Kostenlose Kompetenzmatrix: das speziell für die Industrie entwickelte Online-Tool
Erstellen Sie Ihre kostenlose Kompetenzmatrix online – ganz ohne Kreditkarte, ohne zeitliche Begrenzung und ohne dass Sie ein IT-Projekt starten müssen. Importieren Sie Ihre vorhandene Excel-Datei mit einem Klick, ordnen Sie Kompetenzen und Berechtigungen zu, verfolgen Sie Termine und die Vielseitigkeit Ihrer Teams. Es ist das erste kostenlose Tool zur Erstellung von Kompetenzmatrixen, das speziell für die Industrie entwickelt wurde, und ein erstes Team lässt sich bereits an einem Vormittag erfassen.
Kostenlos. Ohne Kreditkarte. Ohne Installation.
Importieren Sie Ihre Excel-Datei mit einem Klick
Die meisten Industriebetriebe führen bereits eine Matrix in einer Excel-Datei. Das Tool greift auf diese Datei zurück, damit Sie nicht alles erneut eingeben müssen.
- Sie laden Ihre vorhandene Arbeitsmappe, und das Tool erstellt die darin enthaltenen Mitarbeiter, Kompetenzen und Berechtigungen.
- Die Ausgangsvorlage entspricht der Ihrer Website, es gibt keine generische Vorlage, die angepasst werden muss
- Ihre Online-Matrix ist nach Abschluss des Imports einsatzbereit
Eine Excel-Vorlage für eine Kompetenzmatrix Man beginnt mit einer leeren Tabelle, die man erst ausfüllen und dann manuell pflegen muss, während der Import von der Tabelle ausgeht, die Sie bereits auf dem neuesten Stand halten.
Was die kostenlose Kompetenzmatrix enthält
Es handelt sich um eine kostenlose, online verfügbare Kompetenzmatrix-Software: Sie erstellen ein Konto, melden sich an, und die Daten werden auf einem Server gespeichert und nicht in einer Datei auf einem lokalen Rechner.
Ihre Organisation, Abteilung für Abteilung
Die Baumstruktur gibt die Abteilungen und Teams Ihres Standorts wieder. Jedes Mitarbeiterprofil ist seinem jeweiligen Zuständigkeitsbereich zugeordnet, sodass die Matrix eines Teams direkt in der Produktionsbesprechung angezeigt werden kann.
Ihre Kompetenzen und Befugnisse sowie deren Beherrschungsgrade
Die Kompetenzen sind in Spalten, die Mitarbeiter in Zeilen und der Beherrschungsgrad an den Schnittpunkten aufgeführt. Die Tabelle wird bei jeder Eingabe neu berechnet, ohne dass Formeln kopiert oder bedingte Formatierungen gepflegt werden müssen. Die Berechtigungen werden getrennt von den Kompetenzen verwaltet, da sie eine Gültigkeitsdauer haben.
Die Nachverfolgung von Berechtigungen und deren Ablaufdaten
Jede registrierte Berechtigung ist mit einer Gültigkeitsdauer versehen, und das Dashboard unterscheidet zwischen Berechtigungen, deren Gültigkeit bald abläuft, und solchen, die bereits abgelaufen sind. Ein CACES, eine Elektrofachkraftzulassung oder eine Fahrberechtigung wird daher nach Ablauf des Gültigkeitsdatums nicht mehr als gültig angezeigt. Eine Tabellenkalkulation bietet diese Anzeige nicht, weshalb eine abgelaufene Zulassung oft erst während eines Audits und nicht schon vorher entdeckt wird.
Die Vielseitigkeitsrate, die automatisch berechnet wird
Das Tool berechnet den Vielseitigkeitsquote Ihrer Teams auf der Grundlage der eingegebenen Stufen. Sie erkennen, welche Kompetenzen ausschließlich bei einer einzigen Person liegen und welche ausreichend abgedeckt sind, um eine Abwesenheit oder einen Austritt aufzufangen. Diese Analyse der Kompetenzlücken wird bei jeder Eingabe aktualisiert, sodass Sie eine Schulung oder die Einrichtung eines Arbeitspaares planen können, sobald eine Schwachstelle auftritt.
Ihre Schulungen, anhand einer Checkliste überprüft
Sie erstellen Schulungssitzungen und bestätigen deren Abschluss anhand von Fragebögen im Checklistenformat, wodurch an derselben Stelle wie in der Kompetenzmatrix ein datierter Nachweis über den Kompetenzzuwachs entsteht. Wenn die Kompetenzmatrix und die Schulungsnachverfolgung in zwei separaten Dateien gespeichert sind, müssen sie vor jedem Audit abgeglichen werden – ein Arbeitsaufwand, der entfällt, wenn beide in ein und demselben Tool vereint sind.
