Matriz de competencias gratuita: la herramienta en línea diseñada para la industria
Crea tu matriz de competencias gratis en línea, sin tarjeta de crédito, sin límite de tiempo y sin necesidad de iniciar ningún proyecto informático. Importa tu archivo de Excel con un solo clic, asigna competencias y autorizaciones, y realiza un seguimiento de los plazos y la versatilidad de tus equipos. Es la primera herramienta gratuita de matriz de competencias diseñada para la industria, y se puede mapear un primer equipo en una sola mañana.
Gratis. Sin tarjeta de crédito. Sin instalación.
Importa tu archivo de Excel con un solo clic
La mayoría de las plantas industriales ya tienen una matriz en una hoja de cálculo de Excel. La herramienta parte de ese archivo para que no tengas que volver a introducir todos los datos.
- Cargas tu libro de trabajo existente y la herramienta crea los colaboradores, las competencias y las autorizaciones que contiene
- El modelo de referencia inicial es el de tu sitio web, sin ninguna plantilla genérica que haya que adaptar
- Tu matriz en línea estará lista para su uso tan pronto como finalice la importación
A Plantilla de matriz de competencias de Excel Partiendo de una tabla vacía que hay que rellenar y luego mantener actualizada manualmente, mientras que la importación parte de la tabla que ya tienes actualizada.
Qué incluye la matriz de competencias gratuita
Se trata de un programa gratuito de matriz de competencias al que se puede acceder en línea: creas una cuenta, inicias sesión y los datos se almacenan en un servidor, en lugar de en un archivo guardado en un ordenador.
Tu organización, departamento por departamento
El árbol jerárquico recoge los departamentos y los equipos de tu centro. Cada perfil de empleado está adscrito a su ámbito de competencia, lo que permite visualizar directamente la matriz de un equipo durante una reunión de producción.
Tus competencias y tus habilitaciones, junto con sus niveles de dominio
Las competencias se muestran en columnas, los empleados en filas y el nivel de dominio aparece en la intersección. La tabla se recalcula cada vez que se introduce un dato, sin necesidad de copiar fórmulas ni de mantener un formato condicional. Las autorizaciones se gestionan por separado de las competencias, ya que tienen un periodo de validez.
El seguimiento de las autorizaciones y sus plazos de vigencia
Cada autorización registrada incluye su periodo de validez, y el panel de control distingue entre las que están a punto de caducar y las que ya han caducado. Por lo tanto, un CACES, una habilitación eléctrica o una autorización de conducción ya no aparecen como válidos una vez superada su fecha de validez. Una hoja de cálculo no ofrece esta indicación, lo que explica que, a menudo, una habilitación caducada se detecte durante una auditoría y no antes.
El índice de polivalencia, calculado automáticamente
La herramienta calcula el índice de versatilidad de tus equipos a partir de los niveles introducidos. Podrá identificar las competencias que dependen exclusivamente de una sola persona y aquellas que están lo suficientemente cubiertas como para hacer frente a una ausencia o una baja. Este análisis de las carencias en materia de competencias se actualiza con cada entrada de datos, lo que permite planificar una formación o un sistema de trabajo en pareja en cuanto surge una vulnerabilidad.
Tus sesiones de formación, validadas mediante una lista de comprobación
Se crean sesiones de formación y se validan mediante cuestionarios tipo lista de verificación, lo que deja un registro con fecha de la mejora de competencias en el mismo lugar que la matriz. Cuando la matriz de competencias y el seguimiento de la formación se encuentran en dos archivos separados, es necesario cotejarlos antes de cada auditoría, una tarea que desaparece cuando ambos se unen en una misma herramienta.
Tus compañeros, en la misma matriz
Invitas a tus jefes de equipo y a tus responsables de sector, y cada uno actualiza su propio ámbito de competencia. De este modo, la actualización se distribuye entre las personas que conocen el terreno, mientras que una matriz que gestiona una sola persona del departamento de calidad queda rápidamente obsoleta.
Crear mi matriz de competencias de forma gratuita
Todo lo que un archivo de Excel nunca hará
Una plantilla de Excel sirve para una primera versión, pero las copias se multiplican a medida que cada uno la modifica, y resulta difícil saber cuál es la versión válida.
| Lo que quieres hacer | Matriz de competencias en Excel | Matriz de competencias gratuita en línea |
|---|---|---|
| Saber qué versión es la válida | Tantas versiones como copias grabadas | Una única matriz compartida, a la que todos pueden acceder desde un mismo lugar |
| Comprobar si una autorización ha caducado | La célula permanece sin cambios tras el vencimiento | El panel de control distingue entre lo que está a punto de vencer y lo que ya ha vencido |
| Actualizar desde el terreno | Solo una persona tiene el archivo | Cada jefe de equipo actualiza su ámbito de competencia |
| Calcular un índice de polivalencia | Fórmulas que hay que escribir y corregir cada vez que se añade una línea | Se calcula automáticamente cada vez que se introduce un dato |
| Llevar un registro de los cursos de formación | Un segundo archivo, en otra carpeta | Sesiones de formación y validación mediante una lista de comprobación en la misma herramienta |
| Partir de lo que ya existe | Este ya es tu archivo | Importación con un solo clic, sin necesidad de volver a introducir los datos |
| Conceder acceso a un nuevo supervisor | Enviar una copia que ya no se sincronizará | Invitarle a que consulte la matriz actualizada |
Crea tu matriz de competencias gratuita en cuatro pasos
Calcula unos treinta minutos para el primer equipo.
