesse. Diese Entwicklung entspricht einem grundlegenden Bedürfnis: von einem reaktiven und zeitraubenden Ansatz zu einem proaktiven und strategischen Vorgehen überzugehen.
Automatisierung der Planung: Prinzipien und Funktionsweise
Die Automatisierung der Einsatzplanung stützt sich auf Algorithmen, die hunderte von Parametern gleichzeitig analysieren können, um die bestmögliche Zuweisung von Humanressourcen vorzuschlagen. Diese digitalen Lösungen zeichnen sich durch ihre Fähigkeit aus, :
- Generieren Sie optimierte Zeitpläne in Sekundenschnelle, wo früher Stunden manuell benötigt wurden.
- Berücksichtigung aller spezifischen Geschäftsregeln für jede Produktionsstätte
- mehrere Szenarien für die Zuweisung von Ressourcen entsprechend den festgelegten Prioritäten vorschlagen
- Sich in Echtzeit an veränderte Situationen anpassen
Konkret definiert der Produktionsleiter zunächst die zu besetzenden Stellen entsprechend der geplanten Auslastung. Das System analysiert dann automatisch die Profile der verfügbaren Arbeiter und schlägt optimale Zuweisungen nach parametrisierbaren Kriterien vor: erforderliches Kompetenzniveau, Vielseitigkeit der Teams, Fairness der Zuweisungen usw.
Die Integration von Kompetenzen in den Prozess der Ressourcenzuweisung
Das zentrale Element, das eine automatisierte Planung von einem einfachen Planungstool unterscheidet, ist die Integration von Kompetenzen und Berechtigungen in den Entscheidungsprozess. Das System basiert auf einer digitalisierten Kompetenzmatrix, die :
- Ermittelt alle notwendigen technischen Fähigkeiten pro Stelle
- Zeichnet die Beherrschungsstufen jedes Bedieners auf (Anfänger, selbstständig, Experte)
- Identifiziert die erforderlichen gesetzlichen Befugnisse (Sicherheit, Qualität, Umwelt)
- Verfolgt die Ablaufdaten von Zertifizierungen und Schulungen
- Identifiziert kritische Fähigkeiten
Diese dynamische Matrix ist die unverzichtbare Grundlage für eine intelligente Ressourcenzuweisung. Sie stellt sicher, dass ein Bediener nie an einem Arbeitsplatz eingesetzt wird, für den er nicht die erforderlichen Kompetenzen oder Berechtigungen besitzt.
Die automatische Berücksichtigung von Einschränkungen (Abwesenheiten, Schichten, Berechtigungen)
Einer der größten Vorteile digitaler Lösungen für die Ressourcenzuweisung ist ihre Fähigkeit, mehrere Einschränkungen gleichzeitig zu integrieren, die manuell nicht optimal zu bewältigen wären:
- Geplante oder ungeplante Abwesenheiten : Urlaub, Schulungen, Krankenstand werden automatisch berücksichtigt.
- Shifts und Arbeitsrhythmus : Einhaltung der spezifischen Arbeitszeiten, der vorgeschriebenen Ruhezeiten zwischen zwei Schichten
- Behördliche Befähigungen : automatische Überprüfung der notwendigen Zertifizierungen und ihrer Gültigkeit
- Medizinische Einschränkungen : Berücksichtigung von Kontraindikationen für bestimmte Stellen
- Regeln für Fairness : ausgewogene Verteilung schwieriger oder belastender Aufgaben
- Ziele der Vielseitigkeit : Geplante Rotation zur Entwicklung von Fähigkeiten
Ein Algorithmus kann diese Parameter gleichzeitig verarbeiten und eine Ressourcenzuweisung vorschlagen, die alle Einschränkungen berücksichtigt, wo der manuelle Ansatz oft zu riskanten Kompromissen führt.
Visualisierung in Echtzeit für alle Beteiligten
Ein weiterer großer Vorteil der Digitalisierung ist, dass alle Beteiligten die Einsatzplanung in Echtzeit einsehen können. Moderne Lösungen ermöglichen :
- Eine Anzeige auf Bildschirmen in den Werkstätten, die für alle Bediener zugänglich ist
- Eine Konsultation über Tablets oder Smartphones für mobile Teams
- Schnittstellen, die an die spezifischen Bedürfnisse jedes Nutzers angepasst sind (Produktion, HR, Wartung)
- Sofortige Aktualisierungen, die für alle Beteiligten sichtbar sind
Diese Informationstransparenz bricht mit den traditionellen Silos und macht die Kommunikation wesentlich flüssiger.