Ihre Kollegen in derselben Matrix
Sie laden Ihre Teamleiter und Bereichsleiter ein, und jeder aktualisiert seinen eigenen Zuständigkeitsbereich. Die Aktualisierung wird somit auf die Personen verteilt, die die Situation vor Ort kennen, während eine Matrix, die von einer einzigen Person in der Qualitätsabteilung geführt wird, schnell veraltet ist.
Meine Kompetenzmatrix kostenlos erstellen
Alles, was eine Excel-Datei niemals tun wird
Eine Excel-Vorlage eignet sich für eine erste Version, doch da jeder daran Änderungen vornimmt, entstehen immer mehr Kopien, und es wird schwierig zu erkennen, welche davon maßgeblich ist.
| Was Sie erreichen möchten | Kompetenzmatrix in Excel | Kostenlose Online-Kompetenzmatrix |
|---|---|---|
| Wissen, welche Fassung maßgeblich ist | So viele Versionen wie gespeicherte Kopien | Eine einzige gemeinsame Datenbank, auf die alle an einem Ort zugreifen können |
| Prüfen, ob eine Berechtigung abgelaufen ist | Die Zelle bleibt nach Ablauf unverändert | Das Dashboard unterscheidet zwischen fälligen und abgelaufenen Posten |
| Vor Ort aktualisieren | Nur eine Person hat die Datei | Jeder Teamleiter aktualisiert seinen Zuständigkeitsbereich |
| Einen Vielseitigkeitsgrad berechnen | Formeln, die eingegeben und bei jeder neuen Zeile korrigiert werden müssen | Wird bei jeder Eingabe automatisch berechnet |
| Schulungen dokumentieren | Eine zweite Datei in einem anderen Ordner | Schulungen und Überprüfung anhand einer Checkliste in ein und demselben Tool |
| Auf dem Bestehenden aufbauen | Das ist bereits Ihre Datei | Import mit einem Klick, ohne erneute Eingabe |
| Einem neuen Vorgesetzten Zugriff gewähren | Eine Kopie senden, die nicht mehr synchronisiert wird | Ihn einladen, damit er sich die aktualisierte Matrix ansieht |
Erstellen Sie Ihre kostenlose Kompetenzmatrix in vier Schritten
Rechnen Sie für ein erstes Team mit etwa dreißig Minuten.
- Erstellen Sie Ihr kostenloses Konto mit Ihrer geschäftlichen E-Mail-Adresse und geben Sie den Namen Ihrer Organisation an.
- Importieren Sie Ihre vorhandene Excel-Datei oder erstellen Sie eine einzelne Abteilung, wenn Sie ganz von vorne anfangen.
- Überprüfen Sie die aus der Datei übernommenen Kompetenzen und Berechtigungen und behalten Sie diejenigen bei, die für die Steuerung tatsächlich nützlich sind.
- Besprechen Sie die Kompetenzstufen mit dem Teamleiter und bitten Sie ihn anschließend, seinen Zuständigkeitsbereich beizubehalten.
Es ist besser, mit einem begrenzten Umfang und etwa zehn klar definierten Kompetenzen zu beginnen und die Matrix erst dann auf die anderen Teams auszuweiten, sobald die erste Version zuverlässig funktioniert. Eine Matrix, die von Anfang an zu detailliert ist, wird oft aufgegeben, bevor sie auf dem neuesten Stand ist.
Warum ist diese Kompetenzmatrix kostenlos?
Innerhalb von zwanzig Jahren hat die Industrie ihre Maschinen, Arbeitsabläufe und Qualitätsprozesse digitalisiert, während die Erfassung der Kompetenzen der Bediener oft weiterhin in einer Tabellenkalkulation erfolgte. Das Team, das dieses Tool entwickelt hat, arbeitet seit sechs Jahren mit Industriestandorten im Bereich Kompetenzmanagement zusammen, und dabei zeigte sich immer wieder dieselbe Feststellung: Die Kompetenzmatrix wird als unverzichtbar angesehen, doch nur wenige Standorte verfügen über eine zuverlässige und aktuelle Version. Indem das Tool kostenlos, ohne Laufzeitbeschränkung und ohne Kreditkartendaten zur Verfügung gestellt wird, kann jeder Standort ohne Budget loslegen. Kévin und Adrien, die Mitbegründer von Mercateam, gehen im Launch-Video auf diese Entscheidung ein.
Wo werden die Daten Ihrer Teams gespeichert?
Die Daten werden in Europa gehostet. Eine Matrix enthält namentliche Bewertungen und somit personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO – ein Punkt, den der Betriebsrat oder der Datenschutzbeauftragte bei der Einführung prüfen wird.