- Crea tu cuenta gratuita con tu correo electrónico profesional e indica el nombre de tu organización.
- Importa tu archivo de Excel ya existente o crea un solo departamento si empiezas desde cero.
- Comprueba las competencias y autorizaciones que figuran en el archivo y conserva solo aquellas que sean realmente útiles para la gestión.
- Consulta los niveles de competencia con el jefe de equipo y, a continuación, pídele que mantenga su ámbito de competencia.
Es mejor empezar con un alcance reducido y unas diez competencias bien definidas, para luego ampliar la matriz al resto de equipos una vez que la primera versión sea fiable. Una matriz demasiado detallada desde el principio suele acabarse dejando de lado antes de que esté actualizada.
¿Por qué es gratuita esta matriz de competencias?
En veinte años, la industria ha digitalizado sus máquinas, sus flujos de trabajo y sus procesos de calidad, mientras que el seguimiento de las competencias de los operarios a menudo se ha limitado a una hoja de cálculo. El equipo que ha diseñado esta herramienta lleva seis años trabajando con centros industriales en la gestión de competencias, y siempre se llegaba a la misma conclusión: la matriz se considera indispensable, pero pocos centros disponen de una versión fiable y actualizada. Ofrecer la herramienta de forma gratuita, sin fecha de vencimiento ni necesidad de tarjeta de crédito, permite que cualquier planta pueda empezar sin necesidad de presupuesto. Kévin y Adrien, cofundadores de Mercateam, comentan esta decisión en el vídeo de lanzamiento.
¿Dónde se almacenan los datos de tus equipos?
Los datos se alojan en Europa. Una matriz contiene evaluaciones nominativas, es decir, datos personales según el RGPD, un aspecto que el Comité de Empresa o el delegado de protección de datos examinará durante la implantación.
- Alojamiento en servidores europeos y trazabilidad de los accesos
- Un empleado puede obtener una copia de los datos que le conciernen, incluida la evaluación de sus competencias, como el recuerda la CNIL
- Una base de datos centralizada facilita la respuesta a esta solicitud, a diferencia de un archivo que se envía por correo electrónico
Crea tu matriz de competencias de forma gratuita
Para crear la cuenta no se necesita presupuesto, pliego de condiciones ni autorización del departamento de TI. Importa tu archivo, invita al jefe de equipo correspondiente y pronto verás qué competencias de tu taller dependen de una sola persona.
Vuelve a ver el lanzamiento de la matriz de competencias gratuita
Kévin y Adrien, cofundadores de Mercateam, presentan la matriz de competencias gratuita en un vídeo de poco más de un minuto.
Kévin parte de una situación muy conocida por los responsables de producción: una matriz almacenada en un archivo de Excel, que a menudo deja de estar actualizada pocas semanas después de su última modificación. En la práctica, esto puede provocar la parada de una línea de producción porque la única persona capacitada está ausente, o que un operario ocupe su puesto sin que nadie se dé cuenta de que su autorización ha caducado.
Adrien recuerda que la matriz de competencias fue la primera funcionalidad que Mercateam puso a disposición de los equipos industriales, hace seis años. Anuncia que se convierte en la primera herramienta gratuita de matriz de competencias diseñada para la industria, sin periodo de prueba ni límite de duración.
A continuación, la demostración muestra los tres usos de la herramienta:
- la importación de un archivo Excel ya existente, que crea automáticamente los equipos, las competencias y las autorizaciones
- el panel de control, que avisa de las autorizaciones que están a punto de caducar y muestra el índice de polivalencia
- la invitación de un jefe de equipo, para que la matriz sea compartida y actualizada por quienes conocen el terreno
El vídeo concluye con la apuesta por la gratuidad: las fábricas han digitalizado sus máquinas y sus procesos de calidad, y el seguimiento de las competencias de los operarios también debe poder realizarse así, sin presupuesto ni tarjeta de crédito.
PREGUNTAS FRECUENTES
¿La matriz de competencias es realmente gratuita?
Sí, y no se trata de una prueba gratuita. La creación de la cuenta y la elaboración de tu matriz de competencias se realizan sin coste alguno; el formulario de registro no requiere ningún dato de tarjeta de crédito y no hay ningún plazo límite. Introduces una dirección de correo electrónico profesional, indicas el nombre de tu organización y, a continuación, importas tu archivo o introduces tus primeras competencias. La herramienta abarca la cartografía de competencias, el seguimiento de las habilitaciones y las sesiones de formación.