4. Konkrete Vorteile des Übergangs zu einer automatisierten Planung
Quantifizierbare Zeitersparnis für Manager und Vorgesetzte
Der erste, sofort spürbare Vorteil ist die erhebliche Zeitersparnis für die Führungsteams. Die Rückmeldungen aus den Industriestandorten sprechen eine deutliche Sprache:
- Für Shiseido: 13 Excels gestrichen = 4 Stunden pro Woche für die Clustermanager eingespart.
- Für die Groupe SEB: 30% Zeitersparnis bei der Verwaltung von Dienstplänen pro Woche.
Diese wertvolle Zeit kann in Aufgaben mit höherem Mehrwert investiert werden: Begleitung von Teams, Lösung technischer Probleme, kontinuierliche Verbesserung von Prozessen.
Weniger Fehlzuweisungen und mehr Sicherheit
Durch die Eliminierung unangemessener Zuweisungen tragen digitale Lösungen direkt zur Verbesserung der Sicherheit und Qualität bei :
- Drastische Verringerung des Risikos, einen unqualifizierten Bediener an einer kritischen Stelle einzusetzen
- Eliminierung von Versäumnissen bei der Überprüfung gesetzlich vorgeschriebener Berechtigungen
- Vermeidung von unvereinbaren Einsätzen mit medizinischen Einschränkungen
- Automatische Warnungen bei drohendem Ablauf einer Qualifikation
Diese Verbesserungen lassen sich an konkreten Indikatoren ablesen:
- Weniger Qualitätsvorfälle aufgrund menschlicher Fehler
- Reduzierung von Nichtkonformitätssituationen bei Audits
- Rückgang der Arbeitsunfallrate an einigen Standorten
Höhere Reaktionsfähigkeit auf unvorhergesehene Ereignisse in der Produktion
Der Umgang mit unvorhergesehenen Ereignissen wird durch digitale Tools zur Ressourcenzuweisung verändert :
- Angesichts einer Abwesenheit in letzter Minute identifiziert das System sofort potenzielle Ersatzpersonen nach ihrem Kompetenzniveau
- Bei dringenden Änderungen in der Produktion kann die Neuverteilung der Teams innerhalb von Minuten erfolgen
- Bei unvorhergesehenen Spitzenbelastungen können verfügbare und qualifizierte Ressourcen sofort identifiziert werden.
Optimierung der Nutzung interner Ressourcen
Die globale Sicht, die digitale Lösungen bieten, ermöglicht eine strategischere Ressourcenallokation :
- Bessere Nutzung seltener oder kritischer Fähigkeiten
- Ausgewogene Aufgabenverteilung zwischen den Teams
- Reduzierung des Einsatzes von Überstunden oder Leiharbeitern
- Geplanter Ausbau der Vielseitigkeit der Operateure
Historisierung und Rückverfolgbarkeit für Audits
Eine der größten Stärken digitaler Lösungen ist ihre Fähigkeit, eine vollständige Historie der tatsächlichen Zuweisungen zu speichern:
- Vollständige Nachvollziehbarkeit, wer wann an welcher Stelle gearbeitet hat
- Aufbewahrung von Nachweisen über Kompetenzen und Berechtigungen zu einem bestimmten Zeitpunkt
- Fähigkeit, im Falle eines Audits die Einhaltung der Zuweisungen nachzuweisen
5. Erfahrungsberichte und Feedback zur Transformation
Beispiele für Einsparungen durch Industriestandorte
Die Rückmeldungen von Unternehmen, die ihre Ressourcenzuweisung digitalisiert haben, zeigen deutliche und messbare Gewinne:
Bei LVMH Fragrance Brands führte die Einführung einer automatisierten Einsatzplanung zu einer jährlichen Zeitersparnis von etwa einem Viertel einer Vollzeitstelle. Diese Einsparung entspricht der Zeit, die zuvor in der Produktion für die Neuzuteilung und Anpassung der Belegschaft an einem 7-Stunden-Arbeitstag verloren ging.
Die SEB-Gruppe berichtet von einer Zeitersparnis von 30% bei der Verwaltung der Dienstpläne pro Woche und der Abschaffung von 35 Excel-, Word- und PowerPoint-Dateien, die durch ein zentralisiertes System ersetzt wurden. Diese Transformation hat es den Managern vor Ort ermöglicht, sich wieder auf die Begleitung und den Kompetenzaufbau der Teams zu konzentrieren.