- Hosting in Europa und Rückverfolgbarkeit der Zugriffe
- Ein Arbeitnehmer kann eine Kopie der ihn betreffenden Daten, einschließlich der Bewertung seiner Kompetenzen, erhalten, wie zum Beispiel erinnert die CNIL
- Eine zentralisierte Datenbank erleichtert die Bearbeitung dieser Anfrage, im Gegensatz zu einer Datei, die per E-Mail weitergeleitet wird
Erstellen Sie kostenlos Ihre Kompetenzmatrix
Für die Einrichtung des Kontos sind weder ein Budget noch ein Lastenheft noch eine Genehmigung durch die IT-Abteilung erforderlich. Importieren Sie Ihre Datei, laden Sie den zuständigen Teamleiter ein, und Sie werden schnell erkennen, welche Kompetenzen in Ihrer Werkstatt von einer einzigen Person abhängen.
Mein kostenloses Konto erstellen
Erleben Sie noch einmal die Einführung der kostenlosen Kompetenzmatrix
Kévin und Adrien, die Mitbegründer von Mercateam, stellen die kostenlose Kompetenzmatrix in einem etwas mehr als eine Minute langen Video vor.
Kévin geht von einer Situation aus, die Produktionsleitern nur allzu gut bekannt ist: eine Matrix in einer Excel-Datei, die oft schon wenige Wochen nach ihrer letzten Änderung nicht mehr auf dem neuesten Stand ist. In der Praxis kann dies dazu führen, dass eine Produktionslinie stillsteht, weil die einzige geschulte Person abwesend ist, oder dass ein Mitarbeiter seinen Dienst antritt, dessen Berechtigung abgelaufen ist, ohne dass dies jemand bemerkt.
Adrien erinnert daran, dass die Kompetenzmatrix die erste Funktion war, die Mercateam vor sechs Jahren an die Teams in der Industrie ausgeliefert hat. Er kündigt an, dass sie nun das erste kostenlose Kompetenzmatrix-Tool für die Industrie wird – ohne Probezeit und ohne zeitliche Begrenzung.
Anschließend werden in der Demonstration die drei Anwendungsmöglichkeiten des Tools gezeigt:
- das Importieren einer vorhandenen Excel-Datei, wodurch Teams, Kompetenzen und Berechtigungen automatisch angelegt werden
- das Dashboard, das auf ablaufende Berechtigungen hinweist und den Vielseitigkeitsgrad anzeigt
- die Einladung eines Teamleiters, damit die Matrix von denjenigen, die die Situation vor Ort kennen, gemeinsam genutzt und auf dem neuesten Stand gehalten wird
Das Video schließt mit der Entscheidung für die kostenlose Nutzung: Die Fabriken haben ihre Maschinen und Qualitätsprozesse digitalisiert, und auch die Überwachung der Kompetenzen der Bediener muss ohne Budget und ohne Kreditkarte möglich sein.
FAQ
Ist die Kompetenzmatrix wirklich kostenlos?
Ja, und es handelt sich nicht um eine kostenlose Testversion. Die Erstellung des Kontos und die Erstellung Ihrer Kompetenzmatrix erfolgen kostenlos, im Anmeldeformular werden keine Kreditkartendaten abgefragt, und es gibt keine zeitliche Begrenzung. Sie geben eine geschäftliche E-Mail-Adresse an, nennen Ihre Organisation und importieren dann Ihre Datei oder geben Ihre ersten Kompetenzen ein. Das Tool umfasst die Kompetenzkartierung, die Nachverfolgung von Berechtigungen und Schulungsmaßnahmen.
Was ist eine Kompetenzmatrix?
Eine Kompetenzmatrix stellt für ein bestimmtes Team die erforderlichen Kompetenzen in Spalten und die Mitarbeiter in Zeilen dar, wobei an jedem Schnittpunkt der Beherrschungsgrad angegeben ist. Sie ermöglicht es, die Kompetenzen zu identifizieren, über die nur eine einzige Person verfügt, die Mitarbeiter, deren Entwicklung gefördert werden muss, sowie die Lücke zwischen dem erforderlichen und dem erreichten Niveau zu erkennen. In der Industrie dient sie zudem als dokumentarische Grundlage, wenn ein Auditor nachfragt, worauf die mit einer Stelle verbundenen Kompetenzen beruhen.
Was ist der Unterschied zu einer kostenlosen Excel-Kompetenzmatrix?
Eine Excel-Vorlage bietet eine Tabelle, die man selbst ausfüllen und pflegen muss. Im Praxisalltag vermehren sich die lokalen Kopien, es existieren mehrere Versionen nebeneinander, und es gibt keine Warnmeldung, die auf eine bald ablaufende Berechtigung hinweist. Eine Online-Kompetenzmatrix dient als zentrale Quelle, berechnet bei jeder Eingabe die Abweichungen neu und zeigt im Dashboard die Berechtigungen an, deren Gültigkeit bald abläuft. Wenn Sie von einer Tabellenkalkulation ausgehen, übernimmt der Import deren Inhalt, ohne dass eine erneute Eingabe erforderlich ist.
