La planificación estratégica de la plantilla es una herramienta que permite a las empresas planificar los recursos que probablemente necesitarán para alcanzar sus objetivos. La aplicación de un plan de este tipo aporta valiosos beneficios estratégicos, financieros y operativos. ¿Cuáles son los retos de esta herramienta? ¿Cómo puede implantarse en su empresa? Echemos un vistazo.
Planificación estratégica de la mano de obra: ¿qué es exactamente?
Definición:
La Planificación Estratégica de Plantillas, a menudo conocida por sus siglas en inglés SWP (Strategic Workforce Planning), es un método para alinear los recursos humanos de una empresa con sus objetivos estratégicos, es decir, identificar con precisión las competencias disponibles en la organización con el fin de anticipar las necesidades de contratación, formación y redistribución necesarias para aplicar la estrategia global. Esta definición puede recordarle la definición de GPEC. De hecho, estos dos métodos se centran en el concepto de competencias, y ambos sirven a un propósito similar: garantizar que los recursos humanos estén en consonancia con las aspiraciones de la empresa.
¿Cuáles son las diferencias con el GPEC?
La Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC) y la Planificación Estratégica de Plantillas no se excluyen mutuamente, sino todo lo contrario. Son enfoques complementarios cuya diferencia radica en el tipo de información utilizada.
Mientras que la GPEC pretende trazar un mapa de los puestos de trabajo y las competencias presentes en la organización, la Planificación Estratégica de la Mano de Obra ofrece una visión más analítica basada en datos cuantificados.
La aplicación de una metodología de planificación estratégica de la mano de obra consta de tres etapas principales:
- Hacer balance de lo que ya existe: la empresa debe ser capaz de trazar un mapa de las competencias de que dispone, para cada puesto y para cada empleado.
- Elaborar una previsión para identificar las necesidades futuras. Puede tratarse de cambios técnicos, estratégicos o estructurales. El objetivo es definir el impacto de estos cambios en las necesidades de recursos humanos.
- Ajustar los recursos para cumplir los objetivos previamente definidos.
¿Por qué aplicar la planificación estratégica de la plantilla?
La transformación digital se acelera, y con ella llegan multitud de cambios al mundo laboral. Aunque el 85% de los empleos de 2030 aún no existen, las empresas que mejor se anticipen al cambio tecnológico saldrán ganando. Pero eso no es todo: utilizado correctamente, el SWP es una poderosa herramienta al servicio de varios retos:
Anticiparse a los empleos del mañana
Para preparar el futuro de su empresa, debe empezar por ser plenamente consciente de sus recursos actuales. Disponer de un mapa de cualificaciones y competencias asociadas le permitirá tomar las decisiones correctas en materia de formación, contratación y redistribución. Tomemos el ejemplo de la industria del automóvil, especialmente sensible a las restricciones legales. Se habla mucho del abandono progresivo de los vehículos de combustión interna de aquí a 2035. ¿Qué ocurrirá entonces con las personas que llevan años trabajando en este sector?
La planificación estratégica de la mano de obra permite establecer un vínculo entre la visión estratégica de la empresa (pasar a la electricidad) y las competencias de que ya dispone. En lugar de despedir a operarios y contratar a gente nueva, la empresa puede poner en marcha planes de formación para apoyar a la plantilla en esta transición.
Devolver el poder a los directivos
Cuando la información de RR.HH. y la de campo están en silos, a los directivos les resulta más difícil gestionar eficazmente sus equipos. Por otro lado, RRHH tiene dificultades para anticiparse a las necesidades de contratación y formación. Gracias al SWP, estos datos están centralizados para que cada parte interesada pueda utilizarlos para organizarse mejor.
Para los directivos, las ventajas son considerables, ya que resulta mucho más sencillo elaborar calendarios de asignaciones y solicitar la formación adecuada para sus equipos. Así, dedican menos tiempo y energía a estas tareas de escaso valor añadido.
Controlar los costes de mano de obra
Centralizar los datos de RRHH es una ayuda inestimable para la gestión presupuestaria. Le permite ver en qué puede invertir para alcanzar sus objetivos estratégicos. Tomemos como ejemplo la industria del automóvil. La planificación estratégica de la mano de obra no sólo permite enumerar las etapas del paso de los vehículos de combustión interna a los eléctricos, sino también ponerles una cifra. De este modo, la empresa puede estimar cuántas personas habrá que formar, cuántos puestos nuevos habrá que cubrir, etcétera. Lo mismo ocurre cuando una empresa quiere conquistar un nuevo mercado: debe empezar por comprobar que dispone del capital humano adecuado para hacerlo.
Por supuesto, esto requiere una estrecha colaboración con las funciones de SI y Finanzas para identificar y explotar las métricas clave.
Ganar agilidad
Por último, el SWP puede ser una valiosa ayuda para las empresas que aspiran a una mayor agilidad. El entorno competitivo en el que nos desenvolvemos exige la capacidad de responder rápidamente a diversos cambios externos.
Gracias a la Planificación Estratégica de Plantillas, los recursos humanos pueden considerarse de forma ágil, lo que permite a las organizaciones minimizar riesgos como la escasez de talentos.
Las tres etapas principales de un plan SWP
Después de la teoría, llega la hora de la práctica. Quizá se pregunte cómo implantar el enfoque sectorial en su empresa. La implantación de una metodología de este tipo varía de una empresa a otra, en función de su tamaño, sector y objetivos. Sin embargo, es importante tener en cuenta los siguientes pasos
1) (Re)definir la misión y la visión de la empresa. Este primer paso sienta las bases del pensamiento estratégico.
2. Infórmese sobre la mano de obra actual. Aunque tedioso, ¡este punto es esencial! Se trata de detallar todas las profesiones que componen la empresa y de asociar información sobre las competencias asociadas, así como los tipos de contrato, autorizaciones, etc., que se requieren.
3. Establecer una hoja de ruta que incluya indicadores clave de éxito. Esto incluye cifras de contratación, formación y necesidades de competencias por profesión.
Dependiendo de los datos de que disponga, la creación de este plan puede ser más o menos compleja. Puede ser útil utilizar una herramienta que te ayude en esta tarea.
Módulo de planificación estratégica de la plantilla de Mercateam
Como se habrá dado cuenta, el SWP no puede funcionar eficazmente sin centralizar los datos de RRHH y de campo. Pero sin las herramientas adecuadas, esto puede ser una tarea compleja. Las empresas suelen utilizar decenas de archivos Excel, que rara vez se actualizan, lo que distorsiona por completo sus análisis.
Mercateam aporta una solución concreta a este problema haciendo circular la información desde el terreno hasta los niveles de decisión. Así, los datos agregados en la herramienta son reales y se actualizan a diario gracias a la información transmitida por los jefes de equipo.
Estos datos no sólo le ayudan a ser más ágil, sino también a controlar los costes y anticiparse a acontecimientos críticos, como la jubilación. La herramienta le ayuda a elaborar un plan de acción coherente con sus objetivos empresariales.
En resumen
La planificación estratégica de la plantilla le ayuda a alinear sus recursos humanos con sus objetivos estratégicos. Para implantar una herramienta de este tipo, necesita tener una visión global de las competencias de que dispone su empresa en un momento dado. Estos datos deben estar centralizados y actualizados. También es necesario trazar una hoja de ruta que le ayude a acercar la situación actual a la que aspira en el futuro. Herramientas como Mercateam pueden ayudarle a poner en marcha un plan SWP para su organización.
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