La herramienta de la matriz dinámica de competencias

El software de matriz de competencias es una solución digital que centraliza en un único espacio los conocimientos, cualificaciones y competencias de los empleados. Muestra qué competencias se dominan, cuáles están en proceso de adquisición y las necesidades futuras.

A diferencia de una simple hoja de cálculo Excel, el software dedicado automatiza la actualización de datos cuando se valida un curso de formación, vincula a los empleados con sus puestos, genera alertas para evitar errores al realizar la planificación personal y proporciona una visión dinámica de la polivalencia dentro de la empresa mediante el establecimiento de objetivos para el desarrollo de competencias in situ.

Esta herramienta se dirige principalmente a los responsables de producción, RRHH, QHSE y equipos que desean gestionar las competencias de forma fiable y visual, y asegurar sus conocimientos técnicos para garantizar la continuidad de la empresa. Las empresas industriales multisede pueden utilizarlo para armonizar la gestión de las autorizaciones y controlar la polivalencia de los puestos en todas sus plantas. Pero el software de matriz de competencias también puede ser utilizado por cualquier organización que desee estructurar el desarrollo de competencias y asegurar las asignaciones.

Las ventajas son numerosas: un inventario centralizado y fiable de los conocimientos técnicos de la empresa, una evaluación objetiva de su capacidad industrial, una mejor visibilidad de los puntos fuertes y débiles de la empresa, un seguimiento en tiempo real de las autorizaciones y una ayuda para anticipar el reciclaje, una reducción de los incumplimientos y un aumento de la seguridad, así como una planificación más fluida de la formación. Al integrar la matriz de competencias con el software de planificación de asignaciones y formación sobre el terreno, puede asegurarse de que se actualiza automáticamente y se utiliza en las operaciones, al tiempo que se agilizan los procesos operativos y de RR.HH. Al centralizar la información, el software de matriz de competencias facilita la vida a los directivos y fomenta la movilidad interna. En última instancia, mejora el rendimiento operativo al colocar a la persona adecuada en el puesto adecuado en el momento adecuado.

El centro industrial medio hace malabarismos con decenas de archivos Excel para gestionar las competencias, los calendarios y la formación. Esto presenta una serie de riesgos: versiones no sincronizadas, actualizaciones manuales que llevan mucho tiempo, matrices de competencias terminadas sólo antes de las auditorías. Un directivo puede estar falto de recursos mientras que su colega dispone de ellos desde hace semanas, debido a la falta de una herramienta central. El software de gestión de competencias crea una única fuente de verdad, compartida entre RRHH, producción y dirección. Nuestro software de matriz de competencias sustituye a una media de 32 archivos Excel.

Un buen paquete de software de matriz de competencias debe permitir :

• visualizar claramente los niveles de experiencia, las funciones (formador, evaluador) y el personal en formación
• actualizar los datos automáticamente y avisarle cuando caduque una autorización
• crear matrices personalizadas por departamento
• establecer objetivos de desarrollo de competencias a nivel local, sectorial, de equipo o individual
• agrupar varias competencias y autorizaciones en puestos de trabajo, lo más próximos posible a la realidad sobre el terreno
• seguir cursos de formación e integrarlos con las herramientas de RRHH o ERP existentes

Las soluciones más avanzadas, como Mercateam, conectan la matriz con los calendarios y las asignaciones, transformando la herramienta en una palanca para la gestión industrial.

El despliegue se realiza en tres fases.

Auditoría Identificar las competencias críticas, las autorizaciones obligatorias, las lagunas de polivalencia y clarificar los procesos (reciclaje, validación, personal temporal, autorizaciones de conducción).

Configuración Creación del repositorio de competencias con períodos de validez, importación de datos de RR.HH., configuración de integraciones y elección de la granularidad de competencias pertinente para RR.HH. y operaciones.

Adopción Esto significa formar a los usuarios e implantar gradualmente la solución en varios centros. Este enfoque garantiza una solución integrada en los procesos existentes.

El software de matriz de competencias sólo tiene valor si se utiliza a diario, no sólo antes de las auditorías.

Por eso tiene que estar diseñado para el terreno: accesible en una tableta, fácil de actualizar, conectado al sistema de planificación para que los datos puedan utilizarse inmediatamente.

Con Mercateam, los operarios escanean códigos QR, consultan sus tareas en pantalla y se forman directamente in situ. La adopción es natural, porque la herramienta les facilita la vida.

El coste depende del número de usuarios, el alcance funcional (módulos, sitios, interfaz HRIS/ERP) y el nivel de soporte requerido. Algunos editores cobran por usuario activo, otros en función del tamaño de la empresa.

Para un fabricante con varias sedes, el retorno de la inversión es rápido: menos errores de asignación, mejor gestión de la formación y garantía de conformidad. Lo más eficaz sigue siendo solicitar una demostración y un presupuesto personalizado en función de lo que esté en juego.

Mercateam garantiza la trazabilidad completa de los conocimientos técnicos y los pone a su disposición en 2 clics para sus auditorías.

• Al rastrear cada autorización con su fecha de caducidad y generar alertas automáticas de reciclaje, almacenar pruebas externas de formación, digitalizar cada etapa de la tutoría e integrar flujos de trabajo de validación para sus documentos y formación: rastrea lo que antes estaba en papel y no se podía demostrar. → Mercateam es citado como punto fuerte durante las auditorías en 100% de los casos.
• Además de las auditorías, puede evitar las asignaciones incorrectas asegurándose de que coloca en el puesto a empleados con las cualificaciones adecuadas.

Resultado: mayor seguridad para sus empleados, gestión proactiva de las competencias: se acabó la gestión a la vista gracias a una visión factual de su cobertura por puesto, menos paradas de producción en caso de ausencia, menos recurso al personal temporal.

Sí, nuestras soluciones de gestión de competencias pueden integrarse en su ecosistema: HRIS, ERP, MES, EDM, LMS o herramientas de planificación.

Esta interconexión automatiza las actualizaciones y evita las dobles entradas. La matriz de competencias se convierte en una fuente de verdad compartida entre RRHH, producción y dirección.

Mediante la identificación de las necesidades de formación, las competencias que no cuentan con un formador dedicado y los puestos de trabajo poco cubiertos. Los directivos pueden ver cómo progresa cada empleado y elaborar planes coherentes de desarrollo de competencias. Es una forma eficaz de retener el talento, anticiparse a las jubilaciones y potenciar la polivalencia de sus equipos.

Desplegada en más de 300 plantas industriales de 14 países, Mercateam hace algo más que mostrar una parrilla de competencias: la plataforma reúne todos los conocimientos técnicos (competencias, autorizaciones, puestos) y conecta a los equipos de RRHH, Producción y QHSE a través de los horarios de los equipos, la gestión de la formación sobre el terreno y los estándares de los puestos. Ofrece una visión del terreno, diseñada para los fabricantes, con indicadores claros y datos actualizados.

El software se convierte en una herramienta de gestión clave para su planta, muy lejos de la matriz de Excel que actualiza a toda prisa el día antes de una auditoría.