Wie viele Mitarbeiter kann ich verwalten?
Das Tool ist auf einen Produktionsstandort und dessen Teams zugeschnitten. Es eignet sich für eine Bestandsaufnahme, die abteilungsweise innerhalb desselben Werks durchgeführt wird.
Kann ich mehrere Standorte verwalten?
Das Tool deckt einen Standort ab. Der Vergleich zwischen Werken und die gemeinsame Nutzung eines standortübergreifenden Kompetenzkatalogs sind nicht enthalten.
Was kann das Tool nicht?
Es dient der Erfassung von Kompetenzen und Berechtigungen. Es bietet weder einen Einsatzplan noch Frühindikatoren, eine erweiterte Suche, Dokumentenmanagement oder eine Inhaltsfreigabe. Arbeitsplätze, eine detaillierte Rechteverwaltung, Fragebögen mit Punkte- oder Prozentbewertung sowie der Export in PDF oder Excel sind nicht verfügbar. Die Nachverfolgung von Fristen erfolgt über das Dashboard, ohne Benachrichtigung per E-Mail. Anhand dieses Funktionsumfangs können Sie schnell prüfen, ob das Tool Ihren Anforderungen entspricht.
Ist die Kompetenzmatrix eine Hilfe bei der Vorbereitung eines Audits?
Sie ermöglicht es, die Kompetenzen Ihrer Teams zu dokumentieren und die entsprechenden Schulungen und Berechtigungen nachzuverfolgen – Elemente, deren Nachweis die meisten Qualitätsstandards verlangen. Die Matrix allein sorgt zwar nicht dafür, dass ein Standort einer Norm entspricht, liefert jedoch ein aktuelles Dokument, das dem Auditor vorgelegt werden kann. Ein Dokument, das im Widerspruch zur Realität vor Ort steht, untergräbt hingegen das Vertrauen in das gesamte Dokumentationssystem.
Wie lange dauert es, bis man seine erste Kompetenzmatrix erstellt hat?
Etwa 30 Minuten reichen aus, um ein Team von etwa zehn Mitarbeitern hinsichtlich etwa zehn Kompetenzen zu erfassen – und noch weniger, wenn Sie eine vorhandene Datei importieren. Der Zeitaufwand hängt vor allem von der Klarheit Ihres Kompetenzrahmens ab. Die Einführung kann anschließend Abteilung für Abteilung erfolgen, wobei das bereits erfasste Kompetenzreferenzsystem wiederverwendet wird.
Müssen die Teams in der Nutzung des Tools geschult werden?
Die Eingabe erfolgt per Mausklick – ganz ohne Formeln, ohne vorherige Konfiguration und ohne IT-Projekt. Ein Teamleiter kann die Ebenen seines Zuständigkeitsbereichs bereits beim ersten Einsatz selbstständig eingeben, was die langfristige Aktualisierung der Matrix erleichtert.
Was passiert, wenn mein Bedarf steigt?
Für viele Standorte reicht die Erfassung der Kompetenzen aus. Wenn Sie eines Tages den Personaleinsatz auf der Grundlage der verfügbaren Kompetenzen planen, Kennzahlen über mehrere Werke hinweg verfolgen oder die Kompetenzen mit dem Rest Ihrer Betriebsabläufe verknüpfen möchten, übernimmt die umfassende Mercateam-Plattform diese Aufgabe und greift auf die bereits erstellte Erfassung zurück. Sie können dann sich mit einem Mercateam-Experten austauschen um den Umfang festzulegen.
Sind meine Daten sicher?
Die Daten werden in Europa gehostet, wobei die Zugriffe nachverfolgbar sind. Eine Matrix enthält namentliche Bewertungen und stellt eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der DSGVO dar. Die CNIL weist darauf hin, dass ein Mitarbeiter auf einfache Anfrage eine Kopie der ihn betreffenden Daten, einschließlich der Bewertung seiner Kompetenzen, erhalten kann. Eine zentralisierte Matrix erleichtert die Beantwortung solcher Anfragen.
Wie verwaltet man Berechtigungen und deren Gültigkeitsdauer?
Eine Qualifikation bleibt dauerhaft bestehen, während eine Berechtigung ein Ablaufdatum hat: Ein CACES-Zertifikat, eine Elektroberechtigung oder eine Fahrberechtigung müssen zu einem festgelegten Zeitpunkt erneuert werden. Jede registrierte Berechtigung enthält daher ihr Erlangungsdatum und ihr Ablaufdatum, und das Dashboard weist auf diejenigen hin, deren Ablaufdatum bald bevorsteht. In einer Tabellenkalkulation wird eine abgelaufene Berechtigung weiterhin ohne jeglichen Hinweis angezeigt.