Bei Shiseido wurden durch die Digitalisierung 13 Excels eingespart = 4 Stunden pro Woche für die Clustermanager gewonnen. Die Indikatoren zeigen auch eine Verbesserung der Vielseitigkeitsrate der Teams = +34% dank einer besseren Sichtbarkeit der Kompetenzen.
Auswirkungen auf den Alltag von Managementteams
Die Umgestaltung der Ressourcenzuweisung verändert den Alltag der Betreuungsteams grundlegend.
Bei Richemont ermöglichte die Digitalisierung eine Strukturierung und Rationalisierung der Informationen für die Teams vor Ort sowie eine Beherrschung des industriellen Know-hows und die Antizipation von Geschäftsrisiken durch Benachrichtigungen über den Ablauf von Berechtigungen, die bis zu drei Monate im Voraus erfolgen.
Die Vereinfachung der Audits ist ebenfalls ein großer Vorteil. Bei LISI Aerospace wurde die Zeit für Schulungsaudits erheblich verkürzt und die Teams profitieren vom Zugriff auf Dutzende von digitalisierten Dokumenten, auf die sie vor Ort mit einem Klick zugreifen können.
Bei Sagemcom hat die Transformation zu einer Situation geführt, in der, wie der Werksleiter sagt: "Wir haben die Excel-Dateien zur Verwaltung unserer Teams abgeschafft und zum ersten Mal haben wir Daten, um die Organisation zu steuern."
Verbesserte Leistungsindikatoren durch optimierte Ressourcenzuweisung
Neben der Zeitersparnis wirkt sich die Digitalisierung der Ressourcenzuweisung auch positiv auf mehrere wichtige Leistungsindikatoren aus.
In Bezug auf Vielseitigkeit, LISI Aerospace wurde die Vielseitigkeitsrate in der Fabrik um 20% erhöht.
Auch die Qualität und die Sicherheit verbessern sich. LVMH Fragrance Brands berichtet, dass es bislang keine mit Mercateam zusammenhängenden (d. h. durch ungeplante Personalausfälle verursachten) Linienstopps gegeben hat.
In Bezug auf das Management kritischer Kompetenzen betont Exxelia, dass die Digitalisierung es ermöglicht, die Karriere jedes Operators genau zu verfolgen und sie aufzuwerten, während die Teams dank der Digitalisierung der Ausbildungswege schneller in die Lage versetzt werden, ihre Kompetenzen zu erweitern.
Ressourcenallokation als strategischer Hebel für die industrielle Leistung
Die digitalisierte Ressourcenzuweisung ist mehr als nur ein operatives Werkzeug, sie wird zu einem echten strategischen Hebel für Industrieunternehmen:
Sie trägt direkt zur Wirtschaftsleistung bei, indem sie die Nutzung der verfügbaren Ressourcen optimiert und die versteckten Kosten von Fehlallokationen verringert.
Sie unterstützt die Strategie der Kompetenzentwicklung, indem sie einen beispiellosen Einblick in die Stärken und Schwächen des Humankapitals eines Unternehmens bietet.
Sie stärkt die betriebliche Widerstandsfähigkeit gegenüber Risiken, indem sie eine schnelle und effektive Reaktion auf Störungen ermöglicht.
Sie fördert eine Kultur der Daten und der faktenbasierten Entscheidungen, indem sie empirische Ansätze durch Analysen ersetzt, die auf objektiven und aktuellen Informationen beruhen.
Wie die Erfahrung zahlreicher Industriestandorte zeigt, ist die Umstellung von Excel auf automatisierte Planung nicht nur ein einfacher Werkzeugwechsel, sondern eine echte Transformation, die sich positiv auf die gesamte Organisation auswirkt. Diese Revolution in der Ressourcenzuteilung ist keine Option mehr, sondern eine Notwendigkeit für Unternehmen, die ihre Wettbewerbsfähigkeit in einem immer anspruchsvolleren und komplexeren industriellen Umfeld aufrechterhalten wollen.
Schlussfolgerung
Die Digitalisierung der Ressourcenzuweisung verändert das Management von Industrieteams radikal. Indem sie Excel-Dateien durch ein zentralisiertes System ersetzen, stellen die Unternehmen erhebliche Gewinne fest: mehr Zeit für die Manager, mehr Sicherheit, schnellere Reaktion auf unvorhergesehene Ereignisse und bessere Nachvollziehbarkeit für Audits.
In einem Umfeld, das Flexibilität und Konformität erfordert, wird diese Entwicklung zu einem strategischen Hebel für die Leistung. Die Rückmeldungen bestätigen: Diese Revolution ist nicht mehr optional, sondern wesentlich, um die industrielle Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten.