¿Qué es una matriz de competencias?
Una matriz de competencias cruza, para un equipo determinado, las competencias requeridas en las columnas y a los empleados en las filas, indicando el nivel de dominio en cada intersección. Permite identificar las competencias que posee una sola persona, a los empleados que deben mejorar y la diferencia entre el nivel requerido y el nivel alcanzado. En el ámbito industrial, también sirve como documento de referencia cuando un auditor pregunta en qué se basan las competencias asociadas a un puesto.
¿En qué se diferencia de una plantilla de competencias gratuita de Excel?
Una plantilla de Excel ofrece una tabla que hay que rellenar y mantener uno mismo. Con el uso, se multiplican las copias locales, coexisten varias versiones y no hay ninguna alerta que avise de que una autorización está a punto de caducar. Una matriz de competencias en línea mantiene una única fuente, recalcula las desviaciones cada vez que se introduce un dato y muestra en el panel de control las autorizaciones que están a punto de caducar. Si partes de una hoja de cálculo, la importación recoge su contenido sin necesidad de volver a introducirlo.
¿A cuántos empleados puedo gestionar?
La herramienta está diseñada para una planta de producción y sus equipos. Es adecuada para realizar un mapeo departamento por departamento dentro de una misma fábrica.
¿Puedo gestionar varias páginas web?
La herramienta abarca una planta. No se incluyen la comparación entre fábricas ni el uso compartido de un repositorio de competencias común a varias plantas.
¿Qué es lo que no hace esta herramienta?
Está dedicado a la cartografía de competencias y autorizaciones. No ofrece planificación de asignaciones, indicadores avanzados, búsqueda avanzada, gestión documental ni validación de contenidos. No están disponibles los puestos de trabajo, la gestión detallada de derechos, los cuestionarios puntuados con puntos o porcentajes ni la exportación a PDF o Excel. El seguimiento de los plazos se consulta en el panel de control, sin notificaciones por correo electrónico. Este alcance te permite comprobar rápidamente si la herramienta se ajusta a tus necesidades.
¿Sirve la matriz de competencias para preparar una auditoría?
Permite documentar las competencias de tus equipos y llevar un registro de las formaciones y las habilitaciones correspondientes, elementos que la mayoría de los marcos de referencia de calidad exigen poder presentar. La matriz, por sí sola, no garantiza que un centro cumpla con una norma, sino que proporciona un documento actualizado para presentar al auditor. Por el contrario, un documento que contradiga la realidad sobre el terreno debilita la confianza depositada en todo el sistema documental.
¿Cuánto tiempo se tarda en crear la primera matriz de competencias?
Bastan unos treinta minutos para mapear un equipo de unos diez empleados en torno a unas diez competencias, y menos aún si importas un archivo ya existente. El tiempo necesario depende sobre todo de la claridad de tu marco de competencias. A continuación, la implantación puede extenderse departamento por departamento, reutilizando el marco de competencias ya introducido.
¿Es necesario formar a los equipos para que utilicen la herramienta?
La introducción de datos se realiza con un simple clic, sin fórmulas, sin configuración previa y sin necesidad de un proyecto informático. Un jefe de equipo puede introducir los niveles de su ámbito de responsabilidad de forma autónoma desde el primer uso, lo que facilita la actualización de la matriz a lo largo del tiempo.
¿Qué pasa si mis necesidades aumentan?
Para muchos centros, basta con la cartografía de competencias. Si algún día deseas crear asignaciones a partir de las competencias disponibles, realizar un seguimiento de los indicadores en varias fábricas o vincular las competencias con el resto de tus operaciones, la plataforma completa de Mercateam toma el relevo y se basa en la cartografía ya creada. Entonces podrás hablar con un experto de Mercateam para definir el ámbito.
¿Están seguros mis datos?
Los datos se alojan en Europa y se puede rastrear el acceso a los mismos. Una matriz contiene evaluaciones nominativas y constituye un tratamiento de datos personales en el sentido del RGPD. La CNIL recuerda que un empleado puede obtener una copia de los datos que le conciernen, incluida la evaluación de sus competencias, previa simple solicitud. Una matriz centralizada facilita la respuesta a este tipo de solicitudes.
¿Cómo gestionar las autorizaciones y sus fechas de validez?
Una competencia se conserva de forma permanente, mientras que una habilitación tiene una fecha de vencimiento: un CACES, una habilitación eléctrica o un permiso de conducción deben renovarse en una fecha determinada. Por lo tanto, cada habilitación registrada incluye su fecha de obtención y su fecha de caducidad, y el panel de control señala aquellas que se acercan a su fecha de vencimiento. En una hoja de cálculo, una habilitación caducada sigue apareciendo sin ninguna indicación.