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Elaborar los calendarios del personal suele ser una tarea larga y tediosa. Se calcula que los directivos dedican 7 horas semanales a gestionar los horarios de sus equipos.. Muchas empresas elaboran sus calendarios en papel o con una hoja de cálculo Excel, lo que no es nada fácil. Afortunadamente, existen en el mercado numerosas herramientas que le ayudarán a elaborar fácilmente los calendarios y a compartirlos con su personal. Sin embargo, debe elegir una herramienta que se adapte a las necesidades de sus equipos. Veamos cómo hacer la elección correcta.
¿Por qué invertir en una herramienta de planificación y asignación de personal?
Antes de entrar en materia, conviene recordar las principales ventajas que puede reportarle una herramienta de este tipo.
Ventaja nº 1: considerable ahorro de tiempo
Una de las principales ventajas de una herramienta de planificación es que ahorra tiempo a los jefes de equipo. Dedican casi 7h por semana para definir la mejor combinación para asignar a los miembros de sus equipos. El problema adquiere una nueva dimensión cuando hay que hacer cambios de última hora. Una ausencia imprevista puede suponer un verdadero quebradero de cabeza para la persona encargada de la planificación.
También hay que tener en cuenta que esta tarea, que requiere mucho tiempo, suele realizarse, en el mejor de los casos, en Excel y, en el peor, en papel (a menudo olvidado en la máquina de café). Estos dos métodos hacen que la actualización sea compleja (testigo de frases como "¿cuál es la última versión del horario de la semana que viene?"). Gracias al software adecuado, estos problemas pueden solucionarse, lo que supone una auténtica ventaja. te quita la carga mental de encima gestores del tiempo.
Ventaja nº 2: visión en tiempo real del personal disponible
Consecuencia directa del punto anterior: si los archivos no están actualizados, es difícil saber qué empleados están disponibles en cada momento. A continuación, hay que recorrer los equipos para asegurarse de que la información es correcta.
La ventaja de las herramientas de planificación es que suelen estar integradas con el resto de su software de gestión de personal (que gestiona las vacaciones, las bajas por enfermedad, etc.). De este modo, es más fácil determinar qué empleados deben colocarse en qué puestos, en función de su disponibilidad o de sus competencias (profundizaremos en este punto concreto en la segunda parte del artículo).
Beneficio nº 3: mejora de la productividad
El software de planificación de horarios es beneficioso para todos los empleados. Los empleados pueden acceder en cualquier momento a su horario actualizado. Los directivos, por su parte, pueden concentrarse en tareas de valor añadido más interesantes.
Los puntos de fricción relacionados con cuestiones administrativas se reducen considerablemente, lo que al mismo tiempo permitemejorar la comunicación, el intercambio de información y, por tanto, la productividad a todos los niveles de la empresa.
El uso de un software de planificación y asignación de personal es esencial para cualquier empresa que busque una mayor agilidad y versatilidad. En consecuencia, la elección de la herramienta a implantar en su empresa debe estar en consonancia con las necesidades de su negocio. Veamos los principales criterios a tener en cuenta antes de hacer su elección.
Criterios para elegir la mejor herramienta de planificación
Examinaremos tres aspectos clave: la centralización de datos, el aspecto analítico y la asignación de personal en función de las limitaciones de la empresa.
Criterio nº 1: intercambio de información en tiempo real
Su herramienta de planificación ideal debería permitirle tener en cuenta los datos de diferentes herramientas de recursos humanos. Por ejemplo, las fechas de vacaciones, que deberían tenerse en cuenta fácilmente en la planificación para evitar errores.
Asimismo, asegúrese de elegir una solución que le permita compartir directamente los horarios con sus equipos. De este modo, cada uno podrá acceder a su propio horario, siempre actualizado.
Criterio nº 2: análisis empresarial
El segundo criterio que debe tener en cuenta es el aspecto analítico. Le aconsejamos que busque un software que le ayude a acceder a datos clave, como el número de horas pasadas por cada empleado en sus puestos de trabajo. Se trata de indicadores inestimables, en particular para limitar el riesgo de trastornos musculoesqueléticos en sus líneas, pero también para potenciar y mejorar el valor de sus productos. mejorar la versatilidad de sus empleados.
Criterio nº 3: Asignación automática de personal
Por último, nos gustaría llamar su atención sobre el hecho de que su herramienta de asignación de personal debe ayudarle sobre todo a colocar al empleado adecuado en el puesto adecuado en el momento adecuado. Esto sólo es posible si puede tener en cuenta una serie de limitaciones empresariales a la hora de calcular las asignaciones.
Por ejemplo, una herramienta de asignación y planificación de personal que tenga en cuenta :
- las competencias y cualificaciones de cada empleado
- las competencias y cualificaciones requeridas para cada puesto
- Datos de RRHH (ausencias, permisos, RTT, bajas por enfermedad, etc.)
Este tercer criterio es esencial para cualquier empresa que desee poner en marcha un plan de Planificación prospectiva de empleo y cualificaciones.
En pocas palabras:
Su herramienta de planificación debe ayudarle sobre todo a colocar a la persona adecuada en el puesto adecuado. Para ello, debe integrar conceptos como competencias, autorizaciones, ausencias y turnos.
Planificar con Mercateam
Mercateam tiene en cuenta las limitaciones mencionadas, lo que permite automatizar la asignación de tareas.
¿Cómo funciona?
- Etapa 1: Determinación de las competencias de los operarios y referenciación de todos los puestos de producción
- Etapa 2: Definición de las competencias y autorizaciones necesarias para cada puesto de producción
- Etapa 3: Integración API de los datos existentes del SIRH (ausencias, permisos, etc.)
- Paso 4: Por último, automatice la planificación de turnos en función de sus limitaciones.